Διεταιρικές Συναλλαγές

Γενικά

Το κύκλωμα των Διεταιρικών Συναλλαγών αφορά στα παραστατικά μεταξύ των εταιριών ενός ομίλου. Με τη χρήση των Διεταιρικών συναλλαγών εκτός από την αυτόματη καταχώριση των κινήσεων, τα παραστατικά αυτά διαχωρίζονται εύκολα από τα υπόλοιπα παραστατικά.

Οι Διεταιρικές συναλλαγές μπορούν να διενεργούνται μεταξύ εταιριών στην ίδια βάση είτε σε διαφορετικές. Στην περίπτωση των διαφορετικών βάσεων η επικοινωνία γίνεται με ανταλλαγή αρχείων xml.

Οι βασικές προϋποθέσεις για να θεωρηθεί ένα παραστατικό ως διεταιρική συναλλαγή είναι :

• Η κίνηση αφορά είτε σε παραστατικό πώλησης είτε σε παραστατικό αγοράς
• Ο συναλλασσόμενος του παραστατικού είναι συνδεδεμένος με μια εταιρία του ίδιου ομίλου που ανήκει και η τρέχουσα εταιρία (Εταιρία – Σελίδα Επιπλέον πληροφορίες – Σχετικός συναλλασσόμενος)

Οι εταιρίες του ομίλου παρακολουθούνται στην ίδια βάση, το αρχικό παραστατικό καταχωρίζεται και μέσω συγκεκριμένων βημάτων δημιουργείται το αντίστοιχο παραστατικό στην άλλη εταιρία. Για παράδειγμα εκδίδεται τιμολόγιο πώλησης στην μία εταιρία και δημιουργείται τιμολόγιο αγοράς στην άλλη.

Διεταιρικές συναλλαγές

Πάνελ διαχείρισης των κινήσεων μεταξύ της τρέχουσας εταιρίας (Προφίλ χρήστη) και των υπολοίπων εταιριών με τις οποίες σχετίζεται. Καλείται από Εμπορική Διαχείριση – Διεταιρικές διαδικασίες.

Εικόνα 1 Διεταιρικές συναλλαγές

Οι κινήσεις εμφανίζονται σε λίστα (δεξί τμήμα φόρμας) ανάλογα με την κατάσταση στην οποία βρίσκονται (αριστερό τμήμα).

Οι καταστάσεις εμφανίζονται χωρισμένες σε δύο μεγάλες κατηγορίες τις Εισερχόμενες συναλλαγές και τις Εξερχόμενες συναλλαγές. Στις Εισερχόμενες εμφανίζονται τα παραστατικά που οι άλλες εταιρίες του ομίλου εκδίδουν και αποστέλλουν προς την τρέχουσα εταιρία, ενώ στις Εξερχόμενες τα παραστατικά που η εταιρία εκδίδει προς τις υπόλοιπες του ομίλου.

Στη λίστα τα παραστατικά κάθε κατηγορίας εμφανίζουν αναλυτικά τα στοιχεία του αρχικού παραστατικού και του παραστατικού προορισμού (Ημερομηνία, Επωνυμία, Παραστατικό κ.λπ.) σε μια γραμμή.

Μέσω των ενεργειών “Προεπισκόπηση” και “Προεπισκόπηση αρχικού” ανοίγει η φόρμα του παραστατικού στην τρέχουσα εταιρία ή του αρχικά καταχωρισμένου στην άλλη εταιρία του ομίλου.

Κατά την προεπισκόπηση της παραληφθείσας εγγραφής, πριν ακόμα εισαχθεί ως κανονικό παραστατικό, για να μπορέσει να εμφανισθεί σωστά διενεργείται η αντιστοίχιση των στοιχείων όπως έχουν καταγραφεί στην Παραμετροποίηση Διεταιρικών Συναλλαγών. Αν εντοπιστούν στοιχεία που λείπουν, η εφαρμογή προβάλλει σχετικό μήνυμα για τη συμπλήρωσή τους.

Οι αντιστοιχίσεις που θα ορισθούν μέσω της παρούσας διαδικασίας αποθηκεύονται αυτόματα στα στοιχεία Παραμετροποίησης Διεταιρικών συναλλαγών για να είναι διαθέσιμα προς χρήση εφεξής.

Ιστορικό

Στο κάτω τμήμα της φόρμας Διεταιρικών συναλλαγών, στο Ιστορικό, γίνεται καταγραφή σχολίων και παρατηρήσεων που συνοδεύσουν τα παραστατικά. Με το πάτημα του συμβόλου “+” δημιουργείται ένα νέο σχόλιο, ενώ με το “-” το σχόλιο διαγράφεται .

Διαδικασία δημιουργίας εγγραφών

Με την καταχώριση ενός παραστατικού από μια εταιρία (αρχικό παραστατικό), εφόσον ο συναλλασσόμενος που επιλεγεί είναι συνδεδεμένος σε άλλη εταιρία του ίδιου ομίλου με την τρέχουσα, ως Σχετικός συναλλασσόμενος, ενεργοποιούνται στο παραστατικό οι ενδείξεις Διεταιρική συναλλαγή (στο κάτω μέρος παραστατικού και στη σελίδα Πληροφορίες επικεφαλίδας).

Να σημειωθεί ότι πεδίο Διεταιρική συναλλαγή (Πληροφορίες επικεφαλίδας) μπορεί να επηρεαστεί από το χρήστη μόνο στην περίπτωση που μια συναλλαγή θεωρείται από το Σύστημα ως διεταιρική. Επίσης, μεταφέρεται χωρίς δυνατότητα αλλαγής από το χρήστη στις κινήσεις που θα δημιουργηθούν από το εμπορικό παραστατικό (οικονομικές εγγραφές, λογιστικά άρθρα).

Με την καταχώριση ενός διεταιρικού παραστατικού (αρχικό παραστατικό) δεν δημιουργείται αυτόματα το αντίστοιχο παραστατικό στην άλλη εταιρία (τελικό παραστατικό). Αυτό το παραστατικό εμφανίζεται στη λίστα των Εξερχόμενων συναλλαγών με την κατάσταση Προς αποστολή.

Για να μεταβεί ένα παραστατικό στην επόμενη κατάσταση, απαιτείται να επιλεγεί (με τσεκ) από τη λίστα παραστατικών της φόρμας και να κληθεί από τις Ενέργειες η κατάλληλη ενέργεια. Τα πλήκτρα Επιλογή όλων και Αντίστροφη επιλογή μπορούν να βοηθήσουν στη μαζική επιλογή παραστατικών. Η διαδικασία είναι : επιλογή (τσεκ) και από τις “Ενέργειες” επιλογή του “Αποστολή”.

Αυτόματα στην άλλη εταιρία εμφανίζεται ένα παραστατικό με κατάσταση “Έχει παραληφθεί”. Αντίστοιχα για να δημιουργηθούν οι κινήσεις πρέπει να επιλεγεί (τσεκ) και να κληθεί από τις ενέργειες η “Εισαγωγή”.

Ανάλογα με την περίπτωση, η συναλλαγή μπορεί να περάσει σε διάφορες καταστάσεις μέσω ενεργειών. Στο appendix καταγράφονται αναλυτικά οι καταστάσεις και οι ενέργειες αυτές.

Ανάκτηση διεταιρικών συναλλαγών

Ο οδηγός αυτός σκοπό έχει να συλλέξει τα παραστατικά που αποτελούν διεταιρικές συναλλαγές, ανεξάρτητα αν έχουν χαρακτηριστεί ως τέτοιες από το χρήστη και τα οποία δεν βρίσκονται σε κατάσταση “Προς αποστολή”, π.χ. λόγω διαγραφής της διεταιρικής συναλλαγής. Η διαδικασία παρουσιάζει τα παραστατικά στο χρήστη και του δίνει τη δυνατότητα να θέσει εκ των υστέρων όσα από αυτά επιθυμεί σε κατάσταση “Προς αποστολή”, έτσι ώστε να τα αποστείλει στην συνέχεια στην εταιρεία-παραλήπτη.

Appendix

Κατάσταση συναλλαγής

Τα Διεταιρικά παραστατικά από τη στιγμή της καταχώρισης τους και μέχρι τη τελική καταχώριση στην άλλη εταιρία, περνούν από διάφορες καταστάσεις. Η σημασία της κάθε κατάστασης είναι:

Ενέργειες των Διεταιρικών συναλλαγών

Οι ενέργειες που μπορούν να πραγματοποιηθούν στις Διεταιρικές συναλλαγές αναλύονται στον παρακάτω πίνακα. Για να εφαρμοσθεί μια ενέργεια απαιτείται η επιλογή των συναλλαγών – παραστατικών (check) και να γίνει κλήση της σχετικής επιλογής από το menu Ενέργειες.