Online accounting from Galaxy

Εισαγωγή

To “Online Accounting” είναι μια υπηρεσία του οικοσυστήματος του “Epsilon Services”. Προσφέρει real – time επικοινωνία των εμπορικών εφαρμογών των επιχειρήσεων με τις εφαρμογές του λογιστικού γραφείου.

Το “Galaxy” αναλαμβάνει να “φορτώσει” (upload) στην υπηρεσία “Online Accounting” κρυπτογραφημένο αρχείο τύπου .xml με τις κινήσεις Πώλησης και Αγοράς όπως προκύπτουν από τα Εμπορικά παραστατικά και τις Οικονομικές εγγραφές (δείτε τη διαδικασία Export προς Epsilon) .

Το “Online Accounting” αφορά στις εφαρμογές των εταιριών του Ομίλου της Epsilon Net και σήμερα υποστηρίζεται από τις :

  • Εμπορικές Εφαρμογές: PYLON και Galaxy
  • Λογιστικές Εφαρμογές: Extra, Hyper και Academia

Παραμετροποίηση

Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία βεβαιωθείτε ότι έχετε εκτελέσει τα βήματα της διαδικασίας Export προς Epsilon

Στοιχεία εταιρίας

Μεταβείτε στα Φορολογικά στοιχεία εταιρίας (Εταιρία | Ενέργειες |Φορολ/κά στοιχεία). Από τη σελίδα Κωδ. Πρόσβασης Taxis επιλέξτε Online Accounting και συμπληρώστε τα στοιχεία εισόδου στην πλατφόρμα :

  • Χρήστης
  • Κωδικός
  • Κλειδί

Δηλώστε στο πεδίο της Σύνδεσης σε ποιο περιβάλλον θα γίνεται η ενημέρωση :

  • Οριστικό : τα στοιχεία υποβάλλονται στο επίσημο περιβάλλον του Online Accounting
  • Τεστ : Τα στοιχεία υποβάλλονται σε ένα δοκιμαστικό περιβάλλον του Online Accounting. Με αυτό τον τρόπο μπορείτε να αποφύγετε την εισαγωγή λανθασμένων στοιχείων

σημείωσηΣΗΜΕΙΩΣΗ

Συνιστούμε να περάσετε πρώτα στο δοκιμαστικό στάδιο, καταχωρώντας κινήσεις στο περιβάλλον “τεστ” πριν τη μετάβασή σας στο Οριστικό.

Δημιουργία Προτύπου

Το πρότυπο συλλέγει τις προς εξαγωγή εγγραφές. Περιέχει ένα σύνολο κριτηρίων επιλογής τα οποία αποθηκεύονται έτσι ώστε να μην χρειάζεται να τα συμπληρώνετε κάθε φορά.

Καλέστε Online accounting Πρότυπο από το μενού Βασική Δομή | Εξαγωγή και συμπληρώστε εκτός του Κωδικού και της Περιγραφής του προτύπου τα λοιπά ζητούμενα του φίλτρου :

  • Εταιρία: η εταιρία των προς εξαγωγή εγγραφών, προτείνεται η επιλεγμένη εταιρία στο προφίλ χρήστη.
  • Υποκαταστήματα: πεδίο πολλαπλής επιλογής, εμφανίζονται εξ ορισμού επιλεγμένα τα υποκαταστήματα της εταιρίας προφίλ.
  • Είδη κίνησης : επιτρέπεται ο καθορισμός πολλαπλών ειδών κίνησης : Οικονομική εγγραφή, Παραστατικό πώλησης, Παραστατικό αγοράς, Παραστατικό παγίου (μόνο όταν η κατηγορία βιβλίων είναι Διπλογραφικά).
  • Από – Έως ημερομηνία : αφορά στο ημερομηνιακό διάστημα των επικείμενων προς εξαγωγή εγγραφών. Ελέγχεται η επίσημη ημερομηνία τους.
  • Να συμπεριληφθούν παραστατικά που έχουν ήδη εξαχθεί : οι εγγραφές που εξάγονται μαρκάρονται ώστε να αποφευχθεί η επανεξαγωγή τους, αν ζητηθεί η εξαγωγή εγγραφών του ίδιου ημερομηνιακού διαστήματος. Αν ενεργοποιηθεί, θα εξαχθούν όλες ανεξαιρέτως οι εγγραφές.
  • Να συμπεριληφθούν συναλλασσόμενοι : αν ενεργοποιηθεί, το αρχείο εξαγωγής θα περιλάβει και τους συναλλασσόμενους των παραστατικών με τα πλήρη στοιχεία τους προκειμένου να δημιουργηθούν στην εφαρμογή προορισμού, εφόσον δεν έχουν καταχωριστεί.
  • Να συμπεριληφθούν οι λογαριασμοί λογιστικής / οικονομικοί : αν ενεργοποιηθεί τότε στο αρχείο εξαγωγής θα περιλαμβάνονται και οι λογαριασμοί που μετέχουν στα άρθρα που εξάγονται, έτσι ώστε να δημιουργηθούν στην εφαρμογή προορισμού, αν δεν υπάρχουν. Η επιλογή αυτή εμφανίζεται όταν η εταιρία τηρεί στη χρήση “Διπλογραφικά βιβλία”. Αν η κατηγορία βιβλίων αφορά στα Απλογραφικά τότε το κριτήριο αλλάζει ονομασία σε “Να συμπεριληφθούν οι οικονομικοί λογαριασμοί” και αναφέρεται στην εξαγωγή των οικονομικών λογαριασμών που μετέχουν στις εγγραφές που εξάγονται.
    • Λογαριασμοί Πελατών & Προμηθευτών: αν η κατηγορία των βιβλίων είναι “Απλογραφικά” τότε προτείνονται οι λογαριασμοί λογιστικής για Πελάτη και Προμηθευτή.
    • Τύποι παραστατικών : πολλαπλή επιλογή ανάμεσα στους τύπους εμπορικών παραστατικών, οικονομικών εγγραφών και εγγραφών παγίων (μόνο όταν η κατηγορία βιβλίων αφορά σε Διπλογραφικά) σύμφωνα με την επιλογή του “Είδη κίνησης”.

Αποστολή προτύπου


Ενσωματωμένη στις “Ενέργειες” του προτύπου βρίσκεται η ενέργεια : Χρησιμεύει για να ενημερώσει την πλατφόρμα με τα στοιχεία του προτύπου.

Δεν αποτελεί απαραίτητο βήμα στη διαδικασία ενημέρωσης διότι με την ολοκλήρωση της ενημέρωσης αποστέλλεται και το πρότυπο.

 

Online accounting Εργασία

Τελευταίο βήμα της παραμετροποίησης είναι η δημιουργία μιας Online accounting Εργασίας. Η εργασία περιλαμβάνει ένα πρότυπο. Εκτός από τα κριτήρια του προτύπου, που λειτουργούν ως φίλτρα για τη δημιουργία του αρχείου, θα συναντήσετε και τα πεδία:

  • Να συμπεριληφθούν παραστατικά που έχουν ήδη εξαχθείπαρόλο που η παράμετρος αυτή περιλαμβάνεται στα πεδία του προτύπου, μπορεί ο χρήστης να την επηρεάζει απευθείας από το σημείο αυτό.
  • Φόρτωση αρχείου: αν ενεργοποιηθεί τότε με την ολοκλήρωση της εργασίας το παραγόμενο, με τις εγγραφές, αρχείο θα φορτωθεί στην πλατφόρμα “Online accounting”. Αν δεν ενεργοποιηθεί, τότε η φόρτωση του αρχείου μπορεί να γίνει από σχετική ενέργεια στην “Ειδοποίηση” που δημιουργείται.

Επιπλέον,

Για να εκτελείται αυτόματα, ανά τακτά χρονικά διαστήματα, η φόρτωση του αρχείου αρκεί να δημιουργηθεί σχετική εργασία στο Χρονοπρογραμματιστή και να τεθούν οι κανόνες της χρονοδρομολόγησης.