1. Εισαγωγή

Στην ενότητα αυτή περιγράφεται η λειτουργία του υποσυστήματος “Αξιολόγηση προμηθευτών”. Καθορίζονται τα κριτήρια αξιολόγησης προμηθευτών (η επιλογή των κριτηρίων εξαρτάται από τους στόχους και την πολιτική της εταιρίας ως προς τις προμήθειες) είτε συνολικά ως προς τη συνεργασία του προμηθευτή μαζί της είτε ανά συγκεκριμένο είδος ή κατηγορία ειδών.

Σε κάθε κριτήριο αξιολόγησης δηλώνεται μια βαθμολογία που αποτελεί τη βαθμολογία του προμηθευτή ως προς την απόδοσή του σε σχέση με το εκάστοτε κριτήριο (π.χ. για ποιότητα προϊόντων η άριστη βαθμολογία είναι 100).

Τα κριτήρια αξιολόγησης με τις τιμές τους ομαδοποιούνται σε ένα “Πρότυπο αξιολόγησης”. Μέσω ενός καλοσχεδιασμένου οδηγού δημιουργούνται βάσει κριτηρίων οι εγγραφές αξιολόγησης προμηθευτών οι οποίες ολοκληρώνονται (βαθμολογούνται οι προμηθευτές, σύμφωνα με τη βαθμολόγιση που έχει αποφασιστεί για κάθε κριτήριο αξιολόγησης) με σκοπό τη βέλτιστη συνεργασία.

Τα αποτελέσματα των αξιολογήσεων γίνονται άμεσα ορατά μέσω σχετικής προβολής (Λίστα αξιολογήσεων προμηθευτή) στο παραστατικό αγοράς, και επιλέγεται ο καταλληλότερος για παραγγελία προμηθευτής, ο οποίος συγκεντρώνει βάσει κριτηρίων αξιολόγησης (ποιοτικές προδιαγραφές, συνέπεια ως προς την παράδοση, ανταγωνιστική τιμή κ.λπ.) την υψηλότερη βαθμολογία στην αξιολόγηση.

Αν για παράδειγμα η επιχείρηση αγοράζει κάποιο είδος από δύο προμηθευτές, εξετάζοντας τις αξιολογήσεις (επιδόσεις) των δύο προμηθευτών (συγκρίνοντας τις βαθμολογίες τους) για το είδος αυτό, επιλέγει τον προμηθευτή με την μεγαλύτερη βαθμολογία, ο οποίος αποτελεί και την ισχυρότερη πρόταση για συνεργασία μαζί του .

Τι μπορεί να κάνει ενδεικτικά ο χρήστης μιας Galaxy εγκατάστασης μέσω του υποσυστήματος της αξιολόγησης προμηθευτών :

• Να καθορίσει και να παραμετροποιήσει τα κριτήρια αξιολόγησης προμηθευτών καθώς και τις τιμές αυτών.
• Να δημιουργήσει πρότυπα αξιολόγησης εντάσσοντας στο καθένα όσα κριτήρια αξιολόγησης έχουν νόημα για την επιχείρηση (επίπεδο εξυπηρέτησης, ποιότητα προϊόντων, ποσότητα παραδόσεων, ανταγωνιστικές τιμές, κ.λπ.).
• Να δημιουργήσει εγγραφές αξιολόγησης προμηθευτών και να διαχειριστεί τα αποτελέσματα της αξιολόγησης.
• Να ελέγξει και να μελετήσει τα αποτελέσματα των αξιολογήσεων μέσω της σχετικής απεικόνισης στους Δείκτες εταιρίας\Συναλλασσόμενους.
• Να επιλέξει προμηθευτή μέσα στο παραστατικό, λαμβάνοντας υπόψη τα αποτελέσματα αξιολόγησης.

2.Παραμετροποίηση

Στην ενότητα αυτή περιγράφεται η διαδικασία παραμετροποίησης της λειτουργικότητας Αξιολόγηση Προμηθευτών.

2.1 Παραμετροποίηση σε κάθε σχετική οντότητα της εφαρμογής

Βήμα 1 παραμετροποίηση στις σχετικές οντότητες

Καλέστε το μενού “Αξιολόγηση Προμηθευτών” του set up των “Συναλλασσόμενων” και

εκτελέστε τα βήματα παραμετροποίησης ως ακολούθως :

1. Δημιουργία ομάδας χρηστών αξιολόγησης
2. Δημιουργία και παραμετροποίηση των κριτηρίων αξιολόγησης
3. Δημιουργία προτύπου αξιολόγησης με ομαδοποίηση των κριτηρίων αξιολόγησης στα πρότυπα

Δημιουργία ομάδων χρηστών αξιολόγησης

Καθορίστε τους χρήστες είτε άμεσα είτε με “ρόλο χρήστη” (user role - π.χ. ο χρήστης που ανήκει στο ρόλο demo users) είτε με “εταιρικό ρόλο” (business role - π.χ. ο χρήστης που ανήκει στο ρόλο υπεύθυνος προμηθειών) οι οποίοι θα έχουν δικαίωμα πρόσβασης στην αξιολόγηση.

Δημιουργία και παραμετροποίηση των κριτηρίων αξιολόγησης προμηθευτών

Στο παράθυρο “Κριτήριο αξιολόγησης” κάθε εγκατάσταση ορίζει όσα κριτήρια αξιολόγησης προμηθευτών έχουν νόημα για τη δική της δραστηριότητα. Τα κριτήρια οργανώνονται είτε μέσω “Look up” τιμών είτε μέσω“Boolean” τιμών.

Κριτήριο αξιολόγησης

Τα κριτήρια εισάγονται μέσω των ακόλουθων τιμών, οι οποίες γίνονται ορατές ενεργοποιώντας το πλήκτρο ενεργειών “Νέο” :

• Τιμή Boolean
• Τιμή πίνακα

Στο συγκεκριμένο τμήμα συμπληρώστε τα πεδία που αφορούν στο κριτήριο:

• Είδος χαρακτηριστικού : Η τιμή αυτή τίθεται ανάλογα με τον επιλεγμένο τύπο (Boolean, Τιμή Πίνακα) στο ξεκίνημα της διαδικασίας
• Κωδικός/ Περιγραφή κριτηρίου : Αφορά στον κωδικό/περιγραφή του συγκεκριμένου κριτηρίου αξιολόγησης (υποχρεωτικό πεδίο)

Τιμή Boolean (Δυαδική Τιμή)

Αν το κριτήριο αξιολόγησης αφορά σε τιμή Boolean εκτός του κωδικού και της περιγραφής δηλώστε :

• Υποχρεωτικό : αν επιλεγεί, πρέπει να συμπληρωθεί υποχρεωτικά στην “Εγγραφή αξιολόγησης” που θα δημιουργηθεί βάσει κριτηρίων αξιολόγησης.

Σημείωση: η πληροφορία αυτή αφορά και στα Boolean κριτήρια.

• Προσέγγιση υπολογισμού βαθμολογίας: προσδιορίζει αν το “Ναι” ή “Όχι” αντιπροσωπεύει τη μέγιστη βαθμολογία π.χ. στο κριτήριο “είναι ευγενικός” η μέγιστη βαθμολογία είναι στο “Ναι”, ενώ, στο κριτήριο “είναι αγενής” η μέγιστη βαθμολογία είναι στο “Όχι”.

• Καθιστά ακατάλληλο: υποδεκνύει αν η τιμή, που ΔΕΝ αντιστοιχεί στη μέγιστη βαθμολογία, καθιστά τον προμηθευτή ακατάλληλο (π.χ. αν απαντηθεί ναι, στο “είναι αναξιόπιστος” ενώ η μέγιστη βαθμολογία έχει οριστεί για την απάντηση “Όχι” ο προμηθευτής κρίνεται ακατάλληλος). Το “καθιστά ακατάλληλο” ενημερώνεται από την εφαρμογή με βάση την απάντηση του χρήστη. Αν επιλεγεί η χειρότερη βαθμολογία και το κριτήριο έχει ενεργοποιημένη αυτή την παράμετρο, ο προμηθευτής θεωρείται ακατάλληλος.

Τιμή Πίνακα

H εφαρμογή, με την επιλογή του τύπου που αφορά στον “πίνακα τιμών”, ενεργοποιεί το πλήκτρο μέσω του οποίου αποκτάτε πρόσβαση στο παράθυρο “Τιμές πίνακα κριτηρίου αξιολόγησης”.

Στο παράθυρο εισαγωγής του πίνακα τιμών καθορίζονται σαφώς οι τιμές του κριτηρίου αξιολόγησης.

Συγκεκριμένα :

• Χαρακτηριστικό : Το πεδίο ενημερώνεται αυτόματα με βάση τις τιμές που επιλέξατε στον κωδικό και στην περιγραφή του κριτηρίου

Τμήμα Ορισμός

• Kωδικός: Αφορά στον κωδικό της τιμής του κριτηρίου αξιολόγησης
• Περιγραφή : Αφορά στην αναλυτική περιγραφή της τιμής του κριτηρίου
• Ενεργό : H τιμή του συγκεκριμένου κριτηρίου τίθεται ενεργή
• Σειρά εμφάνισης : Προσδιορίζει τη σειρά εμφάνισης των τιμών στην drop down list της “Εγγραφής αξιολόγησης” που θα δημιουργηθεί βάσει κριτηρίων αξιολόγησης

• Βαθμολογία αξιολόγησης : Δηλώνει την βαθμολογία που θα λάβει η εκάστοτε τιμή του κριτηρίου αξιολόγησης, με επιτρεπτό εύρος τιμών από 0 έως 100 (με το 0 να αποτελεί τη χειρότερη βαθμολογία και το 100 την καλύτερη). Αν π.χ. η τιμή “άριστη” του κριτηρίου “ποιότητα προϊόντων” πάρει βαθμολογία αξιολόγησης “100” τότε ο προμηθευτής αξιολογείται θετικά (καθίσταται κατάλληλος)
• Καθιστά ακατάλληλο : Δηλώνει πως η επιλογή της συγκεκριμένης τιμής του κριτηρίου σε μια αξιολόγηση μαρκάρει τον προμηθευτή ακατάλληλο.

Δημιουργία Προτύπων αξιολόγησης

Το στάδιο αυτό συνδέεται με τη δημιουργία ενός πρότυπου αξιολόγησης προμηθευτών, στο οποίο επιλέγονται τα κριτήρια αξιολόγησης.

Καλέστε Πρότυπο αξιολόγησης και συμπληρώστε :

• τον Κωδικό, Περιγραφή : Τα βασικά στοιχεία του προτύπου
• την Ομάδα χρηστών : Πρόκειται για τους χρήστες με δικαίωμα πρόσβασης στην αξιολόγηση

Προχωρήστε στην ομαδοποίηση των επιθυμητών κριτηρίων αξιολόγησης, τα οποία έχετε ορίσει στην οθόνη παραμετροποίησης των κριτηρίων αξιολόγησης

Επιλέξτε το κριτήριο αξιολόγησης πατώντας το “+”

Κάθε φορά που επιλέγετε ένα κριτήριο εμφανίζονται τα στοιχεία του, ορισμένα στην οθόνη των κριτηρίων αξιολόγησης.

Στη συνέχεια συμπληρώστε τα υπόλοιπα πεδία :

• Στάθμιση : σε περίπτωση που το πρότυπο περιλαμβάνει πολλά κριτήρια, καθορίζεται για το καθένα από αυτά ένα ποσοστό στάθμισης, ανάλογα με τη σημαντικότητα κάθε κριτηρίου στη διαμόρφωση της συνολικής βαθμολογίας του προμηθευτή (π.χ. μπορούμε να ιεραρχήσουμε το κριτήριο “ποιότητα προϊόντων” ως πιο σημαντικό (π.χ. με στάθμιση 60 στη συνολική βαθμολογία) ενώ τα “αποδοχή επιστροφών” και “ιδιόκτητη μεταφορική” ως λιγότερο σημαντικά (με στάθμιση π.χ. 20).

Σημείωση: Το συνολικό ποσοστό στάθμισης των κριτηρίων αξιολόγησης πρέπει να ισούται με 100.

• Ισοστάθμιση: αν το πεδίο επιλεγεί, και τα κριτήρια αξιολόγησης του προτύπου είναι περισσότερα του ενός, η εφαρμογή θα κατανείμει ισομερώς τη συμμετοχή κάθε κριτηρίου στην αξιολόγηση. Για παράδειγμα, αν το πρότυπο αξιολόγησης περιλαμβάνει πέντε (5) κριτήρια αξιολόγησης όλα θα μετέχουν στην αξιολόγηση κατά 20%.

• Ενεργό - Ανενεργό : Προσδιορίζει αν το κριτήριο αξιολόγησης είναι ενεργό ή “όχι”. Για παράδειγμα σε ένα πρότυπο αξιολόγησης στο οποίο έχουν περιληφθεί πολλά κριτήρια, μπορείτε να απενεργοποιήσετε κάποιο από αυτά για ένα χρονικό διάστημα, αποεπιλέγοντας τη ρύθμιση (αυτό σημαίνει ότι το κριτήριο δεν θα μετέχει στις αξιολογήσεις).
• Εμφανίζονται τσεκαρισμένα ως υποχρεωτικά μόνο όσα έχουν δηλωθεί ως τέτοια στην οθόνη “Κριτήρια αξιολόγησης” και βέβαια δεν είναι δεκτικά αλλαγής π.χ. η αποδοχή επιστροφών (αφορά σε τιμή Boolean) είναι υποχρεωτικό κριτήριο.
• Είναι δυνατός ο σχηματισμός και σύνθετων κριτηρίων αξιολόγησης. Εκτός από τα απλά κριτήρια αξιολόγησης του προτύπου π.χ. αποδοχή επιστροφών, ιδιόκτητη μεταφορική, ποιότητα προϊόντων, ποσότητα παραδόσεων κ.λπ. μπορείτε να συμπεριλάβετε και άλλα κριτήρια (μικρότερης ενδεχομένως βαρύτητας) π.χ. απόκριση σε επικοινωνίες, παρέχει πληροφορίες, συμπεριφορά (λογική ερωτηματολογίου), τα οποία ομαδοποιούνται κάτω από ένα σύνθετο κριτήριο με συγκεκριμένο ποσοστό στάθμισης, το οποίο συμμετέχει στον τελικό υπολογισμό. Η τιμή του σύνθετου κριτηρίου προκύπτει από τα δικά του απλά υποκριτήρια.

Επιλέγοντας “ισοστάθμιση” στο σύνθετο κριτήριο, η εφαρμογή κατανέμει ισομερώς το ποσοστό πάνω σε όλα τα υποκριτήρια.

Πως θα δημιουργήσετε ένα σύνθετο κριτήριο :

• Θέστε ένδειξη στο πεδίο “Σύνθετο”
• Συμπληρώστε μια ονομασία (π.χ. Επικοινωνία) στο πεδίο “Σύνθετο κριτήριο”
• Επιλέξτε τα κριτήρια του σύνθετου κριτηρίου π.χ. απόκριση σε επικοινωνίες και συμπεριφορά επικοινωνίας και το ποσοστό στάθμισης και
• Πατήστε “Αποθήκευση”

Σημείωση : Και το συνολικό ποσοστό στάθμισης των υποκριτηρίων αξιολόγησης ενός σύνθετου κριτηρίου πρέπει να ισούται με 100. Αν αυτό δεν ισχύει, η εφαρμογή θα εμφανίσει σχετικό μήνυμα λάθους.

• Με την αποθήκευση του προτύπου αξιολόγησης, το πρότυπο εμφανίζεται στη “Λίστα προτύπων αξιολόγησης”

2.2 Δημιουργία Εγγραφών αξιολόγησης (αυτόματη δημιουργία)

Η δημιουργία εγγραφών αξιολόγησης εκτελείται αυτόματα μέσω ενός ειδικού wizard, ο οποίος καλείται από τις ενέργειες της “Λίστας προτύπων αξιολόγησης” .

Δείτε πως

Επιλέξτε από τη “ Λίστα προτύπων αξιολόγησης” το κατάλληλο πρότυπο και από τις “Ενέργειες” της λίστας επιλέξτε “Δημιουργία εγγραφών αξιολόγησης”

Εμφανίζεται ο οδηγός “Δημιουργία εγγραφών αξιολόγησης”

Στην πρώτη οθόνη του οδηγού επιλέξτε τους επιθυμητούς προμηθευτές για τους οποίους θέλετε να δημιουργηθούν εγγραφές για αξιολόγηση

Πατήστε “Επόμενο”

Στη δεύτερη οθόνη επιλέξτε για ποια είδη/κατηγορία είδους θα αξιολογηθούν οι επιλεγμένοι προμηθευτές, έστω π.χ. ότι επιλέγετε την κατηγορία “Εξοπλισμός”

Πατήστε “Επόμενο”

Στη τρίτη οθόνη εμφανίζεται το αποτέλεσμα των επιλογών σας, θα δημιουργηθούν δύο εγγραφές αξιολόγησης μια για τον έναν προμηθευτή για την κατηγορία είδους “εξοπλισμός” και μια δεύτερη για τον άλλο προμηθευτή για την ίδια κατηγορία είδους