Το νέο Outlook Addin πολλαπλασιάζει τις δυνατότητες διεπαφής του Galaxy CRM με τη δημοφιλή πλατφόρμα της Microsoft. Επιτρέπει την άμεση δημιουργία “Δραστηριοτήτων” και ενεργοποιεί το “Outlook” ως νέα πηγή πληροφόρησης στα κανάλια πωλήσεων, εξυπηρέτησης και marketing.
Εγκατάσταση
Για την εγκατάσταση της εφαρμογής εκτελέστε το “Galaxy Config” με την επιλογή “CRM Settings” (client):
Επιλέξτε την ενεργοποίηση του Outlook Synchronization και των Add-ins και πατήστε “Enable” στα δύο αυτά sections για τη δημιουργία :
- του service "Outlook Synchronization service", χρήσιμο στην επικοινωνία μεταξύ του Outlook και του CRM
- ενός πρόσθετου (add-in) στο Outlook που επιτρέπει την μετατροπή ενός e-mail σε CRM activity
ΣΗΜΕΙΩΣΗ
Για να ολοκληρωθεί σωστά η διαδικασία εγκατάστασης θα χρειαστεί ενδεχομένως να προβείτε στην εκτέλεση του “Galaxy Config” με δικαιώματα διαχειριστή στα Windows, κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας “Run As Administrator”.
Ρύθμιση
Ρυθμίσεις πρέπει να γίνουν στο Outlook προκειμένου να συνδέεται με τον “SLNet Server” του “Galaxy” και να μπορεί να επικοινωνεί με το “Galaxy” για την ανταλλαγή δεδομένων. Αν η εγκατάσταση του Add-In του Outlook έχει ολοκληρωθεί σωστά, θα υπάρχει η επιλογή “Galaxy” στο κεντρικό μενού του :
Επιλέξτε “Connection”,
και δηλώστε στην οθόνη των ρυθμίσεων :
τα στοιχεία σύνδεσης με τον SLNet στα πεδία :
- Tcp Server Address
- Server Address
στο Application Domain, “Galaxy”
στα Schema assemblies, Glx.Schema;Crm.Schema
στα πεδία “User Name” και “password”, τα στοιχεία login κάποιου χρήστη του Galaxy που έχει δικαιώματα για Read/Write contacts και activities
Με αυτές τις βασικές ρυθμίσεις η εφαρμογή είναι έτοιμη για σύνδεση με το “Galaxy”.
Πριν τη σύνδεση μπορείτε να ελέγξετε την εγκυρότητα των ρυθμίσεων, ενεργοποιώντας “Check”.
Αν όλα έχουν οριστεί σωστά θα εμφανιστεί σχετικό μήνυμα:
Δημιουργία δραστηριοτήτων από email
Για δημιουργία δραστηριοτήτων από email του Outlook, επιλέξτε τo email που θέλετε (είτε ένα είτε πολλαπλά) και από το μενού “Galaxy” επιλέξτε “Add Activities”.
Στην οθόνη που εμφανίζεται,
καθορίστε τις ρυθμίσεις των δραστηριοτήτων που θα δημιουργηθούν συμπληρώνοντας κατάλληλα :
- Activity Type
- Status
- Owner
- Description
- Classification
-
Message Save type: ορίζει αν το ίδιο το email θα αποθηκευτεί στη δραστηριότητα:
- None: Δεν θα αποθηκευτεί
- Message: Θα αποθηκευτεί το μήνυμα μόνο του email ως ξεχωριστό document στη δραστηριότητα
- Attachments: Θα αποθηκευτούν τα συνημμένα στη δραστηριότητα ως ξεχωριστά documents
- Both: Θα αποθηκευτεί το μήνυμα και τα συνημμένα στη δραστηριότητα
Με τις επιλογές “If contact does not exist” ορίζεται η συμπεριφορά της εφαρμογής σε περίπτωση που δεν υπάρχει η επαφή (με βάση το email address) στο Galaxy:
- Open new contact and send activity: θα δημιουργήσει την επαφή πριν στείλει την δραστηριότητα
- Send activity without a contact: Θα δημιουργήσει τη δραστηριότητα χωρίς επαφή
- Do nothing: Θα αγνοήσει το συγκεκριμένο email
Αν επιλέξετε να δημιουργήσετε νέα επαφή, μπορείτε με τις κάτω δεξιά επιλογές να την δημιουργήσετε ως Λογαριασμό ή Πρόσωπο.
Ακριβώς πάνω από το πλήκτρο “Create Activities” θα εμφανιστούν πόσα από τα επιλεγμένα email έχουν ήδη δημιουργημένη δραστηριότητα. Αν υπάρχει ήδη κάποιο από αυτά, η εφαρμογή θα σας ρωτήσει αν θα δημιουργήσει εκ νέου δραστηριότητες ή θα αγνοήσει τα ήδη υπάρχοντα email.
Δημιουργία επαφών
Αντίστοιχα, επιλέγοντας μία επαφή στο “Outlook” μπορείτε να την αντιγράψετε ως επαφή στο Galaxy, από το μενού:
Ενεργοποιώντας “Add contact” εμφανίζεται η σχετική φόρμα με τα στοιχεία της επαφής όπως αυτά έχουν οριστεί στο Outlook.
Αν υπάρχει ήδη αυτή η επαφή (με βάση το email) θα εμφανιστεί η σχετική ένδειξη πάνω δεξιά. Δεν θα ειδοποιηθείτε περαιτέρω αν επιλέξετε να την στείλετε στο Galaxy.
Πλήν των αλλαγών στα στοιχεία της επαφής, μπορείτε από εδώ να ορίσετε αν η επαφή θα αποσταλεί ως λογαριασμός αντί για πρόσωπο.
Με Send, δημιουργείται η νέα επαφή και ενημερώνεστε με σχετικό μήνυμα:
Δημιουργία δραστηριοτήτων από ραντεβού
Kατ’ αντιστοιχία με τα παραπάνω, για τη δημιουργία δραστηριοτήτων από ραντεβού με επιλεγμένα τα ραντεβού που θέλετε να δημιουργήσετε καλέστε το μενού Galaxy | Add Activities:
Η οθόνη (που ανοίγει) είναι παρόμοια σε λειτουργικότητα με αυτήν των emails:
Η διαφορά εδώ αφορά στην κύρια επαφή:
Activity Contact, συμπληρώνονται όλες οι επαφές που συμμετέχουν στο επιλεγμένο event του Outlook. Επιλέξτε μία από αυτές ως την κύρια επαφή στη δραστηριότητα που θα δημιουργηθεί, οι υπόλοιπες θα προστεθούν ως Activity Contacts.
