Εντολή Απογραφής - Galaxy ERP/Commercial

Η απογραφή των ειδών είναι μια διαδικασία που η επιχειρηματική μονάδα επαναλαμβάνει όσες φορές επιθυμεί να ελέγξει και να διορθώσει το απόθεμα των ειδών της αποθήκης. Η εντολή απογραφής συγκεντρώνει τη λειτουργικότητα για να κάνει αυτή τη διαδικασία ευκολότερη.

Ο σκοπός της Εντολής απογραφής είναι να βοηθήσει στην καταμέτρηση των ειδών, στην σύγκριση του καταμετρημένου υπολοίπου με το αντίστοιχο λογιστικό καθώς και στη δημιουργία εγγραφών για την τακτοποίηση των υπολοίπων αυτών.

Ροή εργασιών (Συνοπτικά)

• Εντολή απογραφής

  • Δημιουργία εντολής
  • Δήλωση βασικών στοιχεία για την αποθήκη
  • Συμπεριφορά παραστατικών διαφορών
  • Ορισμός ειδών που θα απογραφούν
  • Συμπλήρωση συμπεριφοράς για μη καταμετρημένα είδη

• Φυσική καταμέτρηση

  • Καταχώριση μετρήσεων
    • Από το χρήστη
    • Με excel
    • Με παραστατικό ειδών
    • Εισαγωγή από more
  • Οριστικοποίηση καταμέτρησης
  • Έλεγχος διαφορών
  • Σύγκριση φυσικών καταμετρήσεων

• Παραστατικά διαφορών

  • Δημιουργία εγγραφών διαφορών
  • Αναίρεση παραστατικών

Ανάλυση και χρήση πεδίων

Δημιουργία εντολής απογραφής

Μια εντολή απογραφής δημιουργείται κάθε φορά που πρέπει να καταμετρηθούν είδη αποθήκης. Δεν υπάρχει περιορισμός στο πόσες εντολές θα δημιουργηθούν. Ανάλογα με το ποια είδη καταμετρώνται κάθε φορά και από ποια θέση αποθήκης ο χρήστης δημιουργεί ισάριθμες εντολές απογραφής. Πρέπει να είναι τουλάχιστον όσες και οι θέσεις αποθήκης που ανήκουν τα είδη που θα καταμετρηθούν.

Κάθε εντολή απογραφής περιλαμβάνει φυσικές καταμετρήσεις. Η φυσική καταμέτρηση περιλαμβάνει τις καταμετρήσεις που έκαναν οι χρήστες στα είδη της αποθήκης. Σε κάθε καταμέτρηση ορίζονται τα είδη που απογράφονται με τις ποσότητες τους. Τα είδη μπορούν αν καταγραφούν στις καταμετρήσεις πολλές φορές. Στο τέλος το Σύστημα θα αθροίσει τα είδη της εγκεκριμένης καταμέτρησης για να προκύψουν οι διαφορές.

Οι καταμετρήσεις μπορεί να είναι παραπάνω από μια διότι αφενός μπορεί να είναι πολλοί οι χρήστες που καταμετρούν και αφετέρου μπορεί να γίνουν και επιπλέον καταμετρήσεις για κάποια είδη εάν π.χ. εντοπιστούν διαφορές. Μια όμως καταμέτρηση μπορεί να γίνει Οριστική και να τροφοδοτήσει τα παραστατικά τακτοποίησης της αποθήκης. Για αυτό δίνεται η δυνατότητα αντιγραφής των ειδών μιας καταμέτρησης σε μια νέα ή ενσωμάτωση των ειδών της σε μια ήδη υπάρχουσα που έχει δικά της είδη. (Ενέργειες καταμετρήσεων Οριστικοποίηση & Αντιγραφή / Ενοποίηση).

Τον υπολογισμό διαφορών διέπει ο γενικός κανόνας: ότι καταγραφεί στην οριστική καταμέτρηση μετέχει στον υπολογισμό διαφορών, αλλιώς αγνοείται. Μπορεί όμως να επιλεγεί πως θα συμπεριφερθούν τα μη καταμετρημένα είδη, δηλαδή τα είδη που δεν θα καταγραφούν στις καταμετρήσεις. Έτσι μπορούν να αγνοηθούν ή μέθ συνυπολογισθούν ως μηδενικές μετρήσεις. Για τις περιπτώσεις που χρειάζεται να γίνει καταμέτρηση συγκεκριμένων ομάδων ειδών γίνεται επιλογή των κατηγοριών ειδών που θα συμπεριφερθούν ως μη καταμετρημένα (Ομάδα πεδίων Μη καταμετρημένα είδη).

Η εντολή απογραφής αποτελείται από τα πεδία:

Κωδικός & Περιγραφή: αναγνωριστικά στοιχεία της εντολής που χρησιμοποιούνται στις αναζητήσεις για τον εντοπισμό εγγραφών.

Κατάσταση: η κατάσταση ορίζεται αυτόματα από το σύστημα και προκύπτει με βάση τις κινήσεις που έχουν διενεργηθεί στην εντολή. Τα στάδια της κατάστασης:

• Σε εξέλιξη: πρόκειται για την αρχική κατάσταση και τίθεται κατά τη δημιουργία της εντολής.
• Οριστικοποιημένη: μια εντολή απογραφής θεωρείται “Οριστικοποιημένη” αν οριστικοποιηθεί μια από τις φυσικές καταμετρήσεις της.
• Παραστατικά ειδών σε Εξέλιξη: το σύστημα θέτει την τιμή αυτή μόνο στην περίπτωση μη ολοκλήρωσης της δημιουργίας παραστατικών ελλειμμάτων/πλεονασμάτων από οποιαδήποτε αιτία.
• Ολοκληρώθηκε: όταν ολοκληρωθεί επιτυχώς η δημιουργία παραστατικών ελλειμμάτων / πλεονασμάτων τότε η εντολή θεωρείται ολοκληρωμένη.

Ημερομηνία έναρξης / λήξης: αφορά στο ημερομηνιακό διάστημα βάσει του οποίου θα εκτελεστούν οι εργασίες της συγκεκριμένης φυσικής απογραφής. Οι καταμετρήσεις μπορούν να καταχωρίζονται καθ’ όλη τη διάρκεια του διαστήματος.

Εγκεκριμένη καταμέτρηση: το πεδίο αυτό λαμβάνει αυτόματα τιμή από το Σύστημα εφόσον οριστικοποιηθεί μια φυσική καταμέτρηση. Η τιμή αυτή αντιστοιχεί στην αρίθμηση της φυσικής καταμέτρησης (στον πίνακα φυσικών καταμετρήσεων) που οριστικοποιήθηκε.

Έχει καταμέτρηση: ενημερώνεται αυτόματα από το Σύστημα όταν για τη συγκεκριμένη εντολή απογραφής έχουν καταχωριστεί φυσικές καταμετρήσεις.

Ομάδα πεδίων “Γενικά”

Βάσει αυτών των στοιχείων προσδιορίζεται ο χώρος που θα διενεργηθεί η απογραφή.

Εταιρία, Υποκατάστημα εταιρίας: η εταιρία και το υποκατάστημα της που η εντολή αφορά . Προτείνονται εταιρία και υποκατάστημα που είναι ορισμένα στο “Προφίλ Χρήστη”.

Αποθήκη, Θέση αποθήκης: ο αποθηκευτικός χώρος και η θέση αποθήκης του επιλεγμένου υποκαταστήματος της εταιρίας, στον οποίο θα πραγματοποιηθεί η καταμέτρηση των ειδών.

Ομάδα πεδίων “Συμπεριφορά”

Στο τμήμα αυτό ορίζονται τα στοιχεία που θα καθορίσουν τη συμπεριφορά ως προς τα παραστατικά τακτοποίησης διαφορών της συγκεκριμένης εντολής απογραφής.

Τύπος παραστατικού τακτοποίησης: ο τύπος παραστατικού αυτός θα χρησιμοποιηθεί για να παραχθούν τα παραστατικά ελλείμματος – πλεονάσματος. Απαραίτητα επιλέγεται τύπος παραστατικού ειδών “είδους” Τακτοποιητική ενώ στον “τύπο κίνησης ειδών” του πρέπει να ορισθεί πως θα ενημερωθεί η αποθήκη ξεχωριστά για τα ελλείματα (Τύπος γραμμής: Τακτοποιητική (εξαγωγή)) και τα πλεονάσματα (Τύπος γραμμής: Τακτοποιητική (εισαγωγή)).

Μέθοδος ομαδοποίησης ειδών: υποδεικνύει στο Σύστημα με ποιον τρόπο θα γίνει η ομαδοποίηση ειδών ώστε να προκύψουν τα παραστατικά ελλείμματος – πλεονάσματος:

• Ανά είδος : θα ομαδοποιηθούν τα είδη της εγκεκριμένης καταμέτρησης, θα υπολογισθούν αθροίσματα ανά είδος και τέλος θα δημιουργηθεί το παραστατικό ελλείμματος - πλεονάσματος.
• Ανά Είδος και Ημερομηνία : τα παραστατικά διαφορών θα δημιουργηθούν κατά ημερομηνία καταχώρισης της καταμέτρησης. Σε κάθε παραστατικό τα είδη θα καταγραφούν κι αυτά ομαδοποιημένα.

Δημιουργία παραστατικών διαφορών: αποτελεί ένδειξη για το διαχωρισμό των ελλειμάτων και πλεονασμάτων στα παραστατικά διαφορών. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι:

• Ελλείμματα & πλεονάσματα σε χωριστά παραστατικά: Το Σύστημα θα δημιουργήσει διαφορετικά παραστατικά για τα είδη που παρουσιάζουν έλλειμμα και διαφορετικά για τα είδη που παρουσιάζουν πλεόνασμα.
• Ελλείμματα & πλεονάσματα στο ίδιο παραστατικό: Θα παραχθεί ένα παραστατικό που θα περιλαμβάνει ελλείμματα και πλεονάσματα.

Τα SN καταμετρώνται στην απογραφή ειδών: η ύπαρξη ένδειξης στο πεδίο αυτό δηλώνει, ότι για όσα είδη παρακολουθούνται με Serial Numbers, απαιτείται η καταχώριση φυσικής καταμέτρησης και ανά SN. Διαφορετικά, δεν απαιτείται η καταγραφή του SN στα είδη της φυσικής καταμέτρησης, όταν παρακολουθούνται με SNs. Η συμπλήρωση του πεδίου είναι αλληλένδετη με τον τρόπο παρακολούθησης των SN στον τύπο παραστατικού τακτοποίησης, π.χ. αν ο τύπος παραστατικού μπορεί να διακινήσει SN (επιλογή, εισαγωγή ή επιλογή & εισαγωγή), τότε πρέπει και τα είδη να καταμετρώνται με το SN τους.

Το ίδιο ισχύει και με την παρακολούθηση των Παρτίδων.

Ομάδα πεδίων “Μη καταμετρημένα είδη”

Ορίζεται ο τρόπος συμπεριφοράς του Συστήματος ως προς τα είδη που δεν καταγραφούν στις καταμετρήσεις.

• Παράβλεψη: το Σύστημα κατά τη διαδικασία δημιουργίας παραστατικών, δε θα συμπεριλάβει στα παραστατικά διαφορών, είδη τα οποία δεν έχουν καταγραφεί στη φυσική καταμέτρηση, άσχετα αν παρουσιάζουν λογιστικό υπόλοιπο διάφορο του μηδενός.
• Περιλαμβάνονται ως μηδενικές μετρήσεις: το Σύστημα θα θεωρήσει ότι για τα είδη, που δεν έχουν κάποια εγγραφή στη φυσική καταμέτρηση, δεν υπάρχει υπόλοιπο και μέσω της διαδικασίας της δημιουργίας παραστατικών θα εκτελέσει κινήσεις εισαγωγής ή εξαγωγής για όσα παρουσιάζουν πλεόνασμα ή έλλειμμα αντίστοιχα, βάσει του λογιστικού υπολοίπου και της μη καταμέτρησης.

Εφαρμογή σε Κατηγορίες ειδών: το εν λόγω πεδίο ενεργοποιείται όταν δηλωθεί στο προηγούμενο πεδίο Περιλαμβάνονται ως μηδενικές μετρήσεις. Ο χρήστης καλείται να επιλέξει κατηγορία/κατηγορίες ειδών που θα θεωρούνται σαν μηδενικές μετρήσεις. Έτσι θα περιλαμβάνονται στα παραστατικά τακτοποίησης τα είδη των συγκεκριμένων κατηγοριών που δεν έχουν καταγραφεί στην καταμέτρηση και όχι όλων των ειδών της θέσης αποθήκης. Όσα όμως είδη διαφορετικών κατηγοριών καταγραφούν στην καταμέτρηση, θα συμπεριληφθούν κανονικά στον υπολογισμό διαφορών. Η κατηγορία /ες που θα επιλεγούν πρέπει να έχουν συμπληρωθεί στα είδη που πρέπει στα στοιχεία ανά εταιρία.

Παράδειγμα :

Εταιρία ρούχων έχει συμπληρώσει στα είδη αποθήκης τις Κατηγορίες των στοιχείων ανά εταιρία με το είδους του κάθε ρούχου. Αποφασίζεται ότι πρέπει να απογραφούν όλα τα Μπουφάν. Έτσι επιλέγεται η κατηγορία Μπουφάν και ξεκινάει η καταμέτρηση. Κατά συνέπεια στις διαφορές θα παρατηρήσει:

• Στις διαφορές θα περιληφθούν και όσα Μπουφάν δεν έχουν καταγραφεί στην καταμέτρηση, εφόσον παρουσιάζουν διαφορά με το λογιστικό τους υπόλοιπο.
• Αν στην καταμέτρηση περιληφθούν και είδη που ανήκουν στην κατηγορία Παντελόνια, θα συνυπολογισθούν στις διαφορές, εφόσον παρουσιάζεται διαφορά μεταξύ του λογιστικού και του καταμετρημένου υπολοίπου.

Ομάδα πεδίων “Περιγραφές θέσεων ”

1η 2η 3η: Στο σημείο αυτό ορίζετε τις περιγραφές που θα λάβουν οι θέσεις αποθήκευσης (π.χ. διάδρομος, ράφι κ.λπ.) σε περίπτωση αποθήκης με θέσεις. Οι συγκεκριμένες περιγραφές των θέσεων αποθήκης γίνονται ορατές στην οθόνη των Φυσικών Καταμετρήσεων.

Τμήμα “Φυσικές Καταμετρήσεις”

Σε μια εντολή απογραφής, στη λίστα των φυσικών καταμετρήσεων μπορούν να προστεθούν παραπάνω από μια καταμετρήσεις. Όμως μόνο μια από αυτές μπορεί να λάβει το χαρακτηρισμό “Οριστική”. Με γνώμονα λοιπόν την οριστικοποιημένη καταμέτρηση, το Σύστημα θα δημιουργήσει τα παραστατικά διαφοράς για την τακτοποίηση των υπολοίπων.

Για τη δημιουργία μιας νέας καταμέτρησης αφού συμπληρωθούν τα πεδία του Κωδικού και της Περιγραφής του πίνακα καταμετρήσεων το επόμενο βήμα είναι η καταχώριση των καταμετρήσεων.

Αυτό επιτυγχάνεται μέσω της επιλογής “Καταχώριση γραμμών φυσικής καταμέτρησης” (Ενέργειες στο κάτω τμήμα του πίνακα των Φυσικών Καταμετρήσεων). Προϋπόθεση για την ενεργοποίηση της συγκεκριμένης επιλογής είναι να έχει επιλεγεί η επιθυμητή καταμέτρηση στο σχετικό πίνακα.

Με την ολοκλήρωση καταχώρισης φυσικών καταμετρήσεων σε μια νέα εντολή απογραφής, μετά την επιστροφή στο παράθυρο της Εντολής Απογραφής η φυσική καταμέτρηση αποκτά ένδειξη στη στήλη Έχει γραμμές.

Πλήκτρο “Ενέργειες” στο τμήμα των Φυσικών Καταμετρήσεων

Ένα σύνολο δυνατών επιλογών ενεργοποιούνται με τη χρήση του πλήκτρου “Ενέργειες”, στο τμήμα των “Φυσικών Καταμετρήσεων”:

• Καταχώριση γραμμών φυσικής καταμέτρησης: ανοίγει η φόρμα ης φυσικής καταμέτρησης. Αναλυτικά τα στοιχεία της αναφέρονται στην ενότητα Φυσική Καταμέτρηση.
• Αντιγραφή / Ενοποίηση φυσικών καταμετρήσεων: το αποτέλεσμα της είναι η αντιγραφή σε νέα ή η ενσωμάτωση σε υπάρχουσα καταμέτρηση των εγγραφών (καταμετρήσεων) της επιλεγμένης. Χρησιμοποιείται όταν υπάρχουν διαφορετικές καταμετρήσεις και πρέπει να συγκεντρωθούν σε μία, αφού μόνο μία μπορεί να είναι η οριστική.

Η Αντιγραφή υλοποιείται ορίζοντας ως “Πηγή” την καταμέτρηση που πρέπει να αντιγραφεί ενώ ως “Προορισμό” την επιλογή Αντιγραφή της “κωδικός καταμέτρησης πηγής” κ.ο.κ.. Το Σύστημα δημιουργεί μια νέα φυσική καταμέτρηση με περιγραφή και κωδικό που ξεκινάει με τη λέξη “Αντιγραφή” και μετά τον κωδικό και περιγραφή της καταμέτρησης που αντιγράφηκε.

Για την Ενοποίηση των εγγραφών μιας φυσικής καταμέτρησης σε μια άλλη, ως "Πηγή" επιλέγεται η φυσική καταμέτρηση, τα στοιχεία της οποίας θα ενοποιηθούν ενώ στο πεδίο "Προορισμός" τη φυσική καταμέτρηση στην οποία θα “μεταφερθούν” τα στοιχεία της καταμέτρησης Πηγής. Η ενέργεια αυτή θα προσθέσει τις γραμμές της καταμέτρησης πηγής στις γραμμές της καταμέτρησης προορισμού.

• Οριστικοποίηση: η οριστικοποίηση μιας φυσικής καταμέτρησης την καθιστά την κύρια καταμέτρηση της εντολής απογραφής. Αυτό σημαίνει ότι από αυτή την καταμέτρηση θα προκύψουν οι διαφορές (ελλείματα / πλεονάσματα) και τα παραστατικά διαφορών. Μόνο μία καταμέτρηση μπορεί να γίνει οριστική. Μετά την οριστικοποίηση το Σύστημα θέτει το σύμβολο στην οριστική καταμέτρηση ενώ στο πεδίο Κατάσταση μεταβάλλεται η τιμή από “Σε εξέλιξη” σε “Οριστικοποιημένη”. Στο πεδίο δε “Εγκεκριμένη καταμέτρηση” εμφανίζεται ο κωδικός της φυσικής καταμέτρησης που οριστικοποιήθηκε.

Μετά την οριστικοποίηση μιας καταμέτρησης, οι καταμετρήσεις κλειδώνουν και δεν γίνονται δεκτές νέες εγγραφές ή τροποποιήσεις. Επιπλέον, μπορούν να ληφθούν οι Διαφορές φυσικού / λογιστικού αποθέματος και να γίνει Δημιουργία παραστατικών.

• Αναίρεση Οριστικοποίησης: αποτελεί την αντίστροφη κίνησης της οριστικοποίησης. Μέσω της εργασίας αυτής αναιρούνται όλες οι επιπτώσεις της οριστικοποίησης. Με το χειρισμό αυτό η εντολή απογραφής περνάει σε προηγούμενο επίπεδο, από “Οριστικοποιημένη” “Σε εξέλιξη”.

Φυσική καταμέτρηση

Η φυσική καταμέτρηση αποτελεί την καταχώριση της μέτρησης της ποσότητας που γίνεται κατά την φυσική απογραφή. Χωρίζεται στις σελίδες Φυσική καταμέτρηση και Πληροφορίες εντολής απογραφής.

Σελίδα Φυσική καταμέτρηση

Αποτελεί την καταχώριση των ποσοτήτων για τα είδη που καταμετρήθηκαν.

Τα πεδία που υπάρχουν στην σελίδα “Φυσική Καταμέτρηση” είναι:

• Εντολή απογραφής: αναφέρεται από το σύστημα ο κωδικός και η περιγραφής της εντολής απογραφής.
• Ημερομηνία καταμέτρησης: πρόκειται για την ημερομηνία διενεργήθηκε η μέτρηση απογραφής. Το σύστημα προτείνει ως ημερομηνία καταμέτρησης την ημερομηνία πεδίο Ημερομηνία έναρξης της Εντολής Απογραφής. Μπορεί να οριστεί διαφορετική ημερομηνία, αρκεί να είναι μέσα στο χρονικό εύρος ημερομηνίας έναρξης – ημερομηνίας λήξης της εντολής.
• Αριθμός Καταμέτρησης: είναι η αρίθμηση της επιλεγμένης καταμέτρησης και τίθεται αυτόματα από το σύστημα.
• Χρήστης: υποδεικνύει το φυσικό πρόσωπο, το οποίο διενέργησε την καταμέτρηση.
• Περιγραφή 1ης & 2ης 3ης θέσης: Αν στην εντολή απογραφής έχουν Περιγραφές θέσεων, τότε στο σημείο αυτό εμφανίζονται οι περιγραφές τους.
• Εναλλακτικός κωδικός: η επιλογή του είδους που καταμετρείται γίνεται βάσει των εναλλακτικών κωδικών του. Με βάση τον εναλλακτικό κωδικό, ενημερώνεται το πεδίο “Κωδικός είδους” και “Περιγραφή είδους”.
• Παρτίδα & Serial number: επιλογή της παρτίδας του επιλεγμένου είδους, σε περίπτωση είδους που διαχειρίζεται παρτίδες / Serial numbers. Η ενεργοποίηση των πεδίων προκύπτει στην περίπτωση που το επιλεγμένο είδος παρακολουθείται κατά παρτίδες / Serial numbers. Να σημειωθεί ο ορισμός παρτίδας και SN γίνεται υποχρεωτικός ή όχι ανάλογα και με το τρόπο διαχείρισης του παραστατικού διαφορών (βλέπε Τα S/N καταμετρώνται στην απογραφή ειδών)
• Εναλλακτική Μ.Μ.: καθορισμός της μονάδας μέτρησης που είναι εκφρασμένη η ποσότητα της καταμέτρησης. Προτείνεται η μονάδα μέτρησης του εναλλακτικού κωδικού.
• Εναλλακτική ποσότητα: αναγράφεται η καταμετρημένη ποσότητα.
• 1^η Ποσότητα, 2^η ποσότητα, 3^η ποσότητα: πρόκειται για την 1^η καταμετρημένη ποσότητα, με βάση τη 1^η Μ.Μ. του είδους. Στην περίπτωση που στο είδος έχουν οριστεί περισσότερες της μιας Μονάδας μέτρησης ενημερώνεται και η 2^η ποσότητα και με αντίστοιχο τρόπο και η 3^η ποσότητα.
• 1^ο, 2^ο, 3^ο χαρακτηριστικό: αν το επιλεγμένο είδος παρακολουθείται με ειδικά χαρακτηριστικά, τα οποία συμμετέχουν στο απόθεμα, τότε αυτά θα πρέπει να οριστούν στην καταμέτρηση του είδους. Εάν το είδος ακολουθείται με ειδικά χαρακτηριστικά, τα οποία δεν συμμετέχουν στο απόθεμα, τότε δεν είναι απαραίτητο να καθοριστούν, ενώ εάν οριστούν γίνεται για καθαρά πληροφοριακούς λόγους. Σε περίπτωση, που το είδος δε διαθέτει ειδικά χαρακτηριστικά αυτά δεν εμφανίζονται στο παράθυρο διαχείρισης φυσικής καταμέτρησης προς επιλογή.
• Κωδικός /Περιγραφή είδους: στο σημείο αυτό το σύστημα θέτει τον κωδικό και την περιγραφή του είδους αμέσως μετά την επιλογή του εναλλακτικού κωδικού.

Τμήμα “Πίνακας Καταχωρισμένων Φυσικών Καταμετρήσεων”

Στον πίνακα καταχωρισμένων φυσικών καταμετρήσεων απεικονίζονται στοιχεία σχετικά με τις εγγραφές καταμέτρησης που έχουν καταχωρηθεί εκείνη τη στιγμή. Το σημαντικό είναι ότι κάθε φορά που ο χρήστης

Κατά τη διαδικασία καταχώρισης των εγγραφών καταμέτρησης, πιθανά λάθη όπως για παράδειγμα “δε βρέθηκε o κωδικός είδους” στο αρχείο ειδών ή “δεν βρέθηκε ο κωδικός παρτίδας” κ.λπ., παρουσιάζονται στη στήλη “Μήνυμα σφάλματος” και συνοδεύονται από την κατάλληλη ένδειξη .

Στην ίδια στήλη, εκτός των λαθών καταγράφονται και μηνύματα προειδοποίησης όπως το “SN δεν έχει εγγραφές στην εταιρία” τα οποία φέρουν την αντίστοιχη ένδειξη προειδοποίησης

Αν καμία λανθασμένη κίνηση δεν παρατηρηθεί τότε το σύστημα αποτυπώνει στη λίστα των καταμετρήσεων το σύμβολο .

Ενέργειες Πίνακα Καταχωρισμένων Φυσικών Καταμετρήσεων

Επανέλεγχος γραμμής καταμέτρησης: κατά τη διαδικασία καταχώρισης φυσικών καταμετρήσεων ενδέχεται να εμφανισθούν πιθανά λάθη ή προειδοποιήσεις π.χ. δεν βρέθηκε το είδος, δεν βρέθηκε το SN ή η παρτίδα κα. Στην περίπτωση αυτή ο χρήστης μπορεί να ανατρέξει στην αντίστοιχη οντότητα της εφαρμογής και να πραγματοποιήσει τις κατάλληλες διορθωτικές εργασίες π.χ. καταχώριση είδους στο αρχείο ειδών, ή SN ή παρτίδας στο αρχείο παρτίδων. Με το πέρας των κινήσεων αυτών για την διόρθωση των λανθασμένων εγγραφών στη λίστα καταμετρήσεων, αρκεί η κλήση της ενέργειας Επανέλεγχος γραμμής καταμέτρησης. Η ενέργεια αυτή μπορεί να κληθεί από τις ενέργειες της λίστας καταμετρήσεων (Button Ενέργειες Λίστας καταμετρήσεων). Ο επανέλεγχος θα διενεργηθεί μόνο για την επιλεγμένη γραμμή. Ενώ αν κληθεί από τις Ενέργειες της φυσικής καταμέτρησης (επιλογή Ενέργειες πάνω τμήμα φυσικής καταμέτρησης) διενεργείται στις καταμετρήσεις που εμφανίζονται εκείνη τη στιγμή στη λίστα των καταμετρήσεων .

Ενέργειες Φυσικών Καταμετρήσεων

Φόρτωση: όταν καταχωρίζονται φυσικές καταμετρήσεις και ο χρήσης κλείνει τη φόρμα τους, τότε αυτές φυλάσσονται στους επιμέρους πίνακες της βάσης δεδομένων. Κάθε φορά που καλείται η φόρμα της φυσικής καταμέτρησης οι ήδη αποθηκευμένες καταμετρήσεις δεν εμφανίζονται για οικονομία χρόνου. Στην περίπτωση που ο χρήστης χρειάζεται να ανατρέξει σε προηγούμενες καταμετρήσεις, μέσω της ενέργειας της Φόρτωσης μπορεί να τις ανασύρει. Με την κλήση του πλήκτρου εμφανίζεται οθόνη φίλτρων, με σκοπό του φιλτραρίσματος των καταμετρήσεων που θα εμφανισθούν. Πατώντας το πλήκτρο Εφαρμογή γίνεται προβολή στον πίνακα των καταχωρισμένων φυσικών καταμετρήσεων βάσει των κριτηρίων.

Επανέλεγχος φυσικών καταμετρήσεων: ελέγχει τις γραμμές καταμέτρησης που εμφανίζονται για την ορθότητα τους.

Άνοιγμα με Microsoft excel: μέσω του excel γίνεται η καταχώριση των καταμετρήσεων. Καλώντας την ανοίγει ένα φύλλο εργασίας του excel διαμορφωμένο σε στήλες όπως είναι ο πίνακας των καταμετρήσεων. Αν πριν κληθεί το excel έχουν εμφανισθεί καταμετρήσεις, τότε αυτές εμφανίζονται και στο excel. Η χρήση αυτής της επιλογής διευκολύνει τη καταχώριση των καταμετρήσεων. Με την αποθήκευση και κλείσιμο του φύλλου του excel τα δεδομένα εμφανίζονται στον πίνακα των καταμετρήσεων.

Αντιγραφή γραμμών παραστατικό είδους: και αυτή η επιλογή διευκολύνει την καταχώρηση καταμετρήσεων. Πρακτικά έχει προηγηθεί η καταχώρηση ενός παραστατικού ειδών που στις γραμμές του υπάρχουν οι καταμετρήσεις των ειδών. Έτσι με την κλήση της εφαρμογής εμφανίζεται λίστα για να επιλεγεί ένα παραστατικό. Με την επιλογή το Σύστημα επιστρέφει στην οθόνη της φυσικής καταμέτρησης και τα είδη των γραμμών του παραστατικού με τις ποσότητες τους εμφανίζονται πλέον στο πίνακα των καταμετρήσεων, έτοιμα προς διαχείριση.

Το παραστατικό αυτό θα χρησιμοποιηθεί μόνο για να κάνει πιο εύκολη την εισαγωγή καταμετρήσεων. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα δημιουργεί κινήσεις στα είδη και στην αποθήκη που αφορά. Επιπλέον εκτός από την καταχώριση από το χρήστη, τέτοιο παραστατικό μπορεί να εισαχθεί και με άλλους τρόπους όπως excel και Datatalk.

Στον τύπο παραστατικού ειδών που θα χρησιμοποιηθεί πρέπει να ορισθεί το Είδος ένα από τα: Απογραφή, Εξαγωγή, Εξαγωγή – Εισαγωγή, Εξαγωγή – Transit – Εισαγωγή και Εισαγωγή.

Εισαγωγή γραμμών από συσκευή: γίνεται εισαγωγή των καταμετρήσεων που ο χρήστης έχει καταγράψει μέσω του More με mobile συσκευή. Τα δεδομένα της συσκευής ενημερώνουν ένα πίνακα της βάσης και αμέσως μετά μπορούν να εισαχθούν ως καταμετρήσεις σε Εντολή απογραφής.

Σελίδα “Πληροφορίες εντολής απογραφής”

Στη σελίδα αυτή αποτυπώνονται πληροφορίες για την εντολή απογραφής, στην οποία αντιστοιχεί η φυσική καταμέτρηση. Οι πληροφορίες αυτές σχετίζονται με την εταιρία, το υποκατάστημα, την αποθήκη, τη θέση αποθήκης, την ημερομηνία έναρξης και λήξης της εντολής αλλά και με άλλα στοιχεία για τη συμπεριφορά της εντολής: μέθοδος ομαδοποίησης ειδών, τρόπος δημιουργίας παραστατικών διαφορών.

Πλήκτρο “Ενέργειες” στην “Εντολή Απογραφής”

• Σύγκριση φυσικών καταμετρήσεων: όταν σε μια εντολή απογραφής αντιστοιχούν περισσότερες της μιας φυσικές καταμετρήσεις, μέσω της επιλογής αυτής εντοπίζονται οι διαφορές μεταξύ δύο επιλεγμένων καταμετρήσεων απεικονίζονται σε μια οθόνη. Η σύγκριση γίνεται μεταξύ της ποσότητας της πρώτης και της δεύτερης επιλεγμένης καταμέτρησης και εμφανίζονται η διαφορά τους σε ποσό και ποσοστό.

Αφού επιλεγούν από τις διαθέσιμες λίστες οι “Φυσική καταμέτρηση Α” & “Φυσική καταμέτρηση Β” για να εμφανισθεί η σύγκριση πρέπει να ενεργοποιηθεί το πλήκτρο Εκτέλεση.

Κάθε φορά που επιλέγεται μια φυσική καταμέτρηση από την πρώτη λίστα, αυτή αυτόματα εξαιρείται από τη δεύτερη.

• Διαφορές φυσικού/λογιστικού αποθέματος : Εφόσον έχει οριστικοποιηθεί μια καταμέτρηση εμφανίζονται οι διαφορές που σημειώθηκαν μεταξύ φυσικού και λογιστικού υπολοίπου. Ανά είδος απεικονίζεται το λογιστικό υπόλοιπο, οι ποσότητες φυσικής καταμέτρησης καθώς και τη ποσοτική και ποσοστιαία διαφορά τους. Σε περίπτωση που το είδος παρακολουθείται κατά παρτίδες, Serial Numbers ή ειδικά χαρακτηριστικά οι διαφορές που απεικονίζονται λαμβάνουν υπόψη τους και αυτά.

Παραστατικά διαφορών

• Δημιουργία παραστατικών: η εργασία αυτή δημιουργεί τα παραστατικά διαφορών που απαιτούνται για να γίνει το λογιστικό υπόλοιπο των ειδών που παρουσιάζουν διαφορές ίσο με τη καταμετρημένη ποσότητα (πλεονάσματα, ελλείμματα). Τα παραστατικά δημιουργούνται με βάση τα στοιχεία του τμήματος Συμπεριφορά της εντολής απογραφής.

Αναλυτική περιγραφή των πεδίων αυτών δίδεται στο τμήμα του παραθύρου Συμπεριφορά. Η δημιουργία παραστατικών ενεργοποιείται όταν η εντολή έχει κατάσταση “οριστικοποιημένη”. Αφού δημιουργηθούν τα παραστατικά μεταβάλλεται η κατάσταση της εντολής σε Ολοκληρώθηκε. Σε περίπτωση που για οποιαδήποτε αιτία, η διαδικασία δημιουργίας παραστατικών δε φτάσει στο τέλος της, τότε η κατάσταση γίνεται Παραστατικά ειδών σε εξέλιξη.

• Προβολή Παραστατικών: αφού δημιουργηθούν τα παραστατικά διαφορών γίνονται ορατά, και ο χρήστης μέσω του συμβόλου μεταβαίνει στο εκάστοτε παραστατικό.
• Αναίρεση παραστατικών: διαγράφονται τα παραστατικά που δημιουργήθηκαν με την Δημιουργία παραστατικών. Μετά τη διαγραφή η κατάσταση της εντολής από “Ολοκληρώθηκε” επιστρέφει στην αμέσως προηγούμενη κατάσταση: “Οριστικοποιημένη”.