Ένας νέος μηχανισμός, η Σύνθετη ιεραρχική διάσταση γραμμής, ως μέσο γρήγορης καταχώρισης διαστάσεων στα εμπορικά παραστατικά, οικονομικές εγγραφές και λογιστικά άρθρα της εφαρμογής, είναι πλέον διαθέσιμος.
Η Σύνθετη διάσταση γραμμής προκύπτει από το συνδυασμό πέντε επιμέρους διαστάσεων. Χρησιμοποιείται στον επιμερισμό των αξιών των κινήσεων της εφαρμογής συνδυαστικά ως προς το σύνολο των επιμέρους διαστάσεων και όχι ανά διάσταση ξεχωριστά. Για το λόγο αυτό, εξυπηρετεί περιπτώσεις όπου δεν απαιτείται πολλαπλή ανάλυση της γραμμής μιας εγγραφής σε διαστάσεις .
Η σύνθετη διάσταση ορίζεται σε επίπεδο οικονομικής χρήσης, κατά συνέπεια μπορεί να αλλάζει από χρήση σε χρήση, γεγονός που προσθέτει ευελιξία προσαρμογής στις εταιρικές ανάγκες .
Δημιουργώντας μια σύνθετη διάσταση (με επιμέρους διαστάσεις, ενταγμένες στη σύνθετη) και έχοντας παραμετροποιήσει κατάλληλα τον “Τύπο”, εμφανίζονται, στη γραμμή παραστατικού/ εγγραφής /άρθρου, πέντε επιπλέον πεδία, ένα για καθεμιά επιμέρους διάσταση με σκοπό την επιτόπου πληκτρολόγηση σχετικών τιμών, γεγονός που επιταχύνει τη διαδικασία καταχώρισής τους (αφού δεν απαιτείται η συνεργασία της οθόνης διαχείρισης των διαστάσεων ανά γραμμή παραστατικού) .
Οι αναθέσεις τιμών γίνονται στις επιμέρους απλές διαστάσεις της σύνθετης κατά τα υφιστάμενα πρότυπα αναθέσεων. Οι ανατεθειμένες τιμές ανακτώνται και εμφανίζονται αυτόματα στη γραμμή του παραστατικού και διενεργείται έλεγχος για την ορθότητα - υποχρεωτικότητα- αυτών κατά τα συνήθη .
Οι σύνθετες διαστάσεις γραμμής ενσωματώνονται ως φίλτρα και συμμετέχουν ως πεδία στις λίστες των ήδη καταχωρισμένων εγγραφών των παραστατικών/οικονομιών εγγραφών/άρθρων .
Η συμμετοχή τους σε μια σειρά από σχετικές εκτυπώσεις (όπως Ισοζύγια και Καρτέλες ανά συναλλασσόμενο) εξυπηρετεί το σκοπό της άμεσης πληροφόρησης .
Στο πίνακα που ακολουθεί παραθέτουμε συνοπτικά τη σειρά των βημάτων που πρέπει να ακολουθηθεί :
|
Βήματα |
|
Αναλυτικά
Δημιουργήστε πέντε (5) απλές ιεραρχικές διαστάσεις
Μεταβείτε στην οθόνη “Δομή ιεραρχικών διαστάσεων” (από το μενού Διαστάσεις -> Ιεραρχικές διαστάσεις) και σχεδιάστε πέντε (5) επιμέρους ιεραρχικές διαστάσεις (σε δενδρική μορφή) οι οποίες θα αποτελέσουν τη Σύνθετη διάσταση.
Θα πρέπει υποχρεωτικά να ορίσετε πέντε (5) διαστάσεις ακόμη και αν δεν τις χρησιμοποιήσετε όλες.
Δηλώστε απλώς στο Σύστημα πλασματικές διαστάσεις που θα χρησιμοποιηθούν καθαρά για να συμπληρώσετε την πεντάδα. Οι διαστάσεις αυτές θα εμφανίζονται κενές περιεχομένου.
Για την καταχώριση μιας ιεραρχικής διάστασης συμπληρώστε κατά τα γνωστά :
- τον κωδικό, την περιγραφή, τη δομή, τον τύπο της
όπως και
- τα πεδία χρήσης της, την οντότητα δηλαδή για την οποία θα οριστεί η διάσταση και από την οποία εξαρτάται η τιμή της (π.χ. είδος, πελάτης, οικονομικός λογαριασμός, λογαριασμός λογιστικής κ.λπ.).
Σημείωση : Προσέξτε ιδιαίτερα για καθεμία, από τις πέντε, ιεραρχικές διαστάσεις, που έχετε δηλώσει στο Σύστημα, να καθορίσετε κοινά πεδία χρήσης .
Δημιουργήστε τη σύνθετη διάσταση γραμμής
Καλέστε το μενού "Σύνθετες ιεραρχικές διαστάσεις". Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί δηλώστε τα στοιχεία της Σύνθετης διάστασης γραμμής :
- τον Κωδικό
- την Περιγραφή
- τα Πεδία χρήσης
- την Ιεραρχική διάσταση : δηλώστε τις πέντε (5) επιμέρους ιεραρχικές διαστάσεις που δημιουργήσατε
Συνδέστε τη σύνθετη διάσταση γραμμής με την Οικονομική χρήση
Επιλέξτε στο πεδίο “Διάσταση γραμμής” της οικονομικής χρήσης τη Σύνθετη διάσταση . Τo Σύστημα "φιλτράρει" από το σύνολο των σύνθετων διαστάσεων και εμφανίζει προς επιλογή μόνο όσες σύνθετες περιέχουν πέντε ιεραρχικές διαστάσεις, οι οποίες τις συνθέτουν.
Η πρώτη ιεραρχική διάσταση, από τις διαστάσεις που συνθέτουν τη σύνθετη διάσταση γραμμής, π.χ. “Επιχειρηματικές μονάδες”
μπορεί να οριστεί και ως διάσταση αντιστοίχισης σε πελάτες/προμηθευτές
Τσεκάρετε το πεδίο :
- Μεταφορά διάστασης γραμμής σε επικεφ. Παραστατικών : Ενημερώνονται οι διαστάσεις της επικεφαλίδας του παραστατικού χρησιμοποιώντας ως βάρος τις αντίστοιχες αξίες των διαστάσεων στις γραμμές του παραστατικού .
Σημείωση : Ο ορισμός της σύνθετης διάστασης γραμμής γίνεται ανά οικονομική χρήση. Για το λόγο αυτό δεν αλλάζει κατά τη διάρκεια της χρήσης, αν υφίστανται κινήσεις που έχουν αναλυθεί ως προς τη σύνθετη διάσταση γραμμής .
Αναθέστε τις απλές διαστάσεις της σύνθετης διάστασης στις ενδεδειγμένες οντότητες
Με τον τρόπο αυτό :
- Οι ανατεθειμένες τιμές θα προκύπτουν αυτόματα στη γραμμή του παραστατικού, όταν κινείται η οντότητα (π.χ. το είδος) στις γραμμές του.
- Διεξάγεται έλεγχος υποχρεωτικής καταχώρισης στις απλές διαστάσεις, εφόσον ο “τύπος ανάθεσης” έχει χαρακτηριστεί ως “Υποχρεωτικός” και έχει ενεργοποιηθεί η ρύθμιση “Υποχρεωτικό στις διαστάσεις γραμμής”.
Στην περίπτωση αυτή, αν η ανάθεση έχει γίνει σε συγκεκριμένο κόμβο, ο κόμβος αυτός δεν μπορεί να μεταβληθεί. Αλλιώς, αν δεν έχει γίνει σε συγκεκριμένο κόμβο, τότε θα πρέπει να επιλεγεί ένας οποιοσδήποτε κόμβος, διαφορετικός του Default.
Σημείωση : Ο κόμβος θα προβάλλεται ως πρόταση στην κίνηση, με δυνατότητα αντικατάστασής του μόνο αν ο “τύπος ανάθεσης” προβλέπει “προαιρετικός” .
Σημεία ενεργοποίησης των αναθέσεων
Ο ορισμός αναθέσεων στις σχετικές οντότητες μπορεί να γίνει :
- εκτός, από το γνωστό σας, μέχρι στιγμής μενού των “Αναθέσεων” της “Διαχείρισης διαστάσεων”
και
- μέσα από την ίδια την “Οντότητα”
Δείτε πως :
- Επιλέξτε “Αναθέσεις Διαστάσεων” από τις Ενέργειες (Δεδομένα Χρήσεις είδους)
- Κάντε κλικ πάνω στο πλήκτρο “Νέο” στη “Λίστα αναθέσεων σε είδη” (που ανοίγει)
- Στην οθόνη “Προτεινόμενη ανάθεση διαστάσεων”
καθορίστε :
- την ιεραρχική διάσταση που θα αναθέσετε στην επιλεγμένη οντότητα
- την τιμή της
και πατήστε “αποδοχή”
- εργαστείτε κατά τα συνήθη στις οθόνες του οδηγού
Παραμετροποιήστε κατάλληλα τον τύπο παραστατικού
Στα εμπορικά παραστατικά
Στο πεδίο “Ενημέρωση διαστάσεων” του τύπου (ενσωματώνεται στη σελίδα “Λοιπά” των Ιδιοτήτων εταιρίας) επιλέξτε την ενδεδειγμένη τιμή (π.χ. Ναι). Με τον τρόπο αυτό ενεργοποιείται η λειτουργία των διαστάσεων γραμμής στα εμπορικά παραστατικά.
Στις οικονομικές εγγραφές/λογιστικά άρθρα
Κατά αντιστοιχία, ακολουθήστε την ίδια παραμετροποίηση στον τύπο οικονομικής εγγραφής και στον τύπο λογιστικού άρθρου .
Η μόνη διαφορά εδώ είναι ότι συμμετέχει και το πεδίο “Αναλυτική καταχώριση γραμμής” για να εξυπηρετήσει περιπτώσεις π.χ. λογαριασμών εξόδων οι οποίοι πρέπει να αναλυθούν σε πολλαπλούς επιμέρους κόμβους της σύνθετης διάστασης γραμμής, χειροκίνητα ή βάσει μοντέλων επιμερισμού, σε αντίθεση με το εμπορικό παραστατικό όπου η ανάλυση οποιασδήποτε γραμμής του σε πολλαπλές διαστάσεις γραμμής δεν θεωρείται επιτρεπτή ενέργεια.
Με ποιον τρόπο ενημερώνεται κάθε τύπος ιεραρχικής διάστασης
Στην οθόνη “Ενημέρωση ιεραρχικών διαστάσεων” δηλώστε :
- Πρόσημο συμπεριφοράς (καμία, μείωση, αύξηση)
- Τρόπο ενημέρωσης ανά τύπο ιεραρχικής διάστασης (εταιρία, κέντρο κόστους, οικονομική κατηγορία, τομέας επιχειρηματικής δραστηριότητας, καμπάνια, επιχειρηματική μονάδα, χρήστης)
Λειτουργία στην εφαρμογή
Καταχωρίσετε ένα νέο παραστατικό (π.χ. παραστατικό πωλήσεων) του οποίου ο συνδεδεμένος “τύπος” έχει λάβει κατάλληλη παραμετροποίηση (Ενημέρωση διαστάσεων ναι). Η περιοχή των Γραμμών θα συμπληρωθεί αυτόματα με πέντε επιπλέον πεδία, ένα για καθεμία επιμέρους διάσταση της σύνθετης, χωρίς καμία επιπλέον ρύθμιση από μέρους σας .
Οι διαστάσεις, που συνθέτουν τη Σύνθετη διάσταση, εμφανίζονται συμπληρωμένες με τιμές στις γραμμές του παραστατικού/εγγραφής, με την προϋπόθεση ότι έχει προηγηθεί ανάθεση. Διαφορετικά, αν δεν έχει γίνει ανάθεση, ώστε να προκύψει η τιμή της διάστασης σε σχέση με την οντότητα, τίθενται οι Default τιμές .
Φυσικά, η τιμή μιας διάστασης μπορεί να τροποποιηθεί, αν πατήσετε κάτω βέλος (δεξιά της διάστασης) και επιλέξετε από τις διαθέσιμες τιμές της λίστας μια νέα . Όποιες τιμές επιλέξετε στην πρώτη γραμμή, με αυτές τις τιμές θα γεμίζει η δεύτερη, η τρίτη γραμμή κοκ .
Σελίδα “Προτεινόμενες διαστάσεις”
Αν δεν έχει γίνει ανάθεση στην οντότητα (π.χ. είδη) τότε δηλώνοντας μια τιμή σε κάποια από τις πέντε διαστάσεις (π.χ. Επιχειρηματικές μονάδες) της σελίδας “Προτεινόμενες διαστάσεις”, το Σύστημα θα την εμφανίσει στη γραμμή του παραστατικού αντί της Default τιμής .
Άμεσος έλεγχος επαλήθευσης
Ενεργοποιώντας την επιλογή “Διαστάσεις” από τα “Στοιχεία γραμμής”, στις “Ενέργειες γραμμής” του παραστατικού, το Σύστημα σας μεταφέρει στη σχετική οθόνη στην οποία, όπως θα διαπιστώσετε, έχει ενημερωθεί η σύνθετη διάσταση με την αξία της γραμμής του παραστατικού .
TIPS
- Ανάθεση σύνθετων διαστάσεων σε οικονομικούς λογαριασμούς/λογιστικά άρθρα, αν θέλετε να σας προτείνεται για τις συγκεκριμένες οντότητες η διάσταση στη γραμμή της εγγραφής/άρθρου .
Προκειμένου:
- να θέσετε τις τιμές της διάστασης ή να εμφανιστεί η διάσταση με τις τιμές της. Στη δεύτερη περίπτωση προϋπόθεση αποτελεί να έχετε πρωτίστως σχεδιάσει “μοντέλα επιμερισμού” με σκοπό τον επιμερισμό της αξίας στους κόμβους που προβλέπει το μοντέλο επιμερισμού βάσει των συντελεστών, που έχουν δηλωθεί σε αυτό.
Παρακάτω φαίνεται ένα παράδειγμα με τα βήματα διαδικασίας :
- Ανάθεση της σύνθετης διάστασης γραμμής στον οικονομικό λογαριασμό
- Καταχώριση της οικονομικής εγγραφής
- Ενεργοποίηση της ενέργειας “Διαστάσεις” από τις Ενέργειες της εγγραφής
- Ορισμός των τιμών της διάστασης στο παράθυρο των Διαστάσεων, εκτός αν υπάρχει μοντέλο επιμερισμού, οπότε θα εμφανίζονται και τα ποσά μερισμένα
- Μεταφορά της ανάλυσης των διαστάσεων από τα εμπορικά παραστατικά/οικονομικές εγγραφές στη λογιστική : Για να ενημερωθεί η λογιστική με τα στοιχεία διαστάσεων θα πρέπει στο άρθρο μεταφοράς να δηλωθεί στην αντίστοιχη γραμμή μια ομάδα διαστάσεων η οποία θα περιλαμβάνει όλες τις διαστάσεις που πρέπει να μεταφερθούν στη λογιστική.
Σημείωση : Το πεδίο “Ομάδα διαστάσεων” δεν είναι ορατό στο άρθρο μεταφοράς.
Για να το εμφανίσετε :
- πατήστε δεξί κλικ στην κεφαλίδα κάποιας στήλης
- επιλέξτε “Column Chooser” (από τη λίστα επιλογής που θα εμφανιστεί)
- κάντε κλικ στο πεδίο “Ομάδα διαστάσεων” και τοποθετήστε το συγκεκριμένο στοιχείο σε οποιοδήποτε σημείο θέλετε
- Αυτόματος έλεγχος συμφωνίας για το μερισμό των ποσών σε διαστάσεις : Ενεργοποιήστε τη ρύθμιση “Έλεγχος συμφωνίας αξιών διάστασης με αξία γραμμής” (στις γενικές ρυθμίσεις εφαρμογής) αν θέλετε τη διενέργεια ελέγχου ορθότητας ότι όλη η αξία της γραμμής έχει μεριστεί σε διαστάσεις.
- Διατήρηση διαστάσεων στους μετασχηματισμούς: Ενεργοποιήστε τη ρύθμιση “Διατήρηση διαστάσεων” στα σενάρια μετασχηματισμού, αν θέλετε τη μεταφορά της διάστασης γραμμής στο παραγόμενο παραστατικό (μέσω μετασχηματισμού)
