Advanced Security - Accountant / Control Γενική Λογιστική/Έσοδα - Έξοδα

To “Advanced Security” θα βοηθήσει τις επιχειρήσεις να διαχειριστούν καλύτερα και ευκολότερα τις αλλαγές που επιφέρει ο Κανονισμός GDPR.

Δείτε περισσότερα για το Advanced Security εδώ

Απαιτούμενη παραμετροποίηση

Για την προστασία των δεδομένων (προσωπικών και άλλων) ενσωματώνονται στην εφαρμογή διαδικασίες που ελέγχουν την πρόσβαση σε πληροφορίες της εφαρμογής σε εγκεκριμένους χρήστες. Παράλληλα παρέχεται η δυνατότητα στον διαχειριστή του Συστήματος να παρακολουθεί ενέργειες που πραγματοποιούνται από τους υπόλοιπους χρήστες.

Για την ενεργοποίηση του Advanced Security, το Σύστημα θα σας ζητήσει Άδεια Νόμιμης Χρήσης 

 

Σύστημα ασφαλείας

Περιορισμοί δικαιωμάτων

Στους περιορισμούς δικαιωμάτων είναι διαθέσιμοι οι νέοι περιορισμοί δικαιωμάτων. Συγκεκριμένα έχουν προστεθεί οι παρακάτω περιορισμοί:

Ευρετήρια (Διαμόρφωση)

Στα ευρετήρια συναλλασσόμενων, πελατών, προμηθευτών, χρεωστών, πιστωτών, είναι διαθέσιμη σαν εργασία εφαρμογής, η δυνατότητα διαμόρφωσης του ευρετηρίου. Η συγκεκριμένη εργασία εφαρμογής είναι διαθέσιμη στους περιορισμούς δικαιωμάτων χρηστών και μπορεί να ανατεθεί σε χρήστη ώστε να μην μπορεί κάποιος χρήστης να κάνει διαμόρφωση στο αντίστοιχο ευρετήριο.

Ευρετήρια (Αποθήκευση)

Στα ευρετήρια συναλλασσόμενων, πελατών, προμηθευτών, χρεωστών, πιστωτών, είναι διαθέσιμη σαν εργασία εφαρμογής, η δυνατότητα αποθήκευσης σε αρχείο των στοιχείων του ευρετηρίου. Η συγκεκριμένη εργασία εφαρμογής είναι διαθέσιμη στους περιορισμούς δικαιωμάτων χρηστών και μπορεί να ανατεθεί σε χρήστη ώστε να μην μπορεί κάποιος χρήστης να εξάγει τα στοιχεία ενός από τα παραπάνω ευρετήρια σε αρχείο.

Ευρετήρια (εκτύπωση κατάστασης)

Στα ευρετήρια συναλλασσόμενων, πελατών, προμηθευτών, χρεωστών, πιστωτών, είναι διαθέσιμη σαν εργασία εφαρμογής, η δυνατότητα εκτέλεσης της εκτύπωσης με τα στοιχεία του ευρετηρίου. Η συγκεκριμένη εργασία εφαρμογής είναι διαθέσιμη στους περιορισμούς δικαιωμάτων χρηστών και μπορεί να ανατεθεί σε χρήστη ώστε να μην μπορεί κάποιος χρήστης να έχει πρόσβαση στα στοιχεία της εκτύπωσης με τα στοιχεία του ευρετηρίου.

Ανωνυμοποίηση στοιχείων

Στους περιορισμούς δικαιωμάτων είναι διαθέσιμη σαν εργασία εφαρμογής και η δυνατότητα εκτέλεσης της διαδικασίας ανωνυμοποίησης στοιχείων. Η εργασία αυτή είναι διαθέσιμη στους περιορισμούς δικαιωμάτων χρηστών και μπορεί να ανατεθεί σε χρήστη προκειμένου να μην μπορεί να εκτελεστεί η εργασία.

 

Ομάδα εργασίας Advanced Security

Παράμετροι & Προτιμήσεις -> Σύστημα Ασφαλείας Χρήσης Εφαρμογής -> Ομάδες Εργασιών 

Στις ομάδες εργασίας του Συστήματος Ασφαλείας της εφαρμογής ενσωματώθηκε μια νέα, η ομάδα εργασίας Advanced Security. Η ομάδα αυτή περιέχει ένα σύνολο εργασιών που μπορεί να ανατεθεί σε χρήστες της εφαρμογής με σκοπό τον περιορισμό τους στη διεκπεραίωση των εργασιών της ομάδας. Στην ομάδα εργασιών περιλαμβάνονται εργασίες που σχετίζονται με τη διαχείριση προσωπικών δεδομένων. (όπως για παράδειγμα ανωνυμοποίηση στοιχείων – προσωπικών/οικονομικών -, εξαγωγή αρχείων - λιστών οντοτήτων/εκτυπώσεων, αποθήκευση αρχείων) .

Περιορισμός δικαιώματος Advanced Security

Παράμετροι & Προτιμήσεις -> Σύστημα Ασφαλείας Χρήσης Εφαρμογής -> Περιορισμοί Δικαιωμάτων 

Άλλη μια εργασία που προστίθεται στο Σύστημα Ασφαλείας είναι ο Περιορισμός Δικαιωμάτων Advanced Security με επίπεδο περιορισμού “Απαγόρευση εκτέλεσης ομάδας εργασίας” και με εξ ορισμού ομάδα εργασίας την Advanced Securiy.

 

Εκχώρηση του Περιορισμού Δικαιώματος Advanced Security σε Χειριστή ή Ομάδα

Με την νέα έκδοση της εφαρμογής προτείνεται ο περιορισμός Advanced Security. Ο προτεινόμενος περιορισμός δικαιώματος μπορεί να ανατεθεί σε συγκεκριμένο χειριστή ή σε συγκεκριμένη ομάδα χειριστών της εφαρμογής.

Το παραπάνω είναι διαθέσιμο μέσω της επιλογής: Σύστημα Ασφαλείας Χρήσης Εφαρμογής -> Χειριστές ή Ομάδες Χειριστών

Ανωνυμοποίηση Στοιχείων

Τα φυσικά πρόσωπα με τα οποία η επιχείρηση συναλλάσσεται έχουν το δικαίωμα να ζητήσουν τη διαγραφή των προσωπικών δεδομένων που μία επιχείρηση έχει στην κατοχή της.

Για το λόγο αυτό ενσωματώθηκε στους συναλλασσόμενους και στους λογαριασμούς πελατών/προμηθευτών, χρεωστών/πιστωτών στην εταιρία που έχει χαρακτηριστεί σαν εταιρία του λογιστικού γραφείου η διαδικασία, της ανωνυμοποίησης στοιχείων.

Μέσω της παραπάνω διαδικασίας θα αλλοιωθούν όλα τα προσωπικά στοιχεία ενός λογαριασμού συναλλασσομένου. Τα στοιχεία που εξαιρούνται από την παραπάνω διαδικασία τα φορολογικά στοιχεία του λογαριασμού που περιλαμβάνονται σε εκδομένα φορολογικά στοιχεία (παραστατικά).

Μετά τη διαδικασία ανωνυμοποίησης ο λογαριασμός συναλλασσομένου τίθεται ανενεργός στην εφαρμογή. Η εργασία της ανωνυμοποίησης είναι μη αναστρέψιμη και σε περίπτωση λάθους τα στοιχεία θα πρέπει να καταχωριστούν εκ νέου.

Η επιλογή της ανωνυμοποίησης είναι διαθέσιμη στα Αρχεία -> Λογαριασμοί -> Συναλλασσόμενοι - Πελατών/Προμηθευτών/Χρεωστών – Πιστωτών.

 Ισχύει μόνο για την εφαρμογή Accountant 

Εφόσον ο λογαριασμός πελάτη του λογιστικού γραφείου, έχει συνδεθεί με Περιοχή εργασίας – Εταιρία, μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας ανωνυμοποίησης για το λογαριασμό συναλλασσόμενου της διαχείρισης γραφείου, εμφανίζεται σχετικό μήνυμα για να γίνει σύνδεση στην Περιοχή εργασίας – εταιρία του πελάτη προκειμένου να γίνει ανωνυμοποίηση και για τα στοιχεία της εταιρίας του πελάτη.

Εφόσον επιλεγεί να γίνει σύνδεση στην εταιρία του πελάτη εμφανίζεται ο διάλογος για την ανωνυμοποίηση των στοιχείων της εταιρίας πελάτη του λογιστικού γραφείου.

Η ανωνυμοποίηση των στοιχείων της εταιρίας πελάτη μπορεί να εκτελεστεί και σε δεύτερο χρόνο μέσω της επιλογής που υπάρχει με δεξί κλικ στα στοιχεία της εταιρίας.

 

Βήματα διαδικασίας

1. Από την κεντρική οθόνη της εφαρμογής καλέστε Αρχεία π.χ. Συναλλασσόμενοι, θα ανοίξει η λίστα των Συναλλασσόμενων.

2. Επιλέξτε το συναλλασσόμενο, τα στοιχεία (προσωπικά δεδομένα) του οποίου θέλετε να ανωνυμοποιηθούν και κάντε δεξί κλικ επί του επιλεγμένου

3. Επιλέξτε “Ανωνυμοποίηση στοιχείων” από την πτυσσόμενη λίστα που εμφανίζεται

4. Από την οθόνη της Ανωνυμοποίησης Στοιχείων, που ανοίγει, ενημερώνεστε ότι η διαδικασία είναι μη αναστρέψιμη και ότι εφόσον ο συναλλασσόμενος είναι συνδεδεμένος με λογαριασμούς, π.χ. πελάτη, προμηθευτή κ.λπ. η διαδικασία της ανωνυμοποίησης θα εκτελεστεί για όλους τους συνδεδεμένους λογαριασμούς.

cid:image008.png@01D4019B.B12EA5D0

5. Πατήστε “ΟΚ και επιβεβαιώστε την εκτέλεση της διαδικασίας

6. Μόλις η διαδικασία ολοκληρωθεί εμφανίζεται σχετικό μήνυμα ενημέρωσης

 Σημείωση: Αν ο χρήστης δεν έχει δικαίωμα ανωνυμοποίησης η επιλογή “Ανωνυμοποίηση Στοιχείων” στην πτυσσόμενη λίστα έρχεται ανενεργή.

Σημείωση : Αν στο χρήστη ή στην ομάδα έχει αποδοθεί ο περιορισμός δικαιώματος Advanced Security, η εφαρμογή απαγορεύει την εξαγωγή αρχείου (προσωπικών δεδομένων) σε όσους δεν διαθέτουν την κατάλληλη δικαιοδοσία (εξαγωγής δεδομένων)

cid:image002.png@01D40305.F567B000

7. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας ανωνυμοποιησης εμφανίζεται μήνυμα για σύνδεση στην εταιρία πελάτη.

8. Με τη σύνδεση στην εταιρία πελάτη εμφανίζεται διάλογος για την εκτέλεση της διαδικασίας ανωνυμοποίησης για την εταιρία πελάτη.

Στοιχεία Καταγραφών

Πλέον για συγκεκριμένες διαδικασίες της εφαρμογής, υπάρχει η δυνατότητα παρακολούθησης της εκτέλεσής τους από τον διαχειριστή του συστήματος στην οθόνη «Στοιχεία καταγραφών». Η επιλογή είναι διαθέσιμη από την επιλογή «Παράμετροι - Σύστημα ασφαλείας χρήσης της εφαρμογής – Στοιχεία καταγραφών».

Τα «Στοιχεία καταγραφών» ενημερώνονται από τις διαδικασίες:

  • «Εξαγωγή» στοιχείων από τα ευρετήρια των συναλ/μένων, πελάτων, προμηθευτών, χρεωστών, πιστωτών.
  • Διαμόρφωσης των ευρετηρίων συναλ/μένων, πελάτων, προμηθευτών, χρεωστών, πιστωτών.
  • Εκτέλεσης της διαδικασίας ανωνυμοποίησης

Στην οθόνη καταγραφών αποτυπώνονται τα παρακάτω στοιχεία καταγραφής :

  • Η εργασία που εκτελέστηκε
  • Η οντότητα στην οποία αναφέρεται η εργασία
  • Το όνομα και η περιοχή αποθήκευσης του αρχείου (εφόσον η εργασία αφορά σε εξαγωγή αρχείου)
  • Η ημερομηνία και ώρα εκτέλεσης της εργασίας
  • Ο χρήστης που εκτέλεσε την εργασία
  • Το όνομα του υπολογιστή από το οποίο εκτελέστηκε η εργασία
  • Η έκδοση της εφαρμογής στην οποία εκτελέστηκε η εργασία
  • Το όνομα της Βάσης δεδομένων / όνομα Π.Ε στην οποία εκτελέστηκε η εργασία
  • Το όνομα της εταιρίας στην οποία εκτελέστηκε η εργασία.

 Σημείωση: 

  • Στα στοιχεία καταγραφών παρέχεται η δυνατότητα διαμόρφωσης της οθόνης
  • Τα στοιχεία καταγραφών είναι επιπλέον διαθέσιμα και στις λίστες των λογαριασμών συναλλασσόμενων όπου προβάλλονται μόνο οι εργασίες της επιλεγμένης οντότητας με δεξί κλικ επί της εγγραφής της λίστας .

Στοιχεία Καταγραφών εταιριών πελατών

(ισχύει μόνο για Accountant)

Στην εταιρία που είναι η διαχείριση του λογιστικού γραφείου είναι διαθέσιμη και η επιλογή «Στοιχεία καταγραφών εταιριών πελατών». Η επιλογή είναι διαθέσιμη στο μενού «Παράμετροι - Σύστημα ασφαλείας χρήσης της εφαρμογής – Στοιχεία καταγραφών εταιριών πελάτη».

Μέσω της παραπάνω επιλογής παρέχεται πληροφόρηση για την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών που πραγματοποιήθηκαν σε εταιρίες πελάτη.

Τα στοιχεία καταγραφών εμφανίζουν στοιχεία για τις ίδιες εργασίες, δηλαδή:

  • «Εξαγωγή» στοιχείων από τα ευρετήρια των συναλ/μένων, πελάτων, προμηθευτών, χρεωστών, πιστωτών.
  • Διαμόρφωσης των ευρετηρίων συναλ/μένων, πελάτων, προμηθευτών, χρεωστών, πιστωτών.
  • Εκτέλεσης της διαδικασίας ανωνυμοποίησης.

Επίσης οι πληροφορίες που εμφανίζονται είναι αντίστοιχες με αυτές της επιλογής «Στοιχεία καταγραφών».