RF Κωδικοί πληρωμής - Υπηρεσία Epsilon Pay

 

1. Εισαγωγή

Το “Galaxy” αξιοποιώντας την υπηρεσία “EpsilonPay” και ειδικότερα τη λειτουργικότητα Αυτοματοποίησης Εισπράξεων (Epsilon Pay RF), παρέχει τη δυνατότητα έκδοσης παραστατικών, μέσα από το περιβάλλον του τα οποία, θα λαμβάνουν κατά την έκδοσή τους έναν μοναδικό κωδικό πληρωμής RF, τον οποίο ο πελάτης εξοφλεί ή καταθέτει έναντι (του ποσού) σε λογαριασμό Εθνικής Τράπεζας της επιχείρησης και η πληρωμή εισάγεται απευθείας στο “Galaxy” ως μια πληρωμή κωδικών RFμε σκοπό τη δημιουργία ενός χρηματοοικονομικού παραστατικού (είσπραξης).

Οι κωδικοί πληρωμής RF μπορεί να αφορούν είτε σε RF κωδικό παραστατικού ο οποίος παράγεται σε κάθε τιμολόγιο, αλλάζει δηλαδή σε κάθε παραστατικό που καταχωρίζεται, είτε σε RF κωδικό πελάτη, όπου ο πελάτης έχει ένα δικό του μόνιμο κωδικό που αφορά στην οντότητα του πελάτη και όχι στο παραστατικό, και χρησιμοποιείται κατά την έκδοση του τιμολογίου.

Με την ενεργοποίηση της υπηρεσίαςEpsilon Pay παρέχεται η δυνατότητα προβολής όλων των τραπεζικών λογαριασμών της επιχείρησης σε όλες τις τράπεζες μέσω του Epsilon Pay Banking Aggregation .

2. Προϋποθέσεις

Ποιες προϋποθέσεις πρέπει να τηρούνται από τις επιχειρήσεις :

  1. Να έχουν πρωτίστως εγγραφεί στην υπηρεσία Epsilon Payκαι να έχουν ενεργοποιήσει τη λειτουργικότητα της υπηρεσίας Κωδικοί πληρωμής RF .

Με την ενεργοποίηση της λειτουργικότητας RF κωδικοί πληρωμής της υπηρεσίας Epsilon Payτο “Galaxy” συνδέεται στην υπηρεσία για να λάβει τους κωδικούς. Αυτό πρακτικά μεταφράζεται: όταν εκδίδετε ένα παραστατικό και θέλετε RF κωδικό πληρωμής το "Galaxy" διασυνδέεται με την υπηρεσία τόσο για τη λήψη κωδικού όσο και για τη λήψη της εκ των υστέρων εξόφλησής του.

  1. Να έχουν λογαριασμό στην Εθνική Τράπεζα, συγκεκριμένου τύπου π.χ. Business. Οι τραπεζικοί λογαριασμοί απαιτούνται γιατί όταν ο πελάτης πληρώσει έναν κωδικό πληρωμής τα χρήματα θα κατατεθούν στον τραπεζικό λογαριασμό του τραπεζικού συστήματος από τον οποίο είχε δοθεί συγκατάθεση μέσω της υπηρεσίας για να εκδίδουν κωδικούς πληρωμής RF .

 

3. Πρόσβαση από τα μενού

Η λειτουργικότητα Κωδικοί πληρωμής RF ενσωματώνεται στην “Παραμετροποίηση” και στη “Διαχείριση” της “Οικονομικής διαχείρισης”

A screenshot of a computer</p>
<p>Description automatically generatedA screenshot of a computer</p>
<p>Description automatically generated

4. Παραμετροποίηση

Είδη Κωδικών πληρωμής RF

Στην οθόνη αυτή προσδιορίζονται οι παράμετροι σύνδεσης (Χρήστης, κωδικός και κλειδί Api) με την υπηρεσία “Epsilon Pay”. Tα login credentials του χρήστη - όνομα, κωδικός πρόσβασης (στοχεία συνδρομής) και το Api Key που απαιτείται για την αξιοποίηση της υπηρεσίας μέσα από το περιβάλλον της εφαρμογής, αποκτώνται με την ενεργοποίηση της υπηρεσίας Epsilon Pay.

Μετά την ολοκλήρωση των login credentials, δηλώστε :

  • Την εταιρία του “Galaxy” που θα γίνει η σύνδεση με την υπηρεσία “Epsilon Pay”
  • τον τραπεζικό λογαριασμό που έχει η εταιρία στην τράπεζα (Εθνική) ο οποίος θα χρησιμοποιηθεί για τη διαχείριση των RF κωδικών πληρωμών και την ενημέρωση κινήσεων

Είναι δυνατή η ύπαρξη περισσότερων από έναν τραπεζικούς λογαριασμούς στην εταιρία π.χ. έχετε δώσει συγκατάθεση, μέσω της υπηρεσίας, στην Εθνική Τράπεζα να εκδίδουν για δύο λογαριασμούς, κωδικούς πληρωμής RF. Κάποιοι κωδικοί πληρωμής θα χρεώνουν τον λογαριασμό Α και κάποιοι άλλοι τον Β.

A screenshot of a computer</p>
<p>Description automatically generated

Πώς γίνεται η έκδοση κωδικών πληρωμής RF από το περιβάλλον του Galaxy

Η διαδικασία συγκατάθεσης της Εθνικής για ένα νέο λογαριασμό μπορεί να γίνει και μέσα από το Galaxy ως εξής :

  • Επιλέξτε (κατά τα γνωστά) την εταιρία στην οποία η σύνδεση με την υπηρεσία αφορά
  • Επιλέξτε τον τραπεζικό λογαριασμό για τον οποίο ΔΕΝ έχετε δώσει συγκατάθεση μέσα από τη συνδρομή σας
  • Συμπληρώστε τα στοιχεία σύνδεσης με την υπηρεσία
  • Πατήστε αποθήκευση
  • Το “Galaxy” θα εκτελέσει τη διαδικασία συγκατάθεσης για τον τραπεζικό λογαριασμό (θα περάσει τα διαπιστευτήρια της Εθνικής τράπεζας) και μόλις ενημερωθεί για τη δοθείσα συγκατάθεση θα μπορεί να εκδίδει κωδικούς πληρωμής RF μέσα από το περιβάλλον του. Ταυτόχρονα, η διαδικασία θα ενημερώσει και την υπηρεσία “Epsilon pay” (στη συνδρομή μου).

Στη συνέχεια ,

  • Επιλέξτε αν θα δημιουργηθούν οικονομικές εγγραφές κατά τη λήψη των πληρωμών και το στάδιο (οριστική ή πρόχειρη) δημιουργίας των εγγραφών αυτών.
  • Επιλέξτε (κατά την εισαγωγή εγγραφών πληρωμής στο “Galaxy”) τι τύπου παραστατικά θα χρησιμοποιηθούν για να δημιουργηθούν οικονομικές εγγραφές (π.χ. απόδειξη είσπραξης), αν ο κωδικός πληρωμής αφορά σε “πελάτη” /”χρεώστη”.

Ενεργοποίηση /Απενεργοποίηση αυτόματης λήψης πληρωμών

Επιλέξτε την ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση αυτόματης λήψης πληρωμών για την αυτόματη λήψη και ενημέρωση των πληρωμών των κωδικών (πληρωμής) RF. Όταν ο πελάτης δηλαδή πληρώσει έναν κωδικό πληρωμής RF και ολοκληρωθεί η διαδικασία πληρωμής, τότε η πληρωμή εισάγεται (μέσω της υπηρεσίας του Epsilon Pay Service) αυτόματα στο Galaxy ως πληρωμή κωδικών RF .

Η ενεργοποίησή του ισχύει για όλους τους λογαριασμούς που έχει ενεργοποιήσει αυτός ο χρήστης στην Υπηρεσία (αν για παράδειγμα έχει τρεις τραπεζικούς λογαριασμούς ισχύει και για τους τρεις λογαριασμούς με το ίδιο κλειδί).

A screen shot of a computer</p>
<p>Description automatically generated

Δείτε εδώ την Παραμετροποίηση εγκατάστασης “Galaxyγια την αυτόματη λήψη και ενημέρωση των πληρωμών των κωδικών (πληρωμής) RF.

 

Πρότυπα κωδικών πληρωμής RF

Στα πρότυπα καθορίζονται τα μοντέλα παραγωγής κωδικών πληρωμής (με ποιον τρόπο δηλαδή αυτά θα παράγονται εφάπαξ πληρωμή, τμηματική εξόφληση, από διακανονισμό ή μη)

Κατά την έκδοση ενός κωδικού πληρωμής RF, ο κωδικός μπορεί να είναι :

Ανοιχτός : είναι μόνιμος κωδικός και αφορά σε κάθε πελάτη χωριστά δεν συνδέεται με κάποιο συγκεκριμένο παραστατικό και ο πελάτης αποκτά τη δυνατότητα να πληρώνει ό,τι ποσό επιθυμεί.

Διαφορετικός για κάθε τιμολόγιο - RF κωδικοί παραστατικού. Οι κωδικοί αυτοί αλλάζουν με κάθε παραστατικό και αφορούν σε συγκεκριμένο κάθε φορά παραστατικό.

Μπορεί επίσης να επιλέξετε :

  • εφάπαξ πληρωμή : έστω για παράδειγμα ότι εκδίδεται ένα τιμολόγιο πώλησης συνολικής αξίας 1.000€, στην περίπτωση της εφάπαξ πληρωμής θα εξοφληθεί ολόκληρο το ποσό που αναγράφεται στο τιμολόγιο (και όχι ποσό π.χ. μικρότερο του τιμολογίου)
  • μη εφαπαξ πληρωμή: έστω ότι η συνολική αξία ενός τιμολογίου είναι 1.000€ και ότι μπορείτε για αυτό τον RF κωδικό πληρωμής να εξοφλήσετε τμηματικά π.χ. 50€ την ημέρα έκδοσης του παραστατικού, 30€ μετά από 10 ημέρες από την έκδοσή του κ.ο.κ μέχρι να το εξοφλήσετε πλήρως

Δημιουργία συνδέσμου πληρωμής : εκτός από τον κωδικό πληρωμής υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας συνδέσμου πληρωμής. Το τιμολόγιο, πέρα από τον κωδικό πληρωμής, θα περιλάβει και έναν σύνδεσμο για την απευθείας πληρωμή του ποσού. Κατά συνέπεια, με την επιλογή αυτή υποδεικνύετε ότι σε αυτό το πρότυπο θέλετε να παράγεται ένα link πληρωμής (payment link). Το payment link αφορά μόνο σε κωδικούς πληρωμής οι οποίοι δημιουργούνται κατά την έκδοση του παραστατικού και όχι σε κωδικούς πληρωμής πελάτη.

Δημιουργία από διακανονισμό: έστω π.χ. ότι έχετε ένα τιμολόγιο το οποίο πρέπει να εξοφληθεί κατά χρονικά διαστήματα μήκους 30 ημερών - 30, 60, 90 ημέρες - άρα μπορείτε να δηλώσετε να παραχθούν για αυτό το τιμολόγιο τρεις κωδικοί πληρωμής. Βάσει διακανονισμού του παραστατικού θα υπάρχει για κάθε διακανονισμό διαφορετικός κωδικός πληρωμής RF.

Ημερομηνία λήξης : μπορεί o κωδικός πληρωμής RF που παράγεται να έχει ημερομηνία λήξης.

A screenshot of a computer</p>
<p>Description automatically generated

Ορισμός Προτύπου κωδικών πληρωμής RF στην εταιρία

Μπορείτε να συνδέσετε στην εταιρία σας ένα συγκεκριμένο Πρότυπο κωδικών πληρωμής RF, ώστε η παραγωγή κωδικών πληρωμής RF να γίνεται ανάλογα με το τι υπαγορεύει το πρότυπο.

A screenshot of a computer</p>
<p>Description automatically generated

Τύποι παραστατικών

Η έκδοση ηλεκτρονικών (RF) κωδικών πληρωμής στα παραστατικά απαιτεί την ενεργοποίηση του πεδίου “Κωδικοί πληρωμής RF, στη σελίδα “Πρόσθετες ρυθμίσεις” των τύπων παραστατικών πωλήσεων.

A screenshot of a computer</p>
<p>Description automatically generated

Όροι πληρωμής

Η κυριότερη ρύθμιση στην ενότητα των όρων πληρωμής είναι η σύνδεση του όρου με ένα πρότυπο κωδικού πληρωμής RF (εφάπαξ εξόφληση, τμηματική, με διακανονισμό ή μη).

O όρος πληρωμής (συνδεδεμένος με πρότυπο κωδ. πληρωμής RF), συμπληρώνεται στην επικεφαλίδα του παραστατικού και είναι αυτός που θα διερευνήσει τη δυνατότητα παραγωγής κωδικού πληρωμής RF (π.χ. μη ενεργοποίηση κωδικού πληρωμής RF σε ένα παραστατικό του οποίου ο τρόπος πληρωμής προβλέπει μετρητά).

Η ρύθμιση “Xρήση προτύπου εταιρίας” αφορά στη χρήση τρόπου πληρωμής, που έχει δηλωθεί στην εταιρία.

A screenshot of a computer</p>
<p>Description automatically generated

Παραμετροποίηση στις Ιδιότητες φόρμας εκτύπωσης

Για να τυπωθεί σε κάθε παραστατικό, ο κωδικός πληρωμής RF και το link πληρωμής (για άμεση πρόσβαση στην υπηρεσία), να ενημερωθεί η οντότητα του παραστατικού - ο πελάτης - για την ολοκλήρωση πληρωμής με κωδικούς RF με μηνύματα SMS, Viber (στο κινητό τηλέφωνο, που είναι δηλωμένο σε αυτόν) ή με email, να χρησιμοποιηθεί συγκεκριμένο viber/sms template θα πρέπει να παραμετροποιηθούν κατάλληλα τα σχετικά σημεία στην οθόνη “Ιδιότητες φόρμaς εκτύπωσης”.

A screenshot of a computer</p>
<p>Description automatically generated

Προσθήκη πεδίων στο σχεδιασμό φορμών εκτυπώσεων (πωλήσεων)

Οι φόρμες παραστατικών πωλήσεων έχουν εμπλουτιστεί με τα αντίστοιχα πεδία των κωδικών πληρωμής RF προκειμένου να μπορούν να τυπωθούν με τη μορφή barcode ή ως link πάνω στα παραστατικά .

A screenshot of a computer</p>
<p>Description automatically generated