Ο ορισμός Πρότυπων οντοτήτων σκοπό έχει να διευκολύνει την καταχώριση εγγραφών στις αντίστοιχες οντότητες της εφαρμογής, με χρήση προεπιλεγμένων στοιχείων. Για να είναι πιο εύκολη π.χ. η καταχώριση ενός νέου είδους αποθήκης, δημιουργείται ένα πρότυπο από ένα ήδη καταχωρισμένο είδος που περιέχει όλα τα απαιτούμενα στοιχεία.
Το “Πρότυπο Οντότητας” ενεργοποιείται από το μενού “Σύστημα” της “Βασικής Δομής” .
Πρότυπη εγγραφή μπορεί να οριστεί για τις ακόλουθες οντότητες της εφαρμογής:
- Συναλλασσόμενος, Πελάτης Προμηθευτής, Χρεώστης, Πιστωτής
- Είδη, Πάγια, Υπηρεσίες
- Παραστατικά πωλήσεων, αγορών και ειδών
- Οικονομικές εγγραφές όλων των ειδών (εισπράξεις, πληρωμές, έσοδα, έξοδα, αναλυτικά έσοδα, αναλυτικά έξοδα, εμβάσματα και τακτοποιητικές εγγραφές)
Για τη δημιουργία ενός προτύπου, ο χρήστης καθορίζει τον τύπο της οντότητας με επιλογή από τα παραπάνω και στη συνέχεια τη συγκεκριμένη εγγραφή της οντότητας που θα χρησιμοποιηθεί ως πρότυπο για τη δημιουργία των νέων εγγραφών.
Ακολούθως το Σύστημα ανάλογα τον τύπο της οντότητας εμφανίζει όλα τα πεδία της και επιτρέπει τον καθορισμό όσων πεδίων θα αντιγραφούν.
Αν η οντότητα περιλαμβάνει επιμέρους εγγραφές, όπως για παράδειγμα η εγγραφή του συναλλασσόμενου, η οποία περιέχει τις επιμέρους εγγραφές του πελάτη, προμηθευτή, χρεώστη, πιστωτή, υποκαταστημάτων συναλλασσόμενου, τραπεζικών λογαριασμών, κ.λπ., ο χρήστης μπορεί να επιλέξει ποιες από τις επιμέρους εγγραφές επιθυμεί να αντιγραφούν επίσης.
Αν επιλεγεί μία επιμέρους οντότητα, όπως για παράδειγμα ο πελάτης, στην περίπτωση του συναλλασσόμενου, τότε επιλέγονται αυτόματα προς αντιγραφή όλα τα πεδία του πελάτη και οι επιμέρους εγγραφές που η συγκεκριμένη οντότητα με τη σειρά της περιέχει π.χ. υποκαταστήματα πελάτη. Αν ο χρήστης θέλει να εξαιρέσει κάποια από αυτά τα πεδία ή τις επιμέρους εγγραφές θα πρέπει στο επίπεδο της συγκεκριμένης εγγραφής π.χ. πελάτη, με το πλήκτρο “Ιδιότητες” να επιλέξει τα πεδία που επιθυμεί να αντιγραφούν.
Αντιστοίχως στη σελίδα “Επιλογή εγγραφών” από τις “Ιδιότητες” πεδίου, μπορεί να επιλέξει συγκεκριμένες επιμέρους εγγραφές προς αντιγραφή, όπως για παράδειγμα στην περίπτωση ενός παραστατικού, συγκεκριμένες γραμμές.
Εναλλακτικά, πρότυπη εγγραφή οντότητας μπορεί να δημιουργήσει ο χρήστης ενώ βρίσκεται μέσα στη φόρμα διαχείρισης της σχετικής εγγραφής, π.χ. μέσα από τη φόρμα του πελάτη, με επιλογή της ενέργειας “Δημιουργία προτύπου”, η οποία ειδικά στην περίπτωση των παραστατικών και των οικονομικών εγγραφών γίνεται διαθέσιμη από “Ενέργειες -> Ενέργειες εγγραφής”.
Ενεργοποιώντας την, ανοίγει η οθόνη ορισμού της σχετικής πρότυπης εγγραφής, όπου καταχωρίζεται το πρότυπο με τον τρόπο που περιγράψαμε παραπάνω.
Δημιουργία εγγραφής βάσει πρότυπης οντότητας
Για τη δημιουργία εγγραφής βάσει πρότυπης οντότητας ο χρήστης ενεργοποιεί τη δημιουργία νέας εγγραφής μέσω της επιλογής “Νέο”, στη συνέχεια “Εφαρμογή προτύπου” και τέλος το πρότυπο που θέλει να εφαρμόσει, από τη λίστα των διαθέσιμων προτύπων για τη συγκεκριμένη οντότητα.
Το πρότυπο που εφαρμόζεται εμφανίζεται με κόκκινη γραμματοσειρά, στο κάτω αριστερό μέρος της οθόνης καταχώρισης, και γίνεται διαθέσιμο προς επεξεργασία. Το πρότυπο αυτό θα εφαρμόζεται αυτόματα κάθε φορά που ο χρήστης θα επιλέγει τη δημιουργία “Νέας” εγγραφής και μέχρις ότου να επιλέξει ακύρωση προτύπου.
Τα πρότυπα εγγραφών μπορούν να αποτελέσουν επιλογή στο μενού της εφαρμογής. Έτσι στη φόρμα διαχείρισης του προτύπου καθώς και στη λίστα αυτών, η ενέργεια “Δημιουργία επιλογής μενού” δημιουργεί νέα επιλογή με το πρότυπο στο γκρουπ “Αγαπημένα”. Καλώντας την εμφανίζεται νέα καταχώριση με τη χρήση του προτύπου.
Τέλος ειδικότερα για παραστατικά πώλησης, αγοράς, ειδών και οικονομικών εγγραφών μπορεί να οριστεί ένα πρότυπο οντότητας στον αντίστοιχο τύπο κίνησης. Όταν σε μια νέα καταχώριση κληθεί ο συγκεκριμένος τύπος παραστατικού, το αποτέλεσμα είναι να εφαρμοστεί το συνδεδεμένο πρότυπο. Το πρότυπο ορίζεται στον εκάστοτε τύπο παραστατικού στο πεδίο “Πρότυπο” στη σελίδα “Πρόσθετες ρυθμίσεις” των Ιδιοτήτων εταιρίας.
