Εισαγωγή

Μια ακόμη διαδικασία, διαθέσιμη στην ενότητα της Λογιστικής είναι η εργασία “Μεταφορά Υπολοίπου Λογαριασμών λογιστικής”, μέσω της οποίας μπορείτε γρήγορα και αποτελεσματικά να μεταφέρετε τα υπόλοιπα μεταξύ λογαριασμών ανά εταιρία και υποκατάστημα.

Η διαδικασία αυτή μπορεί να αποδειχτεί χρήσιμη στις περιπτώσεις (ενδεικτικά) :

• της μεταφοράς, στο τέλος του μήνα, του υπολοίπου των λογαριασμών Φ.Π.Α. (πωλήσεων, δαπανών κ.λπ.) σε έναν κεντρικό λογαριασμό Φ.Π.Α. προς απόδοση
• της αυτόματης δημιουργίας, στο κλείσιμο της χρήσης, των εγγραφών κλεισίματος (μεταφορά υπολοίπου από ένα λογαριασμό της 2^ης ομάδας - Αγορών σε ένα λογαριασμό αποτελεσμάτων της 8^ης ομάδας - Γενικής Εκμετάλλευσης)

Προϋποθέσεις

Αυτό που απαιτείται ως προϋπόθεση για να εκτελεστεί η διαδικασία μεταφοράς υπολοίπου λογαριασμών, είναι ο ορισμός κατάλληλου προτύπου και η εκχώρησή του στη διαδικασία (λεπτομερή ανάλυση σε επόμενη ενότητα).

Οδηγός Μεταφοράς υπολοίπου Λογαριασμών Λογιστικής

Η εργασία “Μεταφορά υπολοίπου Λογαριασμών Λογιστικής” καλείται από το μενού Διαδικασίες |Λοιπές διαδικασίες της Λογιστικής.

Η μεταφορά υπολοίπου λογαριασμών εκτελείται μέσω ενός οδηγού. Οι οθόνες που ακολουθούν αποτελούν αναπόσπαστο μέρος του :

1^η Οθόνη “Ορίστε τα κριτήρια για τη μεταφορά υπολοίπου λογαριασμών λογιστικής”

Στην πρώτη οθόνη του οδηγού καθορίσετε τα κριτήρια με τα οποία θα γίνει η επιλογή των λογαριασμών λογιστικής για τη μεταφορά του υπολοίπου τους :

Συγκεκριμένα,

• Εταιρία: προτείνεται η ορισμένη στο προφίλ του χρήστη και αφορά στην εταιρία για την οποία θα εκτελεστεί η μεταφορά υπολοίπων
• Υποκαταστήματα : επιλογή συγκεκριμένων υποκαταστημάτων της εταιρίας (προαιρετικά)
• Από ημ/νία – Έως ημ/νία : ενημέρωση των πεδίων ημερομηνιών ώστε να ληφθούν υπόψη στη μεταφορά υπολοίπου λογαριασμών μόνο οι εγγραφές που εμπίπτουν στο δηλωμένο χρονικό διάστημα
• Λογιστικό Σχέδιο : επιλογή του λογιστικού σχεδίου στο οποίο έχουν οριστεί οι λογαριασμοί λογιστικής
• Πρότυπο μεταφοράς : υποχρεωτική επιλογή του προτύπου μεταφοράς, ο ορισμός του οποίου πρέπει να έχει προηγηθεί της διαδικασίας (δείτε σχετικά)
• Περιλαμβάνονται τα πρόχειρα άρθρα

2^η Οθόνη “Ορίστε τα στοιχεία για τη δημιουργία άρθρων”

Με την ενεργοποίηση του “Next”, περνάτε στη δεύτερη οθόνη του οδηγού με συμπληρωμένο κατάλληλα το φίλτρο (σύμφωνα με το επιλεγμένο πρότυπο στο προηγούμενο βήμα) :

• Ημερομηνία εγγραφής : η εφαρμογή προτείνει σημερινή ημερομηνία (καταχώρισης) για τις εγγραφές που θα παραχθούν
• Τύπος λογιστικού άρθρου που θα χρησιμοποιηθεί στο άρθρο που θα παραχθεί
• Σετ μεταβλητών που θα ενημερωθεί
• Λογαριασμός κλεισίματος που θα δεχθεί τα υπόλοιπα των λογαριασμών
• Η ένδειξη στο “Οριστικό” σημαίνει ότι το άρθρο που θα δημιουργηθεί θα είναι οριστικό και όχι πρόχειρο

3^η Οθόνη “Σύνοψη” και “Εκτέλεση”

Στην τελευταία οθόνη, ενημερώνεστε συνοπτικά για τη διαδικασία μεταφοράς υπολοίπων μεταξύ λογαριασμών. Με “Finish”, η διαδικασία εκτελείται ασύγχρονα .

Στις “Ειδοποιήσεις” του χρήστη, μπορείτε να ενημερωθείτε για τον επιτυχή τερματισμό της. Σε περίπτωση σφάλματος, ειδοποιήσεων, δημιουργείται αναλυτική λίστα με όλες τις ειδοποιήσεις (εσφαλμένα σημεία).

Δημιουργία Λογιστικού άρθρου

Στο άρθρο λογιστικής που η διαδικασία παρήγαγε έχουν περιληφθεί, όπως φαίνεται και στην εικόνα, όλοι οι λογαριασμοί που ο κωδικός τους ξεκινά από “2”, έχει πιστωθεί το υπόλοιπό τους, ενώ έχει χρεωθεί ο λογαριασμός γενικής εκμετάλλευσης (που δηλώθηκε στην επικεφαλίδα του προτύπου).

Δημιουργία προτύπων μεταφοράς λογ/σμών

Τα πρότυπα μεταφοράς είναι προκατασκευασμένα μοντέλα στα οποία επιλέγονται οι λογαριασμοί στους οποίους θα μεταφερθούν οι λογαριασμοί που θα κλείσουν. Θεωρούνται υποχρεωτικό κριτήριο επιλογής στη διαδικασία μεταφοράς υπολοίπων μεταξύ λογαριασμών.

Το Πρότυπο μεταφοράς λογ/σμών καλείται από το μενού της Οργάνωσης Λογιστικής Πρότυπα /Τύποι |Ενημέρωση λογιστικής .

Στην οθόνη των προτύπων συμπληρώστε τα στοιχεία όπως περιγράφονται :

• Κωδικός /Περιγραφή προτύπου : τον κωδικό και την περιγραφή του προτύπου (υποχρεωτικά πεδία)
• Λογιστικό σχέδιο : το λογιστικό σχέδιο που θα χρησιμοποιηθεί
• Τύπος λογιστικού άρθρου : επιλογή του ενδεικνυόμενου τύπου λογιστικού άρθρου (π.χ. εγγραφές κλεισίματος)
• Λογαριασμός κλεισίματος : επιλογή του λογαριασμού κλεισίματος στον οποίο θα μεταφερθούν τα υπόλοιπα των λογαριασμών
• Σετ μεταβλητών: επιλογή του σετ μεταβλητών
• Περιλαμβάνονται πρόχειρα άρθρα (αν θέλετε τη συμπερίληψη στη διαδικασία και των πρόχειρων άρθρων)

Γραμμές προτύπου

Σε κάθε γραμμή δηλώνονται :

• Μάσκα μεταφερόμενου λογ/σιμού : ορισμός των λογαριασμών λογιστικής προς μεταφορά, για παράδειγμα, αν δηλωθεί 2#.##.##.#### θα συμπεριληφθούν όλοι οι λογαριασμοί που ο κωδικός τους ξεκινά από “2”
• Υπολογισμός αξίας : επιλογή της μεταφερόμενης αξίας (π.χ. υπόλοιπο) ή
• Έκφραση υπολογισμού αξίας : επιλογή του τύπου από τον οποίο θα προκύπτει ο υπολογισμός της (π.χ. έκφραση - αλγεβρικές πράξεις μεταξύ των οικονομικών στοιχείων του λογαριασμού)
• Ενδιάμεσος λογαριασμός : αντί να χρησιμοποιηθούν οι λογαριασμοί με κωδικό να ξεκινά π.χ. από “2”, για να μεταφερθεί το υπόλοιπό τους στον λογαριασμό κλεισίματος, επιλέγεται ένας ενδιάμεσος λογαριασμός. Στην περίπτωση αυτή δεν κινείται ο κανονικός λογαριασμός (π.χ. ο 20.00.00) αλλά εκείνος που δηλώθηκε ως ενδιάμεσος (π.χ. ο 20.99)
• Έκφραση ενδιάμεσου λογ/σμού : έκφραση για το σχηματισμό του κωδικού ενδιάμεσου λογαριασμού (αν δεν συμπληρωθεί το πεδίο “ενδιάμεσος λογαριασμός”)
• Αξία Χρέωσης/Πίστωσης : δείχνει αν ο λογαριασμός θα χρεωθεί ή θα πιστωθεί. Η επιλογή “Αυτόματο” σημαίνει αυτόματη ενημέρωση (αν ο λογαριασμός έχει χρεωστικό υπόλοιπο θα πιστωθεί, αν έχει πιστωτικό θα χρεωθεί)
• Λογαριασμός κλεισίματος: αν στη γραμμή επιλεγεί συγκεκριμένος λογαριασμός κλεισίματος, αυτός θα είναι και ο λογαριασμός που θα κινηθεί κατά τη διαδικασία μεταφοράς. Αλλιώς, αν δεν συμπληρωθεί το πεδίο της γραμμής, θα χρησιμοποιηθεί ο λογαριασμός κλεισίματος που έχει δηλωθεί στην επικεφαλίδα του προτύπου
• Έκφραση Λογ/σμού κλεισίματος : έκφραση για το σχηματισμό του κωδικού λογαριασμού κλεισίματος (αν δεν συμπληρωθεί το πεδίο “λογαριασμός κλεισίματος”)
• Αξία κλεισίματος (Χρέωση/Πίστωση): ορισμός της αξίας κλεισίματος (χρέωση ή πίστωση). Η τιμή στο πεδίο “Αξία κλεισίματος Χρέωση/Πίστωση” αντιδιαστέλλεται προς την τιμή στο πεδίο “Αξία Χρέωσης/Πίστωσης”. Για παράδειγμα, αν στο πεδίο “Αξία Χρέωσης/Πίστωσης” επιλεγεί “Χρέωση” τότε στο πεδίο “Αξία κλεισίματος Χρέωση/Πίστωση” θα πρέπει να επιλεγεί “Πίστωση” και το αντίθετο. Αν όμως επιλεγεί στην αξία χρέωσης/πίστωσης “Αυτόματο”
  η αντίστοιχη επιλογή θα πρέπει να οριστεί και στην αξία κλεισίματος.

Σημείωση : Ένα πρότυπο μπορεί να συμπεριλάβει μία ή περισσότερες γραμμές με λογαριασμούς λογιστικής. Για παράδειγμα, σε ένα πρότυπο μπορούν να ενταχθούν όλες οι εγγραφές κλεισίματος που αφορούν στη μεταφορά υπολοίπων μεταξύ λογαριασμών.