Παραμετροποίηση Διεταιρικών Συναλλαγών

Οι διεταιρικές συναλλαγές είναι ένας μηχανισμός, μέσω του οποίου εξασφαλίζεται η αυτόματη ανταλλαγή εμπορικών παραστατικών αγορών και πωλήσεων, μεταξύ εταιριών της βάσης δεδομένων.

Με τις διεταιρικές συναλλαγές αποτρέπονται λάθη που παρατηρούνται με τη χειροκίνητη εισαγωγή των παραστατικών μιας και η επέμβαση του χρήστη στην ανταλλαγή παραστατικών ανάμεσα στις εταιρίες του Ομίλου είναι ελάχιστη.

Σε κάθε περίπτωση η ανταλλαγή των δεδομένων μεταξύ των εταιριών γίνεται μέσω xml αρχείων τα οποία στην περίπτωση που οι εταιρείες βρίσκονται στην ίδια βάση δεδομένων μεταφέρονται αυτόματα από εταιρεία σε εταιρεία,

Οι παράμετροι για τη διενέργεια των διεταιρικών συναλλαγών καταγράφονται στο Παράμετροι διεταιρικών συναλλαγών (Βασική δομή – Όμιλος εταιριών) σε όλες τις εμπλεκόμενες εταιρίες.

Ο πίνακας που ακολουθεί περιέχει συγκεντρωμένες όλες τις εργασίες της ενότητας και τα σημεία ενεργοποίησής τους :

Όμιλος εταιριών

Αρχικά πρέπει να οριστεί ένας Όμιλος εταιριών (Βασική δομή – Όμιλος εταιριών) για να ενσωματωθούν σε αυτόν όλες οι εταιρίες που ανταλλάσσουν παραστατικά.

Παραμετροποίηση Διεταιρικών Συναλλαγών

Με την ολοκλήρωση δημιουργίας του ομίλου, στην Παραμετροποίηση διεταιρικών συναλλαγών (Βασική δομή – Όμιλος εταιριών), κάθε εταιρία πρέπει να διαθέτει έναν μοναδικό κωδικό εταιρίας ομίλου, βάσει του οποίου θα αναγνωρίζεται στον όμιλο.

Απαραίτητες προϋποθέσεις για την ομαλή λειτουργία:

• Οι εταιρίες που συναλλάσσονται πρέπει να ανήκουν υποχρεωτικά στον ίδιο όμιλο
• Σε περίπτωση παρακολούθησης περισσότερων ομίλων, κάθε εταιρία υπάγεται αποκλειστικά σε έναν όμιλο

Τα στοιχεία παραμετροποίησης καταγράφονται ανά όμιλο εταιριών για αυτό και στο πάνω τμήμα της φόρμας το πεδίο “Όμιλος εταιριών” πρέπει υποχρεωτικά να συμπληρωθεί. Ενώ στο αριστερό τμήμα εμφανίζονται οι εταιρίες σε μορφή λίστας.

Το εικονίδιο  αφορά στην εταιρία σε κοινή βάση δεδομένων με τις υπόλοιπες του ομίλου. Σε κάθε εταιρία ομίλου θα σχετιστούν οι εταιρίες που της αποστέλλουν παραστατικά και στη λίστα θα εμφανίζονται σαν να «κρέμονται» κάτω από αυτή. Οι εταιρίες αυτές είναι οι Σχετιζόμενες εταιρίες και εμφανίζονται με το εικονίδιο .

Σε κάθε εταιρία ομίλου καθορίζονται μια σειρά από Ρυθμίσεις εξαγωγής δεδομένων προς οποιαδήποτε εταιρία του ομίλου αλλά και Ρυθμίσεις εισαγωγής δεδομένων από κάθε επιμέρους εταιρία (σχετιζόμενη) προς αυτή.

Αναλυτικά τα στοιχεία της εταιρίας ομίλου:

• Ο Κωδικός κάθε εταιρίας πρέπει να είναι μοναδικός
• Τίτλος: Καταγράφεται ο κύριος τίτλος της εταιρίας ομίλου
• Συναλλασσόμενος: Κάθε εταιρία του ομίλου πρέπει να σχετίζεται με ένα συναλλασσόμενο. Αυτός θα είναι ο συναλλασσόμενος, που θα κινηθεί στη συναλλαγή είτε ως πελάτης, προμηθευτής, χρεώστης ή πιστωτής, ανάλογα την περίπτωση.Ο συναλλασσόμενος υποχρεωτικά δηλώνεται στο πεδίο “Σχετικός συναλλασσόμενος” της Εταιρίας (σελίδα Επιπλέον πληροφορίες)
• Εταιρία: Πεδίο που συμπληρώνεται αυτόματα. Είναι η εταιρία στην οποία έχει δηλωθεί ο επιλεγμένος συναλλασσόμενος ως “Σχετικός συναλλασσόμενος”
• Μητρική εταιρία: Για τη μεταφορά παραστατικών μεταξύ των εταιριών του ομίλου χρειάζεται μια από τις εμπλεκόμενες εταιρίες του ομίλου να χαρακτηριστεί ως “Μητρική”. Αυτή θα καθορίσει τη συμπεριφορά των υπολοίπων ως προς την οικονομική χρήση και κατ’ επέκταση την απεικόνιση των μεγεθών
• Email: Το email επικοινωνίας με την εταιρία

Ρυθμίσεις εξαγωγής

Για κάθε εταιρία του ομίλου δηλώνεται ο τρόπος εξαγωγής των δεδομένων από τις υπόλοιπες σχετιζόμενες εταιρίες. Στην ουσία καθορίζεται με ποιο τρόπο θα αποθηκεύονται τα δεδομένα στα αρχεία μορφής .xml που θα παραχθούν .

Ρυθμίσεις εξαγωγής πωλήσεων / Ρυθμίσεις εξαγωγής αγορών

Ορισμός του περιεχόμενου που θα έχει ο κωδικός των ειδών όταν θα εξάγονται τα παραστατικά πωλήσεων/αγορών αντίστοιχα, έτσι ώστε να γίνουν δεκτά στην εταιρία. Σε περίπτωση μη εντοπισμού του είδους, η διαδικασία δεν εκτελείται.

• Κωδικός είδους : Καθορισμός του περιεχόμενου του κωδικού του είδους στα παραστατικά. Η επιλογή γίνεται με γνώμονα τον τρόπο ενημέρωσης των κωδικών ειδών και στις δύο εταιρίες. Oι δυνατές τιμές του πεδίου που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στις διεταιρικές συναλλαγές είναι:
  • Κωδικός είδους εταιρίας : ο κωδικός είδους σε εταιρικό επίπεδο
  • Κωδικός είδους : ο υπερεταιρικός κωδικός του είδους
  • Κωδικός είδους πελάτη / προμηθευτή για πωλήσεις και αγορές αντίστοιχα, με την προϋπόθεση ότι έχουν πρωτίστως καθοριστεί οι κωδικοί πελάτη/προμηθευτή για τα είδη
  • Εναλλακτικός κωδικός είδους : εκτός από το βασικό κωδικό του είδους υπάρχει και η δυνατότητα επιλογής του εναλλακτικού κωδικού του
  • Ταυτότητα είδους στη βάση (GUID): η παράμετρος αυτή αποτελεί την καταλληλότερη λύση για την ταυτοποίηση του είδους μεταξύ των εταιριών όταν κινούνται τα ίδια είδη.
• Τύπος εναλλακτικού κωδικού είδους: ενεργοποιείται μόνο αν στον Κωδικό είδους έχει δηλωθεί “εναλλακτικός κωδικός είδους” .

Προσθήκη σχετιζόμενης εταιρίας

Για την άμεση ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ των εταιριών του ομίλου απαιτείται για κάθε εταιρία του ομίλου να δηλωθούν οι σχετιζόμενες με αυτήν εταιρίες δηλαδή από ποιες εταιρίες θα λαμβάνει δεδομένα.

Με την ενεργοποίηση του πλήκτρου “Προσθήκη σχετιζόμενης εταιρίας”, εμφανίζεται τμήμα με τίτλο “Ρυθμίσεις Εισαγωγής” για τη δήλωση των κανόνων επικοινωνίας της εταιρίας του ομίλου με τη σχετιζόμενή της. Ουσιαστικά δηλώνεται ο τρόπος με τον οποίο η εταιρία του ομίλου θα εισάγει τα δεδομένα που θα της αποστείλει η “σχετιζόμενη εταιρία”.

Ρυθμίσεις εισαγωγής (από τη σχετιζόμενη στην εταιρία ομίλου)

• Σχετιζόμενη εταιρία ομίλου: Λίστα επιλογής με τις υπόλοιπες εταιρίες του ομίλου.

Σελίδα Γενικές ρυθμίσεις

Η σελίδα των “Γενικών ρυθμίσεων” περιέχει τα δεδομένα που θα αποστέλλονται από τη Σχετιζόμενη εταιρία στην εταιρία του ομίλου. Η επιλογή θα γίνει λαμβάνοντας υπόψη τον τρόπο παρακολούθησης των ειδών στις εταιρίες. Για παράδειγμα στην εταιρία του αρχικού παραστατικού τα είδη παρακολουθούνται με παρτίδες, ενώ στην άλλη δεν υπάρχουν παρτίδες.

Πιο συγκεκριμένα μπορούν να μεταφερθούν, ενεργοποιώντας τις ομώνυμε επιλογές:

• Λήψη παρτίδων / Χαρακτηριστικών,
• Λήψη Έργων,
• Λήψη Serial Numbers,
• Λήψη Συμβάσεων : Ειδικότερα για τις συμβάσεις, η σύμβαση αγοράς της εταιρίας Α από την εταιρία Β πρέπει να έχει καταχωρισθεί ως σύμβαση πώλησης της εταιρίας Β προς την Α και να φέρει τον ίδιο κωδικό και στις δύο εταιρίες. Στη σύμβαση δε αγοράς θα εμφανίζεται η Β ως προμηθεύτρια εταιρία, ενώ στη σύμβαση πώλησης η Α θα εμφανίζεται ως εταιρία πελάτης .
• Μέθοδος αποστολής και Μέσο μεταφοράς: Επιλογή αν η μέθοδος αποστολής και το μέσο μεταφοράς του παραστατικού προορισμού θα συμπληρώνεται με την προτεινόμενη από το συναλλασσόμενο πληροφορία ή με τα στοιχεία της κίνησης.
• Διατήρηση επίσημης ημερομηνίας παραστατικού προέλευσης: Αν επιλεγεί τότε τα παραστατικά θα εισάγονται διατηρώντας την ίδια επίσημη ημερομηνία (ενημέρωσης). Αλλιώς θα λαμβάνουν την ημερομηνία εισαγωγής.
• Διατήρηση τιμών και αξιών στα ακόλουθα είδη εγγραφών: Τα παραστατικά που δημιουργούνται διατηρούν τις ποσότητες των ειδών. Με αυτή την παράμετρο προσδιορίζεται αν θα διατηρούνται και οι αξίες. Η επιλογή γίνεται σε επίπεδο Είδους παραστατικού π.χ. Παραγγελία, Τιμολόγιο κ.λπ. .

Σελίδα Ρυθμίσεις εισαγωγής είδους

Στην τρέχουσα σελίδα δηλώνεται ο τύπος του κωδικού ειδών που θα χρησιμοποιηθεί για την αντιστοίχιση των ειδών που εμπεριέχονται στο προς εισαγωγή αρχείο (ο κωδικός είδους που παραλαμβάνεται από τη X εταιρία, σε ποιο κωδικό είδους της εταιρίας θα αντιστοιχιστεί) .

Η λογική συμπλήρωσης των πεδίων είναι αντίστοιχη των σελίδων Ρυθμίσεις εξαγωγής πωλήσεων/αγορών.

Σελίδα Αντιστοίχιση τιμών

Επειδή τα πεδία των εμπλεκόμενων στις διεταιρικές συναλλαγές εταιριών δεν έχουν πάντα τις ίδιες τιμές, απαιτείται η αντιστοίχιση μεταξύ τους.

Ουσιαστικά γίνεται αντιστοίχιση των αναλυτικών στοιχείων των κινήσεων ένα προς ένα σε μορφή πίνακα. Έτσι για παράδειγμα για την αντιστοίχιση τύπου παραστατικού πώλησης σε τύπο παραστατικού αγοράς, ορίζεται αρχικά ο τύπος παραστατικού που θα έχει το παραστατικό προέλευσης (Παραληφθείς κωδικός και Περιγραφή πηγής) και να επιλεγεί ο τύπος παραστατικού που θα δημιουργηθεί.

Σε περίπτωση που κάποια τιμή αντιστοίχισης χαρακτηριστεί ως “Προκαθορισμένη” τότε αν παραληφθεί κωδικός για τον οποίο δεν έχει προηγηθεί αντιστοίχιση, αυτός αντιστοιχίζεται με την προεπιλεγμένη τιμή αντιστοίχισης .

Το Σύστημα δίνει τη δυνατότητα να μην γίνει εξ αρχής αντιστοίχιση του συνόλου των δεδομένων που μπορεί να παραληφθούν από τη σχετιζόμενη εταιρία, αφού τη στιγμή της “προεπισκόπησης” ή “εισαγωγής” της παραληφθείσας εγγραφής/παραστατικού, (από την οθόνη των διεταιρικών συναλλαγών στην εμπορική διαχείριση”) εκτελείται διαδικασία αντιστοίχισης διεταιρικών συναλλαγών η οποία εντοπίζει τις πληροφορίες που δεν μπορούν να αντιστοιχισθούν και τις παρουσιάζει προς αντιστοίχιση.

Στον πίνακα που ακολουθεί παρατίθενται όλες οι πληροφορίες που δύναται να λάβουν μέρος στην αντιστοίχιση τιμών :

Παραμετροποίηση Σεναρίου βήματος παραστατικού

Για να συμπεριληφθεί στις Διεταιρικές συναλλαγές ένα παραστατικό πρέπει υποχρεωτικά να δηλωθεί στο σενάριο του (ενέργειες βήματος), η ενέργεια Διεταιρικές συναλλαγές. Σε περίπτωση που δεν παραμετροποιηθεί το βήμα του σεναρίου του παραστατικού, το Σύστημα δεν θα προχωρήσει στη δημιουργία του ανάλογου παραστατικού ως διεταιρική συναλλαγή στην άλλη εταιρία, ακόμα και αν έχει ενεργοποιημένη τη σχετική ένδειξη της επικεφαλίδας του παραστατικού.

Να σημειωθεί ότι το βήμα με την ενέργεια Διεταιρικές Συναλλαγές πρέπει να έπεται της ενέργειας “Οριστικοποίηση”. Άλλωστε μόνο τα παραστατικά που είναι “Οριστικά” μπορούν να δημιουργήσουν τέτοιου είδους συναλλαγή.

Σημείωση : Προτείνεται η παραμετροποίηση του σεναρίου να προηγηθεί της καταχώρισης των παραστατικών, χωρίς να θεωρείται δεσμευτική η επέμβαση σε υφιστάμενα σενάρια σε επόμενο χρόνο. Αρκεί να τηρηθεί ως προϋπόθεση η ενέργεια “Διεταιρικές Συναλλαγές” να έπεται της οριστικοποίησης