Επικοινωνία Galaxy με iQom RetailStudio

Εισαγωγή

Στην ενότητα αυτή καλύπτεται το θέμα της επικοινωνίας του “Galaxy ERP” με το “iQom RetailStudio”, μια εφαρμογή διαχείρισης Λιανικών Πωλήσεων για καταστήματα, αλυσίδες με υποκαταστήματα, franchise ή μικτού τύπου μοντέλα. Σχεδιασμένο ειδικά για την αντιμετώπιση των αναγκών των καταστημάτων και της Κεντρικής Διαχείρισης – Διοίκησης. Καλύπτει τις ανάγκες πλήρους διαχείρισης καταστήματος Πωλήσεις, Αποθήκη, Πελάτες, Αγορές, Προμηθευτές, Πρόταση παραγγελίας αγορών, Πολλαπλοί τιμοκατάλογοι, Προωθητικές Ενέργειες, Εκτύπωση ετικετών, Χρήστες με δικαιοδοσίες, Εκπτώσεις, Στατιστικά.

Η διαδικασία σύνδεσης και επικοινωνίαςGalaxy και iQom RetailStudio απαιτεί να λάβει κάθε εφαρμογή την κατάλληλη παραμετροποίηση ώστε να επιτυγχάνεται η μεταξύ τους “συνομιλία” για την εκτέλεση των ζητούμενων:

  • ενημέρωση του συστήματος “RetailStudio” με την πληροφορία ειδών, πελατών, που τηρούνται στο “Galaxy”
  • ενημέρωση του “Galaxy”
    • με τις συναλλαγές που διενεργήθηκαν στο RetailStudio
    • με τους νέους πελάτες που καταχωρίστηκαν στο RetailStudio

Ροή εργασιών

Η αλληλοενημέρωση των εφαρμογών είναι εφικτή κάτω από συγκεκριμένες προϋποθέσεις:

  • Παραμετροποίηση σε επίπεδο εφαρμογής “Galaxy”
  • Ρυθμίσεις εγκατάστασης
  • Ρυθμίσεις RetailStudio (αντιστοίχιση των τιμών δεδομένων του Galaxy με τις τιμές δεδομένων του RetailStudio)
  • Παραμετροποίηση σε επίπεδο εφαρμογής “Retail Studio”

 

Παραμετροποίηση σε επίπεδο εφαρμογής “Galaxy”

Η επικοινωνία των δύο εφαρμογών απαιτεί κάποια σημεία τους να βρίσκονται σε συμφωνία . Δίνουμε αμέσως παρακάτω αυτά τα σημεία της εφαρμογής “Galaxy”, που πρέπει να λάβουν παραδεκτή παραμετροποίηση.

Ρυθμίσεις εγκατάστασης

Σελίδα Επιλογές

Στις Ρυθμίσεις εγκατάστασης ενεργοποιήστε την παράμετρο “Ενοποίηση με εφαρμογές τρίτων”, το σύστημα αναλαμβάνει τη δημιουργία των “Revision Numbers” στους πίνακες, το συγχρονισμό των οποίων επιθυμείτε.

Ρυθμίσεις RetailStudio

Γενικά


  • Δηλώστε τα διαπιστευτήρια (σύνδεσης) : “Όνομα χρήστη” και “Κωδικός” εισόδου του στο RetailStudio (ώστε να μπορείτε μέσα από το Galaxy να καλέσετε οθόνες και λειτουργίες διαχείρισης του Retail)
  • Δηλώστε ανά θέση εργασίας (του Galaxy) το πλήρες path (στο δίκτυο, στο δίσκο σας) που βρίσκεται το RetailStudio

Ανά Κατάστημα (εγκατάστασης)


Γενικές Ρυθμίσεις

Σελίδα Retail

  • Κωδικός / Περιγραφή του Καταστήματος
  • Πλήθος εγγραφών προς μεταφορά : Αφορά στο πακέτο εγγραφών (αριθμός εγγραφών) που θα αποστέλλεται κάθε φορά στο RetailStudio . Εξ’ ορισμού τίθενται 500
  • Τύποι Εναλλακτικών κωδικών είδους : Ορισμός του τύπου του εναλλακτικού κωδικού του είδους . Η παράμετρος αυτή ουσιαστικά δηλώνει ότι θα μεταφερθούν οι εναλλακτικοί κωδικοί ειδών στο σύστημα λιανικής με αυτό τον τύπο Barcode. Οι παραδεκτοί τύποι Barcode είναι όσοι έχουν λάβει στο πεδίο “Κωδικός μοναδικός” των “ιδιοτήτων εναλλακτικού κωδικού” μια από τις τιμές : ανά εταιρία, όλες οι εταιρίες, όλα τα είδη
  • Χρήση κατηγορίας είδους : Επιλέξτε μια τιμή από τις διαθέσιμες κατηγορίες είδους είτε υπερεταιρικά είτε ανά εταιρία

Graphical user interface, text, application</p>
<p>Description automatically generated

  • Ένδειξη Ζυγιζόμενου : Δηλώνει ποιο από τα τέσσερα Boolean πεδία που υπάρχουν στο είδος (Χρήσεις είδους|Οριζόμενα πεδία|σελίδα Λοιπά) ορίζει ότι το είδος είναι “Ζυγιζόμενο”

Φίλτρα βάσει Κατηγορίας

  • Κατηγορία πελάτη : Με κριτήριο την κατηγορία πελάτη ενημερώνεται το RetailStudio, με τους πελάτες, ενταγμένους στην επιλεγμένη κατηγορία (π.χ. γενική κατηγορία πελάτη).
  • Κατηγορία είδους : Με κριτήριο την κατηγορία πελάτη ενημερώνεται το RetailStudio με τα είδη, ενταγμένα στην επιλεγμένη κατηγορία (π.χ. γενική κατηγορία ειδών) .

Αντιστοιχίσεις Κατηγοριών

Αντιστοιχίστε τις κατηγορίες ειδών/πελατών του “RetailStudio” με τις αντίστοιχες κατηγορίες του “Galaxy” (σύμφωνα με την κατηγοριοποίηση που έχει γίνει στους πελάτες/είδη του RetailStudio). Συνδέοντας τις κατηγοριοποιήσεις των δύο εφαρμογών, κατά την αποστολή για παράδειγμα ενός είδους στο RetailStudio εξάγεται μαζί με το είδος και η πληροφορία της λογιστικής κατηγορίας, της κατηγορίας, της υποκατηγορίας και της οικογένειας που το είδος εντάσσεται.

Σελίδα Αντιστοιχίσεις (ομάδας)

Οι αντιστοιχίσεις που πρέπει να οριστούν στο σημείο αυτό κινούνται στα πλαίσια μιας ομάδας καταστήματος. Οι αντιστοιχίσεις μεταξύ των δύο συστημάτων Galaxy – RetailStudio αφορούν στους παρακάτω τύπους:

  • Κατηγορία ΦΠΑ : Οι κατηγορίες ΦΠΑ του “RetailStudio” θα πρέπει να βρίσκονται σε πλήρη αντιστοιχία με τις κατηγορίες ΦΠΑ του “Galaxy”

Η πρώτη στήλη του παραθύρου περιλαμβάνει τιμές, παρμένες από την εφαρμογή “RetailStudio”, οι οποίες πρέπει να αντιστοιχισθούν σε υπαρκτές τιμές του Galaxy

  • Μονάδες μέτρησης : Στο σημείο αυτό αντιστοιχίζονται οι μονάδες μέτρησης των ειδών του “RetailStudio” με τις μονάδες μέτρησης του “Galaxy”
  • Οικονομικός λογαριασμός : Συνδέστε τον τύπο οικονομικού λογαριασμού που χρησιμοποιείται στο “Retail” με τον τύπο οικονομικού λογαριασμού του “Galaxy” (λογαριασμούς που αφορούν σε σακούλες)
  • Πιστωτική κάρτα : Αντιστοιχίστε τις πιστωτικές κάρτες (πελατών) του “Studio Retail” με αυτές του “Galaxy”
  • Καθεστώς ΦΠΑ : Κατ’ αντιστοιχία συμπληρώστε τις αντιστοιχίσεις του καθεστώτος ΦΠΑ μεταξύ των δύο εφαρμογών

Ρυθμίσεις Καταστήματος

Σελίδα Λιανικής

  • Κωδικός/Περιγραφή : Δώστε έναν κωδικό και μια περιγραφή καταστήματος
  • Εταιρία : Αντιστοιχίστε την εταιρία στο “Galaxy” με την εταιρία (κωδικός) στο “RetailStudio”
  • Υποκατάστημα : Αντιστοιχίστε το υποκατάστημα στο “Galaxy” με το υποκατάστημα (κωδικός) στο “RetailStudio”. Με βάση την επιλεγμένη εταιρία (στο Galaxy) το σύστημα φιλτράρει τα υποκαταστήματα αυτής και τα προβάλλει, προς επιλογή. Όποιο υποκατάστημα επιλεγεί στο συγκεκριμένο πεδίο, αυτό και θα ενημερώνεται με το σύνολο των κινήσεων που διενεργήθηκαν στο Retail
  • Αποθήκη : Με βάση τώρα το επιλεγμένο υποκατάστημα εμφανίζονται προς επιλογή οι σχετικοί αποθηκευτικοί χώροι. Επιλέξτε την αποθήκη (του Galaxy), στην οποία θα εισάγονται όλες οι κινήσεις που γίνονται στο Retail
  • Πελάτης λιανικής : Κατά την καταχώριση παραστατικού πώλησης στο “RetailStudio”, σε περίπτωση που η συναλλαγή δεν έχει πελάτη, ενημερώνεται με έναν γενικό πελάτη, που έχει οριστεί στο συγκεκριμένο πεδίο . Έτσι κατά την ενημέρωση του “Galaxy” η κίνηση θα έρθει με το συγκεκριμένο πελάτη
  • Τιμοκατάλογος (χονδρικής/λιανικής) : Επιλογή τιμοκαταλόγου (χονδρικής/λιανικής) τις τιμές του οποίου θα λάβουν τα είδη που θα αποσταλούν στο “RetailStudio”
  • Επιβάρυνση επικεφαλίδας και Επιβάρυνση γραμμής : Χρησιμοποιούνται μόνο στην περίπτωση που στις αντιστοιχίσεις δεν έχουν τεθεί επιβαρύνσεις
  • Εταιρία νέου πελάτη : Κατά την εισαγωγή νέου πελάτη στο “Galaxy” (ανοιγμένος στο RetailStudio) επιλέξτε σε ποια εταιρία θα καταχωριστεί, “Εταιρία σεναρίου” ή σε “όλες” τις εταιρίες

Σελίδα Προτεινόμενα

  • Πωλητής : Τα παραστατικά πώλησης που εισάγονται στο “Galaxy” έχουν έναν προτεινόμενο πωλητή συναλλαγής. Η συμπλήρωση προτεινόμενου πωλητή είναι απολύτως προαιρετική
  • Όρος πληρωμής : Κατά την εισαγωγή των παραστατικών (πωλήσεων) από το RetailStudio στο Galaxy, αν δεν βρεθεί αντιστοίχιση για τους όρους πληρωμής το πεδίο “όρος πληρωμής” θα λάβει τον προτεινόμενο
  • Δελτίο Ημερήσιας Κίνησης Ζ : Εκτός από την εισαγωγή παραστατικών (πωλήσεων) μπορεί να εισαχθεί στο Galaxy, ως οικονομική εγγραφή εσόδου και το Δελτίο Ημερήσιας Κίνησης Ζ για λόγους πληροφόρησης /συμφωνιών/ ενημέρωσης λογιστικής των πωλήσεων (στο κλείσιμο της ημέρας εκδίδεται από το RetailStudio το σύνολο των οικονομικών στοιχείων που αντιστοιχούν στον ημερήσιο κύκλο συναλλαγών με τη μορφή π.χ. Πωλήσεις Εμπορευμάτων 24% - Τμήμα Α, ΦΠΑ Πωλήσεων Εμπορευμάτων Εσωτερικού 24% κ.λπ.)

Στην περίπτωση αυτή,

επιλέξτε τον τύπο οικονομικής εγγραφής που θα δημιουργηθεί και τους οικονομικούς λογαριασμούς εσόδων που αφορά σε κάθε τμήμα - group (λογαριασμός καθαρής αξίας και αξία ΦΠΑ)

σημείωσηΣΗΜΕΙΩΣΗ

Προτείνεται ο “τύπος οικονομικής εγγραφής” να έχει :

  • Στο πεδίο “Οντότητα επικεφαλίδας” την τιμή Καμία (αφού το “Ζ” δεν κινεί πελάτη)
  • Στο πεδίο “Αρίθμηση” (Ιδιότητες εταιρίας|Γενικά) Χρήση σειράς αρίθμησης

Graphical user interface, application</p>
<p>Description automatically generated

Σελίδα Αντιστοιχίσεις (ανά κατάστημα)

  • Όρος πληρωμής : Η επιλογή αυτή εξυπηρετεί στην αντιστοίχιση των όρων πληρωμής του καταστήματος μεταξύ των συστημάτων RetailStudio & Galaxy
  • Παραστατικά πώλησης : Στη σελίδα αυτή αντιστοιχίστε συγκεκριμένους τύπους παραστατικών πωλήσεων που χρησιμοποιούνται στο RetailStudio με συγκεκριμένους τύπους παραστατικών στο Galaxy (τύπος παραστατικού πώλησης και οικονομικής εγγραφής, είσπραξης που θα εισαχθεί)
  • Σειρές αρίθμησης : Συσχετίστε τις σειρές αρίθμησης του συστήματος RetailStudio με τις σειρές του Galaxy, ώστε όταν εισάγεται μια κίνηση από το σύστημα λιανικής στο Galaxy να μεταφέρεται στην εφαρμογή η σειρά που προκύπτει με βάση αυτήν την αντιστοίχιση. Αν δεν προβείτε σε αντιστοίχιση τότε το παραστατικό που θα εισαχθεί στο Galaxy θα πάρει την πρώτη διαθέσιμη σειρά (με βάση βέβαια την εταιρία και το υποκατάστημα της κίνησης)

Graphical user interface</p>
<p>Description automatically generated

Πρόσβαση στις λειτουργίες του “RetailStudio” μέσα από το Galaxy

Η πρόσβαση στην εφαρμογή “RetailStudio” και στις λειτουργίες της είναι ιδιαίτερα εύκολη μέσα από το Galaxy.

Ένα ειδικό μενού το “RetailStudio”, ενσωματωμένο στο μενού Χρήστης/Διαχειριστής, με μια σειρά επιλογές,

Graphical user interface, text, application</p>
<p>Description automatically generated

σας επιτρέπουν επιτόπου πρόσβαση στο περιβάλλον του RetailStudio και συγκεκριμένα :

  • Στις Εργασίες διαχειριστή, ο χρήστης “Διαχειριστής” έχει ελευθερία εισόδου αλλά και κινήσεων στις εργασίες καταστήματος (ενημέρωση συστημάτων, αποστολή εντολών στα σημεία πώλησης, εκτυπώσεις)