Η διαδικασία αφορά στη μόνιμη και μη αναστρέψιμη απόκρυψη της τιμής των πεδίων που έχουν χαρακτηριστεί ως προσωπικά δεδομένα.
Ειδικότερα :
- Τα πεδία κειμένου λαμβάνουν το χαρακτήρα "Χ" σε όλο το μήκος του πεδίου
- Οι ημερομηνίες λαμβάνουν την τιμή 1/1/1900
- Τα πεδία επιλογής ναι/όχι λαμβάνουν την τιμή “όχι” (π.χ. επιλογή 1)
- Τα πεδία επιλογής από λίστα εφαρμογής λαμβάνουν ως τιμή την πρώτη τιμή της λίστας
- Τα πεδία αξιών λαμβάνουν την τιμή “0”
- Τα πεδία κειμένου που αναφέρονται σε κωδικολόγια λαμβάνουν την κενή τιμή αν αυτό επιτρέπεται, διαφορετικά το χαρακτήρα “Χ”. Ο χρήστης πρέπει να έχει φροντίσει να εισάγει αυτήν την τιμή ως εγγραφή του κωδικολογίου (αν πρόκειται για πεδίο όπου γίνεται έλεγχος ύπαρξης της τιμής στο κωδικολόγιο).
Η ενέργεια βρίσκεται στο μενού Επεξεργασία κάθε φόρμας διαχείρισης εγγραφής και είναι ενεργή μόνο αν ο σχετικός πίνακας περιλαμβάνει τουλάχιστον ένα πεδίο που έχει οριστεί ως προσωπικό δεδομένο.
Επιπλέον, η διαδικασία μπορεί να εκτελεστεί μόνο από τους χρήστες των ομάδων Super User και Security Administrators.
Η διαδικασία, όπως προαναφέραμε, είναι μη αναστρέψιμη καθώς ενημερώνει άμεσα την επιλεγμένη προς ανωνυμοποίηση εγγραφή. Για το λόγο αυτό πριν την εκτέλεσή της εμφανίζεται σχετικό μήνυμα επιβεβαίωσης.
Ταυτόχρονα, η διαδικασία διαγράφει και το ιστορικό των πεδίων προσωπικών δεδομένων, αν έχει οριστεί.
Σημείωση: Η διαδικασία της ανωνυμοποίησης δεν είναι διαθέσιμη αν έχουν γίνει αλλαγές στην εγγραφή πριν την κλήση της ενέργειας.
Η εκτέλεση της διαδικασίας καταγράφεται στο αρχείο πληροφοριών μαζικών διαδικασιών με κωδικό 54.
Ειδικά για τους Εισπρακτέους/Πληρωτέους λογαριασμούς, αν έχουν οριστεί ως πεδία προσωπικών δεδομένων πεδία των εναλλακτικών διευθύνσεών τους, τότε γίνεται αυτόματα ανωνυμοποίηση και των συνδεδεμένων διευθύνσεών τους.
Κατά τη διαδικασία της ανωνυμοποίησης Εισπρακτέων/ Πληρωτέων, αν το πεδίο “Σχετικό κείμενο” έχει οριστεί ως προσωπικό δεδομένο, η εφαρμογή διαγράφει το συνδεδεμένο αρχείο προσωπικών δεδομένων από το δίσκο ενώ μεταβάλει το πεδίο ορίζοντας το χαρακτήρα “Χ” σε όλο τα μήκος του .
Από τη διαδικασία της ανωνυμοποίησης συναλλασσόμενων (εισπρακτέοι/πληρωτέοι/τρίτοι) εξαιρούνται τα πεδία “ΑΦΜ”, “Επωνυμία”, “Είδος επιχείρησης” και “Επαγγελματική δραστηριότητα”, στην περίπτωση που οι συναλλασσόμενοι έχουν κινηθεί .
