Εισαγωγή

Με το Google Workspace Integration, διευκολύνεται αφάνταστα η καθημερινή εργασία, γίνεται πιο γρήγορη και πιο αποδοτική, με έξυπνο συγχρονισμό email, ημερολογίου και επαφών για μέγιστη παραγωγικότητα και άψογη συνεργασία.

Οδηγίες διασύνδεσης

Η συμπλήρωση των ρυθμίσεων “Client ID” και “Client Secret” της εταιρικής εφαρμογής Google (Ρυθμίσεις CRM |Γενικά | Εξωτερικοί πάροχοι | Google), αποτελεί το πρώτο βήμα σύνδεσης με το Galaxy CRM.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Αν ΔΕΝ έχετε εταιρική εφαρμογή ακολουθήστε το παράδειγμα δημιουργίας για non organizational Google account στο παράρτημα 1 .

Σύνδεση Google account

Η χρήση του λογαριασμού σας στο “Google” ξεκινά από το παράθυρο “Εξωτερικοί Λογαριασμοί” καλώντας Χρήστης / Διαχειριστής| Λοιπά | Εξωτερικοί Λογαριασμοί.

Εκεί, δημιουργείτε ένα νέο λογαριασμό και επιλέγετε τον τύπο “Google Workspace”. Συμπληρώνετε μια περιγραφή και το λογαριασμό email που αντιστοιχεί στο λογαριασμό αυτόν.

Μόλις αποθηκεύσετε το νέο λογαριασμό, επιλέγετε από τις “Ενέργειες” του τρέχοντος παραθύρου “Σύνδεση στον λογαριασμό”. Το σύστημα θα σας μεταφέρει στον προεπιλεγμένο Browser, για να συνδεθείτε στο λογαριασμό Google, με το email που συμπληρώσατε στον External Account που δημιουργήσατε.

Η διαδικασία αυτή γίνεται στην ίδια τη Google, από το παράθυρο του browser, που άνοιξε, με τον ίδιο τρόπο που συνδέεστε στο λογαριασμό αυτόν. Αν τον χρησιμοποιείτε ήδη στον τρέχοντα browser, ΔΕΝ θα χρειαστεί να εισάγετε email και κωδικό πρόσβασης αλλά θα είναι διαθέσιμος προς επιλογή.

Μετά την επιλογή του λογαριασμού, η “Google” θα σας πληροφορήσει σχετικά με την εφαρμογή Workspaces, η οποία θα αποκτήσει πρόσβαση στο λογαριασμό σας. Εφόσον η εφαρμογή βρίσκεται σε δοκιμαστικό στάδιο, επιλέξτε “Συνεχίστε” για να προχωρήσετε στη διαδικασία .

Αν έχετε εκχωρήσει πρόσβαση σε αυτή την εφαρμογή Workspaces, θα ενημερωθείτε σχετικά ώστε να επιλέξετε τη διαθέσιμη ενέργεια που σας παρέχει.

Αν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή για πρώτη φορά, η “Google” θα σας ενημερώσει για το ποιες επιλογές θα αποκτήσει στο λογαριασμό σας.

Επιλέγετε “Continue” και στις δύο οθόνες για τη συνέχεια της διαδικασίας.

Με το πέρας του login σε αυτόν το λογαριασμό, η διαδικασία σύνδεσής του θα έχει ολοκληρωθεί, ενώ θα ενημερωθείτε ότι μπορείτε να κλείσετε αυτό το παράθυρο για να επιστρέψετε στο “Galaxy”.

Στην οθόνη τώρα των “Εξωτερικών Λογαριασμών”, στο πεδίο “Όνομα λογαριασμού” θα εμφανιστεί το όνομα που έχετε συμπληρώσει στο λογαριασμό Google σας. Αυτό αποτελεί ένδειξη ότι η σύνδεση του “Galaxy” με το λογαριασμό σας έχει επιτευχθεί σωστά.

Πλέον είστε σε θέση να χρησιμοποιήσετε το λογαριασμό αυτόν στο “Galaxy” στις διαδικασίες που επιθυμείτε.

Σημεία χρήσης εξωτερικών λογαριασμών

Γενικές ρυθμίσεις : Συναντώνται στα σχετικά πεδία των γενικών ρυθμίσεων της εφαρμογής (Ρυθμίσεις | CRM | Δραστηριότητες), και χρησιμοποιούνται ως προεπιλογή για την αποστολή email.

Χρήστες : Στη διαχείριση χρηστών, μπορούν επίσης να οριστούν επιλογές σύνδεσης χρήστη για αποστολή email με κάποιο Εξωτερικό Λογαριασμό.

Υποκαταστήματα εταιριών: Στη διαχείριση υποκαταστημάτων εταιρίας μπορούν επίσης να οριστούν επιλογές σύνδεσης χρήστη για αποστολή email με κάποιο Εξωτερικό Λογαριασμό.

Πόροι : Στη διαχείριση πόρων μπορούν επίσης να οριστούν επιλογές σύνδεσης χρήστη για αποστολή email με κάποιο Εξωτερικό Λογαριασμό.

Συγχρονισμός ραντεβού και επαφών

Η διασύνδεση του “Galaxy” με έναν εξωτερικό λογαριασμό επιτρέπει το συγχρονισμό των επαφών και των συναντήσεων (ραντεβού) ανάμεσα στο “Galaxy” και σ’ αυτόν.

Οι ρυθμίσεις της διασύνδεσης αυτής ορίζονται από την οθόνη των πόρων. Για να την ενεργοποιήσετε, μεταβαίνετε στη σελίδα "Παράμετροι συγχρονισμού” και επιλέγετε στο πεδίο Τύπος Συγχρονισμού, τον τύπο "External Account". Αποθηκεύετε την επιλογή σας.

Με την επιλογή αυτή, εμφανίζεται στο τμήμα "Συγχρονισμός εξ. λογαριασμών", η ομάδα επιλογών "Παράμετροι συγχρονισμού".

Οι επιλογές στην ομάδα επιλογών “Παράμετροι συγχρονισμού” αφορούν στην επιλογή Ημερολογίου προς συγχρονισμό και φακέλου επαφών. Και οι δύο επιλογές αναφέρονται στις οντότητες του εξωτερικού λογαριασμού και όχι στις αντίστοιχες του “Galaxy”.

• Η επιλογή “Μήνες συγχρονισμού συναντήσεων” αφορά στο χρονικό διάστημα, σε μήνες, στο οποίο θα ανατρέξει η εφαρμογή για να ανακτήσει παλιά ραντεβού από το συνδεδεμένο λογαριασμό.
• Οι επιλογές “Μήνες συγχρονισμού email” και “Λήψη συνημμένων στο ιστορικό email” αφορούν στη λήψη email και περιγράφονται παρακάτω.

Αποστολή και λήψη email

Οι εξωτερικοί λογαριασμοί μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τον πόρο τόσο για την αποστολή όσο και για τη λήψη μηνυμάτων email σε mailbox, όπως ακριβώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν λογαριασμοί “SMTP” και “POP”.

Μπορούν να αξιοποιηθούν στον κύριο λογαριασμό αξιοποιώντας το λογαριασμό της παραμετροποίησης συγχρονισμού του πόρου, όπως περιγράφηκε παραπάνω, αλλά και ως δευτερεύων λογαριασμός email συνδέοντας τη σχετική οντότητα .

• Μήνες συγχρονισμού email : Η επιλογή αυτή βρίσκεται στο μενού “Παράμετροι συγχρονισμού” στην υποομάδα επιλογών με το ίδιο όνομα. Ορίζει το χρονικό διάστημα (προς τα πίσω) στο οποίο θα ανατρέχει το σύστημα όταν κατεβάζει το ιστορικό των emails από τον εξωτερικό λογαριασμό στη φόρμα Διαχείρισης Email.
• Λήψη συνημμένων στο ιστορικό email : Κατ’ αντιστοιχία, η επιλογή αφορά στην ίδια διαδικασία και προσδιορίζει στο αν θα κατεβαίνουν και τα συνημμένα, κατά τη λήψη του ιστορικού των emails στη φόρμα Διαχείρισης Email.

Χρήση φόρμας Διαχείρισης Email

Από τη φόρμα “Διαχείρισης Email” μπορείτε, για κάθε account που χρησιμοποιεί εξωτερικό λογαριασμό, να κατεβάσετε τα emails του τελευταίου μήνα, το ιστορικό για το χρονικό διάστημα που έχετε ορίσει στις επιλογές του account στον πόρο ή να ανανεώσετε τους φακέλους που έχετε δημιουργήσει στο “Inbox” σας στον εξωτερικό λογαριασμό σας.

Αυτό επιτυγχάνεται ως εξής:

Από τη φόρμα “Διαχείριση email” επιλέγετε, από αριστερά, το ενδεδειγμένο λογαριασμό και μεταβαίνετε στο μενού “Γενικά”. Εμφανίζονται οι αντίστοιχες επιλογές (εφόσον το επιλεγμένο account χρησιμοποιεί εξωτερικό λογαριασμό για αποστολή και λήψη emails) :

Παράρτημα 1: Δημιουργία εφαρμογής Google Worskpaces για χρήση από το Galaxy

Η διαδικασία, που περιγράφεται παρακάτω, αναφέρεται ΜΟΝΟ σε non organizational account (*.gmail.com)

Η διαδικασία για “organizational account” (ιδιόκτητο domain δηλαδή) είναι αντίστοιχη και δίνει τη δυνατότητα να οριστεί ως “internal” το “application” που δημιουργείται, ώστε να μην εμφανίζονται οι προειδοποιήσεις, που αναφέρονται παρακάτω, αλλά και να μην ισχύουν οι περιορισμοί που έχει η “Google” στα “non organizational account”.

Μεταβείτε στη σελίδα https://console.cloud.google.com/

Αφού συνδεθείτε στο λογαριασμό της επιλογής σας (δεν είναι απαραίτητο να είναι ο ίδιος που θα χρησιμοποιήσετε στο Galaxy), δημιουργείτε το “Workspaces Project” πατώντας το κουμπί “Select a Project”.

Από την καρτέλα που ανοίγει, επιλέγετε το “New Project”, ορίζετε το όνομα και προαιρετικά την εταιρία και πατάτε “Create”.

Σύντομα η εφαρμογή σας θα είναι έτοιμη για χρήση, ενώ σχετική ενημέρωση θα λάβετε από τη “Google”. Την επιλέγετε από το “Select a Project” και στη συνέχεια επιλέγετε την ενότητα “Api’s and Services”.

Έπειτα επιλέγετε το “OAuth Consent Screen” και από εκεί το “Get Started” για να ξεκινήσετε τη δημιουργία της οθόνης καλωσορίσματος της εφαρμογής (η εικόνα που ενημερώνει τον χρήστη που συνδέει τον λογαριασμό του με την εφαρμογή “Google Workspaces”).

Συμπληρώνετε :

• το όνομα που θα εμφανίζεται στον χρήστη,
• το λογαριασμό email για “support” της εφαρμογής, και
• την επιλογή Internal, αν ο λογαριασμός “Google” είναι εταιρικός. Αν ΔΕΝ είναι εταιρικός, επιλέγετε “External” και προσθέτετε τους χρήστες της εφαρμογής που θα μπορούν να την χρησιμοποιήσουν.

Τέλος, επιλέγετε το λογαριασμό ενημέρωσης της εφαρμογής και ολοκληρώνετε τη βασική διαδικασία δημιουργίας “OAuth Consent Screen”.

Στη συνέχεια, πηγαίνετε στην επιλογή “Clients” και πατάτε “Create Client” με τύπο “Desktop App”.

Συμπληρώνετε ένα όνομα για αυτά και πατάτε “Create”.

Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία, εμφανίζεται μία καρτέλα με τα “Client ID” και “Client Secret” της νέας εφαρμογής.

Είναι πολύ σημαντικό να αποθηκεύσετε τα στοιχεία αυτά, αφού το Client Secret ΔΕΝ μπορεί να ανακληθεί ξανά όταν κλείσει αυτή η οθόνη.

Έπειτα μεταβαίνετε στις Ρυθμίσεις | CRM | Γενικά | Εξωτερικοί πάροχοι | Google του Galaxy και συμπληρώνετε τα στοιχεία αυτά στα αντίστοιχα πεδία (όπως φαίνεται και στην εικόνα).

Τέλος, ενεργοποιείτε συγκεκριμένα API’s για την εφαρμογή. Αυτό γίνεται στον Browser στην οθόνη του Project, επιλέγοντας “Api’s and Services”, από την καρτέλα “Enabled API’s and Services”.

Το project έχει ήδη κάποια ενεργά, τα οποία μπορείτε να τα αφαιρέσετε.

Εντούτοις, θα χρειαστεί να προσθέσετε τα εξής:

• Gmail API
• Google Calendar API
• People API
• Contacts API
• Google Tasks API

Για την προσθήκη ενός API πατάτε την επιλογή “+ Enable API’s and Services” και στην καρτέλα που ανοίγει κάνετε αναζήτηση για το καθένα από τα παραπάνω API’s, το επιλέγετε και πατάτε “Enable”.

Είστε σε θέση πλέον να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή “Workspaces” με το “Galaxy” και να συνδεθείτε με τους λογαριασμούς σας όπως περιγράφηκε στο πρώτο section του παρόντος εγγράφου.