Εισαγωγή

Ο όρος της αποστολής χρησιμοποιείται εδώ με την έννοια της “αναχώρησης” ενός συνόλου αιτημάτων συλλογής με ένα αυτοκίνητο-φορτηγό για την παράδοσή τους στους πελάτες της εταιρίας ή πρακτορεία.

Για τις παραδόσεις των παραγγελιών στις διευθύνσεις παράδοσεων χρησιμοποιούνται φορτηγά οχήματα και οδηγοί. Τα δρομολόγια παράδοσης μπορεί να εκτελούνται σε καθημερινή βάση σε συγκεκριμένες ή “μη” περιοχές. Σε κάθε δρομολόγιο υπάρχει η δυνατότητα παρακολούθησης των παραγγελιών που εντάσσονται σε αυτό, των περιοχών που κινούνται τα δρομολόγια, ενώ μέσα από τους γεωγραφικούς χάρτες (Google) προσδιορίζονται οι κατευθύνσεις πορείας, οι καλύτερες διαδρομές που θα ακολουθήσουν τα φορτηγά, καταγράφεται η διαδικασία της φόρτωσης (με δυνατότητα καταγραφής των συσκευασιών) και ξεκινάει η αποστολή.

Η εφαρμογή παρακολουθεί τις καταστάσεις μιας αποστολής σε προγραμματισμό, σε δρομολόγηση, σε φόρτωση ή σε έναρξη αποστολής, και παρέχει πληροφορίες για την κατάσταση του κάθε αιτήματος.

Κάθε αποστολή ξεκινά με το στάδιο του προγραμματισμού . Κατά τη δημιουργία της αποστολής μπορεί να οριστούν ως ελάχιστες πληροφορίες, ο κωδικός της, το σενάριο και η ημερομηνία αποστολής ή και να δηλωθούν προαιρετικά και άλλα στοιχεία όπως το δρομολόγιο, ο οδηγός και το μέσο μεταφοράς. Στο στάδιο αυτό επιλέγονται αιτήματα συλλογής που θα ενταχθούν στην αποστολή τα οποία μπορεί να είναι σε οποιαδήποτε κατάσταση (εκτός του ακυρωμένου) εξασφαλίζοντας μια συγκεντρωτική εικόνα για την αποστολή .

Το δεύτερο στάδιο αποτελεί η δρομολόγηση, διαδικασία στην οποία ορίζεται υποχρεωτικά το δρομολόγιο, το μέσο μεταφοράς και ο οδηγός. Η εφαρμογή εμφανίζει στοιχεία όγκου και βάρους των αιτημάτων, διενεργεί ενέργειες ελέγχου περιοχών δρομολογίου, διαθεσιμότητα οχήματος και οδηγού (αν υπάρχει άλλη δρομολογημένη αποστολή για την ίδια ημέρα για τον ίδιο οδηγό και αυτοκίνητο). Στο στάδιο αυτό γίνεται και η ταξινόμηση των παραδόσεων δηλαδή ποιο αίτημα θα παραδοθεί πρώτο, δεύτερο κ.ο.κ. με τη χρήση των “google maps” (αναζήτηση βέλτιστης διαδρομής).

Το τρίτο στάδιο αποτελεί η διαδικασία Φόρτωσης . Το στάδιο αυτό είναι ένα ενδιάμεσο προαιρετικό στάδιο και αφορά στη διαδικασία φόρτωσης των “αιτημάτων συλλογής” στα φορτηγά. Μέσω μίας λίστας φόρτωσης ο οδηγός επιβεβαιώνει ότι φόρτωσε τα είδη στο φορτηγό. Η επιβεβαίωση γίνεται είτε από το τερματικό Galaxy σε επίπεδο αιτήματος είτε από Mobile application (Stock control , WM-Τερματικό). Όταν το αίτημα συλλογής περιέχει συσκευασίες ή παλέτες η ενημέρωση της φόρτωσης μπορεί υλοποιηθεί σε επίπεδο συσκευασίας ή παλέτας ή χωρίς καταγραφή συσκευασιών.

Έναρξη αποστολής – προς παράδοση είναι το τελευταίο στάδιο, η διαχείριση της αποστολής ολοκληρώθηκε, όλα τα αιτήματα είναι τιμολογημένα και φορτωμένα και σηματοδοτεί ότι το φορτηγό ξεκίνησε την παράδοση.

Η διαδικασία proof of delivery είναι ένα ανεξάρτητο Process το οποίο θα καλυφθεί σε επόμενη έκδοση.

Δημιουργία αποστολής

Στάδιο σε προγραμματισμό

Η δημιουργία μιας αποστολής στο στάδιο του προγραμματισμού απαιτεί :

Σενάριο αποστολής

• Το σενάριο αποστολής καθορίζει τη ροή εκτέλεσης μίας αποστολής, τους πιθανούς ελέγχους σε κάθε στάδιο της αποστολής, τα κριτήρια επιλογής αιτημάτων συλλογής για αποστολή. Σε κάθε σενάριο ορίζεται η εταιρία, το υποκατάστημα/υποκαταστήματα και οι αποθήκες που αφορά, οι έλεγχοι που εκτελούνται σε κάθε στάδιο (δείτε εδώ την παραμετροποίηση σεναρίου αποστολής)

και

Βασικά στοιχεία αποστολής

• Καθορίζονται ως ελάχιστες πληροφορίες, ο κωδικός αποστολής, η ημερομηνία έναρξης.

Σημείωση : Η περιγραφή της αποστολής τίθεται αυτόματα από το συνδυασμό των πεδίων: του δρομολογίου (προαιρετικό πεδίο σε αυτό το στάδιο) και της ημερομηνίας έναρξης (με δυνατότητα τροποποίησης αν χρειαστεί).

Επιπλέον,

• οι τιμές των υποχρεωτικών προς συμπλήρωση πεδίων “Εταιρία” και “Υποκατάστημα” προκύπτουν από το Σενάριο αποστολής, ενώ,
• η τιμή του πεδίου “Αποθήκες”, προτείνεται εφόσον έχει οριστεί στην παραμετροποίηση του Σεναρίου

Επιλογή αιτημάτων συλλογής στην αποστολή

Μετά τη συμπλήρωση των βασικών για τη δημιουργία της αποστολής στοιχείων, το επόμενο βήμα είναι η επιλογή των αιτημάτων συλλογής που θα ενταχθούν στην αποστολή (των παραγγελιών δηλαδή που έχουν δημιουργήσει αίτημα για να συλλεγεί στην αποθήκη).

Κατά την επιλογή των αιτημάτων, αν έχουν οριστεί σε αυτό το στάδιο και τα προαιρετιά πεδία (το δρομολόγιο, ο οδηγός, το μέσο μεταφοράς, η μέθοδος αποστολής και ο μεταφορέας), αυτά θα λειτουργήσουν ως φίλτρα επιλογής των αιτημάτων συλλογής.

Η λίστα αιτημάτων συλλογής θα προτείνει δηλαδή αιτήματα σύμφωνα με τα επιλεγμένα στο header της αποστολής στοιχεία και ο χρήστης θα μπορεί να επιλέξει (μαζικά) όσα θέλει να εντάξει στην αποστολή .

Διαφορετικά, μπορείτε να επιλέξετε :

• καθαρισμό όσων κριτηρίων έχουν μεταφερθεί από την αποστολή και να ορίσετε το δικό σας συνδυασμό κριτηρίων (π.χ. εμφάνιση όσων ανήκουν σε συγκεκριμένο δρομολόγιο και έχουν συγκεκριμένη μέθοδο αποστολής) ή
• καθαρισμό όλων ανεξαιρέτως των κριτηρίων και να εμφανίσετε όλα τα αιτήματα (τα οποία ΔΕΝ έχουν όμως ενταχθεί σε κάποια άλλη αποστολή).

Η λίστα αιτημάτων προβάλλει πληροφορίες για το status του αιτήματος, αν είναι σε εκκρεμότητα, σε συσκευασία, αν έχει ολοκληρωθεί, το σχετικό παραστατικό της παραγγελίας, τον πελάτη, αν η παραγγελία εντάσσεται σε δρομολόγιο, ποια είναι τα δρομολόγια, στοιχεία μεθόδου αποστολής κ.λπ. .

Οι πληροφορίες της λίστας προκύπτουν

Κάθε αίτημα συλλογής έχει προέλθει από παραγγελία,

στα “Στοιχεία αποστολής” της οποίας έχουν δηλωθεί όλες οι σχετικές πληροφορίες που μεταφέρονται στη Λίστα των αιτημάτων .

Τα αιτήματα συλλογής εισάγονται (σε αυτό το στάδιο) μέσα στην αποστολή με τον περιορισμό ότι ΔΕΝ είναι συνδεδεμένα με άλλη αποστολή, δεν είναι σε κατάσταση ολοκληρωμένα ή ακυρωμένα και με τα ίδια στοιχεία (υποκατάστημα, αποθήκες και δρομολόγιο, πρακτορείο μέθοδος αποστολής – αν έχουν οριστεί στην αποστολή).

Προϋπόθεση για την επιλογή των αιτημάτων σε μία αποστολή είναι η μέθοδος αποστολής που έχει οριστεί στην παραγγελία να συμμετέχει στις αποστολές.

Αν σε αυτό το στάδιο ενεργοποιήσετε “Μεταφορά σε επόμενο βήμα” (Δρομολόγηση) αλλά ΔΕΝ έχετε συμπληρώσει τα απαιτητά πεδία, της αποθήκης έναρξης, του δρομολογίου, του οδηγού και του μέσου μεταφοράς,

η εφαρμογή θα εμφανίσει σχετικό μήνυμα λάθους ότι η αποστολή δεν μπορεί να περάσει σε φάση δρομολόγησης :

Στάδιο σε δρομολόγηση

Για ξεκινήσει η δρομολόγηση πρέπει να οριστεί, το δρομολόγιο (δείτε σχετικά εδώ) ο οδηγός (δείτε σχετικά εδώ) και το μέσο μεταφοράς (δείτε σχετικά εδώ) που θα χρησιμοποιηθεί (εφόσον δεν προκύπτουν από το δρομολόγιο).

Επιλέγοντας “Μεταφορά σε επόμενο βήμα” η αποστολή αποθηκεύεται και μεταβαίνει σε επόμενο στάδιο, σε αυτό της δρομολόγησης.

Σε αυτό το στάδιο μπορείτε :

• να ενημερωθείτε για την κατάσταση των αιτημάτων, (αν έχουν συλλεγεί, αν είναι σε συσκευασία, αν έχει ολοκληρωθεί η παλετοποίηση)
• να διασφαλίσετε ότι τα επιλεγμένα είδη χωράνε στο φορτηγό, (έλεγχοι όγκου και βάρους συσκευασιών με βάση το φορτηγό που έχει επιλεγεί) – εφόσον το προβλέπει η παραμετροποίηση του σεναρίου αποστολής
• να πραγματοποιήσετε ελέγχους κατά πόσο τα αιτήματα ανήκουν στις περιοχές που εξυπηρετεί το δρομολόγιο
• να ορίσετε τη σειρά παράδοσης των αιτημάτων συλλογής

Σημείωση : Στο στάδιο αυτό ΔΕΝ επιτρέπεται η προσθήκη νέων αιτημάτων συλλογής

Υπολογισμός βέλτιστης διαδρομής

Μπορείτε να ζητήσετε τον υπολογισμό της βέλτιστης διαδρομής (σημεία, σειρά και χρόνο παράδοσης).

Η εφαρμογή εντοπίζει τα σημεία παράδοσης (διευθύνσεις παράδοσης των παραγγελιών - αν η διεύθυνση δεν αφορά σε πρακτορείο παράδοσης) και διενεργεί υπολογισμό της βέλτιστης διαδρομής με τη χρήση των χαρτών της Google.

Σημείωση : Απαραίτητα προϋπόθεση για τη λειτουργία της βέλτιστης διαδρομής αποτελεί η ενεργοποίηση των αντίστοιχων Google Maps API Services.

Παραμετροποίηση στις ρυθμίσεις εγκατάστασης της εφαρμογής

H ενεργοποίηση της λειτουργικότητας για τη χρήση χαρτών (εμφάνιση χάρτη και βέλτιστων διαδρομών παράδοσης) γίνεται ενημερώνοντας σωστά το πεδίο Google API key στη σελίδα “API Χαρτών” στις “Ρυθμίσεις εγκατάστασης” της εφαρμογής.

Το Google API key, αφορά στη λήψη συντεταγμένων από τη διεύθυνση του πελάτη, ενώ η παράμετρος “Συντεταγμένες GPS” στις διευθύνσεις (υποκαταστήματος) πελατών στη λήψη γεωχωρικών πληροφοριών .

Με βάση τα στοιχεία παραδόσεων προτείνεται η βέλτιστη διαδρομή. Δημιουργούνται πέντε δ/νσεις οι οποίες συμμετέχουν στην αποστολή (σύμφωνα με το παράδειγμά μας). Ως αφετηρία της διαδρομής (σημείο Α στο χάρτη) ορίζεται η διεύθυνση του χώρου έναρξης αποστολής και στη συνέχεια τόσα σημεία – δ/νσεις όσες είναι και οι δ/νσεις παραδόσεων (δ/νση αποστολής αιτήματος ή δ/νση μεταφορέα-πρακτορείου).

Μετά το σχεδιασμό της βέλτιστης διαδρομής, διαμορφώνεται ανάλογα και η σειρά εκτέλεσης των αιτημάτων στο grid των αποστολών.

Φυσικά μπορείτε να παρέμβετε στο σχεδιασμό της βέλτιστης διαδρομής παράδοσης αλλάζοντας τη σειρά (πρώτα Ν. Ιωνία, μετά Κηφισίας, Μαρούσι, Χαλάνδρι κ.λπ.). Η αλλαγή αυτή, γίνεται με τα πλήκτρα ενολών “Μετακίνηση πάνω” και “Μετακίνηση κάτω”.

Ενεργοποιώντας “Λήψη οδηγιών” και “Apply routing” αλλάζει και σειρά των αιτημάτων συλλογής στο grid των αποστολών.

Σημείωση : Η σειρά των παραδόσεων είναι σημαντική γιατί όταν ο οδηγός πάρει στα χέρια του την κατάσταση φόρτωσης για το ποιες παραγγελίες πρέπει να φορτωθούν στο φορτηγό, η σειρά φόρτωσης είναι αντίστροφης ταξινόμησης από τη σειρά παράδοσης, ώστε αυτά που θα παραδοθούν τελευταία να τοποθετηθούν πίσω στο φορτηγό.

Έλεγχος δρομολογίου

Ενδεχομένως να υπάρξουν περιπτώσεις που ενώ το δρομολόγιο καλύπτει συγκεκριμένες περιοχές, να επιλεγούν από λάθος παραγγελίες και άλλων περιοχών. Ο έλεγχος δρομολογίου γίνεται για να διαπιστωθεί αν τα αιτήματα συλλογής ανήκουν στις περιοχές που ορίζει το δρομολόγιο.

Κατά την εκτέλεση αυτής της εργασίας θα ερωτηθείτε αν θέλετε να γίνει υπολογισμός των συντεταγμένων. Απαντώντας “Ναι” στο μήνυμα, η εφαρμογή θα επιχειρήσει να βρει τις συντεταγμένες με βάση τα στοιχεία διεύθυνσης αποστολής (οδό, αριθμό, πόλη) της παραγγελίας.

Αν για παράδειγμα, στο grid των αιτημάτων συλλογής εισάγετε ένα ακόμα αίτημα που δεν ανήκει στο δρομολόγιο (π.χ. τον πελάτη στην περιοχή Μελίσσια) και ζητήσετε έλεγχο δρομολογίου θα εμφανιστεί σχετικό μήνυμα ότι η περιοχή αυτή δεν ανήκει στο δρομολόγιο της αποστολής (π.χ. Μαρούσι-Χαλάνδρι-Κηφισιά). Αν ο τύπος του ελέγχου είναι προειδοποιητικός θα επιτραπεί η μετάβαση σε επόμενο στάδιο, αλλιώς, αν είναι απαγορευτικός θα απαγορευτεί η μετάβαση σε επόμενο στάδιο.

Εμφάνιση διαδρομής σε χάρτη

Η εργασία θα σας δώσει την πορεία δρομολόγησης τηρώντας τη σειρά που έχει οριστεί στην αποστολή (αυτό σημαίνει ότι δεν θα προχωρήσει στον εκ νέου υπολογισμό της βέλτιστης διαδρομής αλλά θα σεβαστεί τη σειρά που έχει οριστεί στην αποστολή) και με βάση αυτή θα εμφανίσει τις οδηγίες του δρομολογίου.

Η εφαρμογή θα υπολογίσει και το συνολικό χρόνο αποστολής (01:10) και την εκτιμώμενη ώρα λήξης του δρομολογίου (10:10 π.μ.) με βάση την ώρα έναρξης του δρομολογίου (9:00 π.μ.). Ο υπολογισμός προκύπτει σύμφωνα με το χρόνο μετάβασης από σημείο προς σημείο παράδοσης (από τη διεύθυνση του πρώτου πελάτη στη διεύθυνση του δεύτερου κ.ο.κ.) και το χρόνο που χρειάζεται για κάθε παράδοση (10 λεπτά που είχε οριστεί ως νεκρός χρόνος για την κάθε παράδοση).

Η ώρα έναρξης/λήξης αντιστοιχεί στο ωράριο του δρομολογίου (9:00 π.μ. – 7:00 μ.μ.)

Στάδιο σε φόρτωση

Για να περάσει η αποστολή στο στάδιο της φόρτωσης πρέπει να είναι σε δρομολόγηση, (να έχει εκτελεστεί ο έλεγχος δρομολογίου και να έχει υπολογιστεί η βέλτιστη διαδρομή), και τα αιτήματα συλλογής να έχουν ολοκληρωθεί ως προς τη συλλογή – συσκευασία – παλετοποίηση.

Επιλέγοντας “Μετάβαση σε επόμενο βήμα” (από τις ενέργειες της απστολής),

η εφαρμογή εκτελεί, σύμφωνα με την παραμετροποίηση του σεναρίου αποστολής, μια σειρά από ελέγχους που αφορούν στις περιοχές δρομολογίου, στο βάρος και όγκο των αιτημάτων, στην έκδοση των παραστατικών διακίνησης. Με βάση τον τύπο του ελέγχου (προειδοποιητικός, απαγορευτικός) ο χρήστης ενεργεί ανάλογα (π.χ. τροποποιεί τα αιτήματα συλλογής και τα μεταφέρει ενδεχομένως σε άλλη αποστολή ή απλά τα εξαιρεί από την αποστολή).

Αν από τον έλεγχο προκύψει ότι ΔΕΝ έχουν εκδοθεί τα συνοδευτικά παραστατικά η εφαρμογή θα εμφανίσει σχετικό μήνυμα (η αποστολή πρόκειται να μεταβεί σε στάδιο φόρτωσης, εντούτοις τα συνοδευτικά παραστατικά ΔΕΝ έχουν εκδοθεί) :

• απαγορευτικό

• προειδοποιητικό

Γραμμές φόρτωσης

Αν το σενάριο αποστολής προβλέπει για την έκδοση παραστατικών την εμφάνιση σχετικής προειδοποίησης, ενεργοποιώντας ΟΚ (στο προειδοποιητικό μήνυμα), ανοίγει η οθόνη “Γραμμές φορτώσεων” στην οποία προβάλλονται οι προς φόρτωση συσκευασίες/παλέτες στο φορτηγό, ανά σημείο παράδοσης.

Στο πρώτο σημείο παράδοσης (Λ. Κηφισίας), σύμφωνα με την εικόνα, πρέπει να παραδοθούν οι συσκευασίες “141” και “142”, στο δεύτερο σημείο (Μαρούσι) να παραδοθεί μια παλέτα με δύο κιβώτια το “143” και το “144” (έχουν επιβεβαιωθεί και τα δύο κιβώτια) και στο τρίτο (Μαρούσι) να παραδοθεί μια παλέτα με δύο κιβώτια το “145” και το “146”.

Για την επιβεβαίωση φόρτωσης μπορείτε να πατήσετε σε κάθε σημείο παράδοσης (Λ. Κηφισίας, Μαρούσι, Μαρούσι) και να επιλέξετε “Φορτώθηκε” ή εναλλακτικά να επιλέξετε κάθε συσκευασία /παλέτα και να θέσετε την ένδειξη.

Εκτύπωση κατάστασης φόρτωσης

Με την “Εκτύπωση κατάστασης φόρτωσης” (από τις “Ενέργειες” της “Αποστολής”) ο οδηγός έχει στα χέρια του την κατάσταση φόρτωσης και επιβεβαίωσης φόρτωσης, με τα στοιχεία των παραδόσεων ανά σημείο παράδοσης (κωδικός αποστολής, κωδικός διαδρομής, ημερομηνία αποστολής, οδηγός (που θα διεκπεραιώσει την αποστολή), μεταφορικό μέσο, μεταφορέας, αιτήματα συλλογής – παλέτες, συσκευασίες, αριθμός κάθε αιτήματος, σημείο προορισμού).

: η σειρά φόρτωσης είναι αντίστροφης ταξινόμησης από τη σειρά παράδοσης, ώστε αυτά που θα παραδοθούν τελευταία να πάνε πίσω στο φορτηγό.

Τρόποι Επιβεβαίωσης φόρτωσης

Η επιβεβαίωση μιας φόρτωσης μπορεί να γίνει με δύο τρόπους :

• είτε από το σταθμό εργασίας όπου ο χρήστης επιβεβαιώνει σε επίπεδο παλέτας ή συσκευασίας ποιες συσκευασίες, παλέτες φορτώθηκαν τσεκάρωντας τη σχετική ένδειξη στην οθόνη των Γραμμών φορτώσεων
• είτε από φορητά τερματικά με την Galaxy Moblie εφαρμογή RF – τερματικά ή Stock control για επιχειρήσεις που δεν υπάρχει ενεργοποίηση WMS (μέσω της διαδικασίας της φόρτωσης των αποστολών)

Έναρξη αποστολής

Με την ολοκλήρωση της επιβεβαίωσης φόρτωσης και εφόσον όλες οι γραμμές φόρτωσης έχουν φορτωθεί η αποστολή μεταφέρεται στο τελευταίο βήμα της στην “Έναρξη αποστολής”. Η εφαρμογή κλείνει την αποστολή και θεωρεί ότι τα εμπορεύματα έχουν αναχωρήσει. Στο στάδιο αυτό διενεργείται έλεγχος για το αν έχουν εκδοθεί τα σχετικά συνοδευτικά παραστατικά.

Μαζική δημιουργία αποστολών

Η λειτουργία της μαζικής δημιουργίας αποστολών δημιουργεί αποστολές για μία εταιρία και ένα σενάριο αποστολής λαμβάνοντας υπόψη τα δρομολόγια που έχουν οριστεί (ημέρες δρομολογίου ορισμένες στην παραμετροποίηση του δρομολογίου). Η διαδικασία εξυπηρετεί όσες επιχειρήσεις εκτελούν προγραμματισμένα σε ημέρες της εβδομάδας δρομολόγια .

Εκτελείται μέσω σχετικού οδηγού που καλείται από το μενού των “Αποστολών” της “Εμπορικής διαχείρισης”.

Στην πρώτη οθόνη του οδηγού επιλέγετε τα κριτήρια για τις αποστολές που θα δημιουργηθούν, το υποκατάστημα, το σενάριο αποστολής και τις ημερομηνίες (έναρξης και τέλους)

Στη δεύτερη οθόνη εμφανίζεται το αποτέλεσμα των επιλογών σας, οι αποστολές που θα δημιουργηθούν

βάσει των δρομολογίων που έχουν οριστεί .

Ο προσδιορισμός των ημερών γίνεται είτε βάσει των ορισμένων ημερών που εκτελείται το δρομολόγιο είτε από το ημερολόγιο που έχει οριστεί στο υπκ/μα της εταιρίας όταν το δρομολόγιο δεν έχει καθορισμένες ημέρες.

Επιλέγετε τη δημιουργία

• είτε όλων (θέτοντας ένδειξη στο σχετικό πλαίσιο) ή

• είτε των επιλεγμένων

Με “Τέλος” δημιουργούνται οι αποστολές .

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Προϋπόθεση αποτελεί ο ορισμός μάσκας κωδικού ώστε ο κωδικός της αποστολής να προτείνεται αυτόματα.

Νέα προβολή στα αιτήματα συλλογής

Δημιουργία νέας προβολής “Λίστα αιτήσεων συλλογής” (Αίτηση συλλογής|Εμπορική διαχείριση) για τις αναζητήσεις των αποστολών με τα αιτήματα συλλογής τους. Στα φίλτρα της προβολής, μπορείτε, επιλέγοντας μια αποστολή (έστω π.χ. την αποστολή με κωδικό 000032), να εμφανίσετε στη λίστα τα αιτήματα που εντάσσονται σε αυτή και να αντλήσετε πληροφορίες για την “κατάσταση” των αιτημάτων (έχουν ολοκληρωθεί, προς τιμολόγηση), την “κατάσταση” της αποστολής (σε φόρτωση), την ημερομηνία έναρξης της αποστολής, τις διευθύνσεις παράδοσης των αιτημάτων συλλογής κ.λπ. .

Επιλέγοντας τα αιτήματα μπορείτε να ζητήσετε από τις “ενέργειες” της προβολής τη μεταφορά τους σε επόμενο βήμα,

το μετασχηματισμό τους δηλαδή σε επιτρεπτά παραστατικά (Δελτία Αποστολής – Τ.ΔΑ)

Πλάνο αποστολών

Το πλάνο αποστολών αποτελεί ένα εξειδικευμένο εργαλείο μαζικής αποτύπωσης και διαχείρισης των αποστολών σε ημερολόγιο ή σε kanban board. Χρησιμοποιώντας το, τα δεδομένα των αποστολών οπτικοποιούνται ανά ημέρα, κατάσταση, οδηγό, μεταφορικό μέσο, δρομολόγιο κ.ά.

Εμφάνιση αποστολών σε Πίνακα Kanban

Ένα πλάνο αποστολών ενσωματώνει στο αριστερό τμήμα του ένα φίλτρο για την αναζήτηση της ζητούμενης πληροφορίας. Βάσει των επιλεγμένων κριτηρίων (ημερομηνιακό κριτήριο, τύπος πόρου, σενάριο, κατάσταση αποστολής, οδηγός, δρομολόγιο κ.λπ.) εμφανίζονται στο δεξί τμήμα του πλάνου (πατώντας Εφαρμογή) κάρτες με πληροφορίες που αφορούν στις αποστολές.

Οι εμφανιζόμενες στο πλάνο αποστολές μπορούν να αποτυπωθούν με μεγάλη ευκολία :

• ανά κατάσταση, εμφανίζεται η κατάσταση κάθε αποστολής (π.χ. η αποστολή “33” βρίσκεται σε προγραμματισμό, η “31” και “34” σε δρομολόγηση, η “32” σε φόρτωση, ενώ στην έναρξη αποστολής δεν έχει μεταβεί καμιά αποστολή)

Τύπος ομάδας

• αν επιλεγεί ανά ημερομηνία, το πλάνο εμφανίζει τις αποστολές σύμφωνα με το ημερομηνιακό διάστημα του φίλτρου

• αν επιλεγεί ανά πόρο, πρέπει να δηλωθεί ο “τύπος πόρου” της αποστολής :
  • οδηγός
  • δρομολόγιο
  • μέσο μεταφοράς

• Οδηγός, εμφανίζει τις αποστολές ανά οδηγό (π.χ. η αποστολή με κωδ. 32 έχει ανατεθεί στον οδηγό Πανέρη Μιχάλη)

• Μέσο μεταφοράς, εμφανίζει τις αποστολές αιτημάτων συλλογής ανά φορτηγό

• Δρομολόγιο, εμφανίζει τις αποστολές ανά περιοχή παράδοσης (διευθύνση παράδοσης των παραγγελιών κάθε αποστολής)

Μπορείτε άμεσα,

• να μεταφερθείτε στην οθόνη της αποστολής για να δείτε ή να επεξεργαστείτε τα στοιχεία της, με διπλό κλικ επί της επιθυμητής κάρτας
• να κάνετε, με drag & drop, αλλαγή της ημερομηνίας αποστολής, του οδηγού, του μέσου μεταφοράς και της κατάστασης της αποστολής

Εμφάνιση αποστολών σε Ημερολόγιο

Η προβολή των αποστολών μπορεί να αποτυπωθεί και σε μορφή ημερολογίου (πατώντας εναλλαγή εμφάνισης).

Μπορείτε να δείτε τις αποστολές σας με βάση το ημερολόγιο μιας ημέρας, μιας εβδομάδας ή ενός μήνα. Για να δείτε το ημερολόγιο σε μια απ' αυτές τις προβολές, επιλέγετε κατάλληλα από το πεδίο “Τύπος όψης” της βασικής γραμμής εργαλείων.

Για να μπορέσετε να δείτε ή να επεξεργαστείτε μια αποστολή, αρκεί διπλό κλικ επί του πλαισίου με τα στοιχεία της αποστολής

Με διπλό κλικ σε κάποια ημέρα του ημερολογίου

μπορείτε να καταχωρίσετε νέα εγγραφή

Ενέργειες ημερολογίου

• Σήμερα, σας μεταφέρει απευθείας στην τρέχουσα ημερομηνία (σημερινή ημερομηνία)
• Σμίκρυνση: μπορείτε να μικρύνετε τις γραμμές του ημερολογίου ώστε να εξοικονομηθεί χώρος για την εμφάνιση περισσότερων γραμμών. Στην περίπτωση αυτή, αν σε μια ημέρα (π.χ. στις 16/01) έχουν δρομολογηθεί τέσσερις αποστολές μετά την προσαρμογή του ύψους της γραμμής στο μικρότερο δυνατό μέγεθος, η πληροφορία θα εμφανιστεί με το πλήθος των αποστολών
• Μεγέθυνση: κατ’ αντιστοιχία μπορείτε να μεγαλώσετε τις γραμμές του ημερολογίου, εστιάζοντας σε συγκεκριμένη ημέρα
• Προεπισκόπηση εκτύπωσης : ανοίγει η οθόνη “Ρύθμιση Σελίδας” στην οποία μπορείτε να επιλέξετε τη μορφοποίηση της εκτύπωσης που προτιμάτε, προσδιορισμός στυλ εκτύπωσης κ.λπ. .

 

 

Παραμετροποίηση Αποστολής

 

Σενάριο Αποστολής

Η δημιουργία μιας αποστολής απαιτεί υποχρεωτικά τον ορισμό ενός σεναρίου αποστολών.

Σε ένα σενάριο αποστολής εκτός του κωδικού και της περιγραφής ορίζετε :

• Εταιρία σεναρίου αποστολής
• Υποκατάστημα εταιρίας : Το σενάριο υποχρεωτικά αφορά είτε σε ένα υποκατάστημα είτε σε όλα τα υποκαταστήματα (all sites)
• Αποθήκη έναρξης : Κάθε αποστολή μπορεί να έχει πολλές αποθήκες από τις οποίες συλλέγονται τα εμπορεύματα, αλλά από μια αποθήκη θα γίνει η έναρξη της αποστολής (διεύθυνση αποθήκης από την οποία θα ξεκινήσει το δρομολόγιο)
• Αποθήκες εταιρίας : Δυνατότητα καθορισμού πολλαπλών αποθηκών . Η καταχώριση είναι ευφικτή μόνο αν έχει οριστεί συγκεκριμένο υποκατάστημα στο σενάριο (ο ορισμός του πεδίου δεν είναι υποχρεωτικός). Ορίζονται οι αποθήκες, στις οποίες θα αναζητηθούν τα αιτήματα συλλογής για να ενταχθούν στην αποστολή
• Παράμετροι δρομολόγησης : Οι παράμετροι αυτοί καθορίζουν τους ελέγχους που θα κάνει η εφαρμογή προκειμένου η αποστολή να μεταβεί από το στάδιο της δρομολόγησης στο επόμενο.

Για την ολοκλήρωση της δρομολόγησης :

• Έλεγχος χωρητικότητας όγκος : ελέγχεται το άθροισμα του όγκου των συλλεγμένων ποσοτήτων
• Έλεγχος χωρητικότητας βάρος : ελέγχεται το άθροισμα του βάρους των συλλεγμένων ποσοτήτων
• Έλεγχος περιοχών : ελέγχεται (με βάση τον τύπο ελέγχου : προειδοποιητικός, απαγορευτικός) αν οι δ/νσεις παράδοσης ανήκουν στο δρομολόγιο ή “όχι” και αν έχουν συμπληρωμένενες συντεταγμένες
• Έλεγχος έδοσης παραστατικών: ελέγχεται αν όλα τα αιτήματα έχουν τιμολογηθεί. Όταν η αποστολή περάσει από το στάδιο της δρομολόγησης στο στάδιο της φόρτωσης, εκτελείται έλεγχος για την έκδοση των συνοδευτικών παραστατικών που θα ακολουθήσουν το φορτηγό, (δηλαδή τα αιτήματα συλλογής που έχουν ενταχθεί σε αυτή την αποστολή αν έχουν μετασχηματιστεί σε επιτρεπτά παραστατικά, δελτίο αποστολής, τιμολόγιο κ.λπ.)
• Μέσος χρόνος παράδοσης : καθορίζεται η μέση απαιτούμενη διάρκεια (μέσος χρόνος παράδοσης) για την κάθε παράδοση, πληροφορία χρήσιμη στη διαχείριση των παραδόσεων. Η εφαρμογή υπολογίζει έναν εκτιμώμενο χρόνο παράδοσης λαμβάνοντας υπόψη παράγοντες όπως το πλήθος των σημείων παράδοσης (π.χ. 10 περιοχές), την απόσταση από το ένα σημείο στο άλλο και εξάγει σχετικά συμπεράσματα (π.χ. οι ενταγμένες σε αυτήν την αποστολή παραγγελίες υπερβαίνουν το δεδομένο ωράριο του δρομολογίου)
• Τύπος δραστηριότητας (οδηγού) : Στην αποστολή ορίζεται ένας οδηγός ο οποίος και αποτελεί πόρο στο κύκλωμα του CRM. Κατά την αποστολή μπορεί να δημιουργηθεί μια δραστηριότητα στο Galaxy CRM ώστε να υπάρχει κάποιο ίχνος στο ημερολόγιο του πόρου, προκειμένου να γνωρίζει τις εργασίες που πρέπει να διεκπεραιώσει και επιπλέον να μπορεί η εφαρμογή να ελέγχει τη διαθεσιμότητα του πόρου - οδηγού (αν είναι ήδη δεσμευμένος σε κάποια αποστολή).
• Παράμετροι φόρτωσης :

• Καταγραφή διαδικασίας φόρτωσης : προσδιορίζει αν θα γίνει αναλυτικά η καταγραφή της φόρτωσης ανά αίτημα. Σε περίπτωση που έχει ενεργοποιηθεί η καταγραφή της διαδικασίας, τότε η πληροφορία για το αν φορτώθηκε το αίτημα ή “όχι” θα γίνεται ανά αίτημα, αλλιώς όλα τα αιτήματα θα ενημερώνονται αυτόματα από την εφαρμογή σε στάδιο “φορτωμένα” και η αποστολή θα μεταβαίνει από το στάδιο της δρομολόγησης στο στάδιο φόρτωσης.
• Καταγραφή συσκευασιών κατά την φόρτωση : δηλώνει αν είναι υποχρεωτική η καταγραφή σε επίπεδο συσκευασίας αιτήματος ή σε επίπεδο αιτήματος.

 

Δρομολόγιο

To “Δρομολόγιο” εμπλουτίστηκε με νέες πληροφορίες και είναι πλέον δυνατή η επιλογή ενός οδηγού (πόρου του CRM) κατά την κατάρτιση ενός δρομολογίου. Αν δηλωθεί, με την επιλογή δρομολογίου στην “Αποστολή”, ο οδηγός προτείνεται αυτόματα στο σχετικό πεδίο.

Σημείωση : Αν δεν ανατεθεί οδηγός στο δρομολόγιο, ανατίθεται στην αποστολή.

Επιπλέον, από εδώ θα καθοριστούν οι Τ.Κ. ή /και οι Περιοχές που θα εξυπηρετηθούν από αυτό. Ως εκ τούτου, μπορούν να επιλεγούν στοιχεία σε επίπεδο νομού, περιοχής ή ακόμα και γεωγραφικού τμήματος (π.χ. Νότια Ελλάδα), που θα εξυπηρετήσει το δρομολόγιο αυτό .

Είναι επίσης δυνατό να καθοριστεί η συχνότητα επανάληψης εκτέλεσης του δρομολογίου σε ημέρες και ώρες π.χ. κάθε Δευτέρα από τις 8:30 π.μ. ως τις 15:00 μ.μ. (στη σελίδα “Ημέρες δρομολογίου”). Χρήσιμη ρύθμιση στη λειτουργία της αυτόματης μαζικής δημιουργίας αποστολών (δείτε σχετικά εδώ) π.χ. κάθε Δευτέρα θα εκτελείται το δρομολόγιο στα Βόρεια προάστια και κάθε Τρίτη στα Νότια .

 

Μέσα μεταφοράς

Στα Μέσα μεταφοράς συμπληρώνεται ο μέγιστος όγκος και μέγιστο βάρος που μπορεί να δεχθεί το φορτηγό σε μια φόρτωση. Τα μεγέθη αυτά χρησιμοποιούνται στον έλεγχο της αποστολής (π.χ. ο όγκος της κάθε παραγγελίας σε συνάρτηση με τη χωρητικότητα του οχήματος).

Παραμετροποίηση στις ρυθμίσεις μονάδων μέτρησης :

Στις ρυθμίσεις είδους ανά εταιρία επιλέξτε “Ρυθμίσεις μονάδεων μέτρησης” στο πεδίο “Παρακαλώ” και δηλώστε σε ποια μονάδα μέτρησης θα μετριούνται τα μεγέθη όγκος, (π.χ. κυβικά μέτρα), η επιφάνεια και το βάρος (π.χ. κιλά).

 

Μεταφορέας

Η αποστολή προϊόντων μπορεί να γίνει και από μεταφορική εταιρία (πρακτορείο), στην περίπτωση αυτή τα είδη παραδίδονται στη διεύθυνση του πρακτορείου (ορισμένη στην παραγγελία) και ορίζεται ο μεταφορέας (αν υπάρχει). Ο μεταφορέας μπορεί να χρησιμεύσει, κατά την επιλογή των αιτημάτων, και ως φίλτρο επιλογής των αιτημάτων συλλογής (ώστε να εμφανίζονται μόνο οι παραγγελίες που αφορούν στο συγκεκριμένο πρακτορείο).

 

Μέθοδος αποστολής

Κάποια αιτήματα συλλογής μπορούν να εξυπηρετηθούν από την εταιρία, και κάποια άλλα να παραληφθούν από τον πελάτη (δεν θα συμμετέχουν στις αποστολές). Αν θέλετε να εξαιρέσετε κάποιες παραγγελίες από τη συμμετοχή τους στην αποστολή θα πρέπει να το ορίσετε στην “μέθοδο αποστολής” επιλέγοντας την παράμετρο “Δεν συμμετέχει σε αποστολές” (ώστε να μην προτείνονται κατά την δημιουργία αποστολής ).

 

Οδηγός

Ο οδηγός, πόρος του CRM, έχει λάβει τον χαρακτηρισμό “οδηγός” στην οθόνη των Πόρων και την ένδειξη “οδηγός παραδόσεων” (is delivered driver) (σελίδα Λοιπά|Λοιπές πληροφορίες).

Κατά την επιλογή οδηγού στην “Αποστολή”, η εφαρμογή φιλτράρει τους πόρους στη λίστα και φέρνει μόνο όσους έχουν χαρακτηριστεί ως οδηγοί παραδόσεων .