eΙnvoice - Λειτουργία εφαρμογής - Business ERP/Ορίζοντες

Λειτουργία Εφαρμογής

Εκτύπωση παραστατικών

Τα παραστατικά πωλήσεων εκτυπώνονται αμέσως μετά την καταχώριση τους, (ανάλογα με τη δηλωμένη στη “σειρά παραστατικού” παραμετροποίηση), αν ενεργοποιήσετε τη γνωστή σε εσάς επιλογή “Εκτύπωση” και στη συνέχεια το πλήκτρο “Εκτέλεση εκτύπωσης” στην οθόνη της “Εκτύπωσης αναφοράς”.

Η εφαρμογή κατά την εκτύπωση του παραστατικού, με εκτυπωτή τον “SingularLogic PDF Printer Fiscal” (για εκτυπώσεις με φορολογική σήμανση) δημιουργεί ένα αρχείο τύπου .pdf στον καθορισμένο κατάλογο και δύο αρχεία τύπου .txt (“A” & “B”) στον κατάλογο “SFP”. Τα αρχεία λαμβάνουν ψηφιακή υπογραφή, σύμφωνα με το αναγνωριστικό που έχει οριστεί στις ρυθμίσεις φορολογικού συστήματος .

Μπορείτε βέβαια να ακυρώσετε την απευθείας εκτύπωση, πατώντας το πλήκτρο “ακύρωση” και να προβείτε στην ενέργεια αυτή σε επόμενο χρόνο, αρκεί να επιλέξετε (θέτοντας κατάλληλη ένδειξη) από τη λίστα των παραστατικών πωλήσεων τα επιθυμητά παραστατικά και να ενεργοποιήσετε από τη λίστα των “Ενεργειών” “Εκτύπωση Παραστατικών”.

Στην οθόνη της “Μαζικής εκτύπωσης παραστατικών” (με τα πεδία του φίλτρου - κατηγορία παραστατικού, τύπο και σειρά παραστατικού, εύρος παραστατικών) θα πρέπει να τσεκάρετε υποχρεωτικά, πριν προχωρήσετε στην εκτύπωση των παραστατικών, τη νέα επιλογή “Αποστολή στο myGalaxy eInvoice” ώστε η εφαρμογή να αποστείλει στο myGalaxy τα μη απεσταλμένα .

Η εκτύπωση των ήδη εκτυπωμένων και σημαινόμενων παραστατικών μπορεί να επανεκτελεστεί απαντώντας “Ναι” στο παράθυρο επιβεβαίωσης που θα εμφανιστεί. Στην περίπτωση αυτή η εφαρμογή εκτυπώνει εκ νέου το παραστατικό το οποίο λαμβάνει νέα σήμανση από το φορολογικό μηχανισμό .

Ενέργειες για την ηλεκτρονική τιμολόγηση

Στις “Ενέργειες” του παραστατικού προστέθηκαν οι ακόλουθες :

• Ιστορικό επικοινωνίας με myGalaxy eInvoice
• Αποστολή στο myGalaxy eInvoice

Σημείωση : Πέραν του ιστορικού αποστολών ανά παραστατικό, μπορείτε να δείτε το ιστορικό των αποστολών για όλα τα παραστατικά πωλήσεων, στο myGalaxy

Ιστορικό επικοινωνίας Πωλήσεων με myGalaxy eInvoice (σε επίπεδο παραστατικού)

Η διαδικασία απαιτεί να επιλέξετε από τη λίστα των παραστατικών πωλήσεων το επιθυμητό παραστατικό και να κάνετε δεξί κλικ . Κάνοντας κλικ ενεργοποιείται λίστα επιλογής, η οποία (όπως θα παρατηρήσετε) “φέρει” στην επιλογή “Ενέργειες” τη νέα επιλογή “Ιστορικό επικοινωνίας με mGalaxy eInvoice”.

H οθόνη του ιστορικού επικοινωνίας καταγράφει την πορεία των αποστολών του επιλεγμένου παραστατικού στο myGalaxy .

Το πρώτο τμήμα της οθόνης απεικονίζει το παραστατικό επιλογής σας (σειρά με την οποία αυτό είναι συνδεδεμένο, αριθμό παραστατικού, ημερομηνία καταχώρισής του). Το αμέσως επόμενο, το “Ιστορικό επικοινωνίας με myGalaxy eInvoice” προβάλλει λίστα με περιεχόμενο σε αυτή τις μέχρι στιγμής αποστολές του παραστατικού στο myGalaxy, την ημερομηνία αποστολής του παραστατικού, τη διεύθυνση παραλήπτη, την κατάσταση του παραστατικού (προς παράδοση, παραδόθηκε κ.λπ.). Αν η κατάσταση στην οποία έχει περιέλθει το παραστατικό είναι “παραδόθηκε”, η λίστα εμφανίζει και την ημερομηνία παράδοσης.

Στο δεξί τμήμα της λίστας του ιστορικού διακρίνεται το πλήκτρο “Ενημέρωση Κατάστασης Αποστολής” . Επιλέγοντας (στο διάλογο) τις επιθυμητές εγγραφές και ενεργοποιώντας, στο ιστορικό αποστολών την “ενημέρωση κατάστασης αποστολής”, ενημερώνεται αυτόματα η κατάσταση για τις επιλεγμένες εγγραφές του ιστορικού .

Με κάθε αποστολή παραστατικού, το πλήθος εγγραφών στο Ιστορικό επηρεάζεται από το πλήθος των παραληπτών και αντιγράφων. Στο ιστορικό εισάγεται ανά παραλήπτη μια εγγραφή, συνδεδεμένη με την αποθηκευμένη εκτύπωση που έχει αποσταλεί στο συγκεκριμένο παραλήπτη. Αν δεν υπάρχουν αντίγραφα, τότε η εκτύπωση αποστέλλεται σε όλους τους παραλήπτες, που έχουν δηλωθεί στο πεδίο “Διεύθυνση” του πελάτη του παραστατικού.

Σε περίπτωση αντιγράφων, το κύριο αντίγραφο (δηλώνεται στον SFP) αποστέλλεται σε όλους τους παραλήπτες που υπάρχουν στο πεδίο “Διεύθυνση" του πελάτη του παραστατικού, καθώς και στους παραλήπτες που έχουν δηλωθεί για το κύριο αντίγραφο. Τα υπόλοιπα αντίγραφα αποστέλλονται μόνο στους παραλήπτες που έχουν δηλωθεί για τα αντίστοιχα αντίγραφα στον SFP).

Σημείωση :

• Μετά την αποστολή του παραστατικού στο myGalaxy, η εγγραφή στο Ιστορικό αποστολών θα εμφανίζεται συνδεδεμένη με τις αποθηκευμένες εκτυπώσεις (παραγόμενα αρχεία της εκτύπωσης pdf, txt a & b) . Αν για κάποιο λόγο διαγράψετε τις αποθηκευμένες εκτυπώσεις του παραστατικού, που έχει ήδη αποσταλεί στο myGalaxy, τότε αυτές οι συνδέσεις θα διαγράφονται και από το ιστορικό αποστολών.
• Κατά την επανεκτύπωση παραστατικού, που έχει αποσταλεί στο myGalaxy, η εγγραφή στο ιστορικό αποστολής αποσυνδέεται από την αποθηκευμένη εκτύπωση. Μόνο οι εγγραφές του ιστορικού αποστολής που δημιουργήθηκαν κατά την τελευταία αποστολή στο myGalaxy είναι συνδεδεμένες με αποθηκευμένες εκτυπώσεις.

Ιστορικό επικοινωνίας Πωλήσεων με myGalaxy eInvoice (για όλα τα παραστατικά)

Για να δείτε το ιστορικό των αποστολών στο my Galaxy eInvoice (δηλαδή όλες τις αποστολές και σε ποιους παραλήπτες), όλων ανεξαιρέτως των παραστατικών πωλήσεων, που εμφανίζονται στο browser της εν λόγω οντότητας, έχετε τη δυνατότητα αρκεί να ενεργοποιήσετε την επιλογή “Ιστορικό επικοινωνίας Πωλήσεων με myGalaxy eInvoice” ενσωματωμένη στο μενού “Πωλήσεις/Διανομές” της Εμπορικής διαχείρισης για την εφαρμογή “Business ERP” και στο μενού Παραστατικά myGalaxy eInvoice Ιστορικό Επικοινωνίας Πωλήσεων για την εφαρμογή “Ορίζοντες” .

Αποστολή στο myGalaxy eInvoice

Με την ολοκλήρωση καταχώρισης και αποθήκευσης του παραστατικού η ηλεκτρονική αποστολή του (στη δηλωμένη διεύθυνση) μπορεί να εκτελεστεί ή όχι, σύμφωνα με την καθορισμένη παραμετροποίηση (στο συναλλασσόμενο του παραστατικού αλλά και στη σειρά αυτού). Αν το εκτυπωμένο παραστατικό δεν αποσταλεί τη στιγμή της έκδοσής του, η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα της ηλεκτρονικής αποστολής του, σε μεταγενέστερο στάδιο, μέσα από μια αυτόνομη “ενέργεια” “Αποστολή στο myGalaxy eInvoice”, ενσωματωμένη στην επιλογή “Ενέργειες” του παραστατικού.

Ας δούμε πως ακριβώς λειτουργεί η ενέργεια της “Αποστολής στο myGalaxy eInvoice” σε μη εκτυπωμένο παραστατικό :

• Αν το παραστατικό δεν έχει εκτυπωθεί (ανεξάρτητα τι επιτάσσει η σειρά του παραστατικού Ναι / αυτόματα), δεν αποστέλλεται.

Τι ισχύει σε ήδη εκτυπωμένο παραστατικό :

• Η εφαρμογή ελέγχει αν στο ιστορικό αποστολών υπάρχουν εγγραφές, συνδεδεμένες με αποθηκευμένες εκτυπώσεις (παραγόμενα αρχεία της εκτύπωσης pdf, txt a & b), αν ναι, τότε αποστέλλονται στις ηλεκτρονικές διευθύνσεις (παραλήπτες), που είναι καταγεγραμμένες στο ιστορικό. Άρα η εφαρμογή αντλεί την πληροφορία της ηλεκτρονικής διεύθυνσης από αυτό το ιστορικό. Σε περίπτωση διαγραφής μιας εγγραφής, από την οθόνη του “ιστορικού”, η εκτύπωση δεν αποστέλλεται εκ νέου στο συγκεκριμένο παραλήπτη.
• Αν υφίστανται αποθηκευμένες εκτυπώσεις (εδώ μπορεί να υπάρχουν εγγραφές στο ιστορικό αποστολών, αλλά αυτές δεν είναι συνδεδεμένες με αποθηκευμένες εκτυπώσεις) ΚΑΙ:
  • Αν οι αποθηκευμένες εκτυπώσεις έχουν αναγνωριστικό αντιγράφου (κείμενο αντικατάστασης), αλλά δεν έχουν αναγνωριστικό (δηλαδή έχουν παραχθεί με παλιότερη έκδοση της εφαρμογής), τότε εκτελείται επανεκτύπωση του παραστατικού.
  • Αν οι αποθηκευμένες εκτυπώσεις έχουν αναγνωριστικό αντιγράφου και αναγνωριστικό, τότε λαμβάνονται οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις από τον SFP για τους παραλήπτες ανά αντίγραφο και σε αυτούς αποστέλλεται η αντίστοιχη αποθηκευμένη εκτύπωση. Στην περίπτωση που η αποθηκευμένη εκτύπωση έχει επιλεγμένο το πεδίο “Κύριο Αντίγραφο”, τότε αποστέλλεται επιπλέον και στις διευθύνσεις που έχουν οριστεί στον πελάτη. Σε περίπτωση που είτε έχουν διαγραφεί κάποιες από τις αποθηκευμένες εκτυπώσεις είτε έχουν αφαιρεθεί ή τροποποιηθεί τα αντίστοιχα κείμενα αντικατάστασης στον SFP, τότε δεν εμφανίζεται κάποιο μήνυμα λάθους και αποστέλλονται μόνο οι αποθηκευμένες εκτυπώσεις για τις οποίες υπάρχει το αντίστοιχο κείμενο αντικατάστασης στον SFP.
  • Αν η αποθηκευμένη εκτύπωση δεν έχει αναγνωριστικό αντιγράφου, τότε αποστέλλεται μόνο στις διευθύνσεις, καθορισμένες στον πελάτη.
• Διαφορετικά, αν δεν υπάρχουν και αποθηκευμένες εκτυπώσεις, τότε γίνεται ερώτηση για επανεκτύπωση του παραστατικού.

Ο πίνακας που ακολουθεί συνοψίζει τις προϋποθέσεις κάτω από τις οποίες είναι εφικτή η αποστολή του παραστατικού (όταν η σειρά του πρεσβεύει “Ναι” ή “Αυτόματα”)

Παρατηρήσεις σχετικά με την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση

Παραθέτουμε εδώ ορισμένες παρατηρήσεις σχετικές με το θέμα της ηλεκτρονικής τιμολόγησης :

• Αν κατά την αποστολή παραστατικού, χαθεί η σύνδεση με το internet, τότε η αποστολή θα εκτελεστεί όταν αυτή αποκατασταθεί .
• αδυναμία αποστολής στο myGalaxy, ο SFP το αποθηκεύει μέχρι να αποκατασταθεί η σύνδεση.
• Δεν εκτελείται ηλεκτρονική τιμολόγηση για τα ακυρωτικά παραστατικά.