Προστέθηκε μια νέα λειτουργικότητα που ονομάζεται Συνδρομές και θα καλύψει την ανάγκη των Λογιστικών γραφείων για μαζική τιμολόγηση των πελατών τους για τις υπηρεσίες που τους παρέχουν.
Η Συνδρομή έχει τρεις διαστάσεις
- Τον πελάτη
- Το εύρος του διαστήματος
- και το είδος της υπηρεσίας
Η χρέωση του πελάτη για τη συνδρομή πραγματοποιείται με σύνδεση αυτής με το ανάλογο παραστατικό στο οποίο περιλαμβάνονται οι επιμέρους χρεώσεις. Αν ο πελάτης μετά τη λήξη της συνδρομής επιθυμεί συνέχεια της, τότε η ίδια συνδρομή ανανεώνεται και αποκτά νέα διάρκεια ισχύος.
Είδη συνδρομών
Έχετε τη δυνατότητα να καθορίσετε είδη συνδρομών με σκοπό να τα χρησιμοποιήσετε κατά την καταχώρηση συνδρομών. Τα στοιχεία του είδους της συνδρομής είναι εκείνα που θα προτείνονται κατά την καταχώρηση συνδρομής που ανήκει στο είδος αυτό.
Για παράδειγμα, είδη συνδρομών αποτελούν οι τριμηνιαίες, εξαμηνιαίες, ετήσιες κ.λπ. συνδρομές οι οποίες μπορεί να διαφέρουν μεταξύ τους όσο αφορά στις ημερομηνίες ισχύος της συνδρομής, στα έξοδα αποστολής και στην έκπτωση.
Η επιλογή αυτή ενεργοποιείται είτε από τη μπάρα καθοδήγησης στη φόρμα καταχώρησης συνδρομών, είτε από το μενού : «Αρχεία -> Συνδρομές -> Είδη Συνδρομών».
Κατά τη δημιουργία ενός νέου είδους συνδρομής εισάγετε τα ακόλουθα στοιχεία :
- Το όνομα που θέλετε να έχει το είδος συνδρομής που καταχωρείτε.
- Τη διάρκεια (ημέρες, μήνες, έτη) σύμφωνα με την οποία επιθυμείτε να καθοριστεί η ημερομηνία λήξης της συνδρομής που καταχωρείτε με το είδος αυτό.
- Το ποσό των εξόδων αποστολής που βαρύνουν τον πελάτη για τις συνδρομές του είδους. Το ποσό αυτό προτείνεται στο αντίστοιχο πεδίο της συνδρομής κατά την καταχώρηση.
- Το ποσοστό έκπτωσης που προτείνεται κατά την καταχώρηση συνδρομής του συγκεκριμένου είδους. Σύμφωνα με το ποσοστό αυτό υπολογίζεται η έκπτωση του πελάτη κατά την τιμολόγηση της συνδρομής.
- Τις υπηρεσίες που προτείνονται κατά την τιμολόγηση της συνδρομής του συγκεκριμένου είδους. Οι υπηρεσίες που επιλέγετε παίρνουν τις τιμές χονδρικής και λιανικής που έχετε ορίσει στο αρχείο υπηρεσιών.
Συνδρομές
Βασικές Λειτουργίες & Δυνατότητες
Τα σημαντικότερα στοιχεία στα οποία πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη σημασία συνοψίζονται ως εξής :
Επιλέγετε το Λογαριασμό Πελάτη στον οποίο αναφέρεται η συνδρομή που καταχωρείτε.
Επιλέγετε από τα Είδη Συνδρομών το είδος εκείνο στο οποίο ανήκει η συνδρομή που καταχωρείτε. Ανάλογα με το είδος που επιλέγετε προτείνονται οι αντίστοιχες τιμές στα έξοδα αποστολής, στο ποσοστό έκπτωσης και καθορίζεται η ημερομηνία λήξης της συνδρομής.
Στοιχεία Σχετικού Παραστατικού
Σας δίνεται η δυνατότητα να συνδέσετε μια συνδρομή με ένα παραστατικό (τιμολόγιο ή απόδειξη), είτε απ’ ευθείας μετά την καταχώρηση της, είτε οποιαδήποτε άλλη στιγμή επιλέγοντας «Δημιουργία Παραστατικού» μέσα από τα στοιχεία της συνδρομής.
- Επιλέγοντας «Δημιουργία Παραστατικού», μπορείτε να καταχωρήσετε ένα νέο παραστατικό (τιμολόγιο ή απόδειξη) προκειμένου να το συνδέσετε με τη συνδρομή. Σημειώστε ότι το πλήκτρο «Δημιουργία Παραστατικού» εμφανίζεται ενεργοποιημένο μετά την καταχώρηση της συνδρομής.
- Πατώντας «Επιλογή Παραστατικού», μπορείτε τη στιγμή που καταχωρείτε τα στοιχεία της συνδρομής να επιλέξετε ένα από τα υπάρχοντα παραστατικά προκειμένου να συνδεθεί με τη συνδρομή που καταχωρείτε.
- Επιλέγοντας «Αποσύνδεση Παραστατικού», μπορείτε κάποια στιγμή να αποσυνδέσετε ένα παραστατικό που το έχετε συνδέσει με κάποια συνδρομή, με σκοπό να την συνδέσετε με άλλο.
Ανανέωση Συνδρομής
Όταν μια συνδρομή έχει ξεπεράσει την ημερομηνία λήξης της, σας δίνεται η δυνατότητα να την ανανεώσετε για τον ίδιο λογαριασμό πελάτη.
- Στο Λογαριασμό Πελάτη, τίθεται ο ίδιος λογαριασμός της συνδρομής που ανανεώνεται.
- Στο Είδος, στο Ποσοστό Έκπτωσης, και στα Έξοδα Αποστολής προτείνονται οι τιμές της συνδρομής που ανανεώνεται.
- Στην ημερομηνία έναρξης της συνδρομής προτείνεται η επόμενη της ημερομηνίας λήξης της συνδρομής.
- Στην ημερομηνία λήξης της συνδρομής προτείνεται, αν έχει οριστεί είδος συνδρομής, η ημερομηνία που προκύπτει αν ληφθεί υπόψη η διάρκεια ισχύος του είδους της συνδρομής.
.
Μαζική Ανανέωση / Τιμολόγηση Συνδρομών
Η εργασία αυτή, σας δίνει τη δυνατότητα να ανανεώνετε και να τιμολογείτε μαζικά τις καταχωρημένες συνδρομές που ανήκουν σε κάποιο είδος συνδρομής. Παράλληλα μπορείτε να πραγματοποιήσετε και τιμολόγηση των ανανεωμένων συνδρομών.
Κριτήρια εύρεσης των συνδρομών
- Καθορίζετε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης των συνδρομών που επιθυμείτε να ανανεωθούν / τιμολογηθούν.
- Εάν δεν επιθυμείτε να ληφθούν υπόψη οι συνδρομές όλων των πελατών, επιλέγετε τον πελάτη του οποίου τις συνδρομές θέλετε να ανανεώσετε /τιμολογήσετε.
- Επιλέγετε το υποκατάστημα στο οποίο αφορούν οι συνδρομές που πρόκειται να ανανεωθούν/ τιμολογηθούν.
Επιλογή Ειδών Συνδρομών : Δηλώνετε τα είδη συνδρομών στα οποία ανήκουν οι συνδρομές που πρόκειται να ανανεωθούν/ τιμολογηθούν.
Επιλέγετε «Να γίνει τιμολόγηση των επιλεγμένων Συνδρομών», εάν επιθυμείτε να συνδέσετε τις επιλεγμένες συνδρομές με παραστατικά. Σημειώστε ότι στην περίπτωση αυτή δημιουργούνται νέα παραστατικά σύμφωνα με τα στοιχεία που ορίζετε κατά τη διαδικασία.
Επιλέγετε «Να γίνει ανανέωση των επιλεγμένων συνδρομών» εάν επιθυμείτε να ανανεωθούν οι συνδρομές που επιλέγετε. Η ανανέωση πραγματοποιείται λαμβάνοντας υπόψη την ημερομηνία λήξης της προηγούμενης συνδρομής και τη διάρκεια ισχύος του είδους κάθε συνδρομής.
Η επιλογή «Να γίνει τιμολόγηση των ανανεωμένων Συνδρομών» είναι διαθέσιμη εάν ορίστηκε να γίνει ανανέωση των επιλεγμένων συνδρομών. Δηλώνετε «ναι» εάν επιθυμείτε οι νέες συνδρομές, που δημιουργούνται, να συνδεθούν ταυτόχρονα και με παραστατικό. Στην περίπτωση αυτή μπορείτε να επιλέξετε :
- Δημιουργία Νέου Παραστατικού. Δημιουργούνται νέα παραστατικά σύμφωνα με τα στοιχεία που ορίζετε κατά τη διαδικασία .
- Αντιγραφή παραστατικού προηγούμενης συνδρομής όταν υπάρχει, διαφορετικά δημιουργία νέου. Αντιγράφεται στη νέα συνδρομή το παραστατικό της προηγούμενης (εάν αυτή έχει τιμολογηθεί) ή (εάν δεν έχει τιμολογηθεί) δημιουργείται νέο παραστατικό σύμφωνα με τα στοιχεία που δηλώνετε.
- Αντιγραφή παραστατικού προηγούμενης συνδρομής όταν υπάρχει διαφορετικά τίποτα. Αντιγράφεται στη νέα συνδρομή το παραστατικό της προηγούμενης (εάν αυτή έχει τιμολογηθεί) ή (εάν δεν έχει τιμολογηθεί) δεν δημιουργείται καθόλου παραστατικό για τη νέα συνδρομή.
Συνδρομές που πληρούν τα κριτήρια : Εμφανίζονται όσες συνδρομές έχουν τα χαρακτηριστικά που έχετε δηλώσει στα παραπάνω κριτήρια και σας δίνεται η δυνατότητα να επιλέξετε εκείνες που επιθυμείτε να τιμολογηθούν /ανανεωθούν.
Στοιχεία Ενημέρωσης των παραγόμενων παραστατικών : Η επιλογή αυτή είναι διαθέσιμη εάν έχει οριστεί να γίνει τιμολόγηση των επιλεγμένων συνδρομών ή τιμολόγηση των ανανεωμένων συνδρομών.
Τύπος & Σειρά Αρίθμησης : Επιλέγετε τον τύπο παραστατικού και τη σειρά αρίθμησης με την οποία επιθυμείτε να καταχωρηθούν τα παραστατικά που συνδέονται με τις συνδρομές. Σημειώστε ότι τα στοιχεία αυτά λαμβάνονται υπόψη μόνο στην περίπτωση που γίνεται τιμολόγηση συνδρομής με δημιουργία νέου παραστατικού διαφορετικά (εάν γίνεται αντιγραφή παραστατικού) χρησιμοποιούνται τα αντίστοιχα στοιχεία του παραστατικού της προηγούμενης συνδρομής.
Από - Έως αριθμό & Ημερομηνία Καταχώρησης : Δηλώνετε τον πρώτο και τελευταίο αριθμό καθώς και την ημερομηνία καταχώρησης την οποία επιθυμείτε να λάβουν τα παραστατικά με τα οποία τιμολογούνται οι συνδρομές. Σημειώστε ότι εάν τα παραστατικά καταχωρούνται με σειρά αρίθμησης τότε λαμβάνουν ως αριθμό τον επόμενο αριθμό της σειράς
Ενημέρωση/ Έκδοση με Ημερομηνία : Δηλώνετε «ναι» μόνο εάν επιθυμείτε τα παραστατικά να καταχωρηθούν ως ενημερωμένα.
