Εισαγωγή

Εμπλουτίστηκαν οι οντότητες της εφαρμογής με τα memos (ή αλλιώς σημειώσεις). Τα memos είναι μηνύματα (προσωπικά ή κοινόχρηστα) και έχουν ως στόχο είτε να υπογραμμίσουν τη σπουδαιότητα μιας πληροφορίας, να υπενθυμίσουν στο χρήστη κάτι (μικρό ή σημαντικό) κατά την επιλογή μιας οντότητας – εγγραφής (π.χ. ένα τεχνικό χαρακτηριστικό του είδους) είτε να ενεργήσουν προειδοποιητικά ή απαγορευτικά στα παραστατικά (σε όλους ή σε επιλεγμένους τυπους). Στην περίπτωση αυτή το Σύστημα ανοίγει αυτόματα παράθυρο στην οθόνη σας για να προειδοποιήσει ή αποτρέψει μια κίνηση π.χ. την καταχώριση ενός είδους σε μια παραγγελία πώλησης, εφόσον η παραμετροποίηση του τύπου Memos προβλέπει κάτι τέτοιο .

Οι οντότητες που επιδέχονται σημειώσεις μηνυμάτων είναι :

• Είδη
• Πελάτες/Προμηθευτές
• Χρεώστες /Πιστωτές

Το μήνυμα μπορεί να είναι :

• Προσωπικό : το μήνυμα (κατά την επιλογή μιας εγγραφής) είναι ορατό μόνο στο χρήστη που το καταχώρισε
• Γενικό : το μηνύματα είναι διαθέσιμα σε όλους τους χρήστες

Από που ενεργοποιείται

Οι σημειώσεις μηνυμάτων (Τύποι Memos) ενεργοποιούνται από το μενού “Πίνακες (1)” της Οργάνωσης βασικής δομής

Παραμετροποίηση

Ορισμός Τύπων Memos

Στο παράθυρο “Τύποι Memos” καθορίστε τους τύπους μηνυμάτων (που πρόκειται να καταχωρίσετε στην πορεία)

Κάθε τύπος ορίζεται από :

• τον κωδικό και την περιγραφή του τύπου μηνύματος
• την επίδραση : Η τιμή του πεδίου καθορίζει πως θα εμφανίζεται το μήνυμα στις σχετιζόμενες οντότητες, αν θα εμφανίζεται κατά την επιλογή της οντότητας (π.χ. είδους / πελάτη) ή κατά την κίνηση της οντότητας αυτής π.χ. του είδους σε ένα παραστατικό (πωλήσεις, αγορές κ.λπ.), αν το μήνυμα θα απαγορεύει την κίνηση της οντότητας π.χ. ενός είδους σε ένα παραστατικό ή αν θα είναι απλώς προειδοποιητικό.

Συγκεκριμένα οι δυνατές τιμές του είναι :

• Προειδοποίηση σε όλους τους τύπους κίνησης
• Προειδοποίηση σε επιλεγμένους τύπους κίνησης που ορίζει ο χρήστης
• Απαγόρευση (μηνύματος) σε όλες τις κινήσεις
• Απαγόρευση σε συγκεκριμένους τύπους κίνησης και καθορισμό, στη συνέχεια, των τύπων κίνησης στους οποίους η εφαρμογή θα απαγορέψει την κίνησή του (το είδος π.χ. 00236 να μην μπορεί να καταχωριστεί σε παραγγελία πώλησης)
• Εμφάνιση του μηνύματος κατά την επιλογή της οντότητας π.χ. στην οντότητα του είδους

• το Είδος : Για τη συμπλήρωση του πεδίου επιλέξτε μια από τις δύο τιμές :
  • Προσωπικά: το μήνυμα το βλέπει μόνο ο χρήστης που το καταχώρισε (δεν μπορεί να το δει κάποιος άλλος χρήστης)
  • Γενικά: τα μηνύματα είναι διαθέσιμα σε όλους τους χρήστες (που θα καλέσουν αυτή την οντότητα)

Ανάθεση memo types (τύπων σημειώσεων)

Η διαδικασία της ανάθεσης memo types γίνεται από τις “Ενέργειες” των τύπων.

Πώς

Ενεργοποιήστε “Ανάθεση Τύπων Memos”

Στην οθόνη των Αναθέσεων τύπων σημειώσεων, που ανοίγει, επιλέξτε τον επιθυμητό τύπο οντότητας – Entity type (π.χ. παραστατικά πωλήσεων)

Στο τμήμα “Διαθέσιμοι τύποι παραστατικών” δηλώστε σε ποιους τύπους κίνησης θα ενεργοποιηθεί το μήνυμα αυτό (επιλέγοντας έναν προς έναν και τσεκάροντας το πεδίο “Επιλεγμένο”).

Έστω ο τύπος memo “Προσωπικό” (αφορά μόνο στο χρήστη που το καταχωρίζει) είναι (βάσει παραμετροποίησης) “προειδοποίηση” στους επιλεγμένους τύπους παραστατικών πωλήσεων (π.χ. παραγγελία πώλησης)

Τύποι παραστατικών

Για την ενεργοποίηση των μηνυμάτων σημειώσεων τσεκάρετε στους τύπους παραστατικών (ιδιότητες εταιρίας| Έλεγχοι) το πεδίο “Έλεγχος μηνυμάτων σημειώσεων”.

Εφαρμογή

Εμφάνιση του μηνύματος κατά την επιλογή της οντότητας

• Μεταβείτε στην επιθυμητή οντότητα (έστω του είδους)
• Ενεργοποιήστε “Χρήσεις είδους” και πατήστε το πλήκτρο “Memos”

Στην οθόνη “Memos” που ανοίγει,

• Επιλέξτε στο πεδίο “Τύπος Memo” τον τύπο του μηνύματος (έστω προσωπικό - οντότητα)
• Στο πεδίο “Επίδραση” τίθεται αυτόματα βάσει παραμετροποίησης “Εμφάνιση μόνο σε οντότητα” (εμφάνιση του μηνύματος κατά την επιλογή της οντότητας)
• Το Σύστημα προτείνει σημερινή ημερομηνία καταχώρισης
• Πατήστε το σύμβολο και πληκτρολογήστε στο πλαίσιο “Memo” το κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται με την επιλογή της οντότητας (π.χ. έλεγχος στα ράφια του είδους)

• Επαναλάβετε τη διαδικασία, πληκτρολογώντας και ένα άλλο μήνυμα γενικού τύπου αυτή τη φορά, που θα εμφανίζει το συγκεκριμένο μήνυμα (π.χ. προσοχή τα γάντια έχουν έντονα χρώματα) σε όποιον χρήστη καλεί το είδος.

Σύμφωνα με την παραμετροποίηση του τύπου memo το μήνυμα θα εμφανίζεται κατά την επιλογή της οντότητας”.

• Πατήστε “αποθήκευση” για την αποθήκευση των μηνυμάτων.

Στη συνέχεια,

Μεταβείτε στη λίστα των ειδών και επιλέξτε το είδος

Πατήστε “Χρήσεις είδους”

Οι σημειώσεις μηνυμάτων (προσωπικές και γενικές) εμφανίζονται (σύμφωνα με την παραμετροποίηση, κατά την επιλογή της οντότητας) αυτόματα στην οθόνη σας, στο παράθυρο των “Memos” υπενθυμίζοντας τι πρέπει να κάνετε ή προσφέροντάς σας μια πληροφορία .

Προειδοποίηση σε κινήσεις

Βήματα

Δημιουργείστε ένα τύπο Memo “Προειδοποίηση σε κινήσεις” και αναθέστε τον σε όλους τους τύπους κίνησης

Παραμετροποιείστε κατάλληλα τον τύπο, τσεκάροντας το πεδίο “Έλεγχος μηνυμάτων σημειώσεων”

Μεταβείτε στη λίστα των ειδών και επιλέξτε το είδος (π.χ. 00236)

Στην οθόνη των μηνυμάτων επιλέξτε τον τύπο memo “προειδοποίηση σε κινήσεις” και πληκτρολογήστε το μήνυμα (π.χ. θα υπάρχει καθυστέρηση στην παράδοση)

Με την επιλογή του είδους (00236) στο παραστατικό και με την προϋπόθεση ότι ο τύπος παραστατικού έχει ενεργοποιημένο τον έλεγχο σημειώσεων και ο τύπος memo αφορά σε “προειδοποίηση σε κινήσεις”, εμφανίζεται το μήνυμα προειδοποίησης στην οθόνη των Σημειώσεων .

Απαγόρευση σε συγκεκριμένο τύπο κίνησης

Βήματα

Δημιουργείστε τώρα ένα τύπο Memo “Απαγόρευση παραγγελίας” και αναθέστε τον σε συγκεκριμένη κίνηση, για παράδειγμα, σε παραστατικό παραγγελίας (ώστε να μην επιτραπεί η καταχώρισή της)

Παραμετροποιήστε, σύμφωνα με τα προαναφερθέντα, τον τύπο παραστατικού, ώστε να ενεργοποιηθούν τα μηνύματα

Στην οθόνη των “Memos” επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο (απαγόρευση παραγγελίας) και πληκτρολογήστε το μήνυμα (π.χ. Διακοπή παραγγελιοληψίας)

Σε καταχώριση παραστατικού π.χ. παραγγελία πώλησης με την επιλογή του είδους (00236) στις γραμμές του εμφανίζεται η οθόνη των σημειώσεων με τα μηνύματα προειδοποίησης και απαγόρευσης.

Το πρώτο απαγορεύει την καταχώριση της παραγγελίας.

Επισημάνσεις

• Η εφαρμογή ελέγχει αν στα Memos της οντότητας που κινείται στο παραστατικό υπάρχει έστω και ένα απαγορευτικό μήνυμα και απαγορεύει την καταχώριση της κίνησης. Αν ωστόσο επιχειρηθεί η αποθήκευση του παραστατικού, εμφανίζει σχετικό μήνυμα .

• Αν στο ίδιο παραστατικό συμμετέχουν διαφορετικά είδη (π.χ. το είδος με κωδικό “00236” και “00238”) στα οποία έχουν οριστεί memos, η εφαρμογή εμφανίζει την οθόνη των memos με τα μηνύματα αυτά, απαγορευτικά και προειδοποιητικά.

Σύμφωνα με παράδειγμά μας τα δύο μηνύματα αφορούν στο είδος “00236” και το τρίτο στο “00238” .

• Αν το είδος έχει και άλλα μηνύματα (πέρα απ’ αυτά της οντότητας) μπορείτε να τα δείτε καλώντας “Επεξεργασία” (στην οθόνη των Memos)

ή

ενεργοποιώντας το πλήκτρο “Memos” (στο tab Χρήσεις είδους)

• Αν ένα παραστατικό (μια παραγγελία πώλησης) έχει καταχωριστεί σε ημερομηνία προγενέστερη και προστεθεί εκ των υστέρων κάποιο είδος που “φέρει” memos, η εφαρμογή θα εμφανίσει τα μηνύματα μόνο για τα νέα είδη που προστέθηκαν .

O κάθε χρήστης βλέπει τα δικά του μηνύματα και τα γενικά

Aν πραγματοποιήσετε είσοδο στην εφαρμογή, όχι ως χρήστης admin, (με άλλο user name) σε μεταβολή του είδους (π.χ. 00236), εμφανίζεται μόνο το γενικό μήνυμα.

Ενεργοποιώντας “Επεξεργασία”,

βλέπετε όλα τα μηνύματα του είδους αλλά μπορείτε να επεξεργαστείτε μόνο όσα έχετε καταχωρίσει εσείς (προσωπικά μηνύματα) και τα γενικά .