1. Εισαγωγή

Όσοι επιτηδευματίες δραστηριοποιούνται στον τομέα παραγωγής, μεταποίησης και διάθεσης (μέσω χονδρικής πώλησης) των ετοίμων προς κατανάλωση αλκοολούχων προϊόντων, όπως τα προϊόντα αυτά ορίζονται στην περ. α) του άρθρο 79 του ν.  2960/2001 ήτοι τα έτοιμα προς κατανάλωση αλκοολούχα ποτά τα οποία εμπίπτουν στις διατάξεις του άρθρου 80 του ιδίου νόμου και όχι στις λοιπές κατηγορίες αλκοολούχων ποτών (δηλαδή, εξαιρούνται από την υποχρέωση καταχώρισης στοιχείων, τα προϊόντα μπύρας, τα ενδιάμεσα προϊόντα, π.χ. τα γλυκά κρασιά, τα κρασιά, τα παρασκευαζόμενα με ζύμωση ποτά π.χ. μηλίτης), υποχρεώνονται στην καταχώριση κινήσεων, εντός πέντε (5) εργάσιμων ημερών από την ημέρα της σχετικής κίνησης (παραγωγής, μεταποίησης, αγοράς/παραλαβής/εισαγωγή, πώλησης, επιστροφής) στο Ηλεκτρονικό Σύστημα Ταυτοποίησης Αλκοολούχων Ποτών, μέσω ενός αρχείου excel, συγκεκριμένης γραμμογράφησης, (ώστε τα στοιχεία που διαβιβάζονται να μπορούν να εισαχθούν στο Σύστημα).

Το είδος του παραστατικού επιλέγεται κατά περίπτωση:

• Για τις Εισερχόμενες κινήσεις, το Δελτίο παραγωγής, το Ηλεκτρονικό διοικητικό έγγραφο (e-ΔΕ) στην περίπτωση παλαλαβής από άλλο κ-μ
• Για τις Εξερχόμενες κινήσεις, το Δελτίο αποστολής, το Δελτίο αποστολής-Τιμολόγιο, το Ηλεκτρονικό διοικητικό έγγραφο (e-ΔΕ) στην περίπτωση πώλησης σε φορολ. αποθήκες στο εσωτερικό της χώρας (προσοχή όχι εξαγωγές).

2.Προϋποθέσεις

Η διαδικασία εξαγωγής στοιχείων από το “Galaxy” σε αρχείο excel με σκοπό την υποβολή του στην ΑΑΔΕ απαιτεί :

α) την τήρηση της βασικής προϋπόθεσης – τη συμμετοχή ειδών (αλκοολούχων) υποχρεωτικά παρακολουθούμενων κατά παρτίδες

β) τη σωστή παραμετροποίηση στις οντότητες του “Galaxy”

3. Παραμετροποίηση Οντοτήτων

Η εφαρμογή της απόφασης περί αλκοολούχων ποτών απαιτεί κατάλληλη παραμετροποίηση σε κάθε σχετική οντότητα του “Galaxy” (γενικές ρυθμίσεις ειδών, είδη, συναλλασσόμενους, τύπους παραστατικών) καθώς και εκτέλεση διαδικασιών στη λίστα ταυτοποίησης αλκοολούχων ποτών .

3.1 Γενική παραμετροποίηση

Μεταβείτε στη σελίδα “Γενικά” των "Ρυθμίσεων είδους" και επιλέξτε στο πεδίο “Κατηγορία αλκοολούχων” την κατηγορία (π.χ. Γενική κατηγορία) στην οποία θα εντάσσονται τα είδη – αλκοολούχα ποτά - οι κινήσεις των οποίων θα εξάγονται μέσω της διαδικασίας εξαγωγής σε αρχείο excel.

3.2 Είδη

Μετακινηθείτε στην οντότητα των ειδών για να ορίσετε :

την Κατηγορία

Η κατηγοριοποίηση των αλκοολούχων προϊόντων πρέπει να συμβαδίζει με τη δηλωμένη στη γενική παραμετροποίηση του είδους .

Για το λόγο αυτό, κατατάξτε το αλκοολούχο είδος στην ενδεδειγμένη κατηγορία (π.χ. Γενική κατηγορία ειδών), σε επίπεδο εταιρίας (Χρήσεις είδους |Κατηγορίες)

τις Πληροφορίες διάστασης

Συνεχίστε συμπληρώνοντας στο τμήμα “Πληροφορίες Διάστασης, Βάρους & Όγκου” της καρτέλας του είδους, τα πεδία :

• Μ.Μ. Όγκου : τη μονάδα μέτρησης του είδους (ML)

: για εμφανιστεί προς επιλογή η μονάδα μέτρησης θα πρέπει να έχει οριστεί πρωτίστως στις “Ομάδες μονάδων μέτρησης”

• Όγκος : τον όγκο του είδους - τα ml της φιάλης

Προκειμένου να καλυφθούν διαφορετικές παραμετροποιήσεις στη μονάδα μέτρησης του όγκου που χρησιμοποιείται στην εφαρμογή, υπάρχει στις “Ρυθμίσεις ειδών” το πεδίο "Bottle conversion factor" με εύρος τιμών "1" ως "1000". Η τιμή του πεδίου αυτού χρησιμοποιείται κατά τον υπολογισμό των εγγραφών ώστε να προκύπτει από τον πολλαπλασιασμό του όγκου του είδους η περιεκτικότητα της φιάλης, π.χ. έστω για παράδειγμα στη μονάδα μέτρησης του όγκου του είδους έχει δηλωθεί Lt και στον όγκο 0,75 Lt. Για να εμφανιστούν τα 750 ml ως περιεκτικότητα της φιάλης, θα πρέπει το πεδίο "Bottle conversion factor" στις ρυθμίσεις ειδών να έχει συμπληρωθεί με την τιμή "1000"

• Μ.Μ. Αναφοράς (τεμάχια)
• Ποσ. αναφοράς που αναφέρεται στη μονάδα μέτρησης (π.χ. τα 750 ml σε τι ποσότητα αναφέρονται)

Άλλες σημαντικές παράμετροι που πρέπει να οριστούν στο είδος είναι :

• η Εμπορική ονομασία προϊόντος με βάση την οποία αναγνωρίζεται και διαφοροποιείται από όλα τα υπόλοιπα με την ίδια εμπορική ονομασία (είναι η ονομασία που έχει δηλωθεί στο πεδίο της περιγραφής του είδους)
• η Νόμιμη ονομασία προϊόντος (σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2019/787 π.χ. whisky)

υπενθυμίζουμε τον τρόπο εισαγωγής του πεδίου στη φόρμα των ειδών

Καλέστε “Χρήστης” και απο εκεί “Mορφοποίηση Προβολής”. Στην οθόνη της “Προσαρμογής” επιλέξτε το πεδίο “Νόμιμη ονομασία" (Legal description) και με drag n drop τοποθετήστε το εντός της φόρμας .

3.3 Συναλλασσόμενοι

Στα “Προσωπικά στοιχεία” των συναλλασσομένων ενεργοποιήστε “Συμμετέχει στο Lotify” ώστε οι κινήσεις (αγορές/πωλήσεις) του συναλλασσόμενου (πελάτη/προμηθευτή) να συμπεριληφθούν στο εξαγόμενο αρχείο.

3.4 Τύπος παραστατικού

Για κάθε τύπο παραστατικού καθορίστε στη σελίδα “Lotify” τα εξής στοιχεία :

• Τύπος καταχώρισης Lotify:
  • Εισερχόμενα (αγορές, παραγωγή – τα εισερχόμενα στην αποθήκη είδη),
  • Eξερχόμενα (πωλήσεις – τα εξερχόμενα από την αποθήκη είδη),
  • Ύποπτη παρτίδα (Suspect lot) (για τη δημιουργία εγγραφής μιας ύποπτης παρτίδας – από παραστατικά ειδών)
• Είδος συναλλαγής Lotify : οι τιμές του πεδίου προτείνονται ανάλογα με ό,τι ορίζεται στο πρώτο πεδίο του τύπου. Αν δηλώσετε “εισερχόμενα” στον τύπο καταχώρισης η λίστα επιλογής θα ενημερωθεί με τα είδη συναλλαγής για εισερχόμενα : παραγωγή, μεταποίηση, αγορές, επιστροφή κ.λπ. . Κατ’ αντιστοιχία θα ενημερωθεί με τα είδη συναλλαγής για εξερχόμενα (πώληση/αποστολή), αν στον τύπο δηλωθεί “εξερχόμενα”
• Είδος παραστατικού  Lotify για εξερχόμενα (Δελτίο αποστολής, Τιμολόγιο, e-ΔΕ, Άλλο) και Είδος παραστατικού για εισερχόμενα (Παραγωγή, Δελτίο αποστολής, Τιμολόγιο, e-ΔΕ, Διασάφηση εισαγωγής, Άλλο)

4. Καταχώριση παραστατικού

Προχωρήστε σε καταχώριση παραστατικού

• Επιλέξτε τον τύπο παραστατικού (έστω τον 3004, Δ.Α. – Τιμολόγιο Πώλησης)
• Θέστε το παραστατικό σε κατάσταση “ενημερωμένο”
• Επιλέξτε τον πελάτη (ο οποίος έχει τις ρυθμίσεις που προαναφέραμε – τσεκ στο πεδίο “Συμμετέχει στο Lotify”)
• Επιλέξτε τα είδη της εξαγωγικής κίνησης, παραμετροποιημένα κατάλληλα (π.χ. aperol απεριτίφ & whishy), τις κινούμενες παρτίδες των συγκεκριμένων ειδών

5. Οθόνη Ταυτοποίησης αλκοολούχων ποτών

Καλέστε Εμπορική διαχείριση|Διαδικασίες|Αλκοολούχα ποτά|Ταυτοποίηση αλκοολούχων ποτών

και συμπληρώστε στην οθόνη ταυτοποίησης (που ανοίγει) τον κωδικό, την περιγραφή, το χρονικό διάστημα.

Σημείωση : τα στοιχεία του κωδικού/περιγραφής θα αποτελέσουν μέρος του προτεινόμενου ονόματος αρχείου εξαγωγής .

5.1 Υπολογισμός

Μόλις συμπληρωθούν όλα τα κριτήρια,

Εκτελέστε “Υπολογισμό” από τις “Ενέργειες” του παραθύρου

Εμφανίζονται τα αποτελέσματα υπολογισμού - όλες οι κινήσεις βάσει κριτηρίων (είδος καταχώρισης, τύπος καταχώρισης Lotify– εισερχόμενα/εξερχόμενα, είδος συναλλαγής Lotify, είδος παραστατικού Lotify, ημ/νία κίνησης, αρ. παραστατικού, στοιχεία είδους - περιγραφή, κωδικός παρτίδας, νόμιμη ονομασία, ποσότητα είδους, ποσότητα συσκευασίας κ.λπ.- καθώς και στοιχεία πελάτη/προμηθευτή – ΑΦΜ, επωνυμία, διεύθυνση, τόπος παράδοσης κ.λπ.-) .

 : Σε εγγραφές ταυτοποίησης αλκοολούχων, αν οι κινήσεις παραγωγής έχουν τύπο παραστατικού στον οποίο έχει δηλωθεί στο "Είδος συναλλαγής Lotify" η επιλογή "Παραγωγή", τότε τα στοιχεία συναλλασσόμενου (ΑΦΜ, επωνυμία και διεύθυνση) ενημερώνονται αυτόματα από το αντίστοιχο υποκατάστημα της Εταιρίας (δηλωμένο στην εγγραφή παραγωγής). Αλλιώς, αν στην εγγραφή παραγωγής έχει δηλωθεί συναλλασσόμενος λαμβάνονται υπόψη τα στοιχεία συναλλασσόμενου της εγγραφής.

5.2 Εξαγωγή σε αρχείο Excel

Προχωρήστε στο επόμενο βήμα της διαδικασίας

Από το ίδιο σημείο, από τις “ενέργειες” του παραθύρου εκτελέστε “Εξαγωγή σε αρχείο”

Η διαδικασία δημιουργεί ένα αρχείο excel, σύμφωνα με τις προδιαγραφές της ΑΑΔΕ, στην προτεινόμενη μονάδα δίσκου και με όνομα αρχείου : το path τοποθέτησης του αρχείου μαζί με τον μοναδικό κωδικό αρχείου εισαγωγής και την περιγραφή που έχει δηλωθεί στην οθόνη ταυτοποίησης αλκοολούχων ποτών (με δυνατότητα τροποποίησης).

Με την αποθήκευση του αρχείου,

θα ερωτηθείτε μέσω μηνύματος αν θέλετε να ανοίξετε το αρχείο

Απαντώντας “Ναι”, εμφανίζεται στη μπάρα εργασιών (task bar) το εικονίδιο για να δείτε στην οθόνη σας το XLSX αρχείο σας

5.3 Υποβολή του εξαγόμενου αρχείου

Μπορείτε να επιλέξετε το εξαγόμενο αρχείο για να το υποβάλλετε στο σχετικό site της ΑΑΔΕ.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Η εξαγωγή των δεδομένων σε αρχείο excel και η ηλεκτρονική υποβολή του στο site της ΑΑΔΕ γίνονται αντιληπτές στο Galaxy, εφόσον ενεργοποιηθεί το σχετικό πεδίο στη λίστα “ταυτοποίησης αλκοολούχων ποτών”.

Τροποποίηση μιας υφιστάμενης εγγραφής

Αν μετά την υποβολή του αρχείου χρειαστεί να αλλάξετε κάποια δεδομένα στις γραμμές του παραστατικού (π.χ. την ποσότητα είδους) υπάρχει η δυνατότητα υποβάλλοντας νέο αρχείο με τις τροποποιημένες εγγραφές .

Δείτε πως

• Μεταβείτε στη λίστα ταυτοποίησης αλκοολούχων ποτών και κάντε διπλό κλικ επί της εγγραφής ταυτοποίησης που έχει ήδη υποβληθεί
• Ανοίγει η οθόνη ταυτοποίησης με όλες τις κινήσεις (που έχουν εξαχθεί σε αρχείο και έχουν υποβληθεί)
• Εκτελέστε και πάλι “Υπολογισμό”
• Το Σύστημα ελέγχει αν υπάρχουν τροποποιημένες εγγραφές και αν συμβαίνει κάτι τέτοιο, τις εμφανίζει, ενώ μεταβάλλει το “είδος γραμμής” σε τροποποίηση (Modification)
• Επιχειρήστε εκ νέου “Export to file”
• To Σύστημα εμφανίζει μήνυμα ότι μόνο οι γραμμές είδους “Τροποποίηση” θα εξαχθούν

• Με “ΟΚ” στο μήνυμα, η διαδικασία δημιουργεί (στην προτεινόμενη περιοχή) αρχείο excel μόνο με τις τροποποιημένες εγγραφές
• Το άνοιγμα ή “όχι” του αρχείου στην οθόνη σας εξαρτάται από το αν θα απαντήσετε θετικά ή αρνητικά στο σχετικό μήνυμα που εμφανίζεται

Υποβολή μέσω WebServices

Η υποβολή των εγγραφών ταυτοποίησης στο Ηλεκτρονικό Σύστημα Ταυτοποίησης Αλκοολούχων Ποτών της ΑΑΔΕ μπορεί να γίνει και απευθείας από το “Galaxy” με την εκτέλεση της ενέργειας “Onlineυποβολή”, που ενσωματώνει η εφαρμογή στις “Ενέργειες” της “Λίστας ταυτοποίησης αλκοολούχων”.

Η διαδικασία υποβολής των κινήσεων από το “Galaxy” στην ΑΑΔΕ απαιτεί :

• να έχετε πρωτίστως αποκτήσει τους ειδικούς κωδικούς σύνδεσης μέσω web services από τη σχετική υπηρεσία της ΑΑΔΕ

• να έχετε συμπληρώσετε τις πληροφορίες σύνδεσης, όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης (που απέκτησε η εταιρία σας από την ΑΑΔΕ) στα Φορολ/κά στοιχεία εταιρίας (Εταιρία |Φορολογικά στοιχεία |Lotify)