Σύντομη περιγραφή
Στο Σύστημα ασφάλειας ενσωματώθηκε νέα εργασία “Οδηγός ασφαλείας προσωπικών δεδομένων” που θα βοηθήσει τις επιχειρήσεις να διαχειριστούν καλύτερα και ευκολότερα τις αλλαγές που επιφέρει ο Κανονισμός GDPR.
Δείτε περισσότερα για το Advanced Security εδώ
Στις ενότητες που ακολουθούν θα αναλύσουμε τις δυνατότητες της εφαρμογής, ως προς την ενίσχυση των αρχών ασφάλειας δεδομένων
Ορισμός πεδίων ως προσωπικά δεδομένα
Στις οντότητες της εφαρμογής “Συναλλασσόμενοι” (Εμπορική διαχείριση), Επαφές (CRM), Guest (Hospitality) είναι εφικτό να οριστούν όσα πεδία είναι επιθυμητό, ως πεδία προσωπικών δεδομένων.
Για το χαρακτηρισμό των πεδίων ως προσωπικά δεδομένα ακολουθήστε τα βήματα που ακολουθούν:
- Μεταβείτε στα “Γενικά” των Ρυθμίσεων της εφαρμογής
- Επιλέξτε τη νέα ρύθμιση “Προσωπικά δεδομένα”
- Όπως θα διαπιστώσετε στην οθόνη “Προσωπικά δεδομένα”, που ανοίγει μετά την κλήση της επιλογής, το Σύστημα έχει ήδη επιλέξει τα πεδία που ενδεχομένως θα χρειαστείτε. Ωστόσο, μπορείτε να επέμβετε και να επιλέξετε και άλλα ή να αποεπιλέξετε κάποια από τα ήδη επιλεγμένα .
Μερικά από τα προτεινόμενα, χρήσιμα στην ταυτοποίηση ενός φυσικού προσώπου είναι :
- το ονοματεπώνυμο
- το όνομα πατρός
- το όνομα συζύγου
- ο Αριθμός δελτίου ταυτότητας/η ημερομηνία έκδοσης/η εκδούσα αρχή
- ο ΑΦΜ
- η ημερομηνία γέννησης
- η διεύθυνση (οδός/αριθμός/ΤΚ/Πόλη/Νομός)
- τα τηλέφωνα επικοινωνίας
- Τα στοιχεία ταυτότητας
Ανωνυμοποίηση
Η διαδικασία αφορά στην απόκρυψη της τιμής όσων πεδίων έχουν χαρακτηριστεί ως προσωπικά δεδομένα.
Η εργασία της ανωνυμοποίησης ενσωματώνεται στο μενού “Συστήματα Ασφαλείας” της “Βασικής δομής”. Εκτελείται μέσω διαδοχικών οθονών τύπου wizard και είναι μόνιμη και μη αναστρέψιμη διαδικασία.
1η οθόνη Αναζήτηση εγγραφών Galaxy
Στην πρώτη οθόνη της διαδικασίας συμπληρώστε κατάλληλα το πεδίο αναζήτησης . Μπορείτε να αναζητήσετε :
- για τις επαφές βάσει Επωνυμίας, Εναλλακτικής Επωνυμίας, Αριθμό Αναφοράς, ΑΦΜ, Email, Τηλέφωνο
- για τους συναλλασσόμενους βάσει Επωνυμίας, Κωδικού, ΑΦΜ, Email, Τηλεφώνου
- για τους πελάτες hotel βάσει Επωνυμίας, ΑΦΜ, Κωδικού, Email, Τηλεφώνου
Αν ενεργοποιήσετε τη ρύθμιση “Εύρεση σχετικών εγγραφών”, το Σύστημα θα αναζητήσει για τις επιλεγμένες εγγραφές αν υπάρχουν συνδεδεμένες οντότητες (επαφές, πελάτες hotel) τις οποίες και επιλέγει αυτόματα .
2η οθόνη Αποτελέσματα αναζήτησης
Στην οθόνη αυτή, το Σύστημα θα εμφανίσει (ανά οντότητα) μόνο όσες εγγραφές συμπίπτουν με τα στοιχεία που συμπληρώσατε στο φίλτρο αναζήτησης .
Επιλέξτε τις επιθυμητές προς ανωνυμοποίηση .
Πρέπει να επιλεγεί τουλάχιστον μια εγγραφή για την εμφάνιση, στην επόμενη οθόνη, προσωπικών δεδομένων
3η οθόνη Αναφορά προσωπικών δεδομένων
Στην τρίτη οθόνη εμφανίζονται εγγραφές (π.χ. συναλλασσόμενοι) και τα πεδία των εγγραφών, οι τιμές των οποίων θα ανωνυμοποιηθούν οριστικά (π.χ. το όνομα, ο ΑΦΜ, τα στοιχεία διεύθυνσης, τα τηλέφωνα επικοινωνίας του συναλλασσόμενου) .
Στο αμέσως επόμενο βήμα θα εμφανιστεί παράθυρο επιβεβαίωσης της επικείμενης ανωνυμοποίησης .
Απαντώντας “Ναι”, το Σύστημα θα μεταβάλει όλα τα πεδία προσωπικών δεδομένων ορίζοντας το χαρακτήρα “Χ” σε όλο τα μήκος του πεδίου .
Σημείωση : Σε περίπτωση look up πεδίων (π.χ. Δ.Ο.Υ.), ημερομηνιακών (π.χ. γενέθλια), το Σύστημα διαγράφει την τιμή τους.
Αν η ρύθμιση με τις σχετικές εγγραφές (στην πρώτη οθόνη) έχει ενεργοποιηθεί, τότε η ανωνυμοποίηση θα εφαρμόζεται και στις τιμές των πεδίων της σχετικής εγγραφής π.χ. της επαφής του συναλλασσόμενου
Τελευταία οθόνη Ανωνυμοποίηση αποτελεσμάτων προσωπικών δεδομένων
Στην τελευταία οθόνη λαμβάνετε πληροφορίες για τα αποτελέσματα της διαδικασίας (ποια πεδία, ποιας οντότητας ανωνυμοποιήθηκαν επιτυχώς) .
Με την εκτέλεση της εργασίας ανωνυμοποίησης διαγράφεται το υφιστάμενο “Ιστορικό ελέγχου” των εγγραφών και ως Ιστορικό ελέγχου εμφανίζεται πλέον η ενέργεια "Αnonymized"
Επιπλέον,
υπάρχει η δυνατότητα εξαγωγής αρχείου τύπου csv με τα προσωπικά δεδομένα που θα διαγραφούν (έρχεται συμπληρωμένο το όνομα του αρχείου και ο φάκελος αποθήκευσής του).
Μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο εξαγωγής μεταβαίνοντας στο φάκελο προορισμού.
Σημείωση : Η παράμετρος “Να επιτρέπεται εξαγωγή” στους “Χρήστες” μπορεί να απαγορεύσει την εξαγωγή δεδομένων με οποιοδήποτε τρόπο από το Galaxy .
