Παράμετροι PDF/SFP
Οργάνωση Εφαρμογής -> Παραμετροποίηση Εταιρίας-> Αρχεία ->ΓενικάΠαράμετροι
Στη σελίδα “Παράμετροι PDF/SFP” της παρούσας οθόνης δηλώνετε τους εκτυπωτές που θα χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία των PDF της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης . Όλοι οι εκτυπωτές που θα καθορίσετε στο σημείο αυτό οφείλουν να είναι PDF, να έχουν δηλαδή προέλθει με εγκατάσταση του SingularLogicPDF .
Ο προκαθορισμένος φορολογικός (καθώς και εκείνοι που θα επιλέξετε για συγκεκριμένες σειρές) θα πρέπει να είναι επιπλέον φορολογικοί (να έχουν δημιουργηθεί από τον SFP με υπόβαθρο έναν εκτυπωτή που έχει προέλθει από τον SingularLogicPDF).
Στην περίπτωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης, η εφαρμογή δρομολογεί την εκτύπωση σε κάποιον από τους δηλωθέντες ανωτέρω εκτυπωτές, ανεξάρτητα με το τι έχετε δηλώσει κατά την εκτύπωση.
Σημείωση : το όνομα του παραγομένου αρχείου πρέπει να δηλωθεί ως ακολούθως:
XXXXXXXXXXX\<titile>.pdf .
Το XXXXXXXXXXX είναι ο κατάλογος στον οποίο θα γίνει η αποθήκευση των pdf αρχείων, δηλωμένος τόσο στις παραμέτρους του SFP
όσο και στις παραμέτρους του SingularLogicPDF
Τύποι και σειρές παραστατικών
Ένα άλλο σημείο της εφαρμογής που θα πρέπει οπωσδήποτε να παραμετροποιήσετε είναι οι τύποι παραστατικών που θα χρησιμοποιηθούν στην ηλεκτρονική τιμολόγηση καθώς οι επιτρεπτές σειρές παραστατικών του τύπου, δηλώνοντας μια τουλάχιστον σειρά που αφορά στην ηλεκτρονική τιμολόγηση .
Παραμετροποίηση Πελάτη
Στην οθόνη μεταβολής πελατών/προμηθευτών θα πρέπει να θέσετε τσεκ στην παράμετρο “Ηλεκτρονική Τιμολόγηση” και να πληκτρολογήσετε στο πεδίο “email αποστολής” την ηλεκτρονική διεύθυνση (eInvoice της εταιρίας) του παραλήπτη . Μπορεί να είναι μια κλασσική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή και το αναγνωριστικό ενός λογαριασμού στο myGalaxy .
Πρότυπα Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης
Οργάνωση Εφαρμογής-> Παραμετροποίηση Εταιρίας-> Αρχεία ->Γενικά ->Πρότυπα Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης
Στα πρότυπα ηλεκτρονικής τιμολόγησης καθορίζετε :
- Ηλεκτρονική Διεύθυνση Αποστολέα : Το domain της διεύθυνσης απαιτείται να είναι ίδιο με εκείνο του ανακτηθέντα λογαριασμού Galaxy στον SFP.
- Ηλεκτρονική Διεύθυνση Παραλήπτη : Την ηλεκτρονική διεύθυνση του παραλήπτη εφόσον θέλετε όλα τα e-invoice να τα αποστέλλετε σε έναν συγκεκριμένο αποδέκτη ή “Ανάκτηση e-mail” για να λαμβάνεται το δηλωθέν στον πελάτη/προμηθευτή e-mail.
- Θέμα : Το κείμενο που θα εμφανίζεται στο myGalaxy. Το κείμενο μπορεί να είναι στατικό ή και να περιλαμβάνει δυναμικά στοιχεία από τα πεδία του παραστατικού που αποστέλλετε. Με δεξί click στο πεδίο μπορείτε να δείτε τα διαθέσιμα δυναμικά στοιχεία.
Πρότυπα Εκτύπωσης Παραστατικών
Οργάνωση Εφαρμογής-> Παραμετροποίηση Εταιρείας-> Αρχεία-> Γενικά-> Πρότυπα Εκτύπωσης Παραστατικών
Στα πρότυπα εκτύπωσης παραστατικών συνδέστε συγκεκριμένο αντίγραφο του προτύπου εκτύπωσης με ένα πρότυπο ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Λειτουργίες e-Invoice
- Δημιουργία e-Invoice
Οι διαδικασίες που σχετίζονται με το e-Invoice γίνονται αυτόματα κατά την εκτύπωση του παραστατικού που ήδη χρησιμοποιείτε.
Κατά την εκτύπωση του παραστατικού, επιλέξτε κάποιο “Πρότυπο Εκτύπωσης” και καθορίστε τους εκτυπωτές.
Αν ικανοποιούνται οι ακόλουθες συνθήκες:
- ο τύπος και η σειρά του παραστατικού αφορά σε ηλεκτρονική τιμολόγηση
- ο πελάτης/προμηθευτής του παραστατικού πώλησης/αγοράς επιθυμεί ηλεκτρονική τιμολόγηση
- το πρότυπο εκτύπωσης περιλαμβάνει αντίγραφα για τα οποία έχει ορισθεί πρότυπο ηλεκτρονικής τιμολόγησης
τότε:
- τα αντίγραφα του προτύπου εκτύπωσης για τα οποία έχει ορισθεί πρότυπο ηλεκτρονικής τιμολόγησης δρομολογούνται στους κατάλληλους εκτυπωτές ηλεκτρονικής τιμολόγησης
- ο SFP συλλέγει τα PDF από τις παραγόμενες εκτυπώσεις, ενσωματώνει τα αρχεία των ψηφιακών υπογραφών και δημιουργεί το τελικό αρχείο του eInvoice που το αποστέλλει στο myGalaxy ώστε να αποσταλεί στους τελικούς παραλήπτες.
Σημειώσεις:
- Περισσότερα για τον τρόπο που λειτουργίας των προτύπων εκτύπωσης μπορείτε να βρείτε στην τεκμηρίωση της έκδοσης 8.20 “Δυνατότητα παραμετροποίησης αντιγράφων και κειμένου αντικατάστασης μέσα από το SEN και όχι μέσω του SFP”
- Κατά την καταχώριση παραστατικών πωλήσεων/αγορών θα πρέπει να επιβεβαιώσετε την επιλογή σας στην περίπτωση κατά την οποία ο τύπος επιτρέπει την ηλεκτρονική τιμολόγηση, ο πελάτης/προμηθευτής επιθυμεί την ηλεκτρονική τιμολόγηση αλλά η σειρά δεν αφορά σε ηλεκτρονική τιμολόγηση .
Έλεγχος κατάστασης e-Invoice
Η διαδικασία αποστολής των e-Invoice στον παραλήπτη μέσω των SFP και myGalaxy γίνεται ασύγχρονα. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να λάβετε άμεσα επιβεβαίωση ότι το μήνυμά έχει παραδοθεί στον τελικό παραλήπτη.
Από το SEn μπορείτε να ρωτήσετε την κατάσταση ενός e-Invoice που έχετε αποστείλει. Η διαδικασία είναι εφικτή με δύο τρόπους:
α) βάσει κριτηρίων, επιλέγοντας το σχετικό εικονίδιο στον browser των παραστατικών
β) επιλέγοντας συγκεκριμένα παραστατικά από τον browser των παραστατικών πωλήσεων/αγορών και κατόπιν την εργασία “Έλεγχος EInvoice Επιλεγμένων Παραστατικών”
Αν κάνετε την επιλογή (α) εμφανίζεται η κάτωθι οθόνη κριτηρίων :
Τα κριτήρια προς επιλογή είναι η ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού, ο αριθμός, ο τύπος του παραστατικού (μόνο τύπους που επιτρέπουν ηλεκτρονική τιμολόγηση). H εφαρμογή αυτομάτως θα επιλέξει σειρές παραστατικών που αφορούν στην ηλεκτρονική τιμολόγηση . Επιπλέον μπορείτε να επιλέξετε να δείτε μόνο τις επιτυχείς εκτυπώσεις.
Για το SEn μια εκτύπωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης νοείται επιτυχής εφόσον :
- έχει δημιουργηθεί κανονικά το PDF αρχείο της εκτύπωσης από τον χρησιμοποιούμενο εκτυπωτή SingularlogicPDF
- το αρχείο PDF έχει συλλεχθεί επιτυχώς από το SEn και έχει αποθηκευθεί και στη βάση του
Επιλέγοντας επόμενη μπορείτε να δείτε για κάθε ένα παραστατικό και εκτύπωση που έχετε κάνει, την “κατάσταση” του παραστατικού που επιστρέφει το myGalaxy . Στο ίδιο σημείο βλέπετε και πιθανά μηνύματα σφάλματος από το myGalaxy. Το μήνυμα “Εντοπίσθηκε στο myGalaxy” αποτελεί διασφάλιση ότι το μήνυμα eInvoice έχει φτάσει στο myGalaxy .
Περαιτέρω έλεγχος αν το έχει διαβάσει ο αποδέκτης μπορεί να γίνει στο myGalaxy.
Από την ίδια οθόνη μπορείτε να επιλέξετε να επανυποβάλετε ερώτημα για την κατάσταση του e-Invoice στο myGalaxy επιλέγοντας μια από τις διαθέσιμες επιλογές:
- “Τρέχουσα Εκτύπωση”,
- “Τρέχον Παραστατικό”,
- “Όλα τα παραστατικά”
Αν κάνετε την επιλογή (β) μεταβαίνετε απευθείας στην οθόνη ελέγχου όπου θα πρέπει χειροκίνητα να επιλέξετε κάποια από τις ενέργειες της “Ανανέωσης κατάστασης myGalaxy”.
