Ηλεκτρονική αλληλογραφία βάσει προτύπων Business - Solution ERP/Ορίζοντες

Δίνεται η δυνατότητα χρήσης των υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για τη μαζική αποστολή ηλεκτρονικών γραμμάτων (e-mail) σε πελάτες, προμηθευτές, τρίτους συναλλασσόμενους και πωλητές. Τα e-mails μπορούν να περιλαμβάνουν συνημμένα αρχεία τύπου MSWord ή PDF τα οποία, μέσω κατάλληλης παραμετροποίησης, δημιουργούνται αυτόματα με βάση προκατασκευασμένα πρότυπα Microsoft Word ή Αναφορές της εφαρμογής (Crystal Report) και περιέχουν προσωποποιημένες πληροφορίες για τον κάθε συναλλασσόμενο .

Επιπροσθέτως παρέχεται η λειτουργική δυνατότητα της μαζικής αποστολής SMS, τυποποιημένων μηνυμάτων σε συγκεκριμένους παραλήπτες, (συναλλασσόμενους της επιχείρησης), μέσω του εξυπηρετητή “Yuboto” .

Ειδική αναφορά γίνεται στην παραμετροποίηση κάθε λειτουργικότητας ξεχωριστά  :

• Μαζική αποστολή e-mail 

• Μαζική αποστολή SMS

Μαζική αποστολή e - mail 

Παράμετροι αποστολής e-mail

Η επιλογή “Παράμετροι αποστολής e-mail” του δέντρου παραμετροποίησης (Σύστημα\ Εγκατάσταση \Παράμετροι αποστολής e-mail) επιφέρει το ομότιτλο παράθυρο διαλόγου, το οποίο εμφανίζεται μόνο στους χρήστες που έχουν λάβει το χαρακτηρισμό “Super Users” ή “Administrators”, για τον καθορισμό τιμών στα πεδία:

Τμήμα “Ρυθμίσεις εξυπηρετητή εξερχομένων μηνυμάτων (SMTP)”

• Όνομα : Αναγράφεται το όνομα του εξυπηρετητή εξερχόμενων μηνυμάτων. Αν η τιμή του συγκεκριμένου πεδίου είναι λανθασμένη η εφαρμογή ενημερώνει το χρήστη προβάλλοντας αντίστοιχο μήνυμα.
• Θύρα : H εξ’ ορισμού, από την εφαρμογή, τιμή είναι 25.
• Χρήση SSL
• Πιστοποίηση χρήστη

Τμήμα “Στοιχεία e-mail τομέα (domain)”

• Όνομα τομέα : Υποδεικνύει το όνομα τομέα που θα χρησιμοποιείται για την αποστολή των ηλεκτρονικών μηνυμάτων (π.χ. singularlogic.eu). Σε περίπτωση που το e-mail domain δεν έχει σωστή μορφή, η εφαρμογή εμφανίζει αντίστοιχο προειδοποιητικό μήνυμα.

Σχ Παράμετροι αποστολής e-mail

Στοιχεία χρήστη για αποστολή e-mail

Μέσω της επιλογής “Στοιχεία χρήστη για αποστολή e-mail” του δέντρου παραμετροποίησης (Σύστημα \ Σταθμός εργασίας \ Στοιχεία χρήστη για αποστολή e-mail) εμφανίζεται παράθυρο διαλόγου, διαθέσιμο σε όλους τους χρήστες της εφαρμογής, το οποίο περιλαμβάνει τα ακόλουθα πεδία:

• Όνομα e-mail τομέα : Η τιμή στο πεδίο αυτό είναι αντίστοιχη με αυτή που ορίστηκε στο πεδίο “Όνομα Τομέα” των “Παραμέτρων αποστολής e-mail”.
• E-mail Διεύθυνση : Στο σημείο αυτό ζητείται από το χρήστη να δηλώσει την ηλεκτρονική του διεύθυνση. Σε περίπτωση που η e-mail διεύθυνση δεν περιέχει τομέα, τότε ως “τομέας” χρησιμοποιείται η τιμή που έχει καθοριστεί στο πεδίο “Όνομα τομέα” των “Παραμέτρων αποστολής e-mail”.
• Χρήστης/Κωδικός σύνδεσης του χρήστη με τον εξυπηρετητή SMTP : H εφαρμογή θέτει ανενεργά τα συγκεκριμένα πεδία αν στις “Παραμέτρους αποστολής e-mail” δεν έχει τσεκαριστεί με την κατάλληλη ένδειξη το πεδίο “Πιστοποίηση χρήστη”.

Σχ. Στοιχεία χρήστη για αποστολή e-mail

Τέλος, για την αποφυγή οποιουδήποτε σφάλματος στον ορισμό των παραμέτρων αποστολής e-mail, ο χρήστης δύναται, με τη χρήση του πλήκτρου να αποστείλει κάποιο e-mail με αποστολέα και παραλήπτη τον ίδιο.

Μαζική Αποστολή e-mail

Η μαζική αποστολή e-mail πραγματοποιείται με την κλήση της ενέργειας “Ηλεκτρονική επικοινωνία” στη λίστα πελατών ή προμηθευτών. Στην εμφανιζόμενη φόρμα ο χρήστης καλείται να καθορίσει τιμές στα πεδία που σχετίζονται με τα στοιχεία των e- mails που αποστέλλονται.

Σχ. Φόρμα ηλεκτρονικής επικοινωνίας/ Γενικά στοιχεία

Σελίδα “Γενικά στοιχεία αποστολής”

• Προς: Αν είναι επιθυμητή η αποστολή του ηλεκτρονικού μηνύματος, εκτός των επιλεγμένων στη λίστα συναλλασσομένων, σε επιπλέον παραλήπτες, στο σημείο αυτό δηλώνονται οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις τους.
• Κοινοποίηση: Πρόκειται για την ηλεκτρονική διεύθυνση του συναλλασσόμενου στον οποίο θα κοινοποιηθούν τα επιλεγμένα αρχεία.
• Κρυφή Κοινοποίηση : Σε περίπτωση που ο χρήστης επιθυμεί να κοινοποιήσει κρυφά τα αρχεία και σε άλλους συναλλασσομένους συμπληρώνει στο πεδίο αυτό τις αντίστοιχες διευθύνσεις. Έτσι, οι συναλλασσόμενοι που θα λάβουν το μήνυμα δεν αντιλαμβάνονται ότι έχει γίνει κρυφή κοινοποίηση και σε άλλους παραλήπτες.
• Θέμα : Με τη χρήση του συνδυασμού των πλήκτρων control + “[“ εμφανίζεται λίστα των πεδίων του συναλλασσόμενου τα οποία αντικαθίστανται κατά την αποστολή e-mail από τις πραγματικές τιμές της εγγραφής του.
• Μήνυμα: Στο συγκεκριμένο πεδίο συμπληρώνεται το κείμενο που θα εμφανίζεται στο κύριο μέρος του e-mail. Μπορεί να αφορά σε ένα πληροφοριακό κείμενο (συνοπτικό, μακροσκελές) σχετικά με τα αρχεία που αποστέλλονται. Η λειτουργικότητα που αναφέρθηκε και η οποία προκύπτει με τον συνδυασμό των πλήκτρων (control + “[“) μπορεί να χρησιμοποιηθεί και εδώ.
• Βεβαίωση Ανάγνωσης, Παραλαβής, Αποτυχίας : Επιβεβαίωση αν το e-mail έχει παραληφθεί, αναγνωστεί ή αποτύχει να αποσταλεί, για οποιαδήποτε αιτία, στους επιλεγμένους παραλήπτες.
• Προτεραιότητα : Από τη λίστα των προκαθορισμένων από την εφαρμογή τιμών, ο χρήστης επιλέγει μια από τις ακόλουθες για να δηλώσει τη σπουδαιότητα του μηνύματος:
  • Κανονική
  • Υψηλή
  • Χαμηλή

Σημειώσεις

• Ο χρήστης πρέπει να έχει το δικαίωμα (ΩΜΕΓΑ) Ηλεκτρονική επικοινωνία για την εκτέλεση της διαδικασίας.
• Η συμπλήρωση του θέματος είναι υποχρεωτική.

Σελίδα “Επισυναπτόμενα”

Εδώ ο χρήστης μπορεί να επισυνάψει :

• Τα πρότυπα που θα χρησιμοποιηθούν για την αυτόματη παραγωγή προσωποποιημένων κειμένων, συνοδευόμενα από τις παραμέτρους δημιουργίας των κειμένων
• αρχεία κοινά σε όλους τους παραλήπτες (π.χ. ένας νέος τιμοκατάλογος ή κάποια προωθητική ενέργεια για τους πελάτες).

Σχ. Φόρμα ηλεκτρονικής επικοινωνίας/ Επισυναπτόμενα

Επισύναψη παραμέτρων δημιουργίας κειμένων από πρότυπο

Με το πλήκτρο της λίστας των προτύπων εμφανίζεται η προκαθορισμένη περιοχή αποθήκευσης των αρχείων XML που έχουν δημιουργηθεί κατά την παραμετροποίηση των προτύπων, από τη φόρμα Δημιουργίας κειμένων Microsoft Office Word, και επιλέγεται το επιθυμητό αρχείο παραμέτρων δημιουργίας κειμένων.

Με το πλήκτρο  διαγράφεται η επιλεγμένη εγγραφή, ενώ υποστηρίζεται και η διαγραφή πολλαπλών γραμμών ταυτόχρονα. Η πολλαπλή επιλογή επιτυγχάνεται κάνοντας κλικ επί μιας εγγραφής έχοντας πατημένο το πλήκτρο “Ctrl”.

Το πλήκτρο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εμφάνιση της φόρμας Δημιουργίας κειμένων Microsoft Office Word και την επισκόπηση των παραμέτρων δημιουργίας των κειμένων.

Χρήση ήδη δημιουργημένων κειμένων

Κατά τη διαδικασία της αποστολής των e-mails, ο μηχανισμός δημιουργίας κειμένων από πρότυπο θα ενεργοποιηθεί για κάθε εγγραφή της λίστας προτύπων, παράγοντας προσωποποιημένα κείμενα για κάθε επιλεγμένη εγγραφή της λίστας των συναλλασσομένων. Υπάρχει όμως και η δυνατότητα αυτόματης επισύναψης στα εξερχόμενα e-mails, κειμένων που έχουν ήδη δημιουργηθεί από τα επιλεγμένα στη λίστα πρότυπα. Αυτό επιτυγχάνεται με δύο τρόπους:

• Με χρήση του πλήκτρου που εμφανίζει λίστα φακέλων προς επιλογή. Η επιλογή του φακέλου στον οποίο υπάρχουν τα ήδη δημιουργημένα κείμενα, ενημερώνει τη δεύτερη στήλη της λίστας προτύπων «Περιοχή αποθηκευμένων εγγράφων». Στην περίπτωση αυτή ο μηχανισμός δημιουργίας κειμένων δεν θα ενεργοποιηθεί εκ νέου κατά την αποστολή των e-mails αλλά θα χρησιμοποιήσει αυτή την περιοχή και τους κανόνες ονοματολογίας των κειμένων που περιγράφονται στις επιλεγμένες παραμέτρους δημιουργίας κειμένων, για να επισυνάψει τα κατάλληλα κείμενα στα κατάλληλα e-mails.
• Με απευθείας πληκτρολόγηση της περιοχής των αποθηκευμένων κειμένων στη δεύτερη στήλη της λίστας προτύπων
• Με χρήση του πλήκτρου εμφάνισης της φόρμας Δημιουργίας κειμένων Microsoft Office Word και εκτέλεσης της δημιουργίας κειμένων από εκεί. Όταν ολοκληρωθεί η δημιουργία των κειμένων, αυτόματα θα ενημερωθεί η «Περιοχή αποθηκευμένων εγγράφων» με την περιοχή στην οποία τα κείμενα δημιουργήθηκαν.

Σημείωση : Αν οι περιοχές δημιουργίας περιλαμβάνουν ήδη κείμενα από προηγούμενη εκτέλεση της διαδικασίας, αυτά θα αντικατασταθούν από τα κείμενα που θα δημιουργηθούν εκ νέου.

Επισύναψη άλλων αρχείων

Όπως και στην περίπτωση επισύναψης παραμέτρων δημιουργίας κειμένων από πρότυπο, τα πλήκτρα και εισάγουν ή διαγράφουν αντίστοιχα εγγραφές στη λίστα των άλλων αρχείων, ενώ υποστηρίζεται και η ταυτόχρονη διαγραφή πολλών γραμμών.

Πρότυπα αποστολής e-mail

Παράλληλα με τη χρήση προτύπων δημιουργίας κειμένων, δίνεται η δυνατότητα χρήσης προτύπων συνολικά για τη διαδικασία της ηλεκτρονικής επικοινωνίας.

Πιο συγκεκριμένα, είναι εφικτή η αποθήκευση όλων των επιλογών που έχουν γίνει στη φόρμα ηλεκτρονικής επικοινωνίας, συμπεριλαμβανομένων και των επισυναπτόμενων αρχείων και προτύπων, ως αρχείων XML με την ενέργεια «Αποθήκευση ως πρότυπο». Η προκαθορισμένη περιοχή αποθήκευσης αυτών των αρχείων είναι η περιοχή της εφαρμογής:

Custom\MailMerge\EmailTemplates

Με την ενέργεια «Επιλογή προτύπου» είναι εφικτή η επιλογή ήδη αποθηκευμένου προτύπου αποστολής e-mail που έχει ως αποτέλεσμα την αυτόματη συμπλήρωση των πεδίων της φόρμας ηλεκτρονικής επικοινωνίας, καθώς και των επισυναπτόμενων αρχείων της.

Σχ Χρήση προτύπων αποστολής e-mail

Εκτέλεση αποστολής

Με το πλήκτρο «Αποστολή» ξεκινά η διαδικασία της αποστολής των e-mails στους επιλεγμένους συναλλασσόμενους. Κατά τη διάρκειά της εμφανίζεται μπάρα εξέλιξης που ενημερώνεται συνεχώς με τα στοιχεία του συναλλασσόμενου που υφίσταται επεξεργασία κάθε φορά, ενώ υπάρχει και δυνατότητα ακύρωσής της .

Σχ Εξέλιξη αποστολής e-mails

Στο τέλος της διαδικασίας εμφανίζεται ενημερωτικό μήνυμα επιτυχίας ή αποτυχίας, παραθέτοντας στη δεύτερη περίπτωση και λίστα με τα στοιχεία των συναλλασσομένων για τους οποίους η αποστολή απέτυχε.

Η επιτυχημένη αποστολή e-mail σε κάθε συναλλασσόμενο καταγράφεται στο Ημερολόγιο μαζικών διαδικασιών μαζί τα ονόματα των επισυναπτόμενων αρχείων 

Σχ Ημερολόγιο μαζικών διαδικασιών

Μαζική αποστολή SMS

Για τη μαζική αποστολή SMS θα πρέπει να παραμετροποιήσετε κατάλληλα συγκεκριμένες οντότητες της εφαρμογής :

• Παράμετροι αποστολής SMS
• Διαχείριση Παραμέτρων
• Παραμετροποίηση στην καρτέλα του πελάτη

Παράμετροι αποστολής SMS

Εργαλεία\ Πλήρης Κατάλογος Παραμέτρων\ Σύστημα \ Εγκατάσταση \ Παράμετροι αποστολής SMS

Η επιλογή “Παράμετροι αποστολής SMS” επιφέρει το άνοιγμα ομότιτλου παραθύρου διαλόγου, για τον καθορισμό των παραμέτρων αποστολής SMS :

Τμήμα “Ρυθμίσεις Εξυπηρετητή SMS ”

• Εξυπηρετητής SMS : Επιλογή του ονόματος του εξυπηρετητή εξερχομένων μηνυμάτων.
• Λογαριασμός υπηρεσίας : Ο λογαριασμός σύνδεσης στην υπηρεσία Yoboto θα είναι διαθέσιμος μετά την εγγραφή στην υπηρεσία (www.yuboto.com)
• Κωδικός : Η χρήση της υπηρεσίας “Yoboto” απαιτεί την πληκτρολόγηση του κωδικού πρόσβασης (με αυτό τον τρόπο αποφεύγεται η χρήση της υπηρεσίας από μη εξουσιοδοτημένο άτομο) .

Τμήμα “Στοιχεία αποστολέα”

• Αναγνωριστικό : Αφορά στο όνομα του αποστολέα που θα χρησιμοποιείται για την αποστολή των ηλεκτρονικών μηνυμάτων (π.χ. “SL“) και θα εμφανίζεται ως αποστολέας του μηνύματος στον κινητό του παραλήπτη .

Σχ Παράμετροι αποστολής SMS

Διαχείριση παραμέτρων

Εργαλεία \ Πλήρης κατάλογος παραμέτρων\ Παραμετροποίηση \Οργάνωση λειτουργίας \ Κανόνες λειτουργίες \ Εισπρακτέοι - Πληρωτέοι λογαριασμοί

Στη οθόνη “Διαχείριση Παραμέτρων” ενσωματώθηκε νέα ομάδα παραμέτρων με τίτλο “Πεδίο Κινητού Τηλεφώνου Συναλλασσομένων”, με περιεχόμενο σε αυτήν τα πεδία “Πελάτες” και “Προμηθευτές” τα οποία μπορούν να πάρουν τιμή από τη λίστα δυνατών τιμών προκειμένου να αποσταλούν στους πελάτες ή/ και προμηθευτές SMS μηνύματα :

• Τηλέφωνο 1
• Τηλέφωνο 2
• Τηλέφωνο 3
• Τηλέφωνο 4
• Κείμενο 1
• Κείμενο 2
• Κείμενο 3
• Κείμενο 4
• Κείμενο 5

Πρακτικά, με τη ρύθμιση αυτή ο χρήστης ορίζει από ποιο πεδίο του πελάτη ή/και του προμηθευτή θα αντλεί η εφαρμογή τον αριθμό του κινητού του τηλεφώνου προκειμένου να προχωρήσει στην αποστολή μηνυμάτων SMS στους επιλεγμένους συναλλασσόμενους μέσω της λειτουργίας “Ηλεκτρονική επικοινωνία” (π.χ. έστω από το πεδίο “τηλέφωνο 4” θα παίρνει την πληροφορία του κινητού του πελάτη, ενώ από το πεδίο “κείμενο 1” την πληροφορία του κινητού του προμηθευτή) .

Σχ Διαχείριση παραμέτρων (Στοιχεία σύνδεσης με Γ.Γ.Π.Σ.)

Παράμετροι στην καρτέλα του Πελάτη/Προμηθευτή

Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να οριστεί ο αριθμός κινητού τηλεφώνου του πελάτη/προμηθευτή είτε στο εσωτερικό της σελίδας “Διευθύνσεις” της καρτέλας του είτε στο εσωτερικό της σελίδας “Στοιχεία Χρήστη”, ανάλογα με το τι έχει δηλωθεί (τηλέφωνο 1,2,3,4 ή κείμενο 1,2,3,4,5) στο πεδίο “Κινητού Τηλεφώνου Συναλλασσομένου” της οθόνης “Διαχείρισης Παραμέτρων”. Μόλις ολοκληρωθεί η πληκτρολόγηση του κινητού τηλεφώνου του παραλήπτη θα πρέπει να ενεργοποιηθεί το πλήκτρο “Τέλος” ώστε να αποθηκευτούν οι μέχρι στιγμής ενέργειες .

Σχ Τηλέφωνα στις “Διευθύνσεις της καρτέλας του Πελάτη“

Με την ενεργοποίηση της επιλογής “Ηλεκτρονική Επικοινωνία”, ενσωματωμένη στο πλήκτρο “Ενέργειες”, εμφανίζεται ομότιτλη οθόνη στην οποία το SMS τίθεται ενεργό προς επιλογή, ενώ τα στοιχεία του “αποστολέα” έρχονται συμπληρωμένα, όπως ακριβώς δηλώθηκαν στο πεδίο “Αναγνωριστικό” των παραμέτρων αποστολής SMS . Στο πεδίο “Μήνυμα” συμπληρώνεται το κείμενο που θα εμφανίζεται στο κινητό του επιλεγμένου πελάτη / προμηθευτή . Μπορεί να αφορά σε ένα πληροφοριακό (συνοπτικό) κείμενο (π.χ. ευχές στον πελάτη, στον όνομα του οποίου έχει εκδοθεί το τιμολόγιο κ.λπ.) .

Σχ Αποστολή SMS

Πατώντας “Αποστολή” εμφανίζεται σχετικό μήνυμα επιβεβαίωσης. Απαντώντας θετικά στο μήνυμα, μετά από ολιγόλεπτη αναμονή, το SMS αποστέλλεται στον επιλεγμένο αριθμό κινητού .

Σε περίπτωση λάθους εμφανίζεται σχετικό μήνυμα, παρακινώντας το χρήστη να μεταβεί στο αντίστοιχο πεδίο της καρτέλας του πελάτη/προμηθευτή του οποίου το τηλέφωνο έχει λάθος ή δεν υφίστανται.

Η αποστολή SMS μηνυμάτων μπορεί να γίνει μεμονωμένα για ένα συναλλασσόμενο (επιλέγοντας έναν προς έναν από τη λίστα), κάλλιστα όμως μπορεί να γίνει και μαζικά (π.χ. διευκολύνει στις περιπτώσεις που υπάρχει χρονικός περιορισμός) . Στη δεύτερη περίπτωση και με δεδομένο ότι τηρούνται οι κανόνες παραμετροποίησης που αναφέρθηκαν παραπάνω (γενική παραμετροποίηση πελατών/προμηθευτών, να έχει δηλωθεί ένα τουλάχιστον κινητό στην καρτέλα κάθε συναλλασσόμενου), ο χρήστης επιλέγει από τη λίστα πελατών/προμηθευτών τους επιθυμητούς πελάτες/προμηθευτές, ενεργοποιεί την επιλογή “Ηλεκτρονική επικοινωνία” και στη συνέχεια συμπληρώνει το επιθυμητό προς αποστολή μήνυμα και ξεκινάει τη μαζική αποστολή πατώντας “Αποστολή” .