Εισαγωγή

Το “Galaxy”, μέχρι σήμερα, καλύπτει πλήρως τη διαχείριση των αποστολών ανάλογα με την οργάνωση και της ανάγκες της επιχείρησης. Μέσω της υφιστάμενης λειτουργικότητας, παρέχεται η δυνατότητα παρακολούθησης ολόκληρου του κύκλου ζωής μιας αποστολής, από τη δημιουργία της, με την ένταξη εγγραφών που προέρχονται από τις παραγγελίες, σε συνδυασμό με τα αιτήματα συλλογής έως τη διανομή και την παράδοση των παραστατικών στο πλαίσιο ενός οργανωμένου δρομολογίου. Στο πλαίσιο της διαδικασίας αυτής, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να ενημερώνεται για την κατάσταση της αποστολής (σε προγραμματισμό, σε δρομολόγηση, σε φόρτωση ή σε έναρξη αποστολής), για τις συσκευασίες που αυτή περιλαμβάνει, καθώς και για τους ελέγχους που διενεργούνται κατά την εκτέλεσή της.

Ένα νέο μοντέλο λειτουργίας οι “Άμεσες Αποστολές”, η απλούστερη διαδικασία διαχείρισης των αποστολών έρχεται να καλύψει όσες επιχειρήσεις δεν επιθυμούν να οργανώνουν τις αποστολές τους από το στάδιο της παραγγελίας και της συλλογής. Ως εκ τούτου, δεν περιλαμβάνει λειτουργίες που σχετίζονται με τη διαχείριση συσκευασιών, ούτε υποστηρίζει τους ελέγχους όγκου και βάρους των οχημάτων που παρέχονται από τη λειτουργικότητα των κλασικών αποστολών. Η λειτουργικότητα εστιάζει στην αποτελεσματική οργάνωση των παραστατικών μετά την έκδοσή τους, παρέχοντας τη δυνατότητα δημιουργίας άμεσων αποστολών, διαχείρισης των δρομολογίων, παρακολούθησης της σειράς των παραδόσεων και της εξέλιξης κάθε αποστολής έως την ολοκλήρωσή της. 

Παράλληλα, οι “Άμεσες Αποστολές” ενσωματώνουν τις απαραίτητες διαδικασίες myDATA (έναρξη διακίνησης myData για παραστατικά αποστολής), σύμφωνα με το ισχύον κανονιστικό πλαίσιο.

Μέσω του mobile app Proof of Delivery ολοκληρώνεται η παρακολούθηση μιας αποστολής καταγράφοντας όλη τη διαδικασία αποστολής από την έναρξη ως την παράδοση  Δείτε περισσότερα  στo Proof of Delivery .

Παραμετροποίηση

Σενάριο αποστολής

Σε κάθε σενάριο αποστολής πρέπει να ενεργοποιήσετε την ένδειξη “Άμεση Αποστολή” ώστε να γίνεται αντιληπτό ότι πρόκειται για άμεση αποστολή όπου τα εκθοδέντα παρασταττικά οργανώνονται σε μια αποστολή (χωρίς τις διαδικασίες των συσκευασίών) και ο χρήστης μπορεί να παρακολουθήσει τη διαδικασία της παράδοσης και να δρομολογήσει τα των παραδόσεων.

Να ορίσετε τον κωδικό και την περιγραφή αποστολής, την εταιρία σεναρίου αποστολής και το υποκατάστημα ή τα υποκαταστήματα που αφορά.

Εξίσου σημαντικό θεωρείται και ο ορισμός της αποθήκης έναρξης από την οποία θα γίνει η έναρξη της αποστολής καθώς και διάφορες άλλες ρυθμίσεις που αφορούν στη διεξαγωγή ελέγχων, στο μέσο χρόνο παράδοσης που απαιτείται για κάθε παράδοση, στη δέσμευση των πόρων (τον οδηγό αποστολής – πόρος του CRM) που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας αποστολής κ.λπ. .

Δημιουργία άμεσης αποστολής

Στάδιο σε προγραμματισμό

Κάθε αποστολή ξεκινά με το στάδιο του προγραμματισμού . Κατά τη δημιουργία της αποστολής ορίζονται ως ελάχιστα στοιχεία, ο κωδικός της, το σενάριο και η ημερομηνία αποστολής.

Με την επιλογή του σεναρίου, η εφαρμογή συμπληρώνει αυτόματα τα πεδία που έχουν οριστεί σε αυτό, την εταιρία, το υποκατάστημα ή τα υποκαταστήματα, την αποθήκη έναρξης .

Προσδιορίζετε το δρομολόγιο που θα εκτελέσει την αποστολή. Τα δρομολόγια αποστολής μπορεί να είναι συγκεκριμένα (ως τέτοια θα μπορούσαν να αφορούν σε συγκεκριμένες γεωγραφικές περιοχές π.χ. Δυτικής Αττικής) ή να είναι ένα γενικό δρομολόγιο, ικανό να περιλάβει τα παραστατικά επιλογής σας (όταν ΔΕΝ θέλετε να παρακολουθήσετε περιοχές δρομολογίων).

Επιλέγετε τα παραστατικά που θα συμμετέχουν στο δρομολόγιο (πατώντας πάνω στο “Επιλογή παρ/κών”) .

Με την επιλογή τους, δημιουργείται η αποστολή.

Ορίζετε τον οδηγό που θα αναλάβει το δρομολόγιο και το μέσο μεταφοράς που θα εκτελέσει την αποστολή.

Στάδιο σε δρομολόγηση

Εκτελώντας την επιλογή “Μεταφορά σε επόμενο βήμα”,

η εφαρμογή σας ενημερώνει για τη δέσμευση των πόρων και η αποστολή μεταβαίνει σε επόμενο στάδιο, στο στάδιο της δρομολόγησης.

Υπολογισμός βέλτιστης διαδρομής

Αφού η αποστολή βρίσκεται στο στάδιο της δρομολόγησης μπορεί ο χρήστης να ζητήσει να του προταθεί η βέλτιστη διαδρομή του δρομολογίου.

Η εφαρμογή εντοπίζει τα σημεία παράδοσης και υπολογίζει τη βέλτιστη διαδρομή με τη χρήση των χαρτών της Google.

Επιλέγοντας “Apply routing”, η εφαρμογή :

• Ταξινομεί τις εγγραφές στις γραμμές της οθόνης “Αποστολής” σύμφωνα με τα σημεία παράδοσης (ταξινόμηση σειράς παράδοσης με βάση τον χάρτη)
• Υπολογίζει το συνολικό χρόνο αποστολής που θα απαιτηθεί για την ολοκλήρωση της αποστολής και μια εκτιμώμενη ώρα λήξης του δρομολογίου

Στάδιο σε φόρτωση

Για να περάσει η αποστολή στο στάδιο της φόρτωσης πρέπει να είναι σε δρομολόγηση,

Επιλέγοντας “Μετάβαση σε επόμενο βήμα” (από τη λίστα ενεργειών της αποστολής), η αποστολή μεταβαίνει σε διαδικασία φόρτωσης.

Εκτύπωση κατάστασης φόρτωσης

Σημαντικά πληροφοριακά στοιχεία (σημεία παραδόσεων, οδηγός αποστολής, μεταφορικό μέσο, μεταφορέας κ.λπ.) για την αποστολή μπορείτε να αντλήσετε από την “Εκτύπωση κατάστασης φόρτωσης”.

Έναρξη αποστολής

Μεταβαίνοντας στο επόμενο βήμα (μετά τη φόρτωση όλων των γραμμών της αποστολής), εκτελείται η “Έναρξη αποστολής”. Η εφαρμογή, αν υπάρχουν παραστατικά που έχουν διαβιβαστεί στην ΑΑΔΕ και αφορούν σε διακίνηση, απευθύνει ερώτηση στο χρήστη αν θέλει να εκτελεστεί η “Έναρξη διακίνησης myData”.

Απαντώντας “ΝΑΙ” στη σχετική ερώτηση ,

εμφανίζεται η οθόνη “Μεταφορά” για τον ορισμό των στοιχείων μεταφοράς. Έρχονται προτεινόμενα, (έχουν οριστεί στην αποστολή), το είδος μεταφορικού μέσου που θα χρησιμοποιηθεί και ο αριθμός πινακίδας του μεταφορικού μέσου.

Ο ΑΦΜ μεταφορέα συμπληρώνεται στην περίπτωση που η έναρξη διακίνησης θα γίνει από την εταιρία για λογαριασμό κάποιου τρίτου (μεταφορέα).

Έναρξη διακίνησης

Η εργασία αυτή μπορεί να εκτελεστεί οποιαδήποτε στιγμή (σε επόμενο χρόνο) επιλέγοντας “Έναρξη διακίνησης”, μέσα τις “Ενέργειες” του ενεργού παραθύρου .

Mobile διαχείριση παραδόσεων

Από τη στιγμή που πραγματοποιείται η έναρξη της αποστολής και εφόσον το module “Proof of Delivery” είναι ενεργό, η αποστολή καθίσταται διαθέσιμη στα ασύρματα τερματικά για τη διαχείριση των παραδόσεων, την εκκίνηση και την παρακολούθηση της διαδικασίας της παράδοσης (σημεία που πρέπει να εξυπηρετήσει ο οδηγός, ώρα παράδοσης κ.ά.) καθώς και την ενημέρωση της εξέλιξης κάθε παράδοσης.

Σχετικά άρθρα

Διαχείριση Αποστολών

Ο όρος της αποστολής χρησιμοποιείται με την έννοια της “αναχώρησης” ενός συνόλου αιτημάτων συλλογής με ένα αυτοκίνητο - φορτηγό για την παράδοσή τους στους πελάτες της εταιρίας ή πρακτορεία.

Για τις παραδόσεις των παραγγελιών στις διευθύνσεις παραδόσεων χρησιμοποιούνται φορτηγά οχήματα και οδηγοί. Τα δρομολόγια παράδοσης μπορεί να εκτελούνται σε καθημερινή βάση σε συγκεκριμένες ή “μη” περιοχές. Σε κάθε δρομολόγιο υπάρχει η δυνατότητα παρακολούθησης των παραγγελιών που εντάσσονται σε αυτό, των περιοχών που κινούνται τα δρομολόγια, ενώ μέσα από τους γεωγραφικούς χάρτες (Google) προσδιορίζονται οι κατευθύνσεις πορείας, οι καλύτερες διαδρομές που θα ακολουθήσουν τα φορτηγά, καταγράφεται η διαδικασία της φόρτωσης (με δυνατότητα καταγραφής των συσκευασιών) και ξεκινάει η αποστολή.

Δείτε σχετικά εδώ

GalaxyMobile– Proof of delivery

Το “Proof of delivery”, είναι μια νέα εφαρμογή στην πλατφόρμα “Galaxy Mobile”, ιδανική για την παρακολούθηση και εκτέλεση των εργασιών παράδοσης αποστολών από οδηγούς της εταιρίας στα υποκαταστήματα των πελατών.

Η λειτουργικότητα βασίζεται σε Δραστηριότητες του “CRM” που δημιουργούνται αυτόματα μέσα από το κύκλωμα των “Αποστολών” της “Εμπορικής διαχείρισης”, επιτρέποντας ταυτόχρονα την αυτόνομη λειτουργία χωρίς την παραπάνω διασύνδεση.

Δείτε σχετικά εδώ