Εξυπηρέτηση παραγγελιών πωλήσεων | Galaxy ERP

Σύντομη περιγραφή

Ο όρος “εξυπηρέτηση παραγγελιών” περιλαμβάνει τη μαζική διαχείριση των ανεκτέλεστων παραγγελιών πωλήσεων της εταιρίας και την ενημέρωση των ποσοτήτων που μπορούν να εξυπηρετηθούν με βάση το απόθεμα της αποθήκης .

Από το εσωτερικό λοιπόν μιας οθόνης, την οποία θα χαρακτηρίζαμε “επιτελική”, μπορείτε είτε να ενημερώσετε τις ποσότητες που θέλετε να εξυπηρετήσετε για κάθε γραμμή παραγγελίας είτε να αφήσετε την εφαρμογή να αποφασίσει για λογαριασμό σας μέσω αυτόματων προτάσεων εξυπηρέτησης παραγγελιών .

Με το πέρας της εργασίας η εφαρμογή δημιουργεί μία σειρά από “αιτήματα προς συλλογή” για την αποθήκη . Τα “αιτήματα συλλογής” μπορούν να ενημερωθούν με τις συλλεγμένες ποσότητες για αποστολή είτε με καταχώριση των μετρήσεων από το χρήστη είτε με αυτόματη συμπλήρωση των μετρήσεων από την εφαρμογή .

Εκτός των παραπάνω η διαδικασία καλύπτει και την πλευρά των μαζικών μετασχηματισμών των “συλλεγμένων” εντολών συλλογής σε παραστατικά πωλήσεων μετασχηματίζοντας τις σχετικές παραγγελιές.

Ροή εργασιών

  • Ρυθμίσεις
  • Συλλογή παραγγελιών
  • Επεξεργασία ποσοτήτων εξυπηρέτησης
  • Δημιουργία εντολών συλλογής

 

Αναλυτική περιγραφή

Ρυθμίσεις

Η εκτέλεση της διαδικασίας εξυπηρέτησης παραγγελιών απαιτεί τη συμπλήρωση της παραμέτρου “Επίπεδο εξυπηρέτησης”, η οποία βρίσκεται ενσωματωμένη στη σελίδα “Λοιπά” των “Ρυθμίσεων Παραστατικών πωλήσεων”. Με τη ρύθμιση αυτή, μπορείτε να επηρεάσετε σε ποιο επίπεδο θα ορίζεται το υπόλοιπο του είδους . Για παράδειγμα οι παραγγελίες ενός αποθηκευτικού χώρου μπορούν να εξυπηρετηθούν από το απόθεμα των ειδών του ίδιου του χώρου ή του υποκαταστήματος στο οποίο αυτά εντάσσονται ή τέλος συνολικά .

 

Συλλογή παραγγελιών

Το ξεκίνημα της διαδικασίας απαιτεί την εκτέλεση του πρώτου βήματος που είναι η συλλογή των εκκρεμών παραγγελιών πωλήσεων, μέσω της επιλογής “Λήψη παραγγελιών”. Το Σύστημα θα εμφανίσει όλες ανεξαιρέτως τις παραγγελίες που βρίσκονται μέσα στα δεδομένα όρια των φίλτρων, ενσωματωμένα στο πάνω μέρος της παρούσας οθόνης .

Χωρίς υπερβολή, υπάρχει μια μεγάλη ποικιλία από φίλτρα, τα οποία αφορούν στα στοιχεία παραγγελιών, όπως π.χ. οι “τύποι παραστατικών παραγγελίας” ή φίλτρα επιλογής “παραγγελιών με πελάτες συγκεκριμένων κατηγοριών” ή “γραμμών παραγγελιών για είδη που ανήκουν σε επιλεγμένες κατηγορίες”, τα οποία μπορούν να συμμετέχουν άμεσα στη διαδικασία επιφέροντας τα ανάλογα αποτελέσματα .

Ειδικότερα στα φίλτρα είδους, αν στο πεδίο Τύπος εναλλακτικού κωδικού δηλωθεί ο εναλλακτικός κωδικός του (σε περίπτωση που θέλετε να τον βλέπετε στις παραγγελίες), τότε στις γραμμές των παραγγελιών, που πληρούν το κριτήριο του φίλτρου, θα εμφανίζεται π.χ. το Barcode του είδους .

Επιπλέον το εμφανιζόμενο, στα φίλτρα είδους, κριτήριο Να συμπεριληφθούν μόνο επιλεγμένα είδη είναι ιδιαίτερα εξυπηρετικό, προκειμένου η εφαρμογή να γνωρίζει αν ο χρήστης επιθυμεί να διαχειριστεί όλες ανεξαιρέτως τις παραγγελίες που περιέχουν τα είδη που έχουν δηλωθεί στα φίλτρα ή μόνο τις γραμμές παραγγελιών που περιέχουν τα είδη που ικανοποιούν τα φίλτρα .

Σημείωση
 
Υπάρχει η δυνατότητα να διαμορφώσετε τα grid των παραγγελιών ή των γραμμών παραγγελιών, μέσω της εργασίας προσθήκης σχετικών στηλών η οποία εμφανίζεται με δεξί κλικ πάνω στην κολώνα της οντότητας, επιπλέον πεδία των παραστατικών πωλήσεων, πελατών, ειδών κ.λπ. .
 


Επεξεργασία ποσοτήτων εξυπηρέτησης

1η μέθοδος - Επεξεργασία ποσοτήτων εξυπηρέτησης παραγγελιών από το χρήστη

Με τη λήψη των παραγγελιών η εφαρμογή ενημερώνει το 2ο (παραγγελίες πώλησης) και 3ο (γραμμές παραγγελίας) μέρος της παρούσας οθόνης, στο οποίο εμφανίζονται οι ανεκτέλεστες παραγγελίες και οι γραμμές τους αντίστοιχα . Σε κάθε γραμμή προβάλλονται ενδείξεις διαφορετικών χρωμάτων “πράσινες”, “πορτοκαλί” και “κόκκινες”, οι οποίες πρακτικά σας ενημερώνουν για το αν η παραγγελία μπορεί να εκτελεστεί ολικώς ή μερικώς (κρατιέται δηλαδή σε εκκρεμότητα ως προς ορισμένη ποσότητα τους) ή καθόλου αντίστοιχα .

Υπάρχει η δυνατότητα να επιλέξετε είτε μία ολόκληρη παραγγελία και η εφαρμογή να συμπληρώσει αυτόματα τις “Ποσότητες προς εξυπηρέτηση” (που δύναται φυσικά να ικανοποιήσει) είτε κάποια γραμμή παραγγελίας και να συμπληρωθεί αυτόματα η “ποσότητα προς εξυπηρέτηση” της συγκεκριμένης γραμμής.

Επιπροσθέτως, η ποσότητα προς εξυπηρέτηση μπορεί να μεταβληθεί, συμπληρώνοντας απλά το αντίστοιχο πεδίο της γραμμής .

Με τις ίδιες ακριβώς ενέργειες για τις επιθυμητές παραγγελίες και ενεργοποιώντας την εργασία Δημιουργία αιτήσεων συλλογής η εφαρμογή θα δημιουργήσει τις κατάλληλες εγγραφές στο κύκλωμα εντολών συλλογής, τόσες εντολές όσες και οι παραγγελίες που έχουν επιλεγεί .

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Η εφαρμογή εμφανίζει στις γραμμές παραγγελιών πωλήσεων πληροφορίες για ποσότητες οι οποίες βρίσκονται ήδη σε εντολές συλλογής .

Αναλυτικότερα :

Ποσότητα στη συλλογή : αποτυπώνονται οι ποσότητες που βρίσκονται σε εντολές συλλογής οι οποίες ακόμα δεν έχουν ολοκληρωθεί και αφορούν στη συγκεκριμένη παραγγελία .

Συνολική ποσότητα στη διαδικασία συλλογής : αποτυπώνονται οι ποσότητες που βρίσκονται σε εντολές συλλογής οι οποίες ακόμα δεν έχουν ολοκληρωθεί και ανεξαρτήτως παραγγελίας

 

2η μέθοδος - Αυτόματη πρόταση ποσοτήτων εξυπηρέτησης παραγγελιών

Μέσω της εργασίας “επιλογή παραγγελιών”, η οποία βρίσκεται κάτω από την “αυτόματη επιλογή”, επιλέγετε μία από τις προκαθορισμένες μεθόδους αυτόματης πρότασης, που το Σύστημα προτείνει . Πρακτικά, η εφαρμογή προβαίνει στη συμπλήρωση των ποσοτήτων προς εξυπηρέτηση αφού υπακούσει στους επιλεγμένους κανόνες όπως να εξυπηρετηθούν οι παραγγελίες με βάση την ημερομηνία εκτέλεσής τους ή την ημερομηνία ενημέρωσης τους ή να εκτελεστούν πρώτα οι παραγγελίες που μπορούν να εξυπηρετηθούν πλήρως βάσει ημερομηνίας εκτέλεσης ή ενημέρωσης .

3η μέθοδος - Μαζική πρόταση ποσοτήτων εξυπηρέτησης παραγγελιών

Αν θελήσετε να προβείτε σε ταξινόμηση των παραγγελιών (ώστε η εξυπηρέτηση αυτών να γίνει σύμφωνα με την επιθυμητή σειρά) η εφαρμογή σας δίνει αυτή τη δυνατότητα, αρκεί να κάνετε κλικ στην ενδεδειγμένη στήλη ή να πατήσετε το συνδυασμό “Shift + κλικ” σε πολλές στήλες και κατόπιν να ενεργοποιήσετε κάποια από τις επιλογές “Επιλογή των επιλεγμένων παραγγελιών”, “Επιλογή όλων των παραγγελιών”, ενσωματωμένες στο πλήκτρο “Επιλογή παραγγελιών” .

 

Δημιουργία αιτήσεων συλλογής

Με τη συμπλήρωση των ποσοτήτων εξυπηρέτησης θα χρειαστεί να εκτελέσετε την εργασία Δημιουργία αιτήσεων συλλογής, ενεργοποιώντας το ομότιτλο πλήκτρο εντολών (κάτω δεξιά) .

Με το πέρας της διαδικασίας το Σύστημα θα δημιουργήσει τις αντίστοιχες εγγραφές στο κύκλωμα εντολών συλλογής, μία εντολή συλλογής για κάθε παραγγελία .

Ενέργειες στη Λίστα αιτήσεων συλλογής :

Από τη “λίστα αιτήσεων συλλογής” του μενού “αίτηση συλλογής” αποκτάτε τη δυνατότητα, επιλέγοντας τις επιθυμητές αιτήσεις, να προχωρήσετε :

  1. στην εκτύπωση τους στην ενεργό συσκευή εξόδου

  1. στην ενημέρωση της κατάστασή τους π.χ. “μεταφορά σε επόμενο βήμα”, “μεταφορά σε προηγούμενο βήμα”, “ακύρωση” (σε κάθε περίπτωση πρέπει να έχετε κατά νου ότι τα επιλεγμένα αιτήματα συλλογής θα πρέπει να έχουν την ίδια κατάσταση για να μπορέσουν να μεταβούν στο βήμα που θα υποδείξετε)

  1. στην ενημέρωση των ποσοτήτων των μετρήσεων (αυτόματα σύμφωνα με τις ποσότητες για συλλογή)

  1. στο μετασχηματισμό των παραγγελιών με βάση τις ποσότητες συλλογής :

Ο μετασχηματισμός εκτελείται από τη λίστα των εντολών συλλογής μέσω της ενέργειας “μεταφορά σε επόμενο βήμα” για τις επιλεγμένες εντολές οι οποίες έχουν περιέλθει στο βήμα “για αποστολή”.