Σαν ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης η προσπάθειά σας εστιάζει στους βασικούς άξονες της ανάπτυξης, που είναι η διεύρυνση της πελατειακής βάσης, η αύξηση των πωλήσεων και η μεγιστοποίηση του κέρδους. Για την επίτευξη του τελευταίου, σημαντικό ρόλο παίζει και ο περιορισμός των εξόδων. Ακολουθούν μερικές χρήσιμες, ελπίζουμε, συμβουλές για τη μείωση του κόστους από λεπτομέρειες, οι οποίες σε συνθήκες ευημερίας ενδεχομένως δεν θα μας απασχολούσαν.
1. Επανεξετάστε τις μαζικές προμήθειες
Πολλές φορές πέφτουμε στην παγίδα και προβαίνουμε σε αγορά μεγάλων ποσοτήτων πρώτων υλών ή προμηθειών με το κίνητρο της καλύτερης τιμής ανά μονάδα. Τις περισσότερες όμως φορές καταλήγουμε να προμηθευόμαστε μεγαλύτερες ποσότητες από αυτές που πραγματικά χρειαζόμαστε με αποτέλεσμα στο τέλος να πληρώνουμε περισσότερα.
2. Φροντίστε να μην χάνετε τις προθεσμίες πληρωμών από αμέλεια
Η εκπρόθεσμη, από αμέλεια, πληρωμή συγκεκριμένων υποχρεώσεων, όπως οι πιστωτικές κάρτες ή η εφορία, ενδέχεται να αθροίζουν σε τόκους ή πρόστιμα ένα σημαντικό ποσό ειδικά αν το υπολογίσουμε σε περίοδο ενός έτους. Κρατήστε ημερολόγιο πληρωμών με δυνατότητα έγκαιρης υπενθύμισης ενώ φροντίστε να έχετε διαθέσιμα και τα αντίστοιχα χρηματικά ποσά. Επίσης, η καταγραφή των τόκων ή των προστίμων θα σας δώσει ένα κίνητρο να είστε πιο επιμελείς στις προθεσμίες πληρωμής τέτοιων υποχρεώσεων.
3. Περιορίστε τη χρήση χαρτιού
Σύμφωνα με έρευνα της Xerox, περίπου το 40% του χαρτιού πετιέται μέσα σε 24 ώρες από τη στιγμή της εκτύπωσης. Η χρήση ηλεκτρονικών μέσων αντί για έντυπο υλικό, εκτός από οικονομία στο ταμείο σας συμβάλει και στην περιβαντολογική προστασία του πλανήτη, κάτι το οποίο θα μπορούσατε να το αξιοποιήσετε και επικοινωνιακά.
Αυξήστε τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων και αντικαταστήστε τα έντυπα φυλλάδια με ηλεκτρονικά αρχεία PDF ή καθιερώστε τη χρήση email για την ενημέρωση πελατών και συνεργατών ή την αποστολή των προσφορών σας. Υιοθετήστε λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης και γλιτώστε κόστος. τόσο από την εκτύπωση όσο και από την αποστολή των τιμολογίων. Η SingularLogic διαθέτει λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης για τους πελάτες της με ενεργό συμβόλαιο νέων εκδόσεων σε εφαρμογή εμπορικής διαχείρισης ή ERP.
4. Μειώστε το κόστος εκτύπωσης
Επειδή όσο και να περιορίσετε τη χρήση χαρτιού κάποιες εκτυπώσεις θα χρειαστεί να κάνετε, μπορείτε όμως και πάλι να περιορίσετε τη δαπάνη κάνοντας τα εξής: χρησιμοποιήστε ανακυκλώσιμα μελάνια, ειδικά για τους εκτυπωτές σας. Υπάρχουν αρκετοί προμηθευτές στην αγορά, βρείτε αυτόν που δίνει την καλύτερη λύση για τον εξοπλισμό σας. Ακόμα, μπορείτε να πετύχετε μέχρι και 50% οικονομία στη χρήση χαρτιού ρυθμίζοντας τους εκτυπωτές σας, έτσι ώστε να τυπώνουν αυτόματα και στις δύο πλευρές του φύλου.
5. Επανεξετάστε τα τηλεπικοινωνιακά σας κόστη
Η συγκέντρωση όλων των τηλεπικοινωνιακών σας υπηρεσιών σε έναν μόνο πάροχο μπορεί να σας προσφέρει μια εξοικονόμηση της τάξης του 10-20%. Επίσης, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε την επιδότηση συσκευής, που δικαιούστε για ανανέωση συμβολαίου, ως έκπτωση στο λογαριασμό σας (συνήθως είναι το 10% του παγίου που έχει το πρόγραμμά σας).
Και εδώ πάντως η χρήση ηλεκτρονικών μέσων και υπηρεσιών, όπως το Skype για επικοινωνία με το εξωτερικό ή τα viber & whatsapp για γραπτή επικοινωνία, μπορεί να σας φανεί πολύτιμη.
6. Κερδίστε χρόνο με Online συναλλαγές
O χρόνος που αφιερώνετε εσείς ή το προσωπικό σας για γραφειοκρατικά θέματα, που δεν έχουν άμεση σχέση με το αντικείμενο της δουλειάς σας και την επίτευξη τον στόχων σας, αποτελεί κόστος. Όσο πιο πολύ μπορείτε να τον περιορίσετε τόσο περισσότερο θα κερδίσετε είτε σε παραγωγικότητα - αυξάνοντας τα έσοδα είτε σε προσωπικό χρόνο. Αξιοποιήστε τα εργαλεία για online συναλλαγές που σας δίνουν οι τράπεζες, τα ασφαλιστικά ταμεία, οι δημόσιοι οργανισμοί και αυτοματοποιήστε τις διαδικασίες σας. Όπως είναι γνωστό, "ο χρόνος είναι χρήμα..".
7. Αξιοποιήστε προγράμματα εργασιακής εμπειρίας
Επειδή η γραφειοκρατία είναι ένα τέρας, το οποίο λογικά δεν μπορείτε να σκοτώσετε, αξιοποιήστε τις δυνατότητες που σας δίνουν προγράμματα εργασιακής εμπειρίας σχολών, πανεπιστημίων για φοιτητές ή του ΟΑΕΔ για νέους ανέργους. Προτιμήστε προγράμματα τουλάχιστον 6μηνης διάρκειας, έτσι ώστε να έχουν τα νέα πρόσωπα, το χρόνο να προσαρμοστούν και να γίνουν παραγωγικά.
8. Υιοθετήστε λύσεις τεχνολογίας
Σε αρκετές από τις πιο πάνω περιπτώσεις, αναφερθήκαμε ήδη για το πως μπορούν να βοηθήσουν στη μείωση του κόστους οι νέες τεχνολογίες (ηλεκτρονική τιμολόγηση, Skype, whatsapp, web banking κ.λπ.). Αξίζει να αναφέρουμε ότι οι λύσεις μηχανογράφησης συμβάλουν αποφασιστικά στην εξοικονόμηση πόρων και τη μείωση του κόστους καθώς παρέχουν τα αξιόπιστα δεδομένα που απαιτούνται για την έγκαιρη ανάδειξη των κρίσιμων θεμάτων και διευκολύνουν στη λήψη των αποφάσεων. Η SingularLogic διαθέτει μια πλήρη γκάμα λύσεων, κατάλληλων για κάθε επιχείρηση, ανεξαρτήτως μεγέθους και δραστηριότητας.
Σίγουρα κάποια από τα παραπάνω τα εφαρμόζετε ήδη στη δική σας επιχείρηση, ελπίζουμε να σας δώσαμε και εμείς μια - δυο ιδέες παραπάνω. Σε κάθε περίπτωση, η εξοικονόμηση κόστους για μια υγιή επιχείρηση πρέπει να στοχεύει στη μείωση των αναίτιων εξόδων και δεν θα πρέπει να οδηγεί στη συρρίκνωση, η οποία μπορεί σταδιακά να μετατραπεί σε "Death Spiral". Αντίθετα, θα πρέπει να αποσκοπεί στην εξεύρεση πόρων για ανάπτυξη, στη βελτίωση των υπηρεσιών και στην ικανοποίηση των πελατών.
