Το Galaxy διαθέτει τη δυνατότητα καταγραφής ιστορικότητας των εγγραφών μέσα στο σύστημα, ώστε να πληροφορεί κάθε ενδιαφερόμενο αν πραγματοποιήθηκε μεταβολή δεδομένων και σε ποιο επίπεδο “εγγραφής” (απλό) ή “πεδίου” (λεπτομερές) . Πέραν τούτου επιτρέπει τον καθορισμό των οντοτήτων στις οποίες οι μεταβολές καταγράφονται είτε σε επίπεδο εγγραφής (απλό με επιλογή οντότητας) είτε σε επίπεδο πεδίου (λεπτομερές με επιλογή οντότητας).
Η αποτύπωση των ενεργειών (εισαγωγών, τροποποιήσεων, διαγραφών), “πότε” έγιναν (ημερομηνία & ώρα), τα στοιχεία του “χρήστη” που τις διενέργησε, το όνομα της οντότητας (τα στοιχεία της οποίας τροποποιήθηκαν), το όνομα του στοιχείου π.χ. πεδίου που τροποποιήθηκε, η τρέχουσα και προηγούμενη τιμή του όπως και άλλα συναφή καταγράφονται λεπτομερώς (ανά οντότητα) μέσα σε μια οθόνη αναζήτησης αποτελεσμάτων .
Ως προϋπόθεση ενεργοποίησης της εν λόγω δυνατότητας είναι να έχει πρωτίστως καθοριστεί μια από τις σχετικές παραμέτρους γενικής ισχύος στις “Ρυθμίσεις εγκατάστασης”. Έτσι ανάλογα με την περίπτωση θα καταγράφεται στην οθόνη αποτύπωσης του ιστορικού μεταβολών το σύνολο των μεταβολών που σημειώθηκαν σε επίπεδο εγγραφής ή όσες μεταβολές έγιναν ανά πεδίο εγγραφής .
Τα βήματα που απαιτούνται για την καταγραφή του ιστορικού μεταβολών ανά οντότητα συνοψίζονται στα εξής :
Ρυθμίσεις
Στο πεδίο “Επιλογές” του τμήματος “Ιστορικό ελέγχου” των “Ρυθμίσεων εγκατάστασης” στις “Ρυθμίσεις εφαρμογής” επιλέξτε μια από τις παρακάτω τιμές :
- Απλό με επιλογή οντοτήτων για καταγραφή των μεταβολών σε επίπεδο εγγραφής
- Λεπτομερές με επιλογή οντοτήτων για καταγραφή των μεταβολών ανά πεδίο εγγραφής
Επιλογή οντοτήτων για καταγραφή μεταβολών
Στην οθόνη “Επιλογή ιστορικού ελέγχου”, η οποία ανοίγει αν ενεργοποιήσετε ομότιτλη επιλογή στα “Λοιπά” του μενού “Χρήστης/Διαχειριστής”, επιλέξτε αρχικά την εφαρμογή (Galaxy, Galaxy CRM, Galaxy μισθοδοσία) και στη συνέχεια τις οντότητες στις οποίες θα ενεργοποιηθεί ο μηχανισμός καταγραφής μεταβολών .
Υπάρχει δυνατότητα καταγραφής μόνο των εισαγωγών ή/και των μεταβολών ή/και των διαγραφών ανά οντότητα .
Οθόνη αναζήτησης μεταβολών
Από το ίδιο μενού (χρήστης / διαχειριστής λοιπά) :
- Ενεργοποιήστε την επιλογή “Αναζήτηση ιστορικού ελέγχου” ώστε να ανοίξει η οθόνη της αναζήτησης μεταβολών .
- Συμπληρώστε το εξειδικευμένο φίλτρο αναζήτησης στο πάνω μέρος της, που θα αναλάβει την αναζήτηση και εντοπισμό συγκεκριμένων ενεργειών (π.χ. τροποποιήσεων, διαγραφών), καταγεγραμμένων ανά οντότητα (π.χ. είδος υπερεταιρικό) . Ανάλογα με τα κριτήρια (τύπος, οντότητα, πεδίο, εύρος χρόνου μέσα στο οποίο πραγματοποιήθηκε η ενέργεια, χρήστης κ.λπ.) διαμορφώνονται και οι περιεχόμενες στο τμήμα “Ιστορικό” πληροφορίες.
Σημείωση :
- Στο πεδίο “οντότητα” έρχονται προς επιλογή οι βασικές οντότητες της εφαρμογής καθώς επίσης και όποιες άλλες έχει ενεργοποιήσει ο χρήστης κατά την επιλογή των οντοτήτων από τη σχετική οθόνη (επιλογή ιστορικού ελέγχου).
- Απαιτείται να συμπληρωθεί το ακριβές όνομα του πεδίου για την περίπτωση στην οποία αναζητούνται εγγραφές οι οποίες έχουν επηρεάσει συγκεκριμένο πεδίο της εγγραφής . Το όνομα του πεδίου εμφανίζεται στη λίστα αποτελεσμάτων.
- Πατήστε το πλήκτρο της “αναζήτησης” . Η εφαρμογή θα επιστρέψει μία λίστα με όσες ενέργειες (π.χ. μεταβολές) πληρούν τα κριτήρια. Έτσι θα είστε σε θέση να παρακολουθείτε με την πρώτη ματιά τις μεταβολές που συμβαίνουν σε οντότητες που σας ενδιαφέρουν (π.χ. εμπορικό παραστατικό), από συγκεκριμένο χρήστη (π.χ. Administrator), εντός συγκεκριμένου ημερομηνιακού πλαισίου (π.χ. 23/7 του τρέχοντος έτους) .
