Μετατροπή λογιστικού σχεδίου από Ε.Γ.Λ.Σ. σε Ε.Λ.Π. - Business ERP/Ορίζοντες

Βήματα

Επιλέξτε Περιοδικές Εργασίες-> Βοηθητικές Εργασίες-> Αντιστοίχιση λογιστικού σχεδίου

1. Εκτελέστε την εργασία “Υποβολή Λογιστικού σχεδίου στο myGalaxy”

και συμπληρώστε στην οθόνη που ανοίγει :

• Τα Όρια Χρήσης (έναρξη και λήξη), για την οποία θέλετε να χρησιμοποιήσετε το λογιστικό σχέδιο ΕΛΠ. Η χρήση αυτή θα πρέπει να έχει ανοιχτεί στη myGalaxy Υπηρεσία.

H εφαρμογή υποβάλλει στο myGalaxy όλους τους μη τροφοδοτούμενους λογαριασμούς πλην τους λογαριασμούς αναλυτικής λογιστικής.

Αν θέλετε το λογιστικό σχέδιο ΕΛΠ να περιλαμβάνει και λογαριασμούς τάξεως επιλέξτε στο διάλογο το πεδίο “Αποστολή λογαριασμών τάξεως”. Η αποστολή των λογαριασμών τάξεως θα σας χρησιμεύσει στη μετατροπή της μάσκας των λογαριασμών τάξεως η οποία πρέπει να ταυτίζεται με τη μάσκα των υπόλοιπων λογαριασμών.

Αλλιώς, δεν μπορεί να δημιουργηθεί το νέο λογιστικό σχέδιο, αφού η μάσκα των λογαριασμών τάξεως διαφοροποιείται από αυτή των λογαριασμών γενικής.

• Με την επιτυχή ολοκλήρωση της διαδικασίας, απαντώντας “Ναι” στο παρακάτω μήνυμα,

• σας μεταφέρει απευθείας στο περιβάλλον των Λογιστικών Υπηρεσιών myGalaxy,

• όπου στην οθόνη “Λογαριασμοί Λογιστικού Σχεδίου ΕΛΠ” (από το μενού Έντυπα/ Καταστάσεις Λογιστικό Σχέδιο ΕΛΠ) βλέπετε τους λογαριασμούς λογιστικού σχεδίου του ΕΓΛΣ της εταιρίας ήδη αντιστοιχισμένους με τους λογαριασμούς ΕΛΠ

• Μέσω του πλήκτρου “Αντιστοιχία λογαριασμών”  (στο πάνω δεξί τμήμα του Λογιστικού Σχεδίου ΕΛΠ) μπορείτε να δείτε τους κανόνες αντιστοίχισης και να επέμβετε, τροποποιώντας την πρότυπη αντιστοίχιση (διαγραφή λογαριασμών, αλλαγή κωδικού), σύμφωνα πάντα με ό,τι θεωρείτε σωστό για την επιχείρησή σας

Σημείωση : Σε περίπτωση αλλαγής της πρότυπης αντιστοίχισης, πατώντας το πλήκτρο της “Αντιστοίχισης” επαναϋπολογίζονται τα στοιχεία με βάση τις δικές σας παρεμβάσεις .

Λεπτομερής αναφορά στη νέα λειτουργικότητα γίνεται εδώ

Αφού ολοκληρώσετε τις αντιστοιχίσεις στο myGalaxy :

2.  Επιστρέψτε στην εφαρμογή, και από το ίδιο μενού Αντιστοίχιση λογιστικού σχεδίου, ενεργοποιήστε “Λήψη Αντιστοιχίσεων Λογιστικού Σχεδίου από myGalaxy” για να εισάγετε στην εφαρμογή τις αντιστοιχίσεις μεταξύ λογ/σμών ΕΓΛΣ και ΕΛΠ, έτσι όπως διαμορφώθηκαν στο myGalaxy.

Στην οθόνη Λήψη Νέου Λογιστικού Σχεδίου από myGalaxy συμπληρώστε :

• την Περιγραφή
• τα “Όρια Χρήσης”, όπως ακριβώς τα δηλώσατε στην οθόνη της “Υποβολής του Λογιστικού σχεδίου στο myGalaxy” (δηλαδή στη χρήση του myGalaxy)

Σημείωση : Η ενέργεια της λήψης λαμβάνει από το myGalaxy την τελευταία αντιστοίχιση της λίστας Λογιστικό Σχέδιο ΕΛΠ με το μεγαλύτερο ID και δημιουργεί μια νέα “Ομάδα Αντιστοίχισης Λογ/σμών” με detail τις αντιστοιχίσεις μεταξύ λογ/σμών ΕΓΛΣ και ΕΛΠ .

Ανατρέξτε στην ενότητα “Παρατηρήσεις επί της Λήψης αντιστοιχίσεων Λογιστικού σχεδίου από myGalaxy” για λεπτομέρειες.

3. Επιλέξτε από το μενού της Αντιστοίχισης λογιστικού σχεδίου την εργασία “Ομάδες Αντιστοιχίσεων Λογαριασμών”.

Εμφανίζεται λίστα με τις ομάδες αντιστοίχισης λογαριασμών.

4. Με διπλό κλικ πάνω στην ομάδα ανοίγει η οθόνη “Ομάδα Αντιστοίχισης Λογαριασμών” όπου στο πάνω τμήμα της προβάλλονται τα στοιχεία (περιγραφή, όρια χρήσης) όπως ακριβώς δηλώθηκαν στην ενέργεια “Λήψη Αντιστοιχίσεων Λογιστικού Σχεδίου από myGalaxy”, ενώ στο κάτω, ως details της συγκεκριμένης ομάδας αντιστοίχισης, οι αντιστοιχίσεις των λογαριασμών, όπως διαμορφώθηκαν στο myGalaxy.

5. Αν θέλετε να τροποποιήσετε κάποια εγγραφή του πίνακα των αντιστοιχίσεων λογαριασμών θα πρέπει να την επιλέξετε και να τη δηλώσετε στο παράθυρο “Αντιστοίχιση Λογ/σμού” που θα εμφανιστεί .

Εναλλακτικά, καλέστε το μενού Βοηθητικές Εργασίες Αντιστοίχιση λογιστικού σχεδίου, επιλέξετε “Αντιστοιχίσεις Λογαριασμών” και μεταβάλλετε τα στοιχεία από το σχετικό παράθυρο.

Κάθε εγγραφή αποτελεί μια ενέργεια που θα εκτελεστεί στο λογιστικό σχέδιο. Ανάλογα με τους λογαριασμούς που υπάρχουν στην εγγραφή εκτελείται και η αντίστοιχη ενέργεια :

• Αν δεν υπάρχει λογαριασμός προέλευσης (ΕΛΓΣ) γίνεται εισαγωγή του λογαριασμού προορισμού (ΕΛΠ) στην εφαρμογή. Αν ο λογαριασμός προορισμού (ΕΛΠ) υπάρχει στο ήδη υπάρχον (ΕΓΛΣ) λογιστικό σχέδιο, ενημερώνεται η περιγραφή και ο χαρακτηρισμός του.

• Αν υπάρχει ο λογαριασμός προέλευσης (ΕΛΓΣ) αλλά δεν υπάρχει λογαριασμός προορισμού (ΕΛΠ) τότε ο λογαριασμός προέλευσης διαγράφεται από το λογιστικό σχέδιο.

• Αν υπάρχουν και οι δυο λογ/σμοί, προέλευσης και προορισμού, τότε αντιστοιχίζεται ο λογαριασμός προέλευσης (ΕΓΛΣ) με το λογαριασμό προορισμού (ΕΛΠ).

Τι σημαίνει αντιστοίχιση λογαριασμών στην εφαρμογή

• Ο λογαριασμός προέλευσης θα αντικατασταθεί σε όλα τα σημεία της εφαρμογής (εγγραφές άρθρων, εγγραφές κινήσεων παραστατικού, εγγραφές μοντέλων κ.λπ.) από το λογαριασμό προορισμού, π.χ. ο 10.99.02 από τον 10.02.02

• Αν ο λογαριασμός προορισμού συνδέεται με περισσότερους από έναν λογαριασμούς προέλευσης, σε αυτή την περίπτωση ο λογαριασμός προορισμού θα λάβει την παραμετροποίηση του λογαριασμού προέλευσης, με ενεργοποιημένη την παράμετρο “Κύρια Αντιστοίχιση” .

Έστω για παράδειγμα ο “λογαριασμός προορισμού” 13.03.08.00 έχει λογαριασμούς προέλευσης τους :

• 12.99.08.0000

• 12.99.08.0002

• 12.99.08.0006

Αν είναι επιλεγμένη η παράμετρος “Κύρια Αντιστοίχιση” του 12.99.08.0002, τότε ο “λογαριασμός προορισμού” θα λάβει τα χαρακτηριστικά (π.χ. μοντέλο κατανομών, αναμορφώσεων, κ.λ.π.) αυτού του λογαριασμού προέλευσης (με την ενεργοποιημένη παράμετρο).

Παρατηρήσεις επί της Λήψης αντιστοιχίσεων Λογιστικού σχεδίου από myGalaxy

• Η “Κύρια αντιστοίχιση” ενημερώνεται αυτόματα κατά τη Λήψη αντιστοιχίσεων Λογιστικού σχεδίου, εφόσον πληρούνται οι προϋποθέσεις :

• Η αντιστοιχία γίνεται μεταξύ ενός λογαριασμού προέλευσης με έναν λογαριασμό προορισμού

• Όταν υπάρχουν περισσότεροι λογαριασμοί προέλευσης χρησιμοποιείται ο λογαριασμός προέλευσης που έχει συμπληρωμένα τα περισσότερα χαρακτηριστικά

• Προστίθενται εγγραφές για τη διαγραφή των ανωτεροβάθμιων λογ/σμών από αυτούς που έχει οριστεί στο myGalaxy ότι θα διαγραφούν.

• Προστίθενται εγγραφές για τη διαγραφή των λογ/σμών τάξεως (αν ο χρήστης δεν έχει επιλέξει την “αποστολή των λογ/σμών τάξεως” στο προηγούμενο βήμα).

• H “κατηγορία” από το myGalaxy μετατρέπεται στο κατάλληλο “χαρακτηρισμό” στην εφαρμογή.

Παράδειγμα: η “Κατηγορία” Ενεργητικού, στο myGalaxy

μετατρέπεται σε:

“Χαρακτηρισμό Λογ/σμού” Πάγια, στην εφαρμογή

Όταν υπάρχει λογ/σμός προέλευσης και λογ/σμός προορισμού, τότε ο Χαρακτηρισμός του λογ/σμού προορισμού είναι ίδιος με το Χαρακτηρισμό του λογ/σμού προέλευσης (αν ο λογ/σμός προέλευσης και ο λογ/σμός προορισμού έχουν την ίδια κατηγορία στο myGalaxy).

Σημείωση: Αν ο Χαρακτηρισμός του λογ/σμού προορισμού δεν είναι ο επιθυμητός, τότε μπορεί να τροποποιηθεί και με μαζική μεταβολή στο πεδίο “Χαρακτηρισμός Λογ/σμού Προορισμού”.

6. Ενεργοποιώντας την επιλογή “Αντιστοίχιση λογαριασμών”,

Εκτελείται η διαδικασία αντιστοίχισης.

Εκτός αν :

Υπάρχουν προϋπολογισμοί συνδεδεμένοι με λογαριασμούς προέλευσης που θα διαγραφούν. Οπότε εμφανίζεται ερώτηση για το αν θα διαγραφούν.

Αν επιλέξετε “Επιπλέον” θα εμφανιστεί διάλογος με τις πληροφορίες των προϋπολογισμών που θα διαγραφούν.

Αποτελέσματα Διαδικασίας αντιστοίχισης

• Διενεργούνται έλεγχοι για την ορθότητα του λογιστικού σχεδίου που θα προκύψει μετά την αντιστοίχιση . Αν κατά τη διαδικασία διενέργειας ελέγχου της ορθότητας του νέου λογιστικού σχεδίου, προκύψουν σφάλματα, η εφαρμογή τα καταγράφει σε αρχείο καταγραφής σφαλμάτων.

• Αλλάζει το λογιστικό σχέδιο.

• Αν έχει αλλάξει η μάσκα του κωδικού λογαριασμού (στο myGalaxy) τότε εμφανίζεται σχετικό μήνυμα και γίνεται επανεκκίνηση της εφαρμογής.

7. Λόγω της αλλαγής του λογιστικού σχεδίου θα χρειαστεί να ελέγξετε και ενδεχομένως να τροποποιήσετε την παραμετροποίηση στους λογ/σμούς Εισροών/Εκροών στις κατηγορίες ΦΠΑ λογ/σμών, στους λογ/σμούς των γραμμών μοντέλων κατανομών και αναμορφώσεων, στους λογ/σμούς των ομάδων μεταβλητών για τους λογ/σμούς που περιέχουν wildcards (χαρακτήρες “σύμβολα”).

8. Στο τελευταίο βήμα της διαδικασίας μεταβείτε στην οθόνη “Διαχείριση Παραμέτρων Λογιστικής” (Εργαλεία ->Πλήρης κατάλογος παραμέτρων-> Παραμετροποίηση->  Οργάνωση λειτουργίας->  Κανόνες λειτουργίας-> Γενική & Αναλυτική Λογιστική) και θέστε ένδειξη στην παράμετρο “Λογιστικό σχέδιο τρέχουσας χρήσης κατά ΕΛΠ”.