Αποστολή χαρακτηρισμών στα e-books |Business/Solution ERP - Ορίζοντες

Εισαγωγή

Ταυτόχρονα με την υποβολή της σύνοψης των παραστατικών στα e-books μπορούν να αποστέλλονται και οι χαρακτηρισμοί, ανάλογα με την παραμετροποίηση των σειρών αγορών και πωλήσεων.

Τα βήματα παραμετροποίησης που πρέπει να ακολουθηθούν είναι :

  • Ορισμός ελέγχων καταχώρισης χαρακτηρισμών στις παραμέτρους εταιρίας
  • Δημιουργία ομάδων χαρακτηρισμών
  • Σύνδεση ειδών, υπηρεσιών και  παγίων με ομάδες χαρακτηρισμών
  • Δημιουργία κανόνων χαρακτηρισμών

Με την ολοκλήρωση της παραμετροποίησης, οι χαρακτηρισμοί θα μπορούν να παράγονται αυτόματα και να αποθηκεύονται κατά την καταχώριση του παραστατικού.

Αναλυτικά η παραμετροποίηση έχει ως εξής.

Παράμετροι εταιρίας

ΟΙ παράμετρος εταιρίας  (Οργάνωση λειτουργίας| Κανόνες λειτουργίας| Ηλεκτρονικά βιβλία - πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης)

  • Έλεγχος συμπλήρωσης Κατηγορίας χαρακτηρισμού
  • Έλεγχος συμπλήρωσης Τύπου χαρακτηρισμού

δηλώνουν αν απαιτείται ο ορισμός κατηγορίας και τύπου χαρακτηρισμού κατά την καταχώριση παραστατικού, όταν ο τρόπος συμμετοχής στα e-books είναι “Στοιχεία παραστατικού και Χαρακτηρισμοί”

με τιμές :

  • Καθόλου 
  • Προειδοποίηση 
  • Απαγόρευση

Ομάδες χαρακτηρισμών

Οι ομάδες χαρακτηρισμών χρησιμοποιούνται για την ομαδοποίηση ειδών, υπηρεσιών ή παγίων κάτω από ένα μοντέλο υπολογισμού χαρακτηρισμών.

Η λίστα των ομάδων χαρακτηρισμών είναι διαθέσιμη στην παραμετροποίηση της εφαρμογής.

Στη φόρμα της ομάδας χαρακτηρισμού ορίζονται τα παρακάτω πεδία :

  • Κωδικός
  • Περιγραφή
  • Κατηγορία εσόδου - επιλέγεται μία κατηγορία χαρακτηρισμού εσόδου από τη λίστα των κατηγοριών που υποστηρίζει η πλατφόρμα myData
  • Κατηγορία εξόδου - επιλέγεται μία κατηγορία χαρακτηρισμού εξόδου από την αντίστοιχη λίστα κατηγοριών χαρακτηρισμών εξόδων

Οι ομάδες χαρακτηρισμών θα πρέπει να συνδεθούν με τα είδη, υπηρεσίες ή πάγια που κινούνται σε παραστατικά αγορών ή πωλήσεων.

Στη φόρμα των ειδών η ομάδα χαρακτηρισμών ορίζεται στη σελίδα “Στοιχεία διακίνησης”, ενώ στις υπηρεσίες και τα πάγια στη σελίδα “Γενικά στοιχεία”.

σημείωσηΣΗΜΕΙΩΣΗ

Και στις τρεις οντότητες το πεδίο μπορεί να οριστεί με μαζική μεταβολή.

Κανόνες χαρακτηρισμών 

Δίνεται επιπλέον η δυνατότητα διαφοροποίησης των χαρακτηρισμών που προτείνονται στις γραμμές παραστατικών με βάση την ομάδα χαρακτηρισμών, ανά σειρά παραστατικού.

Αυτό επιτυγχάνεται με τον ορισμό κανόνα χαρακτηρισμού στη σχετική λίστα που είναι διαθέσιμη στην παραμετροποίηση της εφαρμογής.

Οι κανόνες χαρακτηρισμών διαθέτουν τα παρακάτω πεδία :

  • ομάδα χαρακτηρισμών
  • σειρά παραστατικού
  • κατηγορία χαρακτηρισμού
  • τύπος χαρακτηρισμού
  • προτεραιότητα

Κάθε κανόνας προσδιορίζει την κατηγορία και τον τύπο χαρακτηρισμού που θα μεταφερθεί στη γραμμή παραστατικού για το συνδυασμό ομάδας κατηγορίας και σειράς παραστατικού.

Για την ίδια ομάδα χαρακτηρισμών μπορούν να οριστούν πολλαπλοί κανόνες τους οποίους θα διαφοροποιείται η σειρά παραστατικού.

Επιπλέον είναι εφικτή η καταχώριση κανόνα χωρίς ομάδα χαρακτηρισμών αλλά με προσδιορισμό της σειράς.

Η προτεραιότητα είναι ακέραιος αριθμός που ορίζει ποιος κανόνας θα χρησιμοποιηθεί για τη μεταφορά χαρακτηρισμών στη γραμμή παραστατικού στην περίπτωση που μπορούν να εφαρμοστούν περισσότεροι του ενός κανόνες.

Σε κάθε κανόνα που έχει ορισμένη σειρά παραστατικού είναι διαθέσιμη η ενέργεια αντιγραφής του κανόνα σε περισσότερες σειρές παραστατικού.

Η ενέργεια εμφανίζει διάλογο των σειρών αγορών ή πωλήσεων όπου επιτρέπεται η πολλαπλή επιλογή. Αν η υφιστάμενη εγγραφή κανόνα έχει ορισμένη σειρά πωλήσεων εμφανίζεται λίστα σειρών πωλήσεων και αντίστοιχα ισχύει το ίδιο για τις αγορές.

Προκαθορισμένες παραμετροποιήσεις

Για την επιλογή κατηγοριών χαρακτηρισμών και τύπων η εφαρμογή παρέχει προκαθορισμένες λίστες κωδικών που υποστηρίζει η πλατφόρμα myData.

Οι σχετικές λίστες είναι διαθέσιμες στον πίνακα κωδικοποιήσεων ηλεκτρονικών βιβλίων.

Οι σχετικές εγγραφές εισάγονται αυτόματα κατά την αναβάθμιση ή τη δημιουργία εταιρίας .

Επιπλέον η εφαρμογή αξιοποιεί τους δυνατούς συνδυασμούς κατηγοριών και τύπων χαρακτηρισμών ανά τύπο παραστατικού myData, σύμφωνα με τις προδιαγραφές της πλατφόρμας myData, ώστε να διευκολύνεται η επιλογή μεταξύ αυτών.

Αυτοί οι συνδυασμοί είναι διαθέσιμοι στη σχετική λίστα παραμετροποίησης της εταιρίας.

Σειρές παραστατικών

Για την ενεργοποίηση των προτάσεων χαρακτηρισμών στα παραστατικά αγορών και πωλήσεων πρέπει στις σχετικές σειρές παραστατικών να οριστεί ως τρόπος συμμετοχής στα ηλεκτρονικά βιβλία η επιλογή “Εξάγονται στοιχεία παραστατικού και χαρακτηρισμοί”.

Η ίδια επιλογή είναι διαθέσιμη και στο πεδίο “Τρόπος συμμετοχής” της επικεφαλίδας παραστατικού και μπορεί να ενημερωθεί με μαζική μεταβολή για τα ήδη καταχωρισμένα παραστατικά.

Πρόταση χαρακτηρισμών στα παραστατικά

Όταν επιλέγεται είδος, υπηρεσία ή πάγιο σε γραμμή παραστατικού, με βάση την ομάδα χαρακτηρισμών με την οποία είναι συνδεδεμένο το είδος, υπηρεσία ή πάγιο, και τους κανόνες χαρακτηρισμών που φέρουν τη συγκεκριμένη ομάδα ή/και τη σειρά του παραστατικού, ενημερώνονται αυτόματα οι χαρακτηρισμοί της γραμμής.

Προϋπόθεση  για να εφαρμοστεί η πρόταση χαρακτηρισμών είναι :

  • ο τρόπος συμμετοχής στα ηλεκτρονικά βιβλία του παραστατικού να έχει τιμή "Εξάγονται στοιχεία παραστατικού και χαρακτηρισμοί"
  • και να μην υπάρχουν  περισσότεροι του ενός κανόνες χαρακτηρισμών που να μπορούν να εφαρμοστούν με την ίδια προτεραιότητα

Με βάση τις τιμές που έχουν επιλεγεί στις παραμέτρους εταιρίας έλεγχος συμπλήρωσης κατηγορίας χαρακτηρισμού και έλεγχος συμπλήρωσης τύπου χαρακτηρισμού, ελέγχεται η ύπαρξη τιμών στους χαρακτηρισμούς των γραμμών του παραστατικού κι εμφανίζεται ανάλογο μήνυμα προειδοποίησης ή απαγόρευσης της καταχώρισης.

Στην περίπτωση που δεν γίνει πρόταση χαρακτηρισμών είναι εφικτή η χειροκίνητη επιλογή κατηγορίας και τύπου.

Με το πλήκτρο "Επιλογή" παρέχεται η δυνατότητα ταυτόχρονης ενημέρωσης της κατηγορίας και του τύπου με επιλογή από τη λίστα των έγκυρων συνδυασμών κατηγορίας και τύπου για τον τύπο παραστατικού myData του παραστατικού .

Για τα ήδη καταχωρισμένα παραστατικά  πωλήσεων, οι χαρακτηρισμοί μπορούν να οριστούν με μαζική μεταβολή στη λίστα κινήσεων (Εμπορική διαχείριση| Πωλήσεις-διανομές| Γραμμές παρ/κών) αφού προστεθεί στη λίστα η κατηγορία ή/και ο τύπος χαρακτηρισμού.

Για να λειτουργήσει  σωστά η μαζική μεταβολή θα πρέπει να έχει προηγηθεί η τροποποίηση  του τρόπου συμμετοχής  στα ηλεκτρονικά βιβλία  των παραστατικών  και να λάβει την τιμή "Εξάγονται στοιχεία παραστατικού και χαρακτηρισμοί".

Και αυτή η μεταβολή μπορεί να γίνει μαζικά.

Διαδικασία επιλογής μεταξύ κανόνων

Οι κανόνες χαρακτηρισμού που έχουν συμπληρωμένη και τη σειρά παραστατικού και την ομάδα χαρακτηρισμού έχουν προτεραιότητα έναντι των υπολοίπων.

Αν δεν βρεθεί τέτοιος κανόνας, μεταξύ των υπολοίπων λαμβάνονται με προτεραιότητα υπόψη οι κανόνες που έχουν ορισμένο και τον τύπο χαρακτηρισμού, κι επιλέγεται ο κανόνας που ταιριάζει τα στοιχεία του συγκεκριμένου παραστατικού.

Αν τελικά οι υποψήφιοι κανόνες είναι περισσότεροι του ενός επιλέγεται ο κανόνας με τη μεγαλύτερη ορισμένη προτεραιότητα εντός της εγγραφής του κανόνα. Αν οι κανόνες έχουν ορισμένη την ίδια προτεραιότητα, δεν επιλέγεται αυτόματα καμία εγγραφή και θα πρέπει ο χρήστης να κάνει επιλογή στη γραμμή παραστατικού.

Αν δεν βρεθεί καμιά κατάλληλη εγγραφή στους κανόνες χαρακτηρισμών τότε στη γραμμή αντιγράφεται η κατηγορία χαρακτηρισμού του είδους, υπηρεσίας ή παγίου όπως έχει καθοριστεί στην ομάδα χαρακτηρισμών τους και θα πρέπει ο χρήστης να συμπληρώσει χειροκίνητα τον τύπο, αν αυτό απαιτείται από την παραμετροποίηση της σειράς και τη σχετική παράμετρο εταιρίας.