Για να διαχειριστείτε ορθά το τηλεφωνικό σας κέντρο, έχει μεγάλη σημασία να λάβετε τη σωστή ενημέρωση σχετικά με τις δυνατότητες της παρούσας ενότητας . Για το σκοπό αυτό θα προχωρήσουμε στην αναλυτική παρουσίαση του “ιστορικού κλήσεων” προκειμένου να είστε σε θέση να απαντήσετε σε μια κλήση, να μεταφέρετε μια εισερχόμενη κλήση, να καλέσετε εκ νέου μια κλήση (π.χ. που δεν έλαβε απάντηση), να αναγνωρίσετε τον καλούντα της κλήσης, να τερματίσετε μια κλήση, να δείτε τα στοιχεία μιας δραστηριότητας εισερχόμενης κλήσης (που η εισερχόμενη κλήση δημιούργησε βάσει ρύθμισης) κ.λπ. .
Το παράθυρο “Ιστορικό κλήσεων” είναι μια λίστα η οποία ενημερώνεται με συγκεκριμένους τύπους κλήσης :
- αναπάντητες (όλες οι κλήσεις που δεν απαντήθηκαν)
- εξερχόμενες
- εισερχόμενες
Το Galaxy CRM ανοίγει αυτόματα το “Ιστορικό κλήσεων” στην οθόνη σας με κάθε “εισερχόμενη κλήση” . Η ενεργοποίηση του παραθύρου όμως μπορεί κάλλιστα να γίνει (οποιαδήποτε στιγμή) και από σχετική επιλογή, ενσωματωμένη στo μενού “Λοιπά” των “Δραστηριοτήτων”.
Το Σύστημα γεμίζει τη λίστα του ιστορικού κλήσεων με τις πιο πρόσφατες κλήσεις, (τελευταίου μήνα) ωστόσο, αν δεν σας ικανοποιούν τα εμφανιζόμενα στη λίστα στοιχεία, υπάρχει το πεδίο “από ημερομηνία” που σας επιτρέπει την αλλαγή .
Άρα, το ποιες κλήσεις θα εμφανιστούν τελικά στο εσωτερικό του ιστορικού κλήσεων εξαρτάται από την ημερομηνία που αποδώσετε στο ημερομηνιακό φίλτρο .
Ακριβώς κάτω από το ημερομηνιακό πεδίο, το “ιστορικό κλήσεων” διαθέτει ένα ειδικό φίλτρο για την αναζήτηση συγκεκριμένων κλήσεων στη λίστα, ιδιαίτερα όταν το περιεχόμενό της είναι αρκετά μεγάλο (πολλές κλήσεις) ώστε να εντοπίσετε τη ζητούμενη πληροφορία με την πρώτη “ματιά” . Μέσω αυτού του φίλτρου είναι δυνατόν να εξειδικεύσετε αρκετά την αναζήτηση χρησιμοποιώντας το “όνομα” ή το “τηλέφωνο” της επαφής . Έτσι για παράδειγμα θέτοντας “Παπα” στο πεδίο της αναζήτησης και πατώντας το πλήκτρο “Εύρεση” κατευθύνετε την εφαρμογή να αναζητήσει και να εντοπίσει επαφές των οποίων τα τέσσερα πρώτα γράμματα του ονόματος τους ταυτίζονται με αυτά του φίλτρου π.χ. Παπαδάκη Στέλλα, αποκλείοντας έτσι τις υπόλοιπες .
Στοιχεία κλήσης
Η λίστα του “Ιστορικού κλήσεων” αποτελείται από στήλες, με την κάθε “στήλη” να προσφέρει ένα στοιχείο πληροφορίας για καθεμία “κλήση” .
- Η στήλη “Πόρος” δηλώνει ουσιαστικά τον “πόρο” που έχει πραγματοποιήσει είσοδο στην εφαρμογή. Ένας πόρος μπορεί να δει αποκλειστικά τις δικές του κλήσεις σε σχέση με τον administrator που έχει πλήρη ελευθερία στο να βλέπει τις κλήσεις όλων των πόρων .
- Ο “Τύπος κλήσης”, στην επόμενη στήλη, σας πληροφορεί για τον “τύπο” της κλήσης (αν δηλαδή θα αφορά σε εισερχόμενη, εξερχόμενη ή κλήση η οποία δεν έχει απαντηθεί) .
- Το πεδίο της “Ημερομηνίας κλήσης” σας ενημερώνει για την ημερομηνία και ώρα της κλήσης .
- Από το πεδίο του “τηλεφώνου” μπορείτε να πληροφορηθείτε τον αριθμό τηλεφώνου που δημιούργησε τον τύπο της κλήσης .
- Η “επαφή” αντιστοιχεί στην επαφή που διενεργεί την κλήση, στον καλούντα δηλαδή.
- Στη “Διάρκεια” καταγράφεται η διάρκεια μιας εισερχόμενης κλήσης αφού ουσιαστικά δηλωθεί ο τερματισμός της . Το πεδίο δηλαδή ενημερώνεται αφού ενεργοποιηθεί το πλήκτρο “τέλος κλήσης” .
- To πεδίο “Δραστηριότητα” ενημερώνεται αυτόματα από το Σύστημα, με την προϋπόθεση ότι έχουν παραμετροποιηθεί κατάλληλα τα σχετικά πεδία στη σελίδα “TAPI” των “Ρυθμίσεων CRM”.
Έτσι στη στήλη “Δραστηριότητα” του “ιστορικού κλήσεων” το σύμβολο του φακού πρακτικά δηλώνει ότι υπάρχουν δραστηριότητες εισερχόμενων ή εξερχόμενων κλήσεων οι οποίες δημιουργήθηκαν, βάσει παραμετροποίησης, από εισερχόμενες ή εξερχόμενες κλήσεις αντίστοιχα .
Ενεργοποιώντας τον φακό αποκτάτε τη δυνατότητα της άμεσης μετάβασής σας στην καρτέλα της δραστηριότητας εισερχόμενης/εξερχόμενης κλήσης .
Τη στιγμή εμφάνισης μιας εισερχόμενης κλήσης, το Galaxy CRM δημιουργεί στην οθόνη καταγραφής των κλήσεων οπτικό alert, προβάλλοντας χρωματικά την εισερχόμενη κλήση .
Όλες οι κλήσεις πριν απαντηθούν καταγράφονται ως τέτοιες στη λίστα του ιστορικού κλήσεων . Αφού απαντηθούν, θα διαπιστώσετε, ότι μετατρέπονται από αναπάντητες σε εισερχόμενες .
Η απάντηση μιας κλήσης μπορεί να γίνει είτε από την τηλεφωνική συσκευή είτε από το τηλεφωνικό panel, ενσωματωμένο στο κάτω μέρος της παρούσας οθόνης .
Σε περίπτωση που ο αριθμός τηλεφώνου που καλεί ανιχνευθεί ως επαφή τότε το Galaxy CRM γεμίζει το πεδίο “καλών” με την επαφή στην οποία αντιστοιχεί ο αριθμός .
Αν ο αριθμός που καλεί αντιστοιχεί σε περισσότερες της μιας επαφής (π.χ. μέλη μιας οικογένειας) τότε το Galaxy CRM εμφανίζει ενημερωτικό μήνυμα που σας πληροφορεί ότι για αυτόν τον αριθμό βρέθηκαν πολλαπλές επαφές .
