Αντίγραφα παραστατικών σε pdf και αποστολή αντίγραφου του εκδοθέντος παραστατικού στον πελάτη με email

1.Εισαγωγή

Η ενότητα αυτή περιγράφει τη διαδικασία δημιουργίας αρχείου, μορφής “pdf”, κατά την έκδοση παραστατικού, και αποστολή του αντίγραφου του παραστατικού από τον εκδότη στο λήπτη της συναλλαγής (πελάτη), ηλεκτρονικά (με email). H λειτουργική αυτή δυνατότητα είναι χρήσιμη στις επιχειρήσεις που επιδιώκουν έναν αποδοτικότερο τρόπο επικοινωνίας με τους πελάτες τους.

2. Παραμετροποίηση

Η ενεργοποίηση της διαδικασίας απαιτεί παραμετροποίηση σε κάθε σχετική οντότητα της εφαρμογής όπως “Αντίγραφα παραστατικών”, “Ρυθμίσεις”, “Τερματικά”.

2.1 Μενού “Αντίγραφα παραστατικών”

Για την παραγωγή αρχείων pdf, η εφαρμογή ενσωματώνει ένα νέο μενού τα "Αντίγραφα παραστατικών” με πρόσβαση στις εργασίες:

  • Ρυθμίσεις
  • Αντίγραφα παραστατικών
  • Ελαχιστοποίηση
  • Αποσύνδεση

A screenshot of a computer</p> <p>Description automatically generated

Παραμετροποίηση Interfaces για εμφάνιση μενού

Προϋπόθεση για την εμφάνιση του μενού “Αντίγραφα παραστατικών” στο κεντρικό μενού της εφαρμογής αποτελεί να έχει πρωτίστως παραμετροποιηθεί η οθόνη “Interfaces Information” (Πίνακες | Interfaces).

Για το σκοπό αυτό,

δηλώστε στα πεδία “Interfaces”, “Assembly Name”, “Κατάταξη” τα ακόλουθα :

A screenshot of a computer</p> <p>Description automatically generated

επιλέξτε έξοδο από την εφαρμογή και στη συνέχεια επιστρέψτε σε αυτήν .

Αντίγραφα παραστατικών (Document copies)

Ενεργοποιώντας “Αντίγραφα παραστατικών” A black and red symbol with a white cross and a green and red square</p> <p>Description automatically generated εμφανίζεται σχετική οθόνη για να επιλέξετε τα παραστατικά για τα οποία θα κρατηθεί αντίγραφο (pdf) όταν επιχειρηθεί η εκτύπωση τους π.χ. δημιουργία αντιγράφου για όσα παραστατικά εκδίδονται με τύπο [1020]

A screenshot of a computerDescription automatically generated

Ρυθμίσεις

Καλέστε “Ρυθμίσεις” A blue and white logo</p> <p>Description automatically generated

Στην οθόνη των ρυθμίσεων των αντιγράφων παραστατικών (που ανοίγει), πατήστε επί της σελίδας “Ρυθμίσεις” και συμπληρώστε κατάλληλα:

  • Διαδρομή αποθήκευσης : το πλήρες pathname του φακέλου στον οποίο θα αποθηκεύονται τα αρχεία pdf
  • Διαδρομή αρχείου συμπίεσης : το πλήρες pathname του φακέλου στον οποίο θα δημιουργούνται τα συμπιεσμένα αρχεία σε αρχείο zip
  • Διaδρομή αρχειοθέτησης : το archive pathname του φακέλου στον οποίο θα μεταφέρονται τα αρχεία pdf μετά τη συμπίεσή τους σε αρχείο zip
  • Διαγραφή μετά από : προσδιορίστε το χρόνο φύλαξης (προσωρινής) των αρχειοθετημένων pdf (καθαρισμός αρχείου)
  • Συμπίεση στο τέλος της : προσδιορίστε αν η συμπίεση των αρχείων pdf θα γίνεται μετά το κλείσιμο κάθε βάρδιας ή στο κλείσιμο ημέρας

A screenshot of a computer</p> <p>Description automatically generated

Πρότυπο email (Email template)

Μέσω της παρούσας επιλογής μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικά πρότυπα αποστολής e-mail σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

Για να δημιουργήσετε το template του email, πατήστε επί της σελίδας “Πρότυπο email” και

Επιλέξτε το όνομα του αποστολέα που θα εμφανίζεται στο email - προβολή του ονόματος του αποστολέα αντί της e-mail διεύθυνσης

Συμπληρώστε το θέμα του email αποστολής π.χ. Ηλεκτρονικό παραστατικό @TRANSPREFIX- @RECEIPTNUM που εκδόθηκε @DATE

Στο θέμα μπορεί να συμπεριληφθεί και κάποια μεταβλητή \τές συστήματος, η οποία όταν εκτελείται για την αποστολή του email αντικαθιστά π.χ. το @TRANSPREFIX με το αντίστοιχο πρόθεμα (prefix) του εκδοθέντος παραστατικού, για παράδειγμα με τον αριθμό παραστατικού - @RECEIPTNUM και την ημερομηνία έκδοσής του - @DATE)

Κείμενο email : Στο συγκεκριμένο σημείο του προτύπου καταχωρίστε το κείμενο που επιθυμείτε, το οποίο θα εμφανίζεται στο κύριο “σώμα” του e-mail. Το κείμενο μπορεί να εμπεριέχει κάποια στοιχεία για το παραστατικό που αποστέλλεται, επιλέγοντας μεταβλητές του παραστατικού με μορφή @xxxx οι οποίες θα αντικαθίστανται με τις πραγματικές τιμές της συναλλαγής τη στιγμή δημιουργίας του email.

Πως

Τοποθετήστε το δρομέα στο κείμενο email και επιλέξτε (με απλό κλικ του ποντικιού) από τη λίστα, αριστερά της οθόνης, την επιθυμητή μεταβλητή .

A screenshot of a computerDescription automatically generated

Επιπροσθέτως,

Πατήστε Αποστολή δοκιμαστικού email, αν θέλετε την αποστολή δοκιμαστικού email στο ίδιο email που έχει δηλωθεί στο τερματικό.

A screenshot of a computer</p> <p>Description automatically generated

Τερματικά - Ρυθμίσεις αποστολής email

Για την αποστολή email συμπληρώστε στην οθόνη της παραμετροποίησης τερματικών (Κύριες Παράμετροι|Τερματικά|Παράμετροι 1/2), τις “Ρυθμίσεις SMTP”:

  • το διακομιστή : το όνομα του εξυπηρετητή εξερχομένων μηνυμάτων (SMTP), τον Microsoft Exchange Server του λογαριασμού email που χρησιμοποιείται στους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν γίνεται αποστολή email π.χ. από το Yahoo, Gmail ή άλλον λογαριασμό εκτός από exchange/outlook.
  • τη θύρα SMTP
  • τα διαπιστευτήρια αποστολέα - όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης
  • την ηλεκτρονική διεύθυνση αποστολέα και το όνομα αποστολέα

A screenshot of a computer</p> <p>Description automatically generated

3. Αποστολή email

Με τη λειτουργική δυνατότητα αποστολής ηλεκτρονικών αντιγράφων με e-mail μπορείτε να αποστέλλετε απ’ ευθείας στους πελάτες σας σε ηλεκτρονική μορφή το παραστατικό τους.

Τη στιγμή καταχώρισης παραστατικού, εκτελώντας σχετικό action εμφανίζεται οθόνη καταχώρισης email για τη συμπλήρωση της ηλεκτρονικής διεύθυνσης του πελάτη στον οποίο θα αποσταλεί το παραστατικό. Με την ολοκλήρωση καταχώρισης και αποθήκευσης του παραστατικού και στη συνέχεια εκτύπωσής του αποστέλλεται αυτόματα στον πελάτη της συναλλαγής ηλεκτρονικό αντίγραφο (μορφής pdf), όμοιο με αυτό που δόθηκε στον πελάτη, με την ίδια σήμανση και QRCODE φορολογικής αναζήτησης .

3.1 Εφαρμογή

Μπορείτε να προσθέσετε κουμπί σε οποιαδήποτε οθόνη της εφαρμογής όπου θα εκτελεί την ενέργεια (η οποία προστέθηκε στις παραμέτρους πλήκτρων “Αντίγραφα παραστατικών” για την αποστολή email)