Galaxy Hotel - Έκδοση 21.39 Νέα λειτουργικότητα

Δυνατότητα έκδοσης παραστατικών σε διαφορετικό υποκατάστημα

Δυνατότητα, κατά την έκδοση παραστατικού, επιλογής διαφορετικού υποκαταστήματος της οντότητας ή των οντοτήτων που τιμολογούνται κάθε φορά (π.χ. αν ο πελάτης της κράτησης έχει δύο υποκαταστήματα δηλώνετε το υποκατάστημα - π.χ. το δεύτερο - στο οποίο θα εκδοθεί το παραστατικό).

Η δυνατότητα αυτή απαντάται στα εξής σημεία :

• Ενδιάμεσος λογαριασμός : έστω ότι έχετε μια κράτηση η οποία είναι checked in, επιλέγετε το “λογαριασμό” της κράτησης με τις χρεώσεις και από εκεί τον “ενδιάμεσο λογαριασμό”. Εμφανίζεται η σχετική οθόνη με το νέο πεδίο, του υποκαταστήματος (ανενεργό). Επιλέγοντας “Επίσημη εκτύπωση παραστατικού” (εκτύπωση των κινήσεων του λογαριασμού του επιλεγμένου παραστατικού σε επίσημο παραστατικό) το πεδίο του υποκαταστήματος καθίσταται ενεργό με σκοπό την επιλογή του και την απευθείας συμπλήρωσή του στο παραστατικό

• Αναχώρηση (Check out του πελάτη και έκδοση παραστατικού)
• Τιμολόγηση group (Ταμείο|Εκτύπωση λογαριασμού group)
• Συγκεντρωτικός λογαριασμός
• Ακυρωτικά τέλη (Cancellation fees)
• Πιστωτικό τιμολόγιο (Credit invoice)
• Προκαταβολές (έλεγχος επιστροφή - ακύρωση)
• Χρέωση δωματίου

Σημείωση :

• Το πεδίο έρχεται εξ’ ορισμού κενό
• Αν το αφήσετε ασυμπλήρωτο, το Σύστημα συμπεριφέρεται όπως μέχρι στιγμής

Παρακολουθούμενοι τύποι χρέωσης

Το ξενοδοχείο διαθέτει κάποιους χρεώσιμους τύπους, οι οποίοι επειδή δεν είναι σε απεριόριστο πλήθος (π.χ. τα παιδικά κρεβατάκια - baby cot) υπάρχει ανάγκη παρακολούθησης της ποσότητάς τους.

Με τη νέα δυνατότητα (inventoried extra charges) μπορείτε να παρακολουθείτε τύπους χρέωσης, υπηρεσίες δηλαδή που εμπίπτουν επιπλέον χρέωσης (baby cot, επιπλέον άτομο, free child) κατά ποσότητα.

Έχοντας παραμετροποιήσει κατάλληλα τους τύπους χρέωσης, το Σύστημα κατά την καταχώριση πρόσθετων χρεώσεων στην κράτηση, ελέγχει αν υπάρχει ικανό πλήθος για την κάλυψη της κράτησης και εμφανίζεται προειδοποιητικό παράθυρο (π.χ. έχει γίνει υπέρβαση της διαθέσιμης ποσότητας του τύπου baby cot).

Συγκεκριμένα,

Στο εσωτερικό του παραθύρου “Τύπος Χρέωσης”, ενσωματώθηκαν δύο νέα πεδία:

• Παρακολουθούμενο (inventoried): υποδεικνύει ότι η υπηρεσία έχει απόθεμα
• Ποσότητα: αναγράφεται το διαθέσιμο πλήθος 

Το πεδίο γίνεται ενεργό μόνο αν η υπηρεσία είναι παρακολουθούμενη

Στις γραμμές του “Πλάνου δωματίων” (room rack) εμφανίζονται τα σύνολα χρησιμοποιημένων - αχρησιμοποίητων τύπων χρέωσης ανά τύπο χρέωσης.

Η απεικόνιση της πληροφορίας γίνεται με τη χρήση του συνδέσμου (link) “Εμφάνιση/Απόκρυψη τύπων χρέωσης”, στην κάτω αριστερή γωνία του πλάνου δωματίων .

1^η περίπτωση – συμπλήρωση baby cot στη σελίδα “Πρόσθετες χρεώσεις”

Αν στη λίστα με τις πρόσθετες χρεώσεις της κράτησης εισάγετε στον “τύπο χρέωσης” baby cot, ποσότητα “2” και συγκεκριμένο χρόνο ισχύος της πρόσθετης παροχής, τότε πατώντας “αποθήκευση”,

αποτυπώνεται στο Πλάνο Δωματίων” (Room rack) το συνολικό υπόλοιπο του τύπου – baby Cot το οποίο έχει μειωθεί κατά “2” σύμφωνα με το παράδειγμά μας

2^η περίπτωση – συμπλήρωση Baby cot στην επικεφαλίδα της κράτησης

Αν τώρα συμπληρώσετε το “Baby cot” στην επικεφαλίδα της κράτησης,

και ο τύπος χρέωσης “baby cot” έχει τσεκ στο “προεπιλογή” και “παρακολουθούμενο” τότε η ανάλωση θα γίνει από το αντίστοιχο baby cot, ορισμένο ως “προεπιλογή” στην επικεφαλίδα της κράτησης.

Προσδοκώμενες προκαταβολές

Υλοποιήθηκε νέα οντότητα οι προσδοκώμενες προκαταβολές (Expected deposits) για τον ορισμό προκαταβολών που προβλέπετε ότι θα λάβετε μια συγκεκριμένη ημερομηνία από συγκεκριμένη κράτηση ή group. 

Η οντότητα αυτή μπορεί να λειτουργήσει υπενθυμιστικά σε περιπτώσεις προκαταβολών (π.χ. στις 26/7/2022 θα σας καταβληθεί ως προκαταβολή το ποσό των 500€ στα πλαίσια συγκεκριμένης κράτησης – κράτηση “179”).

Από που ενεργοποιείται

Οι Προσδοκώμενες προκαταβολές ενεργοποιούνται από το μενού “Ταμείο” του “Hospitality”

Καταχώριση προσδοκώμενης προκαταβολής

Κάθε “Προσδοκώμενη προκαταβολή” ορίζεται από :

• τον Κωδικό : με κάθε νέα καταχώριση, τίθεται αυτόματα ο κωδικός
• την Περιγραφή : πρόκειται για το δεύτερο υποχρεωτικό πεδίο της φόρμας
• το Ποσό : αφορά στο αναμενόμενο ποσό της προκαταβολής
• την Ημερομηνία καταχώρισης και ημερομηνία λήξης της προσδοκώμενης προκαταβολής

Η προσδοκώμενη προκαταβολή μπορεί να συνδεθεί με :

• Κράτηση ή
• Group

• Σημειώσεις
• Ολοκληρώθηκε

Ενέργειες

Με την ενεργοποίηση του πλήκτρου “Ενέργειες” έχετε στη διάθεσή σας την εργασία “Προσθήκη προκαταβολής”

Επιλέγοντας την,

ξεκινάει η διαδικασία καταχώρισης προκαταβολής κράτησης ή group αν υπάρχει συνδεδεμένη κράτηση ή group, η κατάσταση (το status) των οποίων επιτρέπει την καταχώριση προκαταβολής.

Προσδοκώμενες προκαταβολές στην κράτηση ή στο group

Στη σελίδα “Προσδοκώμενες προκαταβολές” της κράτησης/ group μπορείτε:

• Να δείτε τις συνδεδεμένες προσδοκώμενες προκαταβολές

ή/και

• Να δημιουργήσετε απευθείας νέες