Οδηγίες κλεισίματος έτους (2018) - Galaxy Hotel

Στο τέλος χρήσης διενεργούνται εργασίες στην εφαρμογή απαραίτητες για την ομαλή λειτουργία της. Παρακάτω περιγράφονται αναλυτικά οι διαδικασίες που ακολουθούνται για τον τερματισμό και την έναρξη της νέα χρήσης στο Galaxy Hotel

Πριν το κλείσιμο ημέρας της 31/12:

  • Νέα οικονομική χρήση: Εάν δεν έχει ανοιχθεί, τότε πρέπει να ορισθεί η επόμενη χρήση. Αυτό γίνεται από Βασική δομή – Χρήση – Δημιουργία οικονομικής χρήσης. Η διαδικασία δημιουγίας οικονομικής χρήσης ανάλογα με την εγκατάσταση, συνδέει το βιβλίο εσόδων εξόδων καθώς και τους ΜΣΚΚ της προηγούμενης χρήσης στη νέα χρήση είτε αναθέτει (εάν υπάρχει) το λογιστικό σχέδιο της προηγούμενης χρήσης στη νέα.
  • Για τις κρατήσεις που αναχωρούν την 31/12, δεν χρειάζεται να γίνει κάποια διαφορετική εργασία πέραν της αναχώρησης τους την ώρα που θα αποχωρήσουν από το ξενοδοχείο.
  • Εάν υπάρχουν στην εγκατάσταση και POS, θα πρέπει να προηγηθεί το κλείσιμο ημέρας για αυτά, όπως οποιασδήποτε άλλης μέρας του χρόνου.

Ειδικότερα για τις κρατήσεις του ξενοδοχείου πρέπει να ακολουθηθούν τα παρακάτω βήματα:

Εργασίες για κρατήσεις που αναχωρούν την 01/01/2019

  • Κάνετε προχρέωση των κρατήσεων μόνο για την 31/12/2018 και έκδοση τιμολογίων από ενδιάμεσο λογαριασμό (λεπτομέρειες για την διαδικασία της προχρέωσης μπορείτε να δείτε παρακάτω). Οι πελάτες που δεν έχουν εξοφλήσει, τους εξοφλείται με τρόπο πληρωμής ‘ΕΠΙ ΠΙΣΤΩΣΕΙ’ (Debtor)

Εργασίες για κρατήσεις που αναχωρούν μετα την 01/01/2019

  • Κάνετε προχρέωση πάλι των κρατήσεων και έκδοση τιμολογίων από ενδιάμεσο λογαριασμό (λεπτομέρειες για την διαδικασία της προχρέωσης μπορείτε να δείτε παρακάτω). Οι πελάτες που δεν έχουν εξοφλήσει, τους εξοφλείτε με τρόπο πληρωμής ‘ΕΠΙ ΠΙΣΤΩΣΕΙ’ (Debtor).

Αφού ολοκληρωθούν οι εργασίες αυτές ακολουθεί το Κλείσιμο ημέρας (close day) όπως οποιαδήποτε άλλη ημέρα του χρόνου.

Εναλλακτικά εάν δεν επιθυμείτε να ακολουθήσετε την έκδοση ενδιάμεσου λογαριασμού, τότε ΠΡΙΝ το κλείσιμο ημέρας της 31/12, μπορείτε να επιλέξετε την Αναχώρηση για τις κρατήσεις που αναχωρούν μετά την 31/12. Έτσι θα εκδοθούν ότι παραστατικά απαιτούνται, όπως γίνεται σε όλες τις περιπτώσεις αναχώρησης. Αναλυτικά για κάθε κράτηση τα βήματα είναι πριν το κλείσιμο ημέρας για την 31/12:

  • Αλλαγή ημερομηνίας αναχώρησης σε 1/01
  • Καταχώριση όσων χρεώσεων απαιτείται από επί μέρους τμήματα
  • Κλήση ενέργειας Προχρέωσης για να δημιουργηθούν οι κινήσεις κλεισίματος ημέρας της 31/12
  • Αναχώρηση της κράτησης και φύλαξη των παραστατικών που θα εκδοθούν
  • Δημιουργία νέας κράτησης με τις ημερομηνίες που υπολείπονται

Διαδικασία προχρέωσης κράτησης

Στις ενέργειες μιας κράτησης, μέσα από τη φόρμα μιας κράτησης, επιλέγετε την Προχρέωση από τη κατηγορία Ενέργειες Λογαριασμού.

Στο επόμενο βήμα εμφανίζεται λίστα με τις διανυκτερεύσεις της κράτησης από όπου εσείς πρέπει να επιλέξετε μόνο την 31/12/2018 (οι ημερομηνίες στα παραδείγματα είναι ενδεικτικές).

Υπόλοιπα συναλλασσόμενων & χρηματικών λογαριασμών

Το Galaxy έχει τη δυνατότητα εμφάνισης των εκ μεταφοράς υπολοίπων των συναλλασσομένων (πελατών, προμηθευτών κλπ) και των χρηματικών λογαριασμών (ταμεία, τραπεζικοί λογαριασμοί) στην επόμενη χρήση, χωρίς τη δημιουργία εγγραφών έναρξης. Προτείνεται όμως η δημιουργία τους για να είναι πιο εύκολη η ανεύρεση κάθε φορά του υπολοίπου. Παρακαλώ για λεπτομέρειες ανατρέξτε στα αντίστοιχα έγγραφα με οδηγίες.

-Συναλλασσόμενοι

Η διαδικασία μεταφοράς [Διαχείριση Συναλλασσομένων/Διαδικασίες] δημιουργεί οικονομικές εγγραφές τύπου τακτοποιητικές των επιλεγμένου τύπου, ανάλογα το υπόλοιπο (θετικό, αρνητικό) και το ρόλο του λογαριασμού (πελάτης, προμηθευτής, Χρεώστης, Πιστωτής). Να τονιστεί ότι τα υπόλοιπα των λογαριασμών εμφανίζονται κανονικά σε καταστάσεις της νέας χρήσης, χωρίς να πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπων. Η μόνη διαφορά είναι ότι για τα «εκ μεταφοράς» ενημερώνεται από κινήσεις της προηγούμενης χρήσης και όχι από την απογραφή έναρξης που θα λάμβανε στη περίπτωση που είχε πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπου.

1

-Χρηματικοί Λογαριασμοί

Μεταφορά υπολοίπου πραγματοποιείται για όλους τους λογαριασμούς εκτός από εκείνους που αφορούν σε αξιόγραφα & πιστωτικές κάρτες. Η διαδικασία [Οικονομική διαχείριση / Διαδικασίες / Μεταφορά Υπολοίπου / Χρηματικών Λογαριασμών] δημιουργεί οικονομικές εγγραφές τύπου εμβάσματος των επιλεγμένου τύπου, ανάλογα το υπόλοιπο (θετικό, αρνητικό) και τη κατηγορία του λογαριασμού (τραπεζικός λογαριασμός, λογαριασμός μετρητών). Να τονιστεί ότι τα υπόλοιπα των λογαριασμών εμφανίζονται κανονικά σε καταστάσεις της νέας χρήσης, χωρίς να πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπων. Η μόνη διαφορά είναι ότι για τα «εκ μεταφοράς» ενημερώνεται από κινήσεις της προηγούμενης χρήσης και όχι από την απογραφή έναρξης που θα λάμβανε στη περίπτωση που είχε πραγματοποιηθεί μεταφορά υπολοίπου.

22