Διαχείριση Αποστολών |Galaxy ERP

 

 

Εισαγωγή

Ο όρος της αποστολής χρησιμοποιείται εδώ με την έννοια της “αναχώρησης ενός συνόλου αιτημάτων συλλογής με ένα αυτοκίνητο-φορτηγό για την παράδοσή τους στους πελάτες της εταιρίας ή πρακτορεία.

Για τις παραδόσεις των παραγγελιών στις διευθύνσεις παράδοσεων χρησιμοποιούνται φορτηγά οχήματα και οδηγοί. Τα δρομολόγια παράδοσης μπορεί να εκτελούνται σε καθημερινή βάση σε συγκεκριμένες ή “μη” περιοχές. Σε κάθε δρομολόγιο υπάρχει η δυνατότητα παρακολούθησης των παραγγελιών που εντάσσονται σε αυτό, των περιοχών που κινούνται τα δρομολόγια, ενώ μέσα από τους γεωγραφικούς χάρτες (Google) προσδιορίζονται οι κατευθύνσεις πορείας, οι καλύτερες διαδρομές που θα ακολουθήσουν τα φορτηγά, καταγράφεται η διαδικασία της φόρτωσης (με δυνατότητα καταγραφής των συσκευασιών) και ξεκινάει η αποστολή.

Η εφαρμογή παρακολουθεί τις καταστάσεις μιας αποστολής σε προγραμματισμό, σε δρομολόγηση, σε φόρτωση ή σε έναρξη αποστολής, και παρέχει πληροφορίες για την κατάσταση του κάθε αιτήματος.

Κάθε αποστολή ξεκινά με το στάδιο του προγραμματισμού . Κατά τη δημιουργία της αποστολής μπορεί να οριστούν ως ελάχιστες πληροφορίες, ο κωδικός της, το σενάριο και η ημερομηνία αποστολής ή και να δηλωθούν προαιρετικά και άλλα στοιχεία όπως το δρομολόγιο, ο οδηγός και το μέσο μεταφοράς. Στο στάδιο αυτό επιλέγονται αιτήματα συλλογής που θα ενταχθούν στην αποστολή τα οποία μπορεί να είναι σε οποιαδήποτε κατάσταση (εκτός του ακυρωμένου) εξασφαλίζοντας μια συγκεντρωτική εικόνα για την αποστολή .

Το δεύτερο στάδιο αποτελεί η δρομολόγηση, διαδικασία στην οποία ορίζεται υποχρεωτικά το δρομολόγιο, το μέσο μεταφοράς και ο οδηγός. Η εφαρμογή εμφανίζει στοιχεία όγκου και βάρους των αιτημάτων, διενεργεί ενέργειες ελέγχου περιοχών δρομολογίου, διαθεσιμότητα οχήματος και οδηγού (αν υπάρχει άλλη δρομολογημένη αποστολή για την ίδια ημέρα για τον ίδιο οδηγό και αυτοκίνητο). Στο στάδιο αυτό γίνεται και η ταξινόμηση των παραδόσεων δηλαδή ποιο αίτημα θα παραδοθεί πρώτο, δεύτερο κ.ο.κ. με τη χρήση των “google maps” (αναζήτηση βέλτιστης διαδρομής).

Το τρίτο στάδιο αποτελεί η διαδικασία Φόρτωσης . Το στάδιο αυτό είναι ένα ενδιάμεσο προαιρετικό στάδιο και αφορά στη διαδικασία φόρτωσης των “αιτημάτων συλλογής” στα φορτηγά. Μέσω μίας λίστας φόρτωσης ο οδηγός επιβεβαιώνει ότι φόρτωσε τα είδη στο φορτηγό. Η επιβεβαίωση γίνεται είτε από το τερματικό Galaxy σε επίπεδο αιτήματος είτε από Mobile application (Stock control , WM-Τερματικό). Όταν το αίτημα συλλογής περιέχει συσκευασίες ή παλέτες η ενημέρωση της φόρτωσης μπορεί υλοποιηθεί σε επίπεδο συσκευασίας ή παλέτας ή χωρίς καταγραφή συσκευασιών.

Έναρξη αποστολήςπρος παράδοση είναι το τελευταίο στάδιο, η διαχείριση της αποστολής ολοκληρώθηκε, όλα τα αιτήματα είναι τιμολογημένα και φορτωμένα και σηματοδοτεί ότι το φορτηγό ξεκίνησε την παράδοση.

Η διαδικασία proof of delivery είναι ένα ανεξάρτητο Process το οποίο θα καλυφθεί σε επόμενη έκδοση.

Δημιουργία αποστολής

Στάδιο σε προγραμματισμό

Η δημιουργία μιας αποστολής στο στάδιο του προγραμματισμού απαιτεί :

Σενάριο αποστολής

  • Το σενάριο αποστολής καθορίζει τη ροή εκτέλεσης μίας αποστολής, τους πιθανούς ελέγχους σε κάθε στάδιο της αποστολής, τα κριτήρια επιλογής αιτημάτων συλλογής για αποστολή. Σε κάθε σενάριο ορίζεται η εταιρία, το υποκατάστημα/υποκαταστήματα και οι αποθήκες που αφορά, οι έλεγχοι που εκτελούνται σε κάθε στάδιο (δείτε εδώ την παραμετροποίηση σεναρίου αποστολής)

και

Βασικά στοιχεία αποστολής

  • Καθορίζονται ως ελάχιστες πληροφορίες, ο κωδικός αποστολής, η ημερομηνία έναρξης.

Σημείωση : Η περιγραφή της αποστολής τίθεται αυτόματα από το συνδυασμό των πεδίων: του δρομολογίου (προαιρετικό πεδίο σε αυτό το στάδιο) και της ημερομηνίας έναρξης (με δυνατότητα τροποποίησης αν χρειαστεί).

Επιπλέον,

  • οι τιμές των υποχρεωτικών προς συμπλήρωση πεδίων “Εταιρία” και “Υποκατάστημα” προκύπτουν από το Σενάριο αποστολής, ενώ,
  • η τιμή του πεδίου “Αποθήκες”, προτείνεται εφόσον έχει οριστεί στην παραμετροποίηση του Σεναρίου

Επιλογή αιτημάτων συλλογής στην αποστολή

Μετά τη συμπλήρωση των βασικών για τη δημιουργία της αποστολής στοιχείων, το επόμενο βήμα είναι η επιλογή των αιτημάτων συλλογής που θα ενταχθούν στην αποστολή (των παραγγελιών δηλαδή που έχουν δημιουργήσει αίτημα για να συλλεγεί στην αποθήκη).

Κατά την επιλογή των αιτημάτων, αν έχουν οριστεί σε αυτό το στάδιο και τα προαιρετιά πεδία (το δρομολόγιο, ο οδηγός, το μέσο μεταφοράς, η μέθοδος αποστολής και ο μεταφορέας), αυτά θα λειτουργήσουν ως φίλτρα επιλογής των αιτημάτων συλλογής.

Η λίστα αιτημάτων συλλογής θα προτείνει δηλαδή αιτήματα σύμφωνα με τα επιλεγμένα στο header της αποστολής στοιχεία και ο χρήστης θα μπορεί να επιλέξει (μαζικά) όσα θέλει να εντάξει στην αποστολή .

Διαφορετικά, μπορείτε να επιλέξετε :

  • καθαρισμό όσων κριτηρίων έχουν μεταφερθεί από την αποστολή και να ορίσετε το δικό σας συνδυασμό κριτηρίων (π.χ. εμφάνιση όσων ανήκουν σε συγκεκριμένο δρομολόγιο και έχουν συγκεκριμένη μέθοδο αποστολής) ή
  • καθαρισμό όλων ανεξαιρέτως των κριτηρίων και να εμφανίσετε όλα τα αιτήματα (τα οποία ΔΕΝ έχουν όμως ενταχθεί σε κάποια άλλη αποστολή).

A screenshot of a computer</p>
<p>Description automatically generated

Η λίστα αιτημάτων προβάλλει πληροφορίες για το status του αιτήματος, αν είναι σε εκκρεμότητα, σε συσκευασία, αν έχει ολοκληρωθεί, το σχετικό παραστατικό της παραγγελίας, τον πελάτη, αν η παραγγελία εντάσσεται σε δρομολόγιο, ποια είναι τα δρομολόγια, στοιχεία μεθόδου αποστολής κ.λπ. .

Οι πληροφορίες της λίστας προκύπτουν

Κάθε αίτημα συλλογής έχει προέλθει από παραγγελία,

στα “Στοιχεία αποστολής” της οποίας έχουν δηλωθεί όλες οι σχετικές πληροφορίες που μεταφέρονται στη Λίστα των αιτημάτων .

A screenshot of a computer</p>
<p>Description automatically generated

Τα αιτήματα συλλογής εισάγονται (σε αυτό το στάδιο) μέσα στην αποστολή με τον περιορισμό ότι ΔΕΝ είναι συνδεδεμένα με άλλη αποστολή, δεν είναι σε κατάσταση ολοκληρωμένα ή ακυρωμένα και με τα ίδια στοιχεία (υποκατάστημα, αποθήκες και δρομολόγιο, πρακτορείο μέθοδος αποστολής – αν έχουν οριστεί στην αποστολή).

Προϋπόθεση για την επιλογή των αιτημάτων σε μία αποστολή είναι η μέθοδος αποστολής που έχει οριστεί στην παραγγελία να συμμετέχει στις αποστολές.

Αν σε αυτό το στάδιο ενεργοποιήσετε “Μεταφορά σε επόμενο βήμα (Δρομολόγηση) αλλά ΔΕΝ έχετε συμπληρώσει τα απαιτητά πεδία, της αποθήκης έναρξης, του δρομολογίου, του οδηγού και του μέσου μεταφοράς,