Εισαγωγή

Στο παρόν κείμενο περιγράφεται η παραμετροποίηση που πρέπει να εφαρμοστεί στην εφαρμογή Business Erp & Solution II Erp καθώς και Ορίζοντες WIN ώστε η εκτύπωση των παραστατικών με τη χρήση ΦΗΜΑΣ να είναι σύμφωνη με τα αναφερόμενα στις σχετικές διατάξεις.

Οι φορολογικοί μηχανισμοί νέων ασφαλών προδιαγραφών (διασφάλισης της ακεραιότητας και αυθεντικότητας) Φ.Η.Μ.Α.Σ., οι οποίοι αντικαθιστούν τους φορολογικούς μηχανισμούς (E.A.Φ.Δ.Σ.Σ.), εξακολουθούν να έχουν την αρμοδιότητα της λήψης σήμανσης όπως και πριν.

Οι Φ.Η.Μ.Α.Σ. προορίζονται να λειτουργούν με δύο διαφορετικά πρωτόκολλα, το πρωτόκολλο 1098/2022 και το πρωτόκολλο 1155/2023.

Στη διαδικασία σήμανσης παραστατικών μέσω Φ.Η.Μ.Α.Σ. με πρωτόκολλο 1098/2022 γίνεται λήψη σήμανσης από τους ΦΗΜΑΣ και υποστηρίζεται η διασύνδεση με EFT/POS για πληρωμές με πιστωτική κάρτα.

Στη διαδικασία σήμανσης παραστατικών μέσω Φ.Η.Μ.Α.Σ. με πρωτόκολλο 1155/2023 γίνεται λήψη σήμανσης από τους ΦΗΜΑΣ και υποστηρίζεται η διασύνδεση με EFT/POS για πληρωμές με πιστωτική κάρτα, εξαιρουμένων των μεταγενέστερων εισπράξεων και των προεισπράξεων.

Σημείωση :Η διασύνδεση με EFT/POS για πληρωμές με κάρτα και χρήση ΦΗΜΑΣ με πρωτόκολλο 1155/2023 ΔΕΝ υποστηρίζεται από τους Ορίζοντες WIN

Απαραίτητη προϋπόθεση είναι η εγκατάσταση SFP έκδοσης 6.3.1.400 ή μεταγενέστερη .

Παραμετροποίηση

Παραστατικά

Μέσω κατάλληλης παραμετροποίησης η εφαρμογή μπορεί να συνεργαστεί με τους φορολογικούς μηχανισμούς ΦΗΜΑΣ, προκειμένου τα παραστατικά να λάβουν τη φορολογική σήμανση που απαιτείται κατά την εκτύπωσή τους. Το φορολογικό σύστημα αναλαμβάνει στη συνέχεια την ηλεκτρονική αποστολή των δεδομένων των παραστατικών στο Πληροφοριακό σύστημα E-send της ΑΑΔΕ .

Για την επιτυχημένη επικοινωνία με τον φορολογικό μηχανισμό και την αποστολή των σωστών δεδομένων στην ΑΑΔΕ απαιτούνται τα ακόλουθα βήματα :

• εισαγωγή στην εφαρμογή των τύπων παραστατικών που η ΓΓΠΣ απαιτεί να συνοδεύουν τα παραστατικά που λαμβάνει
• σύνδεση κάθε σειράς παραστατικών που πρέπει να σημαίνονται φορολογικά, με τον κατάλληλο τύπο παραστατικού ΓΓΠΣ
• Ενημέρωση των εξειδικευμένων (Custom) φορμών παραστατικών (Crystal Reports) που σημαίνονται, με ειδική φόρμουλα. Αν χρησιμοποιούνται οι φόρμες που συνοδεύουν την εφαρμογή, αυτό το βήμα δεν απαιτείται.
• Εγκατάσταση και παραμετροποίηση του νέου SFP

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Κατά την εκτύπωση παραστατικού σε μορφή pdf που σημαίνεται μέσω SFP, η εφαρμογή αναμένει τον SFP να ολοκληρώσει τη λειτουργία του, προκειμένου να παραλάβει το αρχείο PDF και να το αποθηκεύσει στη βάση δεδομένων. Αν εξαιτίας οποιουδήποτε προβλήματος ο SFP δεν κατορθώσει να δημιουργήσει τα αρχεία, η εφαρμογή θα τα αναμείνει μέχρι να εξαντληθεί ένα προκαθορισμένο χρονικό διάστημα που καθορίζεται ως το πλήθος των αρχείων που αναμένονται επί ένα λεπτό για το κάθε αρχείο. Ο χρόνος αναμονής για κάθε αρχείο μπορεί να τροποποιηθεί με παρέμβαση στο αρχείο LDERPCust.ini, στον τομέα [Reports], με την προσθήκη της γραμμής: DocSalesDelayPerFile=N, όπου Ν = ο χρόνος αναμονής ανά αρχείο σε δευτερόλεπτα.

Παράμετροι Εταιρίας

Επιλέγοντας στο Παραμετροποίηση | Γενικές πληροφορίες | Σύνδεση με εξωτερικά συστήματα | Φ.Η.Μ.Α.Σ. τον κόμβο “Φ.Η.Μ.Α.Σ.”, εμφανίζεται η λίστα των συνδεδεμένων με την εφαρμογή ΦΗΜΑΣ :

Η παραμετροποίηση της νέας οντότητας “Φ.Η.Μ.Α.Σ.” απαιτεί από τον χρήστη και τη συμπλήρωση του πεδίου “Τοπική Μονάδα”:

Στο Παραμετροποίηση| Κανόνες λειτουργίας| Ηλεκτρονικά Βιβλία/ Πάροχος ηλ/νικής τιμολόγησης | EFTPOS υπάρχει η δυνατότητα ορισμού της “Προκαθορισμένης Τοπικής Μονάδας”, η οποία επιλέγεται από την εφαρμογή εφόσον ο χρήστης δεν έχει επιλέξει να συνδέσει Τοπική Μονάδα, δηλαδή αν δεν έχει επιλέξει “Εκτυπωτή” στη Σειρά Παραστατικού, ή/και όταν δεν έχει συνδέσει το Τερματικό POS με ΦΗΜΑΣ στον οποίο έχει οριστεί Τοπική Μονάδα. .

Προσοχή : Εφόσον η εγκατάσταση πρέπει να υποστηρίξει διασύνδεση με EFT/POS, απαιτείται οπωσδήποτε η ενεργοποίηση της επιλογής “Χρήση Ψηφιακής Υπογραφής κατά την πληρωμή με κάρτα”.

Σειρές παραστατικών

Για την υποστήριξη της διαδικασίας σήμανσης παραστατικών μέσω Φ.Η.Μ.Α.Σ. με πρωτόκολλα 1155/2023 και 1098/2022 απαιτείται η παραμετροποίηση των Σειρών Παραστατικών, επιλέγοντας στο πεδίο “Εκτυπωτής” έναν συμβατό, με τα δύο αυτά πρωτόκολλα, φορολογικό εκτυπωτή και σημειώνοντας την επιλογή “ΦΗΜΑΣ”.

Σημείωση : Η παραπάνω παραμετροποίηση θα πρέπει να εφαρμοστεί σε κάθε Σειρά Παραστατικού που πρόκειται να χρησιμοποιηθεί για σήμανση μέσω ΦΗΜΑΣ, και αφορά :

• στο πρωτόκολλο 1155/2023 : Τιμολόγια Πωλήσεων, Πιστωτικά Πωλήσεων, Ακυρωτικά Πωλήσεων
• στο πρωτόκολλο 1098/2022  : Τιμολόγια Πωλήσεων, Εισπράξεις Πελατών (μόνο η ένδειξη “ΦΗΜΑΣ” και μόνο στις περιπτώσεις ετεροχρονισμένης είσπραξης και προείσπραξης)

Τύποι παραστατικών ΓΓΠΣ

Η ΓΓΠΣ παρέχει μια έτοιμη λίστα με τύπους παραστατικών που περιλαμβάνεται ως αρχείο xml στην περιοχή της εφαρμογής. Τα δεδομένα του αρχείου μπορούν να ενσωματωθούν σε οποιαδήποτε εταιρία με ενέργεια επί της λίστας των Τύπων παραστατικών ΓΓΠΣ (Παραμετροποίηση| Οργάνωση λειτουργίας| Κανόνες λειτουργίας |Γενικές πληροφορίες |Στοιχεία ηλεκτρονικής υποβολής παραστατικών).

Σχήμα Λίστα Τύπων παραστατικών ΓΓΠΣ

Αντιστοίχιση Τύπου παραστατικού ΓΓΠΣ με Σειρά παραστατικού

Ένας τύπος παραστατικού ΓΓΠΣ μπορεί να αντιστοιχιστεί με μια ή περισσότερες σειρές παραστατικών. Η αντιστοίχιση πραγματοποιείται :

• είτε μαζικά για πολλές σειρές ταυτόχρονα, από την ενέργεια “Εισαγωγή αντιστοιχίσεων ηλεκτρονικής υποβολής από πρότυπο” της φόρμας
• είτε για μια συγκεκριμένη σειρά, από τη φόρμα της σειράς.

Αντιστοίχιση τύπων παραστατικών σε πολλαπλές σειρές

Η ενέργεια “Εισαγωγή αντιστοιχίσεων ηλεκτρονικής υποβολής από πρότυπο” στη φόρμα του Τύπου παραστατικού ΓΓΠΣ οδηγεί σε διάλογο όπου είναι εφικτή η πολλαπλή επιλογή σειρών.

Σχήμα Αντιστοίχιση Τύπου παραστατικού ΓΓΠΣ σε πολλαπλές σειρές παραστατικών

Στον εμφανιζόμενο διάλογο ορίζονται τα ακόλουθα στοιχεία :

Τύπος: Επιλέγεται ο τύπος παραστατικών ΓΓΠΣ προς αντιστοίχιση

Σειρές παρ/κών: Επιλέγονται πολλαπλές σειρές παραστατικών από το διάλογο που εμφανίζεται με το πάτημα του κουμπιού αναζήτησης (). Διαθέσιμες προς επιλογή είναι οι σειρές :

• Πωλήσεων

Πρότυπο αρχείο: Εκτός των σειρών και του τύπου παραστατικού ΓΓΠΣ, πρέπει να καθοριστούν και τα πεδία των παραστατικών οι τιμές των οποίων θα συμμετέχουν στα στοιχεία που θα αποσταλούν στη ΓΓΠΣ. Η εφαρμογή παρέχει μια πρότυπη παραμετροποίηση αυτών των πεδίων στη μορφή αρχείων xml, ανάλογα με την κατηγορία των παραστατικών, που βρίσκονται στην περιοχή eInvoice\DefaultMaps του καταλόγου εγκατάστασής της.

Ως “Πρότυπο αρχείο” λοιπόν, επιλέγεται το κατάλληλο αρχείο αντιστοιχίσεων πεδίων ανάλογα και με τις ήδη επιλεγμένες σειρές. Οι πρότυπες αντιστοιχίσεις που παρέχονται είναι:

• Πρότυπο_Πωλήσεων_ΦΗΜΑΣ.xml

Με το πλήκτρο “Συνέχεια”, όλες οι επιλεγμένες σειρές παραστατικών συνδέονται με το συγκεκριμένο Τύπο παραστατικού ΓΓΠΣ. Επιπλέον, τα δεδομένα του πρότυπου αρχείου εισάγονται σε κάθε σειρά ως εγγραφές και εμφανίζονται σε ειδική λίστα από τη φόρμα διαχείρισής τους, που θα παρουσιαστεί στην επόμενη ενότητα.

Στις σειρές παραστατικών πωλήσεων που σημαίνονται πρέπει να γίνει αντιστοίχιση με το νέο πρότυπο .

Αντιστοίχιση σειράς με τύπο παραστατικού

Η αντιστοίχιση μιας συγκεκριμένης σειράς με ένα Τύπο παραστατικού ΓΓΠΣ είναι εφικτή από τη φόρμα της σειράς, μέσω της ενέργειας “Εισαγωγή αντιστοιχίσεων ηλεκτρονικής υποβολής από πρότυπο”. Η εκτέλεση της ενέργειας έχει ως αποτέλεσμα την εισαγωγή εγγραφών στη λίστα “Αντιστοιχίσεις πεδίων ηλεκτρονικής υποβολής”.

Σχήμα Αντιστοίχιση σειράς με Τύπο παραστατικού ΓΓΠΣ

Στη λίστα των αντιστοιχίσεων είναι εφικτή και η χειροκίνητη εισαγωγή, τροποποίηση και διαγραφή εγγραφών. Επιπλέον η διαγραφή μπορεί να γίνει μαζικά επιλέγοντας,

• μεμονωμένες εγγραφές πατώντας το πλήκτρο Ctrl ή
• συνεχόμενες εγγραφές πατώντας το πλήκτρο Shift και το πάνω ή κάτω βελάκι

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Η “Εισαγωγή αντιστοιχίσεων ηλεκτρονικής υποβολής από πρότυπο” διαγράφει τις εγγραφές της λίστας, αν υπάρχουν ήδη, και αποθηκεύει αυτόματα τις εγγραφές.

Στη συντριπτική πλειοψηφία των περιπτώσεων, η χρήση των πρότυπων αρχείων αντιστοίχισης που παρέχονται από την εφαρμογή επαρκεί για τη σωστή αντιστοίχιση των πεδίων παραστατικών, και κατά συνέπεια δεν απαιτείται η χειροκίνητη ενημέρωση των εγγραφών της λίστας.

Απαραίτητη προϋπόθεση είναι η τροποποίηση των custom εκτυπώσεων παραστατικών, αν υπάρχουν, ώστε να περιλαμβάνουν μια νέα προκαθορισμένη φόρμουλα, την $@SFPJOBID, σε οποιοδήποτε κενό χώρο επί της εκτύπωσης, χωρίς τιμή, και μέγεθος τουλάχιστον 50 χαρακτήρων.

Τερματικό POS

Στη φόρμα της οντότητας “Τερματικό POS” προστέθηκε σύνδεση με την οντότητα “Φ.Η.Μ.Α.Σ.” (νέα πεδία “Φ.Η.Μ.Α.Σ.” και “Τοπική Μονάδα”), καθώς και νέο πεδίο “Τύπος” με τιμές Μη καθορισμένος, 1155, 1098, ώστε να είναι διακριτός ο τύπος του ΦΗΜΑΣ ανά Τερματικό POS.

Επίσης, για χρήση μόνο στην περίπτωση σύνδεσης με ΦΗΜΑΣ 1155/2023, προστέθηκε και ενεργοποιήθηκε το νέο πεδίο “Συνδεδεμένο” και το νέο κουμπί “Σύνδεση με Φ.Η.Μ.Α.Σ.”, ώστε ο χρήστης να συνδέσει το Τερματικό POS με τον Φ.Η.Μ.Α.Σ. που επιθυμεί.

Και αυτό γιατί εκτός της σύνδεσης του Τερματικού POS με τον φορολογικό μηχανισμό ΦΗΜΑΣ σε επίπεδο φυσικών συσκευών (hardware), o χρήστης πρέπει να συνδέσει τις δύο οντότητες και μέσω της εφαρμογής.

Η σύνδεση αυτή γίνεται με το πάτημα του νέου κουμπιού “Σύνδεση με Φ.Η.Μ.Α.Σ.”:

Εφόσον η σύνδεση επιτύχει, το νέο πεδίο “Συνδεδεμένο” θα εμφανίζεται πλέον επιλεγμένο, ενώ το νέο κουμπί “Σύνδεση με Φ.Η.Μ.Α.Σ.” θα εμφανίζεται απενεργοποιημένο:

Η παραπάνω διαδικασία σύνδεσης χρειάζεται να γίνει μόνο μία φορά ανά Τερματικό POS και ανά ΦΗΜΑΣ.

Σημειώσεις:

1. Απαιτείται οπωσδήποτε η ανάθεση της αντίστοιχης τιμής (1155 ή 1098) στο πεδίο “Τύπος”, ανάλογα με το πρωτόκολλο που υποστηρίζει ο ΦΗΜΑΣ που επιλέχθηκε.
2. Στην περίπτωση σύνδεσης με ΦΗΜΑΣ 1155/2023, η εφαρμογή υποστηρίζει μόνο τερματικά POS Mellon.

Παραμετροποίηση SFP

Η γενική παραμετροποίηση του συστήματος SFP περιγράφεται αναλυτικά στο αντίστοιχο εγχειρίδιο χρήσης του συγκεκριμένου προϊόντος. Εδώ επισημαίνονται κάποια σημεία σημαντικά στην επιτυχημένη συνεργασία φορολογικού εκτυπωτή και εφαρμογής.

Πατώντας ταυτόχρονα τα πλήκτρα Ctrl + Shift + Alt και διπλό κλικ επί του εικονιδίου του SFP (Προχωρημένη διαχείριση Φορολογικού μηχανισμού) οδηγήστε στις προχωρημένες ρυθμίσεις του. Με επεξεργασία του προφίλ εμφανίζονται οι παράμετροί του. Στους χαρακτήρες σήμανσης αρχής και τέλους γραμμής δεδομένων πρέπει να οριστούν 4 χαρακτήρες ‘@’.

Σχήμα Γενικές Παράμετροι προφίλ SFP

Στη σελίδα “Εκτύπωση EMF” πρέπει

• να απενεργοποιηθεί το πεδίο “Clipping”
• να απενεργοποιηθεί το πεδίο “Crystal 9 Plus”
• να οριστεί “Print Job Delay(ms)” με τιμή 500 - αυτή η ρύθμιση είναι σημαντική για την επιτυχία των εκτυπώσεων σε μορφή pdf (μέσω του fiscal εκτυπωτή SingularLogic PDF Printer)