Με σημαντικές επεκτάσεις και παρεμβάσεις που υλοποιήθηκαν, το κύκλωμα αναπλήρωσης αποθεμάτων (εμπορευμάτων, τελικών προϊόντων, υλικών παραγωγής) αποτελεί πλέον ένα ολοκληρωμένο σύστημα που:
- Εξασφαλίζει στοχευμένη αλλά και ασφαλή πρόβλεψη και διαχείριση έγκαιρης αναπλήρωσης των απαιτούμενων αποθεμάτων (εμπορευμάτων, ετοίμων προϊόντων και υλικών).
- Αποτελεί ένα ιδανικό Materials Requirements Planning (MRP) εργαλείο για παραγωγικές επιχειρήσεις που χρειάζονται μόνο αυτό το τμήμα λειτουργικότητας ενός MRP II συστήματος χωρίς να απαιτείται να χρησιμοποιήσουν την πλήρη λειτουργικότητα MRP II του Galaxy ERP.
- Δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να πραγματοποιήσει τη διαδικασία αναπλήρωσης με σημαντικά βελτιωμένη και απλοποιημένη εμπειρία χρήσης του κυκλώματος.
Ως προς το πρώτο σκέλος, της γενικής αναπλήρωσης αποθεμάτων μέσω πρόβλεψης αναγκών, είναι πλέον εφικτή η διασύνδεση με το κύκλωμα του προϋπολογισμού πωλήσεων. Έτσι μπορούμε, εναλλακτικά του να χρησιμοποιήσουμε τις υπάρχουσες ιστορικές εξαγωγές, να αξιοποιήσουμε ένα πλάνο προϋπολογισμού πωλήσεων το οποίο έχει διαμορφωθεί από την επιχείρηση και να εφαρμόσουμε τα μοντέλα πρότασης αναπλήρωσης για τις αναμενόμενες πωλήσεις βάσει αυτού του προϋπολογισμού.
Η σχετική σύνδεση με τον προϋπολογισμό πωλήσεων μπορεί να γίνει στις “Ρυθμίσεις διαχείρισης δεδομένων πρόβλεψης” του πλάνου επιλέγοντας απλά τον επιθυμητό προϋπολογισμό πωλήσεων:
Ως προς τη διαχείριση των ειδών για την εισαγωγή τους στο πλάνο, τα είδη τα οποία θα αναζητήσουμε στον προϋπολογισμό πωλήσεων είναι αυτά που προκύπτουν από τις επιλογές του χρήστη στην πρώτη σελίδα του οδηγού εισαγωγής ειδών, εφόσον φυσικά οριστούν κριτήρια αναζήτησης ειδών. Αν δεν δοθούν κριτήρια αναζήτησης, επιστρέφονται προς διαχείριση όλα τα είδη που περιέχονται στον προϋπολογισμό πωλήσεων.
Μετά την επιλογή των κατάλληλων ειδών και κατά τον υπολογισμό, η πρόταση αναπλήρωσης ανά είδος βασίζεται στον προβλεπόμενη ποσότητα πωλήσεων που αντλήθηκε από τον επιλεγμένο προϋπολογισμό πωλήσεων (κατ’ ακριβή αντιστοιχία με την έως τώρα λειτουργικότητα χρήσης της πληροφορίας των ιστορικών εξαγωγών).
Η ρύθμιση “Χρήση επιθυμητού αποθ. σε μέρες” είναι διαθέσιμη μόνο εφόσον η πηγή δεδομένων είναι προϋπολογισμός πωλήσεων. Αν ενεργοποιηθεί, στον υπολογισμό της προτεινόμενης ποσότητας αναπλήρωσης βάσει προϋπολογισμού πωλήσεων, λαμβάνεται υπόψη το μέγεθος “Επιθυμητό απόθεμα σε μέρες” από την πολιτική χρονικής αναπλήρωσης του είδους.
Η ρύθμιση “Χρήση επιθυμητού μεγ. αναπλήρωσης” είναι και αυτή διαθέσιμη όταν η πηγή δεδομένων είναι προϋπολογισμός πωλήσεων. Αν ενεργοποιηθεί, στον υπολογισμό της προτεινόμενης ποσότητας αναπλήρωσης βάσει προϋπολογισμού πωλήσεων, λαμβάνεται υπόψη και το επιλεγμένο μέγεθος αναπλήρωσης (για παράδειγμα το “Απόθεμα ασφαλείας”) από την πολιτική ποσοτικής αναπλήρωσης του είδους.
Συνεχίζοντας, θα πρέπει να αναφέρουμε τη σημαντικότατη επέκταση που έχει γίνει με στόχο τη δυνατότητα χρήσης του πλάνου αναπλήρωσης ως εργαλείο MRP για παραγωγικές επιχειρήσεις. Πρακτικά, μια παραγωγική επιχείρηση μπορεί να βασιστεί στη λειτουργικότητα των πλάνων αναπλήρωσης ώστε:
-
Με βάση τις προβλεπόμενες ανάγκες σε παραγόμενα προϊόντα να καταλήξει στο απαραίτητο επίπεδο αναπλήρωσης αυτών και να εισάγει στο σύστημα τις απαραίτητες εντολές παραγωγής για την αναπλήρωση των απαιτούμενων αποθεμάτων σε έτοιμα προϊόντα.
Η διαχείριση αυτή γίνεται σε ένα πλάνο, το οποίο αποτελεί το master production plan, για την εξασφάλιση της αναπλήρωσης των αποθεμάτων ετοίμων προϊόντων.
- Με βάση τις ανάγκες αναπλήρωσης που προέκυψαν για τα έτοιμα προϊόντα, με βάση δηλαδή το master production plan, να καταλήξει στις αντίστοιχες ανάγκες υλικών για την εξασφάλιση της απρόσκοπτης εκτέλεσης των εντολών παραγωγής ετοίμων και να εισάγει στο σύστημα τις σχετικές παραγγελίες αγοράς (ή αιτήσεις προμήθειας) για την αναπλήρωση των απαιτούμενων αποθεμάτων σε υλικά.
Η διαχείριση αυτή γίνεται σε ένα (συνδεόμενο) πλάνο, το οποίο αποτελεί το materials requirements plan και το οποίο χρησιμοποιεί ως πηγή δεδομένων το master production plan για την εξασφάλιση της αναπλήρωσης των αποθεμάτων ετοίμων προϊόντων.
Το master production plan για τα έτοιμα προϊόντα μπορεί να βασίζεται είτε σε χρονική είτε σε ποσοτική προσέγγιση υπολογισμού για να καταλήξει στην επιθυμητή πρόταση αναπλήρωσης ετοίμων βάσει των αναμενόμενων αναγκών γι’ αυτά.
Το materials requirements plan έχει προσέγγιση υπολογισμού υλικών παραγωγής και συνδέεται με το master production plan το οποίο χρησιμοποιεί ως πηγή δεδομένων προκειμένου να καταλήξει στην αναγκαία πρόταση αναπλήρωσης υλικών με βάση την πρόταση αναπλήρωσης ετοίμων του συνδεόμενου master plan.
Ας δούμε ως παράδειγμα ένα πλάνο αναπλήρωσης που έχει ποσοτική προσέγγιση υπολογισμού:
Αυτό αποτελεί το master production plan και διαχειρίζεται την αναπλήρωση των ετοίμων προϊόντων. Έστω πως σ’ αυτό προκύπτει η εξής ανάγκη αναπλήρωσης (παραγωγής) για ένα έτοιμο προϊόν που επιλέξαμε να διαχειριστούμε σ’ αυτό το πλάνο:
Αυτό το πλάνο αναπλήρωσης μπορούμε να το συνδέσουμε σε ένα δεύτερο πλάνο που έχει προσέγγιση υπολογισμού υλικών παραγωγής:
Αυτό αποτελεί το materials requirements plan και διαχειρίζεται την αναπλήρωση των υλικών. Κατά τον υπολογισμό αναγκών αναπλήρωσης υλικών σε αυτό, ως πηγή δεδομένων λαμβάνονται υπόψη οι ανάγκες παραγωγής ετοίμων του συνδεόμενου πλάνου. Με βάσει αυτές και με χρήση των κατάλληλων συνταγολογίων και αφού έχει ληφθεί υπόψη όλη η ενδιάμεση αλυσίδα εξαρτώμενων εντολών παραγωγής ημιετοίμων καταλήγει, έστω, στις εξής σχετικές ανάγκες υλικών:
Ένα σημαντικό στοιχείο είναι πως από τη διαχείριση ειδών κάθε πλάνου από τα δύο αυτά (master\materials plan), λόγω της σχετικής σύνδεσης, έχουμε άμεση πρόσβαση και μπορούμε να δούμε τις ανάγκες αναπλήρωσης ειδών του συνδεόμενου πλάνου. Έτσι, έχουμε πλήρη και συνδυαστική εικόνα των αναγκών σε έτοιμα και των σχετιζόμενων αναγκών σε υλικά για την κάλυψη της αναπλήρωσης μέσω παραγωγής των ετοίμων. Για παράδειγμα, από το master production plan στο οποίο βλέπουμε την ανάγκη σε έτοιμα, μπορούμε να δούμε και τις αντίστοιχες ανάγκες σε υλικά για την παραγωγή αυτών των ετοίμων:
Δεδομένης της ισχυρής σύνδεσης μεταξύ των δύο πλάνων και την εξάρτηση του υπολογισμού των αναγκών αναπλήρωσης υλικών από τις ανάγκες αναπλήρωσης των ετοίμων, το σύστημα ελέγχει και διαχειρίζεται αλλαγές στα πλάνα αυτά που ενδέχεται να καταστήσουν ασυνεπείς τους υπολογισμούς αναγκών σε υλικά.
Αν, για παράδειγμα, επιχειρήσουμε να αλλάξουμε στοιχεία στο master production plan, ενώ, βάσει αυτών έχει γίνει υπολογισμός αναγκών αναπλήρωσης για τα σχετιζόμενα υλικά, το σύστημα μας ενημερώνει και μας κατευθύνει να κάνουμε εκ νέου υπολογισμό των αναγκών σε υλικά ώστε να ληφθούν υπόψη τα νέα δεδομένα:
Συνεχίζουμε αναφέροντας τέλος διάφορες, επιμέρους μεν, εστιασμένες δε, παρεμβάσεις που έγιναν για τη συνολική βελτίωση της εμπειρίας χρήσης του κυκλώματος αναπλήρωσης.
Ως πρώτη σημαντική βελτίωση, πρέπει να αναφέρουμε τη νέα δυνατότητα που έχει πλέον ο χρήστης, στη φόρμα διαχείρισης ειδών, να διαμορφώσει διαφορετικές προβολές ανά προσέγγιση υπολογισμού. Στη φόρμα διαχείρισης ειδών υπάρχει διαθέσιμη πληθώρα πεδίων που μπορεί να αξιοποιήσει ο χρήστης προκειμένου όχι μόνο να ενημερωθεί για τα στοιχεία της πρότασης αναπλήρωσης ανά είδος (ποσότητα, προμηθευτής κ.λπ.) αλλά και για να μπορεί να αιτιολογεί την ποσότητα αναπλήρωσης που προτείνεται ανά είδος. Αυτό σημαίνει πως το πλήθος των διαθέσιμων πεδίων είναι μεγάλο προκειμένου να καλύπτονται όλες οι εναλλακτικές προσεγγίσεις υπολογισμού, γεγονός που από μόνο του καθιστά πολύπλοκη τη φόρμα διαχείρισης ειδικά σε εγκαταστάσεις με πολλαπλά πλάνα αναπλήρωσης που χρησιμοποιούν εναλλακτικές προσεγγίσεις υπολογισμού το καθένα. Πλέον, ο χρήστης μπορεί να διαμορφώσει τις προβολές που τον εξυπηρετούν ανά προσέγγιση υπολογισμού. Για παράδειγμα, σε ένα πλάνο με ποσοτική προσέγγιση μπορεί να διαμορφώσει μια προβολή μόνο με τα πεδία που έχουν σχέση με υπολογισμό ποσοτικής προσέγγισης ενώ σε άλλο πλάνο με χρονική προσέγγιση να διαμορφώσει, και φυσικά να προτείνεται αυτόματα κάθε φορά, μια άλλη προβολή μόνο με τα πεδία που έχουν σχέση με υπολογισμό χρονικής προσέγγισης. Έτσι, πλέον, ανά περίπτωση, εμφανίζεται η προβολή με τα κατάλληλα πεδία που αφορούν τη συγκεκριμένη προσέγγιση υπολογισμού, απλοποιώντας τη διαχείριση των ειδών και τον έλεγχο των υπολογισμών.
Στις ρυθμίσεις είδους, στη σελίδα “Ρυθμίσεις αναπλήρωσης”, θα βρείτε διαθέσιμη μια νέα παράμετρο “Διαμόρφωση προβολών διαχ. ειδών”. Με αυτή μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη νέα αυτή δυνατότητα επιλέγοντας την τιμή “Ανά προσέγγιση υπολογισμού” στην παράμετρο. Η τιμή που θα βρείτε αρχικά είναι η “Ενιαία διαχείριση” η οποία περιγράφει την έως τώρα συμπεριφορά όπου όλες οι προβολές που δημιουργούνται είναι διαθέσιμες σε όλα τα πλάνα, ανεξαρτήτως της προσέγγισης υπολογισμού.
Να αναφέρουμε τέλος πως η κατάσταση αναπλήρωσης (ένδειξη που σχετίζεται με τη χρονική προσέγγιση υπολογισμού) είναι πλέον διαθέσιμη και ως στήλη στο grid διαχείρισης ειδών προκειμένου, για παράδειγμα, να μπορούμε να φιλτράρουμε τα είδη που έχουν χαρακτηριστεί “Σε έλλειψη” κατά τον υπολογισμό ώστε να τα διαχειριστούμε κατά προτεραιότητα.
Όλα τα παραπάνω που είναι διαθέσιμα στην τρέχουσα έκδοση, σε συνδυασμό με αντίστοιχες λειτουργικές επεκτάσεις που επίσης προστέθηκαν στις τελευταίες εκδόσεις (όπως, για παράδειγμα, τη δυνατότητα προσδιορισμού σχεδίων συντελεστών βαρύτητας ανά ημέρα και χρονικό διάστημα κατά τον υπολογισμό των ιστορικών εξαγωγών πωλήσεων, αναλώσεων κ.λπ., ενός πλάνου αναπλήρωσης σε χρονική προσέγγιση υπολογισμού ή τη δυνατότητα διαφοροποίησης της συμπεριφοράς κάθε υποκαταστήματος κατά τη συμμετοχή του στους υπολογισμούς μέσω της διαμόρφωσης ενός σχεδίου συμμετοχής υποκαταστημάτων), καθώς και η σημαντική βελτίωση του χρόνου υπολογισμού σε σενάρια με μεγάλο πλήθος υπό διαχείριση ειδών και μεγάλο πλήθος ιστορικών συναλλαγών, συμπληρώνουν ένα εργαλείο που αποτελεί πολύτιμο σύμμαχο μιας επιχείρησης και διασφαλίζει τόσο τη μέγιστη διαθεσιμότητα όσο και την ελάχιστη αποθεματοποίηση εμπορευμάτων, τελικών προϊόντων αλλά και υλικών παραγωγής.
