Τι είναι
Πιθανώς να υπάρξουν περιπτώσεις που θέλατε, π.χ. για λόγους εξοικονόμησης χώρου, τη διαγραφή των παραστατικών πωλήσεων /αγορών και ειδών (οι "διαγραμμένες" εγγραφές που θα εξαλειφθούν θα αφήσουν ελεύθερο χώρο), που έχουν καταχωριστεί από τους χρήστες της εφαρμογής μιας οικονομικής χρήσης ή και περισσότερων .
Η ενέργεια της διαγραφής των παραστατικών του εμπορικού κυκλώματος και των αθροιστών αποθήκης είναι προσπελάσιμη μέσω της “Αρχειοθέτησης δεδομένων” .
Τι κάνει η διαδικασία :
- Διαγράφει όλα τα καταχωρισμένα παραστατικά πωλήσεων / αγορών/ ειδών της επιλεγμένης χρήσης
-
Διαγράφει όλες τις κινήσεις ειδών, πελατών και προμηθευτών που παράγει
αυτόματα το Σύστημα μετά από κάθε καταχώριση των αντίστοιχων παραστατικών. Αυτό θεωρείται σωστό, αφού με την ολοκλήρωση της διαγραφής των παραστατικών οι κινήσεις που έχουν παραχθεί πρέπει να διαγραφούν
Τι πρέπει να κάνετε πριν την εκτέλεση της διαγραφής
- Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας, ώστε να μπορέσετε να επαναφέρετε τα δεδομένα, αν η εργασία δεν οδηγήσει σε ορθά αποτελέσματα .
- Μεταφορά υπολοίπων από οικονομική χρήση σε οικονομική χρήση, για την επιλεγμένη εταιρία. Τα υπόλοιπα της επιλεγμένης χρήσης (χρήσεων) πρέπει να μεταφερθούν στην επόμενη χρήση (π.χ. της χρήσης 2015 στην 2016), αφού με την ενέργεια της διαγραφής χάνονται όλα τα τηρούμενα υπόλοιπα .
- Το δικαίωμα της αρχειοθέτησης δεδομένων έχει ο διαχειριστής του Συστήματος .
Εφαρμογή
- Καλέστε το μενού “Διαχείριση” του “Χρήστη/Διαχειριστή” και επιλέξτε Αρχειοθέτηση δεδομένων, θα εμφανιστεί το παράθυρο της Αρχειοθέτησης
- Πατήστε “Νέο”, μετακινηθείτε στο δεξί μέρος του παραθύρου για να καθορίσετε τις ρυθμίσεις που αφορούν στον τρόπο με τον οποίο θα διεξαχθεί η αρχειοθέτηση .
Δηλώστε :
- μια περιγραφή της εργασίας
- για ποια εταιρία θέλετε να γίνει αρχειοθέτηση
- μέχρι ποια οικονομική χρήση θα εκτελεστεί η εργασία. Έστω ότι η εφαρμογή κρατά 4 χρήσεις (2013, 2014, 2015, 2016) και έστω ότι θέλετε την εκτέλεση της εργασίας διαγραφής μέχρι τη χρήση 2015. Στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να έχουν υποχρεωτικά μεταφερθεί όλοι οι αθροιστές της επιλεγμένης οικονομικής χρήσης 2015 στη χρήση 2016. Σε αντίθετη περίπτωση, η εφαρμογή σας ενημερώνει με σχετικό μήνυμα και σας ζητά την άδεια για να συνεχίσει την εργασία διαγραφής
- τη μέγιστη χρονική διάρκεια εκτέλεσης της εργασίας (έστω για παράδειγμα να μην ξεπερνάει τις τέσσερις ώρες)
Βήματα
Έναρξη
Με την ενεργοποίηση της έναρξης (από τις Ενέργειες της οθόνης), το Σύστημα συλλέγει τα προς διαγραφή παραστατικά και ξεκινάει τη διαγραφή . Εξαιρεί από τη διαδικασία όσα κινούν είδη που παρακολουθούνται κατά παρτίδες και S.N.
Στο τμήμα Αναλυτικές πληροφορίες της οθόνης αρχειοθέτησης δεδομένων μπορείτε να αντλήσετε πληροφορίες για την πορεία (το status) της εργασίας π.χ. περιπτώσεις εκκρεμοτήτων, σφαλμάτων πριν το στάδιο της οριστικοποίησης .
Πληροφορίες αρχειοθέτησης δεδομένων
Μόλις η διαδικασία ολοκληρωθεί, τo Σύστημα προσφέρει στον πίνακα πληροφοριών αρχειοθέτησης δεδομένων, πληροφορίες σχετικά με την εργασία (προέλευση παραστατικού, κατάσταση κ.λπ.) :
- Επεξεργασμένη : η διαδικασία διαγραφής δεν έχει ολοκληρωθεί
- Οριστικοποιημένο (Finalized) : η διαγραφή των καταχωρισμένων παραστατικών της χρήσης έχει ολοκληρωθεί.
Παρατηρήστε για παράδειγμα τη στήλη "Status", στην οποία αναγράφεται “Finalized” (πράγμα που συνεπάγεται την ολοσχερή διαγραφή του παραστατικού). Τα διαγραμμένα παραστατικά τσεκάρονται με το σύμβολο √.
Παύση ή Επανεκκίνηση
Αν θέλετε να θέσετε σε παύση τη διαδικασία διαγραφής ή να την επανεκκινήσετε μπορείτε επιλέγοντας την αντίστοιχη ενέργεια .
Σημείωση : Αν επιλέξετε την αρχειοθέτηση δεδομένων σε οικονομική χρήση στην οποία έχει ήδη γίνει διαγραφή, το Σύστημα εμφανίζει σχετικό προειδοποιητικό μήνυμα.
