Custom Οροφοκομία ανά κράτηση
Μια σημαντική λειτουργικότητα για τον καθορισμό custom housekeeping plan ανά κράτηση, ενσωματώθηκε στις ενέργειες της κράτησης
Ας δούμε πώς θα εκμεταλλευτείτε κατά τον καλύτερο τρόπο τη λειτουργικότητα που προσφέρει το Σύστημα.
ΕΦΑΡΜΟΓΗ
Καταχωρίστε μια κράτηση σε ένα τρίχωρο δωμάτιο (έστω το 111)
Ο τύπος δωματίου έχει πρωτίστως παραμετροποιηθεί ως προς :
- τα είδη οροφοκομίας (πετσέτες, σεντόνια)
- το διάστημα αλλαγής από την υπηρεσία οροφοκομίας
- την ποσότητα τεμαχίων ειδών οροφοκομίας για τον τύπο δωματίου (τρίχωρο)
- αν θα γίνει αναστολή προ αναχώρησης
- αν θα γίνει αλλαγή με την αναχώρηση
με το τρόπο αυτό έχει σχηματοποιηθεί για το συγκεκριμένο δωμάτιο ένα calendar αλλαγής λινών
Επιλέξτε από τις “Ενέργειες” της Κράτησης “Προσαρμοσμένη οροφοκομία”
Στην οθόνη “Custom Housekeeping plan” που ανοίγει,
μπορείτε :
- Να ζητήσετε να φορτώσει το τρέχον πλάνο οροφοκομίας
- Να επιλέξετε ένα πλάνο οροφοκομίας από άλλο τύπο δωματίου (π.χ. studio) και να το εφαρμόσετε σε αυτό τον τύπο (τρίχωρο)
- Να δημιουργήσετε επιτόπου ένα καινούργιο πλάνο
Επιλέγοντας πολλαπλές εγγραφές από τον πίνακα μπορείτε :
- Να μετακυλήσετε προς τα εμπρός ή προς τα πίσω (κατά x ημέρες π.χ. 2) τα επιλεγμένα housekeep plan πατώντας το > ή το < αντίστοιχα
- Να αυξήσετε ή να μειώσετε την ποσότητα των επιλεγμένων με το πάτημα του "+" ή "-" .
Πατήστε στη σελίδα “Άλλες επιλογές” της κράτησης και επιλέξτε την παράμετρο “Έχει προσ. οροφοκομία” (Has custom housekeeping) και κάντε αποθήκευση της κράτησης
Αν το πλάνο που δημιουργήσατε δεν είναι έγκυρο λόγω λανθασμένων δεδομένων, παραδείγματος χάρη ημερομηνίες plan date πριν το hotel day, ημερομηνίες εκτός χρονικού ορίου της κράτησης, τότε εμφανίζεται σχετικό μήνυμα, το custom housekeep αγνοείται και εφαρμόζεται το default ενώ γίνεται αυτόματα uncheck η παράμετρος “Έχει προσ. οροφοκομία” (Has custom housekeeping) .
Rate room type availability field on reservation
Αν η custom παράμετρος AvailabilityPerRateRoomType (internet availablity per Rate room type = WebHotelier) ήταν ενεργή, η ανάλωση της διαθεσιμότητας γινόταν σύμφωνα με την τιμή του πεδίου “Χρεωστικός τύπος δωματίου” της κράτησης.
Τι ισχύει μέχρι στιγμής
Με τη μεταβίβαση διαθεσιμότητας (π.χ. single, double triple, suite, studio) στη WebHotelier δεν μεταφέρονται οι αρχιτεκτονικοί τύποι δωματίων (τα δωμάτια που το ξενοδοχείο κατέχει) αλλά οι χρεώσιμοι τύποι. Άρα η διαθεσιμότητα internet γίνεται ανά χρεώσιμο τύπο δωματίου.
Με τη λήψη μιας κράτησης από την WebHotelier για κάποιο Χρεώσιμο τύπο, η διαθεσιμότητα που αναλώνεται είναι σύμφωνη με αυτή που έχει οριστεί on line. Αν για παράδειγμα έχει δηλωθεί μια διαθεσιμότητα 10 για κάποιον χρεώσιμο τύπο για συγκεκριμένο διάστημα, τότε αν αποσταλεί “1” κράτηση από το σύστημα της WebHotelier μέσα στο ορισμένο χρονικό όριο η διαθεσιμότητα θα γίνει 9.
Στο εξής
Η ανάλωση διαθεσιμότητας ΔΕΝ θα γίνεται βάσει του χρεώσιμου τύπου (ο οποίος μπορεί να επηρεάσει την τιμή) αλλά βάσει του νέου πεδίο “Χρεώσιμος τύπος διαθεσιμότητας”. Ο χρεώσιμος τύπος διαθεσιμότητας (Availability rate type) θα φροντίζει, στο εξής, για την ανάλωση της διαθεσιμότητας internet (στη WebHotelier) . Με τον τρόπο αυτό χρέωση και ανάλωση μπορεί να διαφοροποιούνται (χρεώνεται διαφορετικά, αναλώνεται διαφορετικά).
Συνεπώς, η ανάλωση διαθεσιμότητας καθώς και η διαδικασία επανυπολογισμού (εκ νέου υπολογισμός διαθεσιμότητας με βάση τις κρατήσεις από την WebHotelier) θα γίνεται πλέον σύμφωνα με το πεδίο “Χρεώσιμος τύπος διαθεσιμότητας”.
Παραμετροποίηση
Στις ρυθμίσεις ξενοδοχείου, στη σελίδα “Πλάνο και Διαθεσιμότητα” προστέθηκε η παράμετρος “Συγχρονισμός αρχιτεκτονικού τύπου με χρεώσιμο τύπο διαθεσιμότητας” (Sync room type to availability rate type).
Αν επιλεγεί, όταν θα γίνεται αλλαγή τύπου δωματίου (έστω για παράδειγμα από Studio σε δίχωρο), το Σύστημα θα προσπαθεί να αναθέσει το χρεώσιμο τύπο διαθεσιμότητας σύμφωνα με τον τύπο (δίχωρο στο παράδειγμά μας).
Συνεπώς, η αλλαγή στο χρεώσιμο τύπο διαθεσιμότητας γίνεται διότι :
- Ο χρεώσιμος τύπος διαθεσιμότητας (δίχωρο) είναι ο προεπιλεγμένος ή ο μοναδικός χρεώσιμος τύπος δωματίου για τον τύπο δωματίου δίχωρο
- Στις παραμέτρους ξενοδοχείου έχει οριστεί να γίνεται συγχρονισμός του αρχιτεκτονικού τύπου με τον χρεώσιμο τύπο διαθεσιμότητας
Ανάλωση Internet Availability από τα εκτός λειτουργίας δωμάτια & Auto sync availability λειτουργικότητα
Σε περίπτωση που είναι ενεργοποιημένη η custom παράμετρος OutOfOrderConsumesInternetAvailability και γίνεται χρήση της παραμέτρου “Συγχρονισμός αρχιτεκτονικού τύπου με χρεώσιμο τύπο διαθεσιμότητας” στην παραμετροποίηση του ξενοδοχείου τότε θα πρέπει να γίνεται ανάλωση internet availability από τα “εκτός λειτουργίας δωμάτια” σύμφωνα με τους default ή 1 προς 1 συνδεδεμένους χρεώσιμους τύπους (παραδείγματος χάρη, θα πάρει από τα “εκτός λειτουργίας” το δωμάτιο 111 θα εντοπίσει τον αρχιτεκτονικό τύπο δωματίου και θα κάνει ανάλωση του προεπιλεγμένου χρεώσιμου τύπου από το availability που έχει οριστεί).
Εκτύπωση Guest Productivity
Στις εκτυπώσεις του “Προφίλ λογαριασμού” προστέθηκε η εκτύπωση “Guest Productivity”.
Η εκτύπωση περιλαμβάνει τις στήλες :
- Όνομα : το όνομα φυσικού προσώπου με Hyperlink για πρόσβαση στη φόρμα πελάτη
- Κατάσταση : ενεργός/ανενεργός
- Vip Type
- Διανυκτερεύσεις : πλήθος διανυκτερεύσεων μαζί με την ημερομηνία άφιξης για το διάστημα που έχει επιλεγεί στα φίλτρα ημερομηνιών
- Επισκέψεις (Visits): πλήθος επισκέψεων βάσει ημερομηνίας άφιξης για το διάστημα που έχει επιλεγεί στα φίλτρα ημερομηνιών
- Cancellations: πλήθος ακυρώσεων βάσει ημερομηνίας άφιξης για το διάστημα που έχει επιλεγεί στα φίλτρα ημερομηνιών
- Δεν εμφανίστηκε (Non Show): πλήθος Non Show βάσει ημερομηνίας άφιξης για το διάστημα που έχει επιλεγεί στα φίλτρα ημερομηνιών
- Room Revenue: Reservation status check in & Check out
- Average Room Revenue: Room Revenue / Nights
- Other Revenue: Reservation status check in & Check out
- Average Other Revenue: Other Revenue / Nights
- Συνολικό έσοδο (Total Revenue): Reservation status check in & Check out
- Average total Revenue: Total Revenue / Nights
Τα φίλτρα στο παράθυρο ορισμού της εκτύπωσης είναι :
- Ξενοδοχείο
- Από ημερομηνία - Έως ημερομηνία
- Status: (ενεργό/ανενεργό και κενό φίλτρο - για την εμφάνιση όλων)
- Τύπος Vip : αφορά στο VIP type του πελάτη
- Minimum Revenue : εμφανίζει πελάτες των οποίων το Total Revenue είναι >= του Min. Revenue
Custom πεδία διαθέσιμα σε bubble και appointment info
Στο “Πλάνο δωματίων” προστίθενται στο Reservation info και Buble info, custom πεδία τα οποία έχει προσθέσει χρήστης με customization.
Μια από τις δυνατότητες του χρήστη με ρόλο “Configurator” είναι η πρόσβαση σε πίνακες της εφαρμογής για την προσθήκη πεδίων .
Με τη λογική αυτή, έστω για παράδειγμα χρήστης με config credentials έχει προσθέσει στον πίνακα των guest ένα νέο πεδίο (π.χ. κείμενο 100 χαρακτήρων) με όνομα GuestCustomField .
Με το συγχρονισμό της βάσης, την έξοδο από το περιβάλλον config και την επιστροφή στην εφαρμογή, αν ανοίξετε την οθόνη του Guest (παραμετροποιώντας κατάλληλα) ενημερώνεται με το νέο πεδίο.
Παραμετροποίηση ώστε το διαθέσιμο πεδίο να είναι ορατό στην κράτηση/popup
Μεταβείτε στο Πλάνο δωματίων
Καλέστε “Λειτουργίες Πλάνου” και από εκεί “Οργάνωση Πλάνου”
Ενεργοποιήστε τη σελίδα “Custom πεδία”, στην οποία συγκεντρώνονται όλα τα custom πεδία που έχουν μπει με config στους πίνακες guest και reservation (τα πεδία του guest είναι τα custom guest και του reservation τα custom reservation) και,
Δείτε το Custom πεδίο που έχει εισαχθεί από το χρήστη config στον πίνακα των guest
Επιλέξτε το και πατήστε “Διαθέσιμο στις πληροφορίες”
Εκτελείται αυτόματα η ενημέρωση του πεδίου στις σελίδες :
- Πληροφορίες κράτησης Reservation info και
- πληροφορίες Bubble – στο popup δηλαδή
Γρήγορη συμπλήρωση στοιχείων ενοίκων
Στις ενέργειες του “Group” ενσωματώθηκε η ενέργεια “Γρήγορη συμπλήρωση στοιχείων ενοίκων” (ενεργοποιείται μόλις δημιουργείται η λίστα κρατήσεων στο Group).
Ενεργοποιώντας την επιλογή,
εμφανίζεται λίστα στο εσωτερικό της οποίας συγκεντρώνονται, από όλες τις κρατήσεις του group, οι guest και μπορείτε να συμπληρώσετε στοιχεία που αφορούν στους guests του group όπως : εθνικότητα, χώρα, νομός, περιοχή, στοιχεία της διεύθυνσης, οδό, αριθμό, ταχυδρομικό κώδικά, τηλέφωνα, σημειώσεις κλπ.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ
H λίστα δεν εμφανίζει μόνο τον master guest αλλά και τους συνδεδεμένους με αυτόν (π.χ. relative guests).
Με τις ενέργειες “Ανάθεση χώρας σε όλους τους ενοίκους” και “Ανάθεση εθνικότητας σε όλους τους ενοίκους” μπορείτε καθορίζοντας συγκεκριμένη χώρα, εθνικότητα να ενημερωθούν με την ίδια χώρα, εθνικότητα όλα τα μέλη του group.
Reservation Room Assignment per type
Ενσωματώθηκε νέο action στο πλάνο κρατήσεων μέσω του οποίου μπορείτε να επιλέγετε συγκεκριμένο δωμάτιο βάσει του τύπου δωματίου της επιλεγμένης γραμμής και να το αναθέτετε εύκολα και γρήγορα σε όσες γραμμές του πλάνου έχουν το ίδιο τύπο δωματίου (room type).
Έστω ότι έχουμε μια κράτηση η οποία δεν είναι συνδεδεμένη με δωμάτιο αλλά έχει οριστεί στο πλάνο δωματίων ότι τις τρεις πρώτες ημέρες θα είναι σε δίχωρο και μετά θα γίνει αλλαγή δωματίου και θα μεταφερθεί σε studio (χωρίς να γνωρίζετε εκ των προτέρων τα δωμάτια).
Πατώντας επί της γραμμής (οποιασδήποτε γραμμής) που είναι το δίχωρο και ενεργοποιώνας “Ανάθεση δωματίου στον τύπο”,
η εφαρμογή ανοίγει μια επιλογή δωματίων (οθόνη Ορισμοί δωματίων) με δωμάτια τύπου δίχωρο και αν ενεργοποιήσετε το πλήκτρο “Επιλογή” ,
η εφαρμογή θα τοποθετήσει αυτό το δωμάτιο (το 118) σε όποιες γραμμές του πλάνου υπάρχει ο τύπος “δίχωρο”
Ομοίως θα πράξει και για τον τύπο δωματίου “Studio”
Summary invoice preview (Συγκεντρωτικό παραστατικό)
Έστω ότι το ξενοδοχείο εκδίδει συγκεντρωτικό παραστατικό σε χρεώστη με πολλές κρατήσεις.
Στην οθόνη έκδοσης του συγκεντρωτικού παραστατικού, ενεργοποιώντας από τις “Ενέργειες” την επιλογή “Εκτύπωση τιμολογίου”,
εμφανίζεται μια νέα οθόνη στην οποία υπάρχει η δυνατότητα της official ή unofficial εκτύπωσης (αντί της απευθείας έκδοσης του παραστατικού).
Αν επιλεγεί official, η εφαρμογή συμπεριφέρεται όπως μέχρι στιγμής, ενώ στην περίπτωση της unofificial εκτύπωσης μπορείτε να προχωρήσετε στην εκτύπωση ενός pdf με τις χρεώσεις του συγκεντρωτικού παραστατικού.
Συμπληρώστε τα στοιχεία στην οθόνη των παραμέτρων της εκτύπωσης παραστατικού (όνομα εκτυπωτή, τρόπος εκτύπωσης) πατήστε “Αποδοχή”
Δηλώστε τον κατάλογο αποθήκευσης του pdf αρχείου και δείτε το παραγόμενο αρχείο.
- Το pdf αυτό είναι user defined στα Settings του ξενοδοχειακού (Οργάνωση Hospitality |Σχεδιασμός φορμών εκτύπωσης | Summary Informal Invoice)
- Πατήστε “Σχεδιασμός” για να βρεθείτε στο περιβάλλον σχεδίασης της φόρμας εκτύπωσης
Παραμετροποίηση
Μετά το σχεδιασμό της φόρμας μεταβείτε στις Παραμέτρους ξενοδοχείου και δηλώστε υποχρεωτικά τη φόρμα στο πεδίο informal summary invoice default form της σελίδας “Επιλογές εκτύπωσης”
