Collections, προείσπραξη και διαχείριση ανοιχτών χρεώσεων
Το Galaxy mobile SFA καλύπτει ήδη, πλήρως, όλες τις ανάγκες των επιχειρήσεων για εισπράξεις στο πεδίο και ειδικά με χρήση πιστωτικής κάρτας (κατόπιν της υποχρεωτικής διασύνδεσης των POS τερματικών βάσει της Α.1155).
Η σχετική λειτουργικότητα είναι πλήρως διαθέσιμη στα modules του Galaxy mobile SFA για φορητή παραγγελιοληψία, “Sales” και φυσικά για φορητή τιμολόγηση, “xVan”.
Στην ενότητα αυτή θα περιγράψουμε την επιπλέον λειτουργικότητα που προστέθηκε στην έκδοση αυτή και αφορά στη δυνατότητα προείσπραξης με πιστωτική κάρτα και στη δυνατότητα διαχείρισης και είσπραξης των υπαρχόντων ανοιχτών υποχρεώσεων των πελατών της εγκατάστασης.
Στο σημείο αυτό, και πριν περιγραφεί αναλυτικότερα αυτή η δυνατότητα, πρέπει να αναφερθεί πως το Galaxy mobile SFA, προκειμένου να δώσει λύση και σε σενάρια εγκαταστάσεων που έχουν ανάγκη αποκλειστικά και μόνο για εισπράξεις στο πεδίο, με χρήση πιστωτικής κάρτας (με συμμόρφωση στην υποχρεωτική διασύνδεση), από την έκδοση αυτή, παρουσιάζει και ένα νέο module, το Galaxy mobile SFA “Collections”, το οποίο καλύπτει πλήρως τη μεμονωμένη αυτή ανάγκη και, συνολικά, διαχειρίζεται πελάτες, επαφές, ραντεβού και εισπράξεις.
Έτσι, ο χρήστης του SFA, με αυτό το module, διαχειρίζεται το πελατολόγιο και τις επαφές που του έχουν ανατεθεί και μπορεί να διεκπεραιώσει ραντεβού με τις επαφές και να πραγματοποιήσει εισπράξεις επί των απαιτήσεων από τους πελάτες.
Το νέο module εμφανίζεται στη σελίδα “Γενικά” του SFA Setup, στο σημείο απεικόνισης των Galaxy licenses και παρατίθεται το πλήθος των διαθέσιμων αδειών.
Η ενεργοποίησή του γίνεται, κατά τα γνωστά, σε επίπεδο κάθε επιμέρους συσκευής.
Έτσι, ένα παράδειγμα παραμετροποίησης, για έναν χρήστη SFA που έχει ανάγκη πραγματοποίησης μόνο εισπράξεων (οπότε πιθανά δεν θέλουμε να αναλώσουμε μια άδεια χρήσης του module Sales) είναι αυτό:
Ενώ, ένα παράδειγμα παραμετροποίησης, για έναν χρήστη SFA που έχει ανάγκη πλήρους παραγγελιοληψίας είναι αυτό, όπου μέσω ενεργοποίησης του module “Sales” έχει φυσικά διαθέσιμη και την πλήρη λειτουργικότητα εισπράξεων του module “Collections”:
Ως προς τη λειτουργικότητα της ίδιας της είσπραξης, συνολικά και ανεξαρτήτως του διαθέσιμου module, αυτή πλέον μπορεί να αφορά σε μια προείσπραξη με χρήση πιστωτικής κάρτας, μια προκαταβολή δηλαδή ενός ποσού από πελάτη έναντι μελλοντικής τιμολόγησης, να αφορά σε είσπραξη προγενέστερων εκκρεμοτήτων (ανοιχτών υποχρεώσεων) του πελάτη ή να αφορά στην άμεση είσπραξη μιας τιμολόγησης που γίνεται σε περιβάλλον xVan.
Ειδικά για την περίπτωση είσπραξης ανοιχτών υποχρεώσεων, ο χρήστης έχει διαθέσιμες προς διαχείριση (ακόμα και σε online mode) όλες τις ανοιχτές υποχρεώσεις του πελάτη. Επί αυτών μπορεί είτε να επιβεβαιώσει απλά την είσπραξη του συνολικού ανοιχτού υπολοίπου είτε να επιλέξει την είσπραξη μέρους του συνολικού υπολοίπου του πελάτη οπότε και μπορεί να επιλέξει συγκεκριμένες ανοιχτές χρεώσεις τις οποίες θέλει να τακτοποιήσει ή ακόμα και να προσδιορίσει συγκεκριμένο ποσό είσπραξης ανά ανοιχτή χρέωση.
Ειδικά για την περίπτωση είσπραξης ανοιχτών χρεώσεων, κατά την αποστολή της είσπραξης στο back office γίνεται αυτόματα και τακτοποίηση των ανοιχτών υπολοίπων του πελάτη τα οποία διευθετεί η συγκεκριμένη είσπραξη.
Ως προς τη σχετική παραμετροποίηση, θα πρέπει να αναφερθούμε σε δύο νέες παραμέτρους που είναι πλέον διαθέσιμες και μπορούμε να τις χειριστούμε στα “Γενικά” της σελίδας “Διαμορφώσεις” του SFA Setup. Αυτές είναι οι:
- Online get open items: μέσω αυτής της παραμέτρου επιλέγουμε αν θέλουμε οι ανοιχτές υποχρεώσεις ενός πελάτη να ζητούνται online από το back office κατά τη διενέργεια είσπραξης επί αυτού του πελάτη (που είναι και η default παραμετροποίηση) ή θέλουμε να λαμβάνονται κατά το συγχρονισμό (οπότε κατά την είσπραξη θα έχουμε διαθέσιμη την εικόνα που υπήρχε κατά το συγχρονισμό). Στη δεύτερη περίπτωση, θα πρέπει να ενεργοποιηθεί στο περιβάλλον του SFA setup ο συγχρονισμός και των ανοιχτών χρεώσεων (που είναι απενεργοποιημένος στη default παραμετροποίηση).
- 3rd party (non Galaxy) back office ERP: η παράμετρος αυτή αφορά εγκαταστάσεις ύπαρξης διασύνδεσης με τρίτα ERP συστήματα και είναι διαθέσιμη αν ενεργοποιηθεί η online λήψη των ανοιχτών χρεώσεων. Μέσω αυτής ενεργοποιούμε τη δυνατότητα online λήψης των ανοιχτών χρεώσεων ενός πελάτη απευθείας από τα συστήματα αυτά.
Η σχετική παραμετροποίηση περιλαμβάνει μια ακόμα ρύθμιση σε επίπεδο συσκευής πλέον, την “Χρήση απεσταλμένων εισπράξεων στον υπολογισμό υπολοίπου” την οποία μπορούμε να χειριστούμε στη σελίδα “Λειτουργία” των ρυθμίσεων της συσκευής.
Η λειτουργικότητά της είναι εξειδικευμένη και αφορά σε σενάρια online λήψης των ανοιχτών χρεώσεων από το back office. Αφορά περιπτώσεις που, για τον οποιονδήποτε λόγο, υπάρχει παραμετροποίηση βάσει της οποίας η είσπραξη δεν αποστέλλεται άμεσα στο back office ή συμμετέχει και τρίτο back office σύστημα από το οποίο λαμβάνουμε απευθείας τις ανοιχτές χρεώσεις και μια είσπραξη δεν αποστέλλεται άμεσα σε αυτό προκειμένου να ενημερωθούν οι ανοιχτές χρεώσεις.
Δεδομένου, λοιπόν, πως πραγματοποιώντας μια είσπραξη επί μιας ανοιχτής χρέωσης ενός πελάτη σε μια συσκευή SFA, το back office θα ενημερωθεί για την αλλαγή της ανοιχτής χρέωσης κατά την αποστολή και την αποθήκευση της είσπραξης. Εφόσον γνωρίζουμε πως η ενημέρωση αυτή δεν είναι άμεση, έχουμε τη δυνατότητα να ζητήσουμε από τη συσκευή, όταν ζητάει online τις ανοιχτές χρεώσεις, να τις τροποποιεί λαμβάνοντας υπόψη και εισπράξεις που έχουν ήδη γίνει επί του ίδιου πελάτη ώστε να παρουσιάζεται δυναμικά το σωστό ανοιχτό υπόλοιπο του πελάτη.
Στο περιβάλλον του SFA, όταν μια είσπραξη αφορά σε διαχείριση ανοιχτών χρεώσεων του πελάτη, κατά την εισαγωγή μιας γραμμής στην είσπραξη, πλέον ενεργοποιείται μια οθόνη, μέσω της οποίας αποκτάμε πρόσβαση στις ανοιχτές χρεώσεις του πελάτη (τις οποίες είτε έχουμε ήδη διαθέσιμες στη συσκευή είτε θα τις λάβουμε online από το back office).
Στην οθόνη αυτή, μέσω της επιλογής ανοιχτών χρεώσεων, προσδιορίζουμε αν θέλουμε να διαχειριστούμε όλες τις ανοιχτές χρεώσεις του πελάτη:
ή μόνο αυτές που αφορούν το επιλεγμένο στην είσπραξη υποκατάστημα:
Στην οθόνη αυτή έχουμε δυνατότητα είτε να ζητήσουμε την είσπραξη της συνολικής οφειλής του πελάτη, είτε να ξεκινήσουμε τη διαχείριση πληρωμών.
Στην πρώτη περίπτωση, θα μεταφερθούμε απευθείας στην είσπραξη στην οποία θα έχει δημιουργηθεί μια γραμμή με το συνολικό ποσό της οφειλής του πελάτη από όλες τις ανοιχτές χρεώσεις του.
Στη δεύτερη περίπτωση, θα μεταφερθούμε σε μια οθόνη διαχείρισης των εισπράξεων. Στην οθόνη αυτή καλούμαστε να επιλέξουμε ποιες ανοιχτές χρεώσεις του πελάτη θα εισπράξουμε. Μπορούμε είτε να εισπράξουμε το συνολικό υπόλοιπο μιας οφειλής (πατώντας στο ανοιχτό υπόλοιπο μας μεταφέρει αυτόματα όλο το ποσό αυτής στη στήλη της είσπραξης) είτε να εισπράξουμε ένα υποσύνολο από κάθε οφειλή:
Τέλος, πατώντας αποθήκευση, θα μεταφερθούμε στην είσπραξη στην οποία θα έχει δημιουργηθεί μια γραμμή με το άθροισμα που προκύπτει από το επιλεγμένο ποσό κάθε επιμέρους οφειλής και μπορούμε να συνεχίσουμε κατά τα γνωστά με την είσπραξη:
Στην περίπτωση της προείσπραξης αλλά και της αυτόματης είσπραξης νέου τιμολογίου (σε περιβάλλον xVan), δεν παρεμβάλλεται αυτή η οθόνη, αφού, στη μεν πρώτη περίπτωση δεν πρόκειται για κλείσιμο κάποιας υπάρχουσας οφειλής, οπότε καλούμαστε απλά να δώσουμε το ποσό της προκαταβολής επί της γραμμής της είσπραξης, ενώ, στη δεύτερη περίπτωση, είναι ήδη γνωστή η οφειλή που θα τακτοποιηθεί αφού αφορά το εκδιδόμενο τιμολόγιο.
