Accountant | Διαχείριση και αποστολή των συναλλαγών της επιχείρησης στην υπηρεσία SingularLogic e-books

Σύντομη περιγραφή

Η ενημέρωση των ηλεκτρονικών βιβλίων της επιχείρησης στην ΑΑΔΕ (myData) υλοποιείται μέσω της υπηρεσίας e-books της πλατφόρμας SingularLogic myCloud.

Η υπηρεσία e-books είναι η πρώτη διαθέσιμη της πλατφόρμας SingularLogic myCloud και αποτελεί τον κόμβο επικοινωνίας και διάδρασης των επιχειρηματικών εφαρμογών με την πλατφόρμα myDATA - Ηλεκτρονικά Βιβλία ΑΑΔΕ. Συγκεκριμένα, αναλαμβάνει την αποστολή και τον κεντρικό έλεγχο του συνόλου των συναλλαγών μιας επιχείρησης στην ΑΑΔΕ, όπως πωλήσεις, αγορές, έξοδα, εγγραφές τακτοποίησης κ.ά., ανεξάρτητα από το λογισμικό που διαθέτει η επιχείρηση, όπως επίσης και τη λήψη από την ΑΑΔΕ των στοιχείων παραστατικών που έχουν αναρτηθεί για λογαριασμό της επιχείρησης, με παράλληλη δυνατότητα πολλαπλών ελέγχων, εισαγωγή νέων και διορθωτικών εγγραφών, καθώς και διαχείριση βασικών δεδομένων σημαντικών για τη myDATA υπηρεσία, όπως είναι οι χαρακτηρισμοί.

Ροή εργασιών

  • Παραμετροποίηση στην εφαρμογή (συμβουλευτείτε τις οδηγίες της έκδοσης 3.80)
  • Παραμετροποίηση στην εφαρμογή (τρέχουσα έκδοση)
  • Προϋποθέσεις επικοινωνίας με την υπηρεσία e-books
  • Σύνδεση στην υπηρεσία e-books
  • eBooks - Αποστολές
    • Αποστολή Λογιστικού Σχεδίου στην υπηρεσία e-books
  • EBooks/myData
    • Υποβολή κινήσεων (εγγραφών Ε/Ε) στην υπηρεσία e-books
    • Μαζική διαδικασία υποβολής εγγραφών
    • Στοιχεία Κατάστασης υποβολής

Αναλυτική περιγραφή

Παραμετροποίηση στην εφαρμογή (έκδοση 3.80)

Για την ενημέρωση των ηλεκτρονικών βιβλίων ΑΑΔΕ απαιτείται παραμετροποίηση στην εφαρμογή. Δείτε σχετικό άρθρο

Παραμετροποίηση στην εφαρμογή (τρέχουσα έκδοση)

Τύποι εγγραφών εσόδων/εξόδων

Παράμετροι και Προτιμήσεις -> Εργασίες έναρξης -> Τύποι -> Εγγραφών εσόδων & εξόδων

Στους τύπους εγγραφών εσόδων/εξόδων και ειδικότερα στη “Σελίδα 3” ενσωματώθηκε ο Τρόπος ενημέρωσης e-Books με τις παρακάτω επιλογές :

  • Δεν συμμετέχει στην αποστολή στα eBooks : το παραστατικό δεν υποβάλλεται στην υπηρεσία e- books κατά συνέπεια δε συμμετέχει στα ηλεκτρονικά βιβλία
  • Συμμετέχει, εξάγονται στοιχεία και γραμμές παραστατικού : Το παραστατικό υποβάλλεται στην υπηρεσία e-books με τις πληροφορίες επικεφαλίδας και τις γραμμές παραστατικού (σύνολα ΦΠΑ και στοιχεία παρακρατούμενων φόρων - κρατήσεις, λοιποί φόροι, τέλη και χαρτόσημα - που επιβαρύνουν την κίνηση)
  • Συμμετέχει, εξάγονται στοιχεία και γραμμές παραστατικού και γραμμές λογιστικής εγγραφής : Το παραστατικό υποβάλλεται στην υπηρεσία e-books με τις πληροφορίες επικεφαλίδας, τις γραμμές παραστατικού (σύνολα ΦΠΑ και στοιχεία παρακρατούμενων φόρων - κρατήσεις, λοιποί φόροι, τέλη και χαρτόσημα - που επιβαρύνουν την κίνηση) και συνοδευόμενο από τις λογιστικές πληροφορίες (γραμμές λογιστικής εγγραφής)
  • Συμμετέχει, εξάγονται στοιχεία παραστατικού και γραμμές λογιστικής εγγραφής : Το παραστατικό υποβάλλεται στην υπηρεσία e-books με τις πληροφορίες επικεφαλίδας, χωρίς γραμμές και συνοδευόμενο από τις γραμμές λογιστικής εγγραφής (που το παραστατικό παρήγαγε)
  • Συμμετέχει, εξάγονται μόνο γραμμές λογιστικής εγγραφής – εφόσον το παραστατικό προϋπάρχει – υποβάλλονται στην υπηρεσία e-books μόνο οι λογιστικές πληροφορίες (γραμμές λογιστικής εγγραφής)

Τύποι Λογιστικών Άρθρων

Παράμετροι και Προτιμήσεις -> Εργασίες έναρξης -> Τύποι -> Λογιστικών άρθρων

Ο Τρόπος ενημέρωσης e-Books ενσωματώθηκε και στους Τύπους Λογιστικών Άρθρων (Σελίδα 1) για τον ορισμό στην περιοχή εργασίας ή στην εταιρία που έχετε συνδεθεί.

Μαζικές Εργασίες στους τύπους εγγραφών εσόδων/εξόδων λογιστικών άρθρων

Πως θα μεταβάλετε το πεδίο “Τρόπος Ενημέρωσης eBooks” μαζικά

Η μαζική επεξεργασία των τιμών “Τρόπος Ενημέρωσης eBooks” των επιλεγμένων τύπων εγγραφών ή όλων, στο browser των τύπων εγγραφών Εσόδων-Εξόδων, είναι δυνατή μέσω της επιλογής Τρόπος Ενημέρωσης eBooks -> Μαζική Επεξεργασία”, η οποία εμφανίζεται στη λίστα επιλογής, αν κάνετε δεξί κλικ πάνω στους τύπους εγγραφών .

Οι εργασίες επεξεργασίας Τρόπος ενημέρωσης ebooks μπορούν να εφαρμοστούν στους τύπους της τρέχουσας εταιρίας.

Στο εσωτερικό του παραθύρου επιλέγετε τον επιθυμητό τύπο και εισάγετε στο πεδίο “Τρόπος ενημέρωσης eBooks” την νέα τιμή .

Κατ’ αντιστοιχία υπάρχει και η δυνατότητα τροποποίησης στους τύπους (επιλεγμένους ή όλους) όλων των ενεργών περιοχών εργασίας. Με την επιβεβαίωση του σχετικού μηνύματος (Θέλετε να γίνει προβολή του τρόπου ενημέρωσης eBooks όλων των ενεργών περιοχών εργασίας της εφαρμογής),

η εφαρμογή ανοίγει το παράθυρο της παραμετροποίησης Τρόπος ενημέρωσης ebooks με τις εγγραφές όλων των εταιριών όλων των περιοχών εργασίας προκειμένου να προχωρήσετε στις αλλαγές

Σημειώστε ότι, θα πρέπει να έχει γίνει πρωτίστως αναβάθμιση όλων των περιοχών εργασίας, για τις οποίες θέλετε τη μαζική μεταβολή, σε έκδοση 3.80g.

 

Πρόταση στους τύπους


Με τον καθορισμό τιμής στο πεδίο “Τρόπος Ενημέρωσης eBooks” και την ενεργοποίηση του πεδίου Πρόταση,

η επιλεγμένη τιμή εφαρμόζεται αυτόματα σε όλες τις εγγραφές

Αν θέλετε να αντιγράψετε την παραμετροποίηση του τρόπου ενημέρωσης ebook της τρέχουσας εταιρίας σε όλες τις περιοχές εργασίας θα πρέπει να ενεργοποιήσετε την εντολή “αντιγραφή σε όλες τις ΠΕ”.

Μαζική αντιγραφή σε


  • Όλες τις περιοχές εργασίας : Αφορά στην αντιγραφή της παραμετροποίησης του τρόπου ενημέρωσης ebook από την τρέχουσα εταιρία στις εταιρίες όλων των άλλων ενεργών περιοχών εργασίας της εφαρμογής.

Στην περίπτωση αυτή, προϋπόθεση αποτελεί να έχετε πρωτίστως προβεί σε αναβάθμιση όλων των ενεργών περιοχών εργασίας σε έκδοση 3.80g ή μεταγενέστερη.

Η διαδικασία θα αντιγράψει την παραμετροποίηση μόνο στους τύπους παραστατικών με κοινή συντομογραφία .

 

Εγγραφές Εσόδων/Εξόδων, Λογιστικά άρθρα

Το νέο πεδίο “Τρόπος ενημέρωσης eBooks” κατά την καταχώριση εγγραφών εσόδων/εξόδων, άρθρων λογιστικής, με την επιλογή του τύπου, ενημερώνεται αυτόματα όπως προβλέπει η παραμετροποίηση του τύπου.

Επιπλέον,

Άρθρα Λογιστικής

Για τις ανάγκες της ενημέρωσης ΑΑΔΕ από λογιστικά άρθρα, ενσωματώθηκαν τα πεδία :

Σελίδα 1

  • ΟΤΠ

Σελίδα 2

  • Ημερομηνία καταχώρισης παραστατικού
  • Ειδικό καθεστώς ΦΠΑ
  • Άρθρο απαλλαγής
  • Διεύθυνση/Υποκατάστημα

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Τα παραπάνω πεδία ενημερώνονται είτε με την εργασία ενημέρωσης λογιστικής μέσω αρχείου από την εφαρμογή Control είτε με καταχώριση του χρήστη, όπου κρίνεται απαραίτητο (π.χ. η διαχείριση της αποστολής γίνεται αποκλειστικά από την εφαρμογή Accountant - από την καταχώριση των παραστατικών μέχρι την αποστολή).

Πρότυπα ενημέρωσης άρθρων λογιστικής

Επιπλέον διατίθεται η δυνατότητα ορισμού συνθετικών στους Πίνακες “Άρθρα Απαλλαγής Φ.Π.Α - @VER” & “Παρακρατούμενοι φόροι - @DET” .

 

Ορισμός τρόπου ενημέρωσης για κινήσεις προγενέστερου διαστήματος


Η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα της συμπλήρωσης τρόπου ενημέρωσης e-books εκ των υστέρων, σε ήδη καταχωρισμένες κινήσεις. Στα ευρετήρια των εγγραφών εσόδων/εξόδων, λογιστικών άρθρων (από το μενού των κινήσεων), ενσωματώθηκε, με δεξί κλικ, η επιλογή “Τρόπος Ενημέρωσης eBooks”.

Επιλέγοντας:

  • Πρόταση ενημερώνονται με την παραμετροποίηση του τύπου οι εγγραφές/άρθρα (που βρέθηκαν ή οι επιλεγμένες των ευρετηρίων)

  • Επιλογή όπου χρειάζεται διαφοροποίηση σε σχέση με ότι έχει δηλωθεί στον τύπο

Καθαρισμός τρόπου ενημέρωσης eBooks


Μέσω της επιλογής αυτής υπάρχει η δυνατότητα διαγραφής του τρόπου ενημέρωσης eBooks στις εγγραφές/άρθρα (επιλεγμένα, σε όσα βρέθηκαν).

 

Προσθήκη Τρόπου Ενημέρωσης eBooks & Τρόπου Ενημέρωσης eBooks (πρόταση) στη “Διαμόρφωση”


Πως

Κάνοντας κλικ στο εσωτερικό της λίστας ανεύρεσης των εγγραφών εσόδων – εξόδων/άρθρων και επιλέγοντας από το μενού συντόμευσης “Διαμόρφωση” μπορείτε να δείτε τα νέα πεδία “Τρόπος Ενημέρωσης eBooks” & “Τρόπος Ενημέρωσης eBooks (Προτ.)”,

και να τα τοποθετήσετε (με τη γνωστή σας μέθοδο drag & drop) σε όποιο σημείο του ευρετηρίου σας εξυπηρετεί.

 

Για τους σκοπούς αποστολής κινήσεων στα e-books

Στοιχεία Εταιρίας

Είναι υποχρεωτική από τα e-books η συμπλήρωση του πεδίου “Χώρα” με κάποια χώρα που έχει έγκυρο "Πρόθεμα" (πίνακας Χώρες).

Στοιχεία Υποκαταστήματος εταιρίας

Είναι υποχρεωτική από τα e-books η συμπλήρωση :

  • του πεδίου “Χώρα” με κάποια χώρα που έχει έγκυρο "Πρόθεμα" (πίνακας Χώρες)
  • του πεδίου "Κωδικός Υ.Φ.Σ." (απαιτείται η συμπλήρωσή του στα υποκαταστήματα - πλην της Έδρας της εταιρίας).  

Στοιχεία Συναλλασσομένου

Είναι υποχρεωτική από τα e-books η συμπλήρωση του πεδίου “Χώρα” με κάποια χώρα που έχει έγκυρο "Πρόθεμα" (πίνακας Χώρες)

Συνιστάται στις παραμέτρους συναλλασσομένων να οριστεί "Προτεινόμενη Χώρα".

Στοιχεία Διευθύνσεων/Υποκαταστημάτων

Είναι υποχρεωτική από τα e-books η συμπλήρωση :

  • του πεδίου “Χώρα” με κάποια χώρα που έχει έγκυρο "Πρόθεμα" (πίνακας Χώρες)
  • του πεδίου "Κωδικός Εγκατάστασης" .  

Σημείωση : H αναβάθμιση της βάσης θα ενημερώσει το πεδίο "Χώρα" των συναλλασσομένων και των διευθύνσεων/υποκαταστημάτων, όπου είναι κενό.

Εγγραφές Εσόδων/Εξόδων

Αριθμός Από & Αριθμός Έως : Οι αριθμητικοί χαρακτήρες των πεδίων αυτών ενημερώνουν το πεδίο "Αριθμός" του παραστατικού στα e-books, ενώ οι μη αριθμητικοί χαρακτήρες ενημερώνουν το πεδίο "Σειρά" του παραστατικού στα e-books

 

Μαζικές Ενημερώσεις


Στις “Μαζικές Ενημερώσεις” του μενού “Γενικά” είναι διαθέσιμα τα ευρετήρια:

  • Χώρα_Συναλλασσομένου, Χώρα_Υποκαταστήματος_Διεύθυνσης για μαζικό χειρισμό των εγγραφών χωρίς “Χώρα”
  • Κωδικός_Εγκατάστασης_Υποκαταστήματος_Διεύθυνσης" για μαζικό χειρισμό των εγγραφών χωρίς “Κωδικό Εγκατάστασης”

Επιπλέον τα ευρετήρια :

  • Οριζόμενος_Τρόπος_Πληρωμής_Πελάτη_Μετρητά
  • Οριζόμενος_Τρόπος_Πληρωμής_Πελάτη_Πίστωση

και

  • Οριζόμενος_Τρόπος_Πληρωμής_Προμηθευτή_Μετρητά
  • Οριζόμενος_Τρόπος_Πληρωμής_Προμηθευτή_Πίστωση 

για μαζικό χειρισμό του προτεινόμενου οριζόμενου τρόπου πληρωμής

 

Προϋποθέσεις επικοινωνίας με την Yπηρεσία e - books

Προϋπόθεση για να επιτραπεί η είσοδος στην υπηρεσία αποτελεί η :

  • Ενεργοποίηση του module e-books στην εφαρμογή
  • Συνδρομή στην υπηρεσία e-books
  • Δημιουργία εταιρίας στην υπηρεσία myGalaxy με τον Αριθμό Φορολογικού Μητρώου της εταιρίας στον Accountant

 

Σύνδεση στην υπηρεσία e-books

Δηλώστε τα στοιχεία πρόσβασης στην υπηρεσία e-books

Στα “Στοιχεία σύνδεσης ebooks” (ενεργοποιείται από το παρακάτω μενού)

συμπληρώστε τα στοιχεία εισόδου στην υπηρεσία e-books, όνομα χρήστη (user name) και κωδικό εισόδου (password), τα οποία αποκτήθηκαν κατά την ενεργοποίηση της υπηρεσίας.

Σημείωση : Υπάρχει η δυνατότητα καταχώρισης παραμέτρων σύνδεσης e-books ανά εταιρία.

 

Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία αποστολής Λ.Σ. να έχετε υπόψη σας


Οι ανενεργοί λογαριασμοί δεν είναι διαθέσιμοι προς επιλογή στα άρθρα λογιστικής και επιπλέον μπορούν να εξαιρεθούν από την αποστολή του Λ.Σ. στα e-books (προτείνεται).

Κατά την αναβάθμιση της βάσης γίνονται αυτόματα ανενεργοί όλοι οι λογαριασμοί Εσόδων-Εξόδων-ΦΠΑ-Ενεργητικού-Παθητικού που δεν έχουν κινηθεί στις δύο τελευταίες οικονομικές χρήσεις και λήγουν σε 023 ή 021 ή 019 ή 018 ή 016 ή 015 ή 011 ή 010 ή 008 ή 007 ή 065 ή 055 ή 050 ή 045 ή 005 ή 003.

Στους Λογαριασμούς Λογιστικής προστέθηκε το πεδίο "Ανενεργός".

Στο ευρετήριο λογαριασμών Λογιστικού Σχεδίου (με δεξί κλικ) μπορεί να γίνει αναίρεση ή επανεκτέλεση αυτής της ενέργειας καθώς και μαζική μεταβολή του πεδίου "Ανενεργός" .

 

eBooks - Αποστολές

Αποστολή λογιστικού σχεδίου στην υπηρεσία eBooks

Η διαδικασία εκτελείται μέσω διαδοχικών οθονών (τύπου Wizard) :

1η Οθόνη

Η πρώτη οθόνη σας ενημερώνει ότι το αποτέλεσμα της διαδικασίας είναι η αποστολή λογιστικού σχεδίου στην υπηρεσία SingularLogic e-books και

Εμφανίζει τα στοιχεία σύνδεσης στην υπηρεσία, δηλωμένα στις παραμέτρους σύνδεσης.

Πατήστε “Επόμενο”

2η Οθόνη

  • Επιλέξτε από τις ενεργές εταιρίες της περιοχής εργασίας όσες θέλετε να ενημερώσουν με το λογιστικό σχέδιο την υπηρεσία e-books
  • Συμπληρώστε στο φίλτρο “Από-Έως” το διάστημα της οικονομικής χρήσης στην οποία αφορά και
  • Πατήστε “Επόμενο”

3η Οθόνη

Επιλέξτε το προς αποστολή στην υπηρεσία λογιστικό/ά σχέδιο/ια (ανάλογα με τον τρόπο ενημέρωσης των βιβλίων της εταιρίας - τήρηση διπλογραφικών βιβλίων, τήρηση απλογραφικών βιβλίων).

4η Οθόνη

Διπλογραφικά

Θέστε ένδειξη ή “όχι” στην παράμετρο “Να μην εξαχθούν οι ανενεργοί λογαριασμοί” ώστε η διαδικασία να περιλάβει ή “όχι” τους ανενεργούς λογαριασμούς.

Απλογραφικά

Θέστε ένδειξη στην παράμετρο “Να μην εξαχθούν οι ανενεργοί λογαριασμοί” ώστε να μην αποσταλούν οι λογαριασμοί που αφορούν στα ποσοστά ΦΠΑ της (παρακάτω) λίστας .

Αλλιώς, προχωρήστε σε διαγραφή των ποσοστών ΦΠΑ της λίστας, που αντιστοιχούν σε λογαριασμούς (π.χ. 70.00.21), οι οποίοι θέλετε να συμμετέχουν στην αποστολή, παρόλο που δεν ισχύουν πλέον.

ΠΡΟΣΟΧΗ !

Δεν είναι εφικτό να γίνουν κινήσεις με τους παρακάτω λογαριασμούς, καθώς αυτοί δεν ανήκουν σε ενεργά ποσοστά ΦΠΑ .

Η αποστολή του λογιστικού σχεδίου/λογιστικών σχεδίων στην αντίστοιχη εταιρία και οικονομική χρήση στην υπηρεσία e-books γίνεται πατώντας το πλήκτρο “Έτοιμο”.

Όταν η διαδικασία υλοποιηθεί επιτυχώς ενημερώνεστε σχετικά.

Στη συνέχεια, μπορείτε, από την υπηρεσία e-books, να δείτε τα απεσταλμένα .

 

Αν βρεθούν λάθη ο Accountant τα επισημαίνει, εμφανίζοντας σχετικά προειδοποιητικά μηνύματα.

 

Λογαριασμοί Εσόδων /Εξόδων/Φόρων και Λογαριασμοί Λογιστικής

URL λογαριασμού


Στο ευρετήρια των λογαριασμών εσόδων/εξόδων, ενσωματώθηκε, με δεξί κλικ, η επιλογή URL Λογαριασμού στα eBooks. Με την ενεργοποίησή της εμφανίζονται σε web browser οι λογαριασμοί με τα στοιχεία τους, όπως έχουν υποβληθεί στην υπηρεσία e-Books .

 

 

EBooks/myData

Υποβολή κινήσεων (εγγραφών Ε/Ε ή άρθρων) στην υπηρεσία

Η υποβολή στοιχείων στην υπηρεσία e-books πραγματοποιείται :

  • με μαζική διαδικασία υποβολής από τη λίστα εγγραφών για τις επιλεγμένες εγγραφές ή για όσες εγγραφές βρέθηκαν

 

Μαζική διαδικασία υποβολής εγγραφών

Δείτε πως

Επιλέξτε τις υποψήφιες προς υποβολή εγγραφές από τη λίστα εγγραφών

Κάντε δεξί κλικ επί της λίστας και επιλέξτε eBooks/myData -> eBooks -> Αποστολή (όσων βρέθηκαν ή των επιλεγμένων)

Στην 1η οθόνη του οδηγού εμφανίζονται τα στοιχεία σύνδεσης στην υπηρεσία eBooks (δηλωμένα στις παραμέτρους σύνδεσης).

Στη 2η οθόνη ενημερώνεστε ότι τα επιλεγμένα στοιχεία των κινήσεων θα αποσταλούν στην αντίστοιχη εταιρία και οικονομική χρήση στην υπηρεσία ebooks.

Αν βρεθούν σφάλματα αποστολής, το Σύστημα τα καταγράφει και τα εμφανίζει μέσω σχετικού μηνύματος στην οθόνη σας

 

Στοιχεία Κατάστασης υποβολής

Μετά την αποστολή μπορείτε να πάρετε στοιχεία καταστάσεων υποβολής :

  • Κατάσταση υποβολής e-books
  • Κατάσταση υποβολής myData
  • Κατάσταση υποβολής χαρακτηρισμών myData

Με την ενεργοποίηση της επιλογής eBooks -> Στοιχεία Κατάστασης ενημερώνεστε με τις καταστάσεις υποβολής στην υπηρεσία e-books :

  • Αποστολής
  • Ορθότητας
  • Ειδοποιήσεις Αποστολής
  • Όλα τα παραπάνω

URL Παραστατικού


Όταν η πληροφορία στην οθόνη των καταστάσεων αφορά σε γραμμή URL εμφάνισης δεδομένων που τηρούνται στα eBooks, πατώντας το “URL Παραστατικού” εμφανίζεται στην οθόνη σας, σε web browser, το παραστατικό όπως έχει υποβληθεί στην υπηρεσία e-Books.

Με την ενεργοποίηση της επιλογής myData -> Στοιχεία Κατάστασης ενημερώνεστε με τις καταστάσεις υποβολής στην myDATA - Ηλεκτρονικά Βιβλία ΑΑΔΕ πλατφόρμα :

  • Υποβολής
  • Υποβολής Χαρακτηρισμών αν οι χαρακτηρισμοί της εγγραφής έχουν υποβληθεί στη myDATA πλατφόρμα
  • Mark Υποβολής/Mark Υποβολής Χαρακτηρισμών αν η υποβολή ολοκληρώθηκε επιτυχώς
  • Mark Ακύρωσης
  • Ειδοποιήσεις Υποβολής
  • Όλα τα παραπάνω