Μεταβλητές Οικονομικών Αναφορών - Galaxy Enterprise Suite/Commercial

Τι είναι

Μέσω των μεταβλητών των οικονομικών αναφορών, η εφαρμογή διαθέτει ένα μηχανισμό χρήσιμο στον υπολογισμό συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων, μέσα στο δεδομένο διάστημα, διαφόρων μεταβλητών της εφαρμογής με στόχο την αποτύπωσή τους σε κάποια οικονομική αναφορά (π.χ. περιοδική δήλωση ΦΠΑ, κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης κ.λπ.).

Από που ενεργοποιείται

Ο μηχανισμός οικονομικών αναφορών ενεργοποιείται από τους “Μηχανισμούς εκτυπώσεων” των Δεικτών εταιρίας,

ενώ ο καθορισμός της παραμετροποίησης γίνεται από την “Οργάνωση δεικτών εταιρίας”.

Ροή εργασιών

Παραθέτουμε επιγραμματικά τη βασική ροή των εργασιών, που πρέπει να ακολουθεί :

Παραμετροποίηση οικονομικών αναφορών για τον υπολογισμό τους

  • Παράμετροι κριτηρίων οικονομικών αναφορών
  • Μεταβλητές οικονομικών αναφορών
    • Κατασκευή εκφράσεων μέσω των κατηγοριών της έκφρασης μεταβλητών
      • Οριζόμενες μεταβλητές (Λειτουργίες οικ. αναφορών)
    • Παραμετροποίηση λογαριασμών (οικονομικών/λογιστικής) που θα ενημερώσουν τις μεταβλητές
      • Είδη λογαριασμού
      • Καθεστώς ΦΠΑ

Σχεδιασμός οικονομικών αναφορών (σε excel/ταμπλό)

  • Το Galaxy προσφέρει έτοιμους σχεδιασμούς οικ. αναφορών

Υπολογισμός οικονομικών αναφορών

  • Υπολογισμός και λήψη οικονομικής αναφοράς
    • Αποθήκευση αποτελεσμάτων υπολογισμού
    • Προβολή αποτελεσμάτων (ποσά των αποτελεσμάτων που προέκυψαν)

Προεπισκόπηση περιεχομένου αρχείου

Αποστολή δήλωσης στο Taxis

 

Παραμετροποίηση οικονομικών αναφορών για τον υπολογισμό τους

Καλέστε ρυθμίσεις οικονομικών αναφορών από το μενού “Μηχανισμοί εκτυπώσεων” της “Οργάνωσης δεικτών εταιρίας”

Ανοίγει το παράθυρο των ρυθμίσεων των οικονομικών αναφορών στο αριστερό μέρος του οποίου προβάλλεται λίστα με τις οικονομικές αναφορές, π.χ. Περιοδική Δήλωση, Ισολογισμός κ.λπ. .

 Σημείωση : προϋπόθεση αποτελεί να έχετε εισάγει στην εγκατάστασή σας τις οικονομικές αναφορές που έχουν “ανέβει” στο Market (Χρήστης -> Market)

Αμέσως μόλις επιλέξετε μια οικονομική αναφορά εμφανίζονται πληροφορίες για αυτήν :

  • Κωδικός /περιγραφή οικονομικής αναφοράς
  • Εταιρία που αφορά
  • Χρήση σε : αποτύπωση των δεδομένων της οικονομικής αναφοράς (σε ποιο τύπο αρχείου πρόκειται να εξαχθεί ο σχεδιασμός) σε :
    • excel
    • ταμπλό

Ανάλογα με την επιλογή σας στο προηγούμενο πεδίο, ενεργοποιείται η αντίστοιχη επιλογή στην ενέργεια “Σχεδιασμός” της οθόνης των ρυθμίσεων.

Με κλικ στην επιλογή Excel,

εμφανίζεται το παράθυρο του Σχεδιασμού για Excel (είτε για σχεδιασμό νέας αναφοράς είτε για λήψη από τους διαθέσιμους σχεδιασμούς).

Δείτε σχετικά στην ενότητα του σχεδιασμού που ακολουθεί

Μια οικονομική αναφορά απαρτίζεται από ένα σύνολο παραμέτρων κριτηρίων (σταθερών στοιχείων) και μεταβλητών (υπολογιζόμενων) .

Παράμετροι κριτηρίων οικονομικών αναφορών

Ενεργοποιώντας “Νέο” για την καταχώριση νέας οικονομικής αναφοράς εμφανίζονται μια σειρά προκαθορισμένων παραμέτρων κριτηρίων και το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να τσεκάρετε ποιες από αυτές θα εμφανίζονται ως κριτήρια στον υπολογισμό της αναφοράς.

Μεταβλητές οικονομικών αναφορών

(Οργάνωση δεικτών εταιρίας-> Μηχανισμοί εκτυπώσεων)

Το αριστερό τμήμα του παραθύρου προβάλλει προκαθορισμένες μεταβλητές, κάποιες εμφανίζονται ομαδοποιημένες σε κατηγορίες .

Με την επιλογή μιας ομάδας, στο δεξιό μέρος του παραθύρου, εμφανίζονται όλες οι μεταβλητές που εντάσσονται σε αυτή :

Επιλέγοντας μια,

εμφανίζονται τα χαρακτηριστικά της μεταβλητής προς υπολογισμό :

  • Κωδικός μεταβλητής (ο πρώτος χαρακτήρας του κωδικού είναι γράμμα)
  • Περιγραφή μεταβλητής
  • Κωδικός υποβολής (στη myGalaxy εφαρμογή) : η υποβολή των οικονομικών αναφορών που αφορούν στην περιοδική δήλωση, χρησιμοποιεί έναν κωδικό υποβολής, αντίστοιχο στο myGalaxy
  • Εταιρία που ανήκει η μεταβλητή (για την οποία θα εκτελεστεί ο υπολογισμός)
  • Τύπος πεδίου : Ο τύπος εκφράζει το είδος των τιμών που μπορεί να πάρει η μεταβλητή:
  • Αλφαριθμητικό - strings (τα δεδομένα αυτού του τύπου περιέχουν αλφαβητικούς όσο και αριθμητικούς χαρακτήρες – κείμενα ή και αριθμούς)
  • Ακέραιος αριθμός (χωρίς δεκαδικό μέρος)
  • Αριθμός πραγματικός (δεκαδικός αριθμός)
  • Ημερομηνία /ώρα
  • Ενότητα στην οποία αφορά : με ποια οντότητα σχετίζεται η μεταβλητή :
    • Όλα (οι μεταβλητές προκύπτουν ενδεχομένως από συνδυασμό πολλαπλών δεδομένων – δεν αφορούν σε συγκεκριμένη οντότητα)
    • Αγορά
    • Πωλήσεις
    • Λογαριασμός Λογιστικής
    • Οικονομικός Λογαριασμός
  • Είδος υπολογισμού :
    • Κείμενο
    • Έκφραση
  • Επίπεδο εκτέλεσης : Το πεδίο αυτό ενημερώνεται από το Σύστημα και δεν μπορείτε να το επηρεάσετε. Θέτει τις μεταβλητές σε σειρά προτεραιότητας ανάλογα με τον τρόπο ενημέρωσής τους . Στην περίπτωση δηλαδή που μια μεταβλητή υπολογίζεται από μια άλλη, λαμβάνει αυτόματα την τιμή “2” ως επίπεδο εκτέλεσης
  • Group : Οι ομάδες μεταβλητών χρησιμοποιούνται για την ομαδοποίηση των μεταβλητών σε διακριτές κατηγορίες

Όταν το τρόπος υπολογισμού αφορά σε :

κείμενο

Εμφανίζεται σχετική οθόνη για τη σύνταξη κειμένου

έκφραση

Πατήστε στο σύμβολο τρεις τελείες, δεξιά του πεδίου, “Έκφραση” για να μεταφερθείτε στο περιβάλλον δόμησης έκφρασης και

Δείτε το σώμα της μεταβλητής

Με Control + F1 πάνω στο όνομα της μεταβλητής εμφανίζεται το παράθυρο με τα κριτήρια που θα συμμετέχουν στον υπολογισμό της (π.χ. ποιες χρεώσεις από τις κινήσεις του λογαριασμού του λογιστικού σχεδίου)

Εκτός από τις προκαθορισμένες από το Σύστημα μεταβλητές, τις οποίες και θα αξιοποιήσετε στις αναφορές (περιοδική δήλωση ΦΠΑ) μπορείτε, όπως είναι ευνόητο, να ορίσετε και δικές σας.

Κατασκευή εκφράσεων μέσω των κατηγοριών της έκφρασης μεταβλητών

Για να αρχίσετε την έκφραση, αλλά και να ολοκληρώσετε την κατασκευή της, πρέπει να επιλέξετε από τις διαθέσιμες κατηγορίες έκφρασης μεταβλητών, στο δεξιό πλαίσιο της οθόνης ορισμού έκφρασης .

Επιλέξτε λοιπόν την κατηγορία από την οποία θα χρησιμοποιήσετε μια συνάρτηση (π.χ. Μεταβλητές οντοτήτων εφαρμογής) . Μόλις την επιλέξετε θα εμφανιστούν οι μεταβλητές που εντάσσονται σε αυτή και εσείς θα πρέπει να επιλέξετε μια, έστω “Υπολογισμός αξιών λογ/σμών λογιστικής”.

Με την επιλογή της θα εμφανιστεί η οθόνη κριτηρίων .

Συνεχίστε συμπληρώνοντας τα κριτήρια που θα συμμετέχουν στον υπολογισμό (τους κωδικούς λογαριασμών που σας ενδιαφέρουν – μάσκα κωδικού με το χαρακτήρα *, την περίοδο προέλευσης των στοιχείων που θα ληφθούν υπόψη στον υπολογισμό των αποτελεσμάτων της μεταβλητής, το είδος υπολοίπου – χρέωση, πίστωση, υπόλοιπο κ.λπ.) και

πατήστε “Αποδοχή” για τη μεταφορά της στο πλαίσιο της έκφρασης.

Επειδή οι κατηγορίες έκφρασης είναι απαραίτητο σκέλος στην κατασκευή της, ας δούμε τις διαθέσιμες από το Σύστημα

Γενικές συναρτήσεις

Η κατηγορία αυτή παρέχει μια σειρά συναρτήσεων οι οποίες χρησιμοποιούνται για τις μετατροπές μιας τιμής (επιστρεφόμενο αποτέλεσμα) σε ακέραιο, αριθμητικό, σε αλφαριθμητικό string, ημερομηνία κ.λπ. .

Μεταβλητές οντοτήτων εφαρμογής

Οι μεταβλητές αυτές (φόρμουλες υπολογισμού με έτοιμα κριτήρια), ενημερώνονται από τις κινήσεις των λογαριασμών λογιστικής και οικονομικών λογαριασμών.

Κατά τον υπολογισμό της αναφοράς με μεταβλητές αυτής της κατηγορίας, το Σύστημα ανιχνεύει από την “οικονομική χρήση” αν η εταιρία τηρεί απλογραφικά/διπλογραφικά βιβλία και αντλεί ανάλογα τα δεδομένα. Έτσι, στην περίπτωση τήρησης διπλογραφικών βιβλίων η μεταβλητή παρέχει πληροφορίες παρμένες από τις κινήσεις των λογαριασμών λογιστικής, ενώ στην περίπτωση των απλογραφικών από τις κινήσεις των οικονομικών

Οι μεταβλητές οντοτήτων εφαρμογής επιτελούν χρεωπίστωση/υπόλοιπο οικονομικών λογαριασμών,

  1. σύμφωνα με τη μάσκα Κωδικού Λογαριασμού. Για παράδειγμα ο 30* μεταφράζεται ως εξής: να επιλέγεται μεταξύ των λογαριασμών λογιστικού σχεδίου όλοι οι λογαριασμοί που ξεκινούν από 30 (παλιός τρόπος υπολογισμού)

  1. βάσει των χαρακτηριστικών που έχουν οριστεί στα στοιχεία των λογαριασμών οικονομικών/λογιστικού σχεδίου, π.χ. υπολογισμός εσόδων από πωλήσεις (νέος τρόπος υπολογισμού)

Για τον ορισμό των χαρακτηριστικών στα στοιχεία λογαριασμών που ενημερώνουν μεταβλητές οικονομικών αναφορών ανατρέξτε στην ενότητα : Παραμετροποίηση λογαριασμών (λογιστικής/οικονομικών) που θα ενημερώσουν τις μεταβλητές

  1. Χρήση μεταβλητής άλλης οικονομικής αναφοράς : Ο συγκεκριμένος τρόπος υπολογισμού σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε το αποτέλεσμα της μεταβλητής κάποιας οικονομικής αναφοράς, σε κάποια άλλη οικονομική αναφορά π.χ. προηγούμενη περίοδο /χρήση (Ειδικός τρόπος υπολογισμού)

Μεταβλητές

Οι μεταβλητές αυτές αφορούν σε σταθερά στοιχεία (π.χ. εταιρία, ΑΦΜ, Δ.Ο.Υ.) και χρησιμοποιούνται, ως παράμετροι, από τις “Μεταβλητές οντοτήτων εφαρμογής” (π.χ. η αναφορά θα εμφανίζει στοιχεία που αφορούν στο επίσημο λογιστικό σχέδιο ανεξαρτήτως εταιρίας που χρησιμοποιεί η αναφορά)

Παράμετροι κριτηρίων

Χρησιμοποιούνται στις “Μεταβλητές οντοτήτων εφαρμογής” ως παράμετροι .

Στις “Παραμέτρους κριτηρίων” της παραμετροποίησης της οικονομικής αναφοράς (ρυθμίσεις οικ. αναφοράς) δεν θα τσεκαριστεί η παράμετρος “Λογιστικό σχέδιο

αφού στην κατηγορία έκφρασης μεταβλητών Μεταβλητές, που χρησιμοποιούνται από τις μεταβλητές οντοτήτων, έχει επιλεγεί Επίσημο λογιστικό σχέδιο.

Οριζόμενες μεταβλητές (Λειτουργίες οικ. αναφοράς)

Οι μεταβλητές αυτές είναι άλλη μια δυνατότητα της εφαρμογής, χρησιμοποιούνται (αξιοποιώντας όλα τα δεδομένα της εφαρμογής) για την αποτύπωση κάποιων σταθερών στοιχείων (ΑΦΜ της εταιρίας, Διακριτικός τίτλος εταιρίας, Δ.Ο.Υ.) στην αναφορά (π.χ. περιοδική δήλωση ΦΠΑ).

Ο τύπος δεδομένων της είναι αλφαριθμητικός, ακέραιος, πραγματικός, Ημερομηνία/ώρα,

ενώ ο σχεδιασμός της γίνεται μέσω Κειμένου SQL. Οι κανόνες διατύπωσης ερωτήματος συντάσσονται στην οθόνη του Query builder .