Με τη νέα λειτουργικότητα του “AI Document Intelligence”, μία ακόμα προσθήκη στις διαθέσιμες ΑΙ δυνατότητες του Galaxy ERP, μετατρέπουμε την καθημερινή, χειροκίνητη, εισαγωγή παραστατικών στο Galaxy ERP σε μια αυτοματοποιημένη διαδικασία. Το όφελος αυτής της λειτουργικότητας γίνεται άμεσα και μετρήσιμα ορατό. Μειώνεται δραστικά η χειροκίνητη πληκτρολόγηση καθώς και τα χειριστικά λάθη που συνήθως τη συνοδεύουν και επιταχύνεται η καθημερινή διαχείριση οδηγώντας σε μεγαλύτερη παραγωγικότητα.
Περιγράφοντας συνοπτικά αυτή τη λειτουργικότητα, τα παραστατικά σε ηλεκτρονική μορφή PDF, αναγνωρίζονται μέσω OCR και AI, εξάγονται τα δεδομένα τους σε πρωτογενή μορφή και, μέσω προηγμένων τεχνικών αναζήτησης, που συνδυάζουν AI αλγοριθμική επεξεργασία και NLP μηχανισμούς, αντιστοιχίζονται αυτόματα με τις κατάλληλες οντότητες του συστήματος προετοιμάζοντας, έτσι, την άμεση εισαγωγή τους.
Φυσικά, σε όλη τη διαδικασία, υπάρχει απόλυτη και αυστηρή εφαρμογή των δικαιωμάτων και των κανόνων πρόσβασης που έχουν οι χρήστες του Galaxy ERP οι οποίοι ενεργοποιούν τη λειτουργικότητα του AI Document Intelligence.
Παράλληλα, ο χρήστης είναι μέρος της διαδικασίας και είναι αυτός που δίνει την τελική επιβεβαίωση για εισαγωγή στο Galaxy ERP ενός παραστατικού που διαχειρίζεται μέσω αυτής της λειτουργικότητας.
Ιδιαίτερη αναφορά πρέπει να γίνει στα ενσωματωμένα χαρακτηριστικά σταδιακής αυτοεκπαίδευσης και βελτίωσης του μηχανισμού αυτόματης αντιστοίχισης των δεδομένων που εξάγονται με τα δεδομένα του Galaxy ERP. Κάθε φορά που ο χρήστης παρεμβαίνει και καθοδηγεί το μηχανισμό αντιστοιχίσεων, η παρέμβασή του γίνεται τμήμα της “μόνιμης μνήμης” του μηχανισμού. Έτσι, ο χρήστης μπορεί να έχει τη βεβαιότητα πως κάθε επόμενη φορά, ο μηχανισμός θα θυμάται την παρέμβασή του και θα την λαμβάνει απόλυτα υπόψη στον αλγόριθμό του.
Η πρόσβαση στη λειτουργικότητα αυτή γίνεται μέσω της επιλογής “Document intelligence” κάτω από την ομάδα “ΑΙ διαδικασίες” στο menu της Εμπορικής διαχείρισης.
Με την επιλογή αυτή, ανοίγει η κεντρική οθόνη διαχείρισης όλης αυτής της λειτουργικότητας, που περιγράψαμε συνοπτικά παραπάνω, και την οποία χαρακτηρίζουμε με τον όρο “Document intelligence”.
Στην κεντρική φόρμα, έχουμε παράθεση όλων των εγγραφών διαχείρισης που έχουν προκύψει από την ανάγνωση εισερχόμενων παραστατικών και βλέπουμε την τρέχουσα κατάστασή τους, ξεκινώντας από την αρχική ανάγνωση, την αντιστοίχιση με δεδομένα της εφαρμογής έως και την καταχώριση του τελικού ERP παραστατικού ανά εγγραφή. Υπάρχουν διαθέσιμα διάφορα χρήσιμα φίλτρα προκειμένου να εντοπίζουμε και να παρουσιάζουμε τις εγγραφές που θέλουμε κάθε φορά να διαχειριστούμε.
Στην κεντρική μπάρα ενεργειών, έχουμε διαθέσιμες όλες τις ενέργειες της διαδικασίας του AI Document intelligence:
- Ανάγνωση εισερχομένων: μέσω αυτής της ενέργειας, μπορούμε να επιλέξουμε ένα ή περισσότερα παραστατικά σε μορφή pdf και να εκκινήσουμε επί αυτών τη διαδικασία που χαρακτηρίζουμε με την ορολογία “intake”. Μέσω της συγκεκριμένης ενέργειας, πρακτικά, γίνεται η ανάγνωση των επιλεγμένων αρχείων, η αναγνώριση των δεδομένων τους και η εξαγωγή τους σε διαχειρίσιμη μορφή.
Η ενέργεια αυτή είναι ασύγχρονη και κατά την ολοκλήρωσή της ενημερώνεται αυτόματα και η λίστα των αντίστοιχων εγγραφών διαχείρισης που προκύπτουν.
- Διαχείριση εισερχομένων: μέσω αυτής της ενέργειας ανοίγει η φόρμα διαχείρισης των αντιστοιχίσεων που έχουν γίνει μεταξύ των πρωτογενών δεδομένων των παραστατικών που αναγνώστηκαν και των ERP δεδομένων.
- Επανάληψη αντιστοιχίσεων: μέσω αυτής της ενέργειας, μπορούμε να ζητήσουμε επανάληψη της αυτόματης διαδικασίας των αντιστοιχίσεων. Η διαδικασία αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε διάφορες περιπτώσεις που χρειάζεται να βελτιώσουμε δεδομένα της εφαρμογής μας τα οποία συμμετέχουν στις αυτόματες αντιστοιχίσεις (για παράδειγμα, αν ο προμηθευτής ενός παραστατικού τύχει να είναι καταχωρημένος με λάθος στοιχεία - ΑΦΜ, επωνυμία κ.λπ.- στο σύστημα) και να ζητήσουμε την εκ νέου εφαρμογή των αντιστοιχίσεων.
- Ανάθεση εισερχομένων: μέσω αυτής της ενέργειας, ένας χρήστης που έχει δικαιώματα διαχειριστή μπορεί να αναθέσει συγκεκριμένες εγγραφές προς διαχείριση σε συγκεκριμένους χρήστες, τόσο για λόγους επιμερισμού φόρτου όσο και για λόγους αξιοποίησης των εσωτερικών οργανωτικών ρόλων και εμπειρίας χρηστών που υπάρχει σε κάθε επιχείρηση.
- Εμπορικά παραστατικά: μέσω υπο-επιλογών που περιέχονται σε αυτή την επιλογή, μπορούμε να ζητήσουμε τη μαζική δημιουργία παραστατικών ERP για τις επιλεγμένες εγγραφές (εφόσον έχουμε καλή ένδειξη επιτυχίας αντιστοιχίσεων, όπως θα δούμε στη συνέχεια) ή ακόμα και τη διαγραφή παραστατικών που έχουν ήδη δημιουργηθεί.
Στη μπάρα ενεργειών της λίστας εγγραφών, έχουμε διαθέσιμες τις ενέργειες διαχείρισης των φίλτρων και της λίστας εγγραφών: Καθαρισμός φίλτρων, Καθαρισμός εγγραφών, Εμφάνιση εγγραφών, Διαγραφή εγγραφών.
Ειδικά με την επιλογή της διαγραφής εγγραφών, έχουμε τη δυνατότητα να διαγράψουμε πλήρως την εγγραφή που δημιουργήθηκε κατόπιν ανάγνωσης ενός παραστατικού σε pdf.
Από τη λίστα των εγγραφών, έχουμε επίσης τη δυνατότητα να εμφανίσουμε άμεσα σε προεπισκόπηση, το πρωτογενές pdf αρχείο από το οποίο προέκυψε η κάθε εγγραφή, τα πρωτογενή δεδομένα όπως αναγνώστηκαν από το pdf σε διαχειρίσιμη πλέον μορφή ή, τέλος, το παραστατικό του ERP, εφόσον φυσικά έχει ήδη δημιουργηθεί.
Για παράδειγμα, μπορούμε να εμφανίσουμε το αρχικό παραστατικό σε pdf μορφή :
ή ένα ERP παραστατικό που καταχωρήθηκε στο σύστημα με βάση ένα αντίστοιχο pdf αρχείο που αναγνώστηκε:
Επανερχόμενοι στην ενέργεια της διαχείρισης εισερχόμενων στην κεντρική μπάρα ενεργειών, οι επιλεγμένες εγγραφές της λίστας intake εγγραφών:
παρουσιάζονται στη σχετική φόρμα διαχείρισης :
Σ’ αυτή τη φόρμα διαχείρισης, πρακτικά, δίνεται μια επισκόπηση της αντιστοίχισης που έχει προκύψει μεταξύ των δεδομένων από το pdf αρχείο και των δεδομένων του Galaxy ERP και ο χρήστης έχει τη δυνατότητα ελέγχου και βελτίωσης των προτεινόμενων αντιστοιχίσεων. Υπενθυμίζουμε πως οι όποιες βελτιώσεις γίνουν από το χρήστη, προστίθενται στην “ιστορική μνήμη” της διαδικασίας, ως συσσωρευμένη εμπειρία, και αξιοποιούνται σε επόμενες επαναλήψεις της διαδικασίας.
Αρχικά, και ως προς τα γενικά χαρακτηριστικά αυτής της φόρμας διαχείρισης, παρατηρούμε πως στο αριστερό τμήμα της φόρμας παρουσιάζονται τα δεδομένα του Galaxy ERP που έχουν εντοπιστεί αυτόματα από τις τεχνικές αναζήτησης για τα δεδομένα του pdf αρχείου, το οποίο, προς αντιπαραβολή, παρατίθεται στο δεξί τμήμα της φόρμας.
Εναλλακτικά, μπορούμε να επιλέξουμε, αντί του pdf αρχείου, να προβάλουμε, εφόσον μας εξυπηρετεί, τα περιεχόμενα που έχουν αναγνωστεί από αυτό το αρχείο:
Σε αυτή τη φόρμα μπορούμε να διαχειριστούμε πολλαπλές intake εγγραφές προς διαχείριση. Από τη λίστα των επιλεγμένων intake εγγραφών, μπορούμε να μεταβούμε στην εγγραφή που θέλουμε να διαχειριστούμε:
Και ακριβώς δεξιά από την επιλεγμένη εγγραφή, επιλέγουμε την εμφάνιση του εισερχόμενου pdf αρχείου ή των δεδομένων που ανασύρθηκαν από αυτό.
Περιηγούμενοι σε αυτή τη φόρμα, σε πιο αναλυτικό επίπεδο, αξίζει να παρατηρήσουμε κάποια βασικά χαρακτηριστικά αυτής και να σχολιάσουμε τις δυνατότητες που αυτά παρέχουν στον χρήστη της εφαρμογής:
- Οι πληροφορίες που παρουσιάζονται είναι οι ελάχιστες δυνατές και οι οποίες αντιστοιχούν στα δεδομένα που μπορούν να παρουσιαστούν σε ένα αποθηκευμένο παραστατικό σε pdf μορφή, προκειμένου ο χρήστης να μπορεί να εξοικειωθεί εύκολα με το περιβάλλον εργασίας και να περιηγηθεί γρήγορα στις πληροφορίες που απαιτείται να ελέγξει ώστε να καταχωριστεί το παραστατικό. Οι πληροφορίες αυτές διαχωρίζονται στις πληροφορίες επικεφαλίδας, χωρισμένες σε δύο μόνο tabs, στο πάνω τμήμα της φόρμας και στις γραμμές της συναλλαγής στο κάτω τμήμα αυτής.
- Δίπλα σε κάθε αντιστοιχιζόμενη πληροφορία, παρατίθεται, μια ένδειξη επί του ποσοστού επιτυχούς matching. Στην ένδειξη αυτή αναγράφεται το ποσοστό επιτυχούς αντιστοίχισης τοποθετημένο πάνω σε μια χρωματική κλίμακα, ώστε ο χρήστης να σχηματίζει άμεσα εικόνα ως προς το αν υφίσταται ανάγκη ελέγχου\βελτίωσης των αυτόματων αντιστοιχίσεων.
- Αντίστοιχη ένδειξη εμφανίζεται και στο πάνω τμήμα της φόρμας η οποία, όμως, είναι συνολική ένδειξη ετοιμότητας για την εισαγωγή του παραστατικού στο σύστημα. Η ένδειξη αυτή δεν έχει ποσοστιαία κλιμάκωση, παρά μόνο χρωματική απεικόνιση και συνοδεύεται από λεπτομερή καταγραφή των ελέγχων\βελτιώσεων στις οποίες πρέπει να επικεντρωθεί ο χρήστης.
Στο παραπάνω παράδειγμα, ο χρήστης ενημερώνεται πως πρέπει να ελέγξει την αντιστοίχιση για την πληροφορία του τρόπου πληρωμής καθώς και της εναλλακτικής Μ.Μ. της γραμμής 12:
- Η συνολική ένδειξη ετοιμότητας ενημερώνεται αυτόματα με κάθε τροποποίηση που κάνει ο χρήστης:
- Μπορούμε να αποκρύψουμε το πλαίσιο παρουσίασης του εισερχόμενου pdf αρχείου. Στην περίπτωση αυτή, καθίσταται εφικτή η απευθείας αντιπαραβολή δεδομένων ανάγνωσης και δεδομένων του ERP, κάτι που θα διευκολύνει σε περιπτώσεις διαχείρισης εισερχόμενων pdf αρχείων με πολλαπλές σελίδες. Κι αυτό γιατί στο κάτω τμήμα της οθόνης, σε δύο παράλληλα bands πληροφοριών, παρουσιάζεται πλέον η απευθείας αντιστοίχιση για την κάθε γραμμή του εισερχόμενου αρχείου.
- Σε συγκεκριμένες οντότητες, ειδικότερα στον συναλλασσόμενο και στο είδος, υπάρχει η δυνατότητα άμεσης εισαγωγής στο σύστημα (με το πλήκτρο του “+”) της οντότητας που αναγνώστηκε:
Για παράδειγμα, αν ένα είδος της συναλλαγής είναι καινούργιο, οπότε δεν υπάρχει ήδη στο σύστημα για να μπορέσει να αντιστοιχιστεί, μπορούμε να το εισάγουμε απευθείας, χωρίς να χρειαστεί να μετακινηθούμε από τη φόρμα διαχείρισης.
- Παράλληλα, σε όσα σημεία εμφανίζεται το πλήκτρο με το χαρακτηριστικό γρανάζι, υπάρχει η δυνατότητα ελέγχου των συνολικών αποτελεσμάτων που προέκυψαν από τη διαδικασία αντιστοίχισης:
Μέσω αυτού του πλήκτρου, μεταφερόμαστε στη φόρμα αντιστοιχίσεων της εκάστοτε οντότητας. Μπορούμε, για παράδειγμα, να δούμε πως η αναζήτηση στο σύστημα του ERP ενός είδους με την περιγραφή "Σακίδιο Deuter Compact EXP 12” που αναγνώστηκε από το εισερχόμενο αρχείο, οδήγησε στον εντοπισμό 3 διαφορετικών ειδών που ταιριάζουν με την αναζητούμενη περιγραφή. Και ο ίδιος ο αλγόριθμος, υπολογίζει και μας παραθέτει και ένα ποσοστό επιτυχούς αντιστοίχισης με κάθε ένα από αυτά τα 3 είδη. Και το είδος με το μεγαλύτερο ποσοστό επιτυχίας, είναι αυτό που προτάθηκε αυτόματα αντιστοιχισμένο:
Παρατηρήστε πως επειδή το ποσοστό επιτυχούς αντιστοίχισης θεωρείται ικανοποιητικό, 89.85%, η χρωματική ένδειξη που αποδίδεται στο 90% είναι το πράσινο.
Αν για τον οποιονδήποτε λόγο, ο χρήστης δεν θεωρεί ικανοποιητικά τα αποτελέσματα του αλγορίθμου αντιστοίχισης, μπορεί, με το σχετικό πλήκτρο, πάνω αριστερά στη φόρμα αυτή, να ενεργοποιήσει την εμφάνιση του αντίστοιχου browser της οντότητας, στο κάτω τμήμα της φόρμας, να εντοπίσει την κατάλληλη εγγραφή και να αντιστοιχίσει με αυτή την πληροφορία που αναγνώστηκε:
Υπενθυμίζεται πως αν η οντότητα δεν υπάρχει στο σύστημα, μπορεί να καταχωριστεί απευθείας από τη φόρμα διαχείρισης.
- Εφόσον η ένδειξη ετοιμότητας καταχώρισης είναι τέτοια που μας το επιτρέπει, μπορούμε να προχωρήσουμε στην καταχώριση του συγκεκριμένου παραστατικού, μέσω της σχετικής ενέργειας της φόρμας :
Η ενέργεια αυτή, πρακτικά, λαμβάνει τις αντιστοιχίσεις δεδομένων που έχουν διαμορφωθεί και μας μεταφέρει στην κλασική φόρμα καταχώρισης του παραστατικού του Galaxy, όπου πλέον, όλα τα δεδομένα είναι προετοιμασμένα, με βάση το εισερχόμενο έγγραφο, και το παραστατικό είναι πλήρως έτοιμο προς καταχώριση. Με την προσέγγιση αυτή, ο χρήστης βρίσκεται στο οικείο περιβάλλον καταχώρισης παραστατικού, χωρίς όμως να ασχοληθεί με την εισαγωγή των δεδομένων σε αυτό, αλλά, με τη δυνατότητα να συμπληρώσει, εφόσον το θέλει, στοιχεία που πιθανά δεν υπήρχαν στο αρχικό παραστατικό που αναγνώστηκε, όπως για παράδειγμα μια αιτιολογία.
Στην περίπτωση που δεν χρειάζεται κάτι τέτοιο, υπάρχει η δυνατότητα εκτέλεσης της ενέργειας δημιουργίας παραστατικού από τη λίστα των intake εγγραφών, οπότε η καταχώριση του παραστατικού γίνεται απευθείας, χωρίς να μεσολαβήσει η σχετική φόρμα.
Το σημείο αυτό είναι το κατάλληλο για να υπενθυμίσουμε τη δυνατότητα αυτοβελτίωσης του συστήματος AI αντιστοιχίσεων που αναφέρθηκε και προηγουμένως. Έτσι, αμέσως μετά την καταχώριση ενός παραστατικού, η οποία θεωρείται και ως αποδοχή από τον χρήστη των αντιστοιχίσεων που χρησιμοποιήθηκαν, η πληροφορία αυτών των αντιστοιχίσεων, αποτελεί πλέον τμήμα της συνολικής μνήμης του αλγορίθμου. Έτσι, σε ανάγνωση και διαχείριση ενός άλλου εισερχόμενου παραστατικού που περιέχει κοινά είδη με προγενέστερο παραστατικό που αναγνώστηκε, τα ποσοστά αντιστοίχισης είναι σε πολύ υψηλά ποσοστά επιτυχίας:
Και αν ελέγξουμε ένα είδος εξ αυτών, παρατηρούμε πως αντιστοιχίζεται απευθείας με ένα και μόνο συγκεκριμένο είδος του Galaxy ERP, που είναι αυτό με το οποίο αντιστοιχίστηκε σε προηγούμενη διαχείριση εισερχόμενου παραστατικού. Και, προκειμένου να μας ενημερώσει το σύστημα πως αξιοποίησε στοιχεία μόνιμης μνήμης αντιστοιχίσεων, ενεργοποιεί μια ένδειξη που την ονομάζουμε “Αποθηκευμένη αντιστοίχιση”:
Ή, για παράδειγμα, αν ελέγξουμε αντίστοιχα την πηγή αντιστοίχισης οποιασδήποτε άλλης οντότητας του παραστατικού, όπως του συναλλασσόμενου:
