Advanced Security - SEn

Σύντομη περιγραφή

Επέκταση στη λειτουργικότητα του Συστήματος που θα βοηθήσει τις επιχειρήσεις να διαχειριστούν καλύτερα και ευκολότερα τις αλλαγές που επιφέρει ο Κανονισμός GDPR.

Δείτε περισσότερα για το Advanced Security εδώ

Ροή εργασιών

Σύστημα Ασφαλείας

• Δικαιώματα χρηστών/Εργασιών
  • Νέο Δικαίωμα :Εργασίες Συστήματος Ασφαλείας
• Εκχώρηση δικαιωμάτων πρόσβασης εξαγωγής δεδομένων σε ρόλους χρηστών & Σύνδεση ρόλου με χρήστη εφαρμογής

Ορισμός καταγραφής εξαγωγής δεδομένων οντοτήτων

• Μέσα από το SEn
• Από SEn Export Tool (SEnImport)

Ορισμός καταγραφής εξαγωγής δεδομένων από εκτυπώσεις

Καταγραφή Εξαγωγών δεδομένων

• Παραμετροποίηση καταγραφής αρχείων
• Καταγραφές εξαγωγής αρχείων

Ανωνυμοποίηση Στοιχείων οντότητας

 

 

Αναλυτική περιγραφή

Για την προστασία των δεδομένων (προσωπικών και άλλων) ενσωματώνονται στην εφαρμογή διαδικασίες που ελέγχουν την πρόσβαση σε εγκεκριμένους χρήστες.

Σύστημα Ασφαλείας

Δικαιώματα Χρηστών/Εργασιών

Στην οθόνη ορισμού δικαιωμάτων χρηστών /εργασιών (Οργάνωση Εφαρμογής -> Σύστημα Ασφαλείας -> Οργάνωση Συστήματος Ασφαλείας -> Εργασίες -> Δικαιώματα Χρηστών / Εργασιών) ενσωματώθηκε :

• Σε όλες τις οντότητες της εφαρμογής η εργασία Εξαγωγή εγγραφών

• Στο νέο δικαίωμα “Εργασίες Συστήματος Ασφαλείας” οι εργασίες:
• Ανωνυμοποίηση εγγαφών
• Παραμετροποίηση Auditing
• Καταγραφή Εξαγωγής Δεδομένων (διαγραφή, εισαγωγή, μεταβολή)
• Διαχείριση Δεδομένων Auditing

 

Εκχώρηση δικαιώματος εξαγωγής σε ρόλο χρήστη & σύνδεση ρόλου με χρήστη εφαρμογής

Το δικαίωμα πρόσβασης στη νέα εργασία “εξαγωγή εγγραφών” εκχωρείται σε συγκεκριμένο ρόλο. Ο ρόλος συνδέεται, κατά τα γνωστά, με συγκεκριμένο χρήστη της εφαρμογής έτσι ώστε ο χρήστης με αυτό το ρόλο να έχει το δικαίωμα να διεκπεραιώσει την εργασία της εξαγωγής.

 

Ορισμός καταγραφής εξαγωγής δεδομένων οντοτήτων

Η ενέργεια της εξαγωγής δεδομένων μπορεί να προέρχεται είτε μέσα από το SEn είτε από το Export Tool (Import Tool) του SEn .

Για το σκοπό αυτό ενσωματώθηκε, σε όλες της οντότητες της εφαρμογής, νέο εικονίδιο με σύμβολο το λουκέτο , με διαθέσιμες τις επιλογές :

1. Από τρέχουσα οθόνη
2. Από SEn Export Tool (Import Tool)

 

1. Μέσα από την τρέχουσα οθόνη του SEn

1α) Καταγραφή εξαγωγής λίστας οντότητας

• Επιλέγοντας την ενέργεια “Εξαγωγή σε Excel” ενσωματωμένη στο πλήκτρο ενεργειών “Εκτυπωτής”

• Κάνοντας δεξί κλικ στην περιοχή Γραμμές της επιλεγμένης οντότητας έστω π.χ. των πελατών και επιλέγοντας από την πτυσσόμενη λίστα την επιλογή “Εξαγωγή σε Excel”

 

1β) Καταγραφή εξαγωγής εκτυπώσεων της επιλεγμένης οντότητας

 

2. Αξιοποιώντας το εργαλείο εξαγωγής δεδομένων το : SEn Export tool (Import Tool)

Στην περίπτωση αυτή, προϋπόθεση καταγραφής εξαγωγής αποτελεί :

• να έχει προηγηθεί η εγκατάσταση του εργαλείου Export tool στην έκδοση 9.20

και

• να έχει λάβει τσεκ η επιλογή “Από Sen Export Tool” (για την εξαγωγή οποιασδήποτε προδιαγραφής της οντότητας)

 

Ορισμός καταγραφής δεδομένων από εκτυπώσεις

Όλα τα παράθυρα ορισμού εκτύπωσης, όλων των βασικών εκτυπώσεων του Sen, διαθέτουν πλέον, για τους σκοπούς καταγραφής δεδομένων, σχετικό πλήκτρο, με σύμβολο τα κιάλια  .

Κατ’ αντιστοιχία, και στις βασικές, πολυεπίπεδες οριζόμενες εκτυπώσεις του MIS διατίθεται σχετικό πλήκτρο ενεργειών

Επισήμανση : Η διαδικασία καταγραφής δεδομένων από εκτυπώσεις εξαιρεί τις “εξελιγμένες”.

 

Ποιος χρήστης θα αποκτήσει δικαίωμα στον ορισμό καταγραφής

Δικαίωμα πρόσβασης στον ορισμό καταγραφής εξαγωγής έχουν μόνοι οι χρήστες με ενεργοποιημένη στην οθόνη των “Χρηστών εφαρμογής” την παράμετρο “Έχει πρόσβαση στο Σύστημα Ασφαλείας” ή “Είναι προϊστάμενος” (Οργάνωση Εφαρμογής -> Σύστημα Ασφαλείας -> Οργάνωση Συστήματος Ασφαλείας -> Αρχείο -> Χρήστες Εφαρμογής).

 

Καταγραφή Εξαγωγών δεδομένων

Στην Οργάνωση Συστήματος Ασφαλείας (από το μενού Οργάνωση Εφαρμογής ->Σύστημα Ασφαλείας -> Οργάνωση Συστήματος Ασφαλείας) ενσωματώθηκε η “Καταγραφή Εξαγωγών δεδομένων” με δύο νέες επιλογές :

• Παραμετροποίηση καταγραφής αρχείων
• Καταγραφές εξαγωγής αρχείου

 

Παραμετροποίηση καταγραφής αρχείων

Κάθε φορά που ο εξουσιοδοτημένος χρήστης επιλέγει καταγραφή εξαγωγής δεδομένων από τις σχετικές ρυθμίσεις της επιλεγμένης οντότητας (π.χ. καταγραφή δεδομένων εκτύπωσης) ή από τις σχετικές ρυθμίσεις των επιλεγμένων εκτυπώσεων ή MIS αναφορών ή και τις δυο, αυτό καταγράφεται αυτόματα στη νέα οθόνη “Παραμετροποίηση καταγραφής αρχείων” .

Από την οθόνη της παραμετροποίησης καταγραφής αρχείων μπορείτε να αντλήσετε άμεσα την πληροφορία : σε ποιες εκτυπώσεις και οντότητες έχει δηλωθεί να γίνεται καταγραφή εξαγωγής.

Επιπλέον, μπορείτε να προχωρήσετε σε μετονομασία της περιγραφής της καταγραφής εξαγωγής, αντικαθιστώντας την εξ ορισμού ονομασία με μια καινούργια που να σας υπενθυμίζει τι αφορά η καταγραφή.

Στην περίπτωση αυτή,

Κάντε διπλό κλικ επί της επιθυμητής εγγραφής και μόλις η οθόνη “Παραμετροποίηση Καταγραφής Εξαγωγής Δεδομένων” εμφανιστεί, αντικαταστήστε την υφιστάμενη περιγραφή,

με τη νέα

Προσοχή : Αν από την παραμετροποίηση καταγραφής διαγράψετε κάποια MIS εκτύπωση, το Σύστημα αυτόματα διαγράφει και τις καταγραφές για την εκτύπωση αυτή .

Αν δεν επιθυμείτε την καταγραφή εξαγωγής δεδομένων αλλά θέλετε τη διατήρηση των εγγραφών, προτείνεται να θέσετε ανενεργή την καταγραφή, αποεπιλέγοντας την επιλογή στην οθόνη Παραμετροποίησης Καταγραφής Εξαγωγής Δεδομένων .

 

Πρόσθετο πλεονέκτημα

Στο εσωτερικό της οθόνης “Παραμετροποίηση Καταγραφής Εξαγωγής Δεδομένων” διατίθενται συγκεντρωμένες κάποιες βασικές εκτυπώσεις, με σκοπό την παρακολούθησή τους . Οι εκτυπώσεις αυτές έρχονται ανενεργές . Για να αλλάξετε την εξ ορισμού κατάστασή τους θα χρειαστεί (όπως αναφέρθηκε) να ενεργοποιήσετε τη σχετική ρύθμιση στην οθόνη της παραμετροποίησης.

Οι διαθέσιμες, στην οθόνη της παραμετροποίησης καταγραφής, εκτυπώσεις (ανά οντότητα) παρατίθενται στους πίνακες που ακολουθούν :

Πελάτες	Χαρακτηρισμός
Καρτέλα	Λογιστικές
Αναλυτική (Καρτέλα με ανάλυση)	Λογιστικές
Ενηλικίωση Υπολοίπων Πελατών	Πληροφοριακές
Ενηλικίωση Ανοικτών Υπολοίπων Υποκαταστημάτων Πελατών	Πληροφοριακές
Ενηλικίωση Ανοικτών Υπολοίπων Πελατών	Πληροφοριακές
Ενηλικίωση Εξοφλήσεων Πελατών	Πληροφοριακές
Καρτέλα Αντιστοιχίσεων Χρεωστικών Κινήσεων	Πληροφοριακές
Καρτέλα Αντιστοιχίσεων Πιστωτικών Κινήσεων	Πληροφοριακές
Χρεώσεις / Υπόλοιπα / Αξιόγραφα	Πληροφοριακές
Υπόλοιπα Υποκαταστημάτων	Πληροφοριακές
Ευρετήριο	Πληροφοριακές
Ενηλικίωση Ανοικτών Υπολοίπων Υποκαταστημάτων Πελατών	Υποκαταστημάτων
Ενηλικίωση Υπολοίπων Πελατών	Υποκαταστημάτων
Ενηλικίωση Εξοφλήσεων Πελατών	Υποκαταστημάτων
Καρτέλα Αντιστοιχίσεων Χρεωστικών Κινήσεων	Υποκαταστημάτων
Καρτέλα Αντιστοιχίσεων Πιστωτικών Κινήσεων	Υποκαταστημάτων

 

Προμηθευτές	Χαρακτηρισμός
Καρτέλα	Λογιστικές
Αναλυτική (Καρτέλα με ανάλυση)	Λογιστικές
Ενηλικίωση Υπολοίπων Προμηθευτών	Πληροφοριακές
Ενηλικίωση Ανοικτών Υπολοίπων Υποκαταστημάτων Προμηθευτών	Πληροφοριακές
Ενηλικίωση Ανοικτών Υπολοίπων Προμηθευτών	Πληροφοριακές
Ενηλικίωση Εξοφλήσεων Προμηθευτών	Πληροφοριακές
Καρτέλα Αντιστοιχίσεων Χρεωστικών Κινήσεων	Πληροφοριακές
Καρτέλα Αντιστοιχίσεων Πιστωτικών Κινήσεων	Πληροφοριακές
Χρεώσεις / Υπόλοιπα / Αξιόγραφα	Πληροφοριακές
Υπόλοιπα Υποκαταστημάτων	Πληροφοριακές
Ευρετήριο	Πληροφοριακές
Ενηλικίωση Ανοικτών Υπολοίπων Υποκαταστημάτων Προμηθευτών	Υποκαταστημάτων
Ενηλικίωση Υπολοίπων Προμηθευτών	Υποκαταστημάτων
Ενηλικίωση Εξοφλήσεων Προμηθευτών	Υποκαταστημάτων
Καρτέλα Αντιστοιχίσεων Χρεωστικών Κινήσεων	Υποκαταστημάτων
Καρτέλα Αντιστοιχίσεων Πιστωτικών Κινήσεων	Υποκαταστημάτων

 

Συναλλασσόμενοι

Καρτέλα

Ευρετήριο

Κατάσταση ελέγχου Α.Φ.Μ.

 

Αγορές

Κατάσταση Ελέγχου

Επιβαρύνσεις ανά Προμηθευτή

Κατάσταση εκκρεμών παραστατικών

 

Πωλήσεις

Κατάσταση Ελέγχου

Επιβαρύνσεις ανά Πελάτη

Κατάσταση εκκρεμών παραστατικών

 

 

Καταγραφή εξαγωγής αρχείου

Η οθόνη της καταγραφής εξαγωγής αρχείου είναι ουσιαστικά οθόνη προβολής εγγραφών (δεν επιτρέπεται η τροποποίηση των πεδίων της), σε κάθε γραμμή της οποίας καταγράφονται :

• ο χρήστης της εξαγωγής
• η ημερομηνία εξαγωγής
• η περιγραφή εξαγωγής
• το είδος εξαγωγής (εκτύπωση, MIS αναφορά, πλέγμα browser)
• ο προορισμός (η περιοχή αποθήκευσης)
• άλλες πληροφορίες καταγραφής

Η μόνη δυνατή κίνηση που επιτρέπεται σε αυτή την οθόνη είναι το πέρασμα στην αναλυτική προβολή των πληροφοριών, με διπλό κλικ επί της επιθυμητής πληροφορίας.

Στην οθόνη, που ανοίγει, εμφανίζεται η ημερομηνία εκτέλεσης της καταγραφής, το είδος της καταγραφής που εκτελέστηκε (εξαγωγή Grid:Πελάτες), ο χρήστης της καταγραφής, το είδος της εξαγωγής (π.χ. πλέγμα) και αποτυπώνεται το query που εκτελέστηκε για τη διαδικασία της εξαγωγής καθώς και οι παράμετροι αυτού .

Σημείωση : Από το τμήμα “Στοιχεία SQL” μπορείτε να προχωρήσετε σε αντιγραφή του query με σκοπό την εκτέλεσή του .

 

Ανωνυμοποίηση Στοιχείων Οντότητας

Τα φυσικά πρόσωπα με τα οποία η επιχείρηση συναλλάσσεται έχουν το δικαίωμα να ζητήσουν τη διαγραφή των προσωπικών τους δεδομένων που η επιχείρηση έχει στην κατοχή της.

Για το λόγο αυτό ενσωματώθηκε στις βασικές οντότητες της εφαρμογής αλλά και στους οριζόμενους πίνακες (User Defined Tables ή αλλιώς udt) (που συνδέονται με τις οντότητες) νέο πλήκτρο ενεργειών για την ανωνυμοποίηση όσων πεδίων (οντοτήτων) χαρακτηριστούν ως προσωπικά δεδομένα .

Ενεργοποιώντας το, έχετε διαθέσιμες τις ενέργειες :

• Ανωνυμοποίηση Εγγραφών : για την ανωνυμοποίηση των τιμών των πεδίων της επιλεγμένης εγγραφής στη λίστα της οντότητας
• Ανωνυμοποίηση Λίστας Εγγραφών : για την ανωνυμοποίηση των τιμών των πεδίων πολλαπλών εγγραφών στη λίστα της οντότητας που βρίσκεστε

 

Ανωνυμοποίηση πεδίων πολλαπλών εγγραφών

Δείτε πως μπορείτε από τη λίστα της επιλεγμένης οντότητας να επιλέξετε περισσότερες από μια εγγραφές και να προχωρήσετε σε ανωνυμοποίηση των στοιχείων τους ταυτόχρονα.

• Μεταβείτε στη λίστα (browser) της οντότητας, έστω για παράδειγμα των Συναλλασσόμενων, και επιλέξτε τους επιθυμητούς συναλλασσόμενους (χρησιμοποιήστε το συνδυασμό Ctrl+βελάκι ή Shift + βελάκι)

• πατήστε και επιλέξτε από την drop-down λίστα ενεργειών, την ενέργεια : Ανωνυμοποίηση Λίστας Εγγραφών

 

Διαδικασία Ανωνυμοποίησης Στοιχείων Οντότητας

Η εργασία της ανωνυμοποίησης εκτελείται μέσω διαδοχικών οθονών (τύπου Wizard) και αφορά στη μόνιμη και μη αναστρέψιμη διαγραφή της τιμής των πεδίων που θα χαρακτηριστούν ως προσωπικά δεδομένα.

1^η οθόνη Ορισμός πεδίων ως προσωπικά δεδομένα

Στην πρώτη οθόνη της διαδικασίας επιλέξτε τα προς ανωνυμοποίηση πεδία (εμφανίζονται όλα τα πεδία της βάσης της οντότητας π.χ. του Συναλλασσόμενου) θέτοντας σχετική ένδειξη στη στήλη “Επιλογή” .

Κάποια από τα πεδία της οντότητας, (χρήσιμα στην ταυτοποίηση ενός φυσικού προσώπου) έχουν δηλωθεί από το Σύστημα (στη στήλη “Υποχρεωτική τιμή”) ως υποχρεωτικά π.χ. ο Α.Φ.Μ., η διεύθυνση (οδός/αριθμός/ΤΚ/Πόλη/Νομός), η Δ.Ο.Υ. κ.λ.π. .

Πατήστε “Επόμενη”

2^η οθόνη Επιλογή τιμών

Στη δεύτερη οθόνη της διαδικασίας επιλέξτε ποια τιμή θα πάρει το προς ανωνυμοποίηση πεδίο.

Πως

Επιλέξτε, από τη λίστα των πεδίων, το επιθυμητό και πληκτρολογήστε στο πεδίο “Επωνυμία” το χαρακτήρα αντικατάστασης, για παράδειγμα : το χαρακτήρα “Χ”.

Πατήστε “Επόμενη”

 

3^η οθόνη Σύνοψης

Πατήστε “Δημιουργία”

Η εφαρμογή θα ζητήσει επιβεβαίωση για την επικείμενη μεταβολή των στοιχείων της εγγραφής σε ειδικό παράθυρο επιβεβαίωσης .

Επιπλέον απαντώντας Ναι στο προηγούμενο μήνυμα, η εφαρμογή επιβεβαιώνει την επιτυχή έκβαση της διαδικασίας .

Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, αντικαθίστανται αυτόματα οι τιμές των επιλεγμένων πεδίων με τις νέες (π.χ. χαρακτήρας “Χ” κατά μήκος του πεδίου) .

Σημείωση: Εφόσον ο συναλλασσόμενος είναι συνδεδεμένος με πελάτες/προμηθευτές και λογαριασμούς η ανωνυμοποίηση θα εκτελεστεί για όλους τους συνδεδεμένους λογαριασμούς.

Δείτε τα αποτελέσματα της διαδικασίας

Στον browser των συναλλασσομένων, όπως θα διαπιστώσετε, το πεδίο “Επωνυμία” των επιλεγμένων εγγραφών της οντότητας των συναλλασσομένων ανωνυμοποιήθηκε επιτυχώς (έλαβε το χαρακτήρα αντικατάστασης, δηλωμένο στο σχετικό πεδίο της διαδικασίας).