Εισαγωγή παραστατικού myGalaxy - SEn

Η διαδικασία έρχεται να καλύψει την αυτοματοποιημένη ανταλλαγή παραστατικών μεταξύ των επιχειρήσεων, κατόχων των εμπορικών εφαρμογών, Galaxy, SEn, BusinessERP/Ορίζοντες Windows, Eurofasma Next της SingularLogic.

Η ανταλλαγή ηλεκτρονικών τιμολογίων εκτελείται μέσω της υπηρεσίας myGalaxy eInvoice με την απ’ ευθείας αποστολή του παραστατικού της εκδότριας εταιρίας στον παραλήπτη του .

H διαδικασία ανταλλαγής απαιτεί τη συμμετοχή:

• των εμπορικών εφαρμογών της SingularLogic (της εφαρμογής που αποστέλλει το παραστατικό και της εφαρμογής που δέχεται ως είσοδο το παραστατικό)
• του SFP
• της myGalaxy eInvoice υπηρεσίας

Η εταιρία εκδότης παράγει το παραστατικό και το αποστέλλει μέσω του SFP (εκδότη) και σύμφωνα με τους δηλωμένους κανόνες παραμετροποίησης στη myGalaxy eInvoice υπηρεσία. Η myGalaxy υπηρεσία λαμβάνει το παραστατικό και το μεταβιβάζει στη myGalaxy eInvoice θυρίδα του παραλήπτη.

Κατόπιν ο παραλήπτης μέσω της δικής του εμπορικής εφαρμογής και του SFP δύναται να ανακτήσει το παραστατικό από τη myGalaxy eInvoice θυρίδα.

Κατά αυτόν τον τρόπο ο λήπτης του παραστατικού παραλαμβάνει μέσω της myGalaxy υπηρεσίας το παραστατικό (π.χ. πώλησης) αυτούσιο, με όλα τα στοιχεία της τιμολόγησης και το εισάγει στην εφαρμογή ως παραστατικό (π.χ. αγοράς), αποφεύγοντας τη χρονοβόρα διαδικασία της επανακαταχώρισής του .

Ο παραλήπτης, κατά την παραλαβή ηλεκτρονικού τιμολογίου και πριν την καταχώριση του στο Σύστημα, μπορεί να δει μέσω σχετικής οθόνης προεπισκόπησης, τα στοιχεία του ηλεκτρονικού τιμολογίου και να παραλάβει το zip αρχείο με το PDF και τα αρχεία a.txt & b.txt που διαχειρίστηκε ο SFP.

Στη συνέχεια, καθίσταται απαραίτητη η αντιστοίχιση (σύνδεση) των τιμών των πεδίων προέλευσης (ηλεκτρονικά στοιχεία) με τις τιμές των πεδίων προορισμού (SEn). Κάθε αναντιστοιχία θα εμποδίσει το Σύστημα να εκτελέσει τη διαδικασία εισαγωγής ηλεκτρονικού τιμολογίου .

Παρακάτω θα περιγράψουμε πως ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο (από την εκδότρια εταιρία) θα διοχετευτεί, με τη μεσολάβηση του myGalaxy προς την εταιρία αποδέκτη ως τιμολόγιο αγοράς .

Έστω ότι η εταιρία εκδότης :

• εκδίδει από την οντότητα των Πωλήσεων παραστατικό πώλησης, το οποίο μεταβιβάζεται (εφόσον η παραμετροποίηση - sfp, backoffice το προβλέπει) στη myGalaxy υπηρεσία (στη δηλωμένη διεύθυνση)
• διασφαλίζει ότι έχει εκτελεστεί η αποστολή του στη myGalaxy eInvoice υπηρεσία (μέσω ειδικών λιστών απεσταλμένων στo myGalaxy )

Sen (αποδέκτης του ηλεκτρονικού τιμολογίου)

Για να δεχθεί η εταιρία αποδέκτης το ηλεκτρονικό τιμολόγιο το οποίο θα καταχωριστεί στο κύκλωμα των αγορών του SEn, απαιτούνται μια σειρά βημάτων, τα οποία και παραθέτουμε :

• Μεταβείτε στο browser των παραστατικών αγορών (ή πωλήσεων αν θέλετε να εισάγετε το παραστατικό στο κύκλωμα των πωλήσεων)

• Πατήστε το νέο πλήκτρο “Εισαγωγή παραστατικών myGalaxy”
• Συμπληρώστε στην οθόνη “Παραστατικά myGalaxy” το ημερομηνιακό φίλτρο (αφήστε τα πεδία “Τύπος” & “Θυρίδα” κενά)

• Πατήστε το πλήκτρο με σύμβολο τον κεραυνό για την ανάκτηση των παραστατικών που ικανοποιούν το ημερομηνιακό φίλτρο .

Στο τέλος της οθόνης, θα ειδοποιηθείτε για την επιτυχή ολοκλήρωση της διαδικασίας, ενώ θα πληροφορηθείτε για το πλήθος των παραστατικών που ανακτήθηκαν .

• Πριν την καταχώριση του ηλεκτρονικού τιμολογίου στο Πληροφοριακό Σύστημα της επιχείρησης, μπορείτε πατώντας το εικονίδιο με σύμβολο τα “κιάλια” να μεταφερθείτε σε μια ενδιάμεση οθόνη, με σκοπό την προεπισκόπηση των περιεχομένων του ηλεκτρονικού τιμολογίου.

Στο κάτω μέρος του παραθύρου προβολής υπάρχει η δυνατότητα λήψης υπό τη μορφή που έχει αποσταλεί (συνήθως zip),

και αποθήκευσης στο σκληρό σας δίσκο των επισυναπτόμενων αρχείων (του τιμολογίου σε PDF και των παραγόμενων αρχείων τύπου a.txt και b.txt, που αποτελούν τη ψηφιακή σήμανση του φορολογικού στοιχείου) .

• Επιστρέψτε στην προηγούμενη οθόνη και πατήστε το πλήκτρο “Επιλογή παραστατικού” για να επιλέξετε το προς καταχώριση στο Σύστημα παραστατικό.

H εισαγωγή παραστατικού myGalaxy γίνεται μέσω διαδοχικών οθονών τύπου wizard

• Παραμετροποιήστε πως θα εισαχθεί το παραστατικό στο Sen. Επιλέξτε την κατάλληλη “Ομάδα αντιστοιχίσεων”. Αν το παραστατικό εισάγεται μέσω του κυκλώματος των αγορών επιλέξτε την ομάδα “Αγορές”. Αν η εισαγωγή γίνεται μέσω του κυκλώματος των πωλήσεων, επιλέξτε την ομάδα “Πωλήσεις”.

Για την εισαγωγή του παραστατικού στο SEn λαμβάνονται υπόψη στο τμήμα “Επιλογή Αναγνωριστικού”, ένα εκ των κριτηρίων :

• myGalaxy διεύθυνση του αποστολέα του παραστατικού
• ΑΦΜ του εκδότη, όπως αναγράφεται στα στοιχεία του παραστατικού

• Πατήστε “Επόμενη”

Εμφανίζεται η οθόνη της αντιστοίχισης παραστατικού, η οποία “φέρει” προς αντιστοίχιση μόνο όσα πεδία σας χρειάζονται (είδη, φόρους, κρατήσεις, επιβαρύνσεις – γραμμής/επικεφαλίδας) για την εισαγωγή του παραστατικού.

Η οθόνη αντιστοίχισης χωρίζεται σε τρία τμήματα :

• Το πρώτο, (επάνω αριστερά), ο “Κόμβος”, περιέχει την ηλεκτρονική δομή του παραστατικού

• Το δεύτερο (πάνω δεξιά), “Διαδρομή”, τα στοιχεία της δομής του ηλεκτρονικού παραστατικού

• Το τελευταίο, τις τιμές των προς αντιστοίχιση στοιχείων

Το SEn λαμβάνει τα ηλεκτρονικά στοιχεία και σας ζητάει να προχωρήσετε σε αντιστοιχίσεις στα μεταφερόμενα δεδομένα που δεν γνωρίζει πως θα πρέπει να καταχωριστούν στο SEn . Για το λόγο αυτό, θα πρέπει να γίνουν γραμμή προς γραμμή οι σωστές αντιστοιχίσεις (αντιστοίχιση ειδών, μονάδων μέτρησης, φόρων/ κρατήσεων/ επιβαρύνσεων κ.λπ.).

Σημείωση : Συμπληρώνοντας την αντιστοίχιση, την πρώτη φορά, το Σύστημα την αποθηκεύει. Έτσι την επόμενη φορά, κατά την εισαγωγή τιμολογίου, την αναγνωρίζει και σας την εμφανίζει στην οθόνη σας (πράγμα που σας εξοικονομεί χρόνο).

Βήματα αντιστοίχισης

• Μεταβείτε στη στήλη “Τελική τιμή” και πατήστε τις τρεις τελείες

• Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο, η οντότητα ή ο πίνακας του SEn
• Πατήστε διπλό κλικ για να επιλέξτε την τελική τιμή

• Η στήλη "Τελική τιμή", θα καλυφθεί με την επιλεγμένη τιμή (με τη μονάδα μέτρησης στο παράδειγμά μας)

• Πατήσετε “Δημιουργία”, εφόσον ολοκληρώσετε με όλες τις αντιστοιχίσεις

Σημείωση : Αν η αντιστοίχιση δεν είναι πλήρης, υπάρχουν δηλαδή κενά στη στήλη “Τελική τιμή”, εμφανίζεται σχετικό μήνυμα σφάλματος

Αλλιώς,

Ανοίγει η οθόνη “Επιλογή παραστατικού” για να επιλέξετε τον τύπο παραστατικού που θα εισαχθεί στο SEn

Με το πάτημα του πλήκτρου Ok, το SEn καταχωρίζει τα στοιχεία στο παραστατικό αγοράς, εισάγει τα αγοραζόμενα είδη στις γραμμές του, τις αξίες τους, τις εκπτώσεις. Ως προς τις εκπτώσεις, μεταφέρει την αξία τους σε ένα νέο πεδίο με τίτλο “Επιπλέον” (που αφορά στο σύνολο των εκπτώσεων). Συνεχίζει με τους φόρους, κρατήσεις, επιβαρύνσεις που το επιβαρύνουν, και σας εμφανίζει το παραστατικό στην οθόνη σας .

Αν υπάρξει ασυμφωνία στις αξίες του αρχικού παραστατικού (πώλησης) και του τελικού, παραστατικού SEn (αγοράς), εμφανίζεται σχετικό πληροφοριακό μήνυμα (ασυμφωνία λόγω υπολογισμών SEN) .

Στην περίπτωση αυτή :

• Αντικαταστήστε τα λανθασμένα σημεία, συμπληρώστε όσες τιμές πεδίων (εμφανίζονται ασυμπλήρωτες), προχωρήστε σε αλλαγές ώστε το παραστατικό να αποκτήσει τη μορφή που θέλετε
• Πατήστε “Αποθήκευση” για την εισαγωγή του παραστατικού στο κύκλωμα των αγορών του Sen

Ενσωμάτωση Οντοτήτων – Πινάκων για τη λειτουργία της εισαγωγής παραστατικών από myGalaxy

Για τη λειτουργία της εισαγωγής παραστατικών από myGalaxy, ενσωματώθηκαν στην Οργάνωση Εφαρμογής, οντότητες – πίνακες που τηρούν στοιχεία παραμετροποίησης .

Συγκεκριμένα :

Στην Παραμετροποίηση Εταιρίας (από Οργάνωση Εφαρμογής) προστέθηκε το μενού “Εξωτερικές δομές” το οποίο ενσωματώνει:

• τη Δομή Δεδομένων (περιγραφή των στοιχείων του ηλεκτρονικού παραστατικού όπως το myGalaxy προβλέπει)

• τις Ομάδες Αντιστοιχίσεων (ένα σύνολο αντιστοιχισμένων οντοτήτων για το διαχωρισμό αγορών-πωλήσεων)

• τις Αντιστοιχιζόμενες Οντότητες

Σας συμβουλεύουμε να μην επέμβετε στα στοιχεία των παραπάνω πινάκων/οντοτήτων, τροποποιώντας ή διαγράφοντας τα. Κρατήστε αυτό το δικαίωμα αυστηρά για το χρήστη με ρόλο “Διαχειριστή” ή προχωρήστε σε αλλαγές κατόπιν οδηγιών της SingularLogic .

Για το λόγο αυτό, καθορίστε, στις ανωτέρω οντότητες/πίνακες, δικαιώματα από το σύστημα ασφαλείας ώστε η πρόσβαση να είναι διαβαθμισμένη.

• τις Αντιστοιχίσεις

Στην οντότητα των αντιστοιχίσεων αποθηκεύονται όλες οι αντιστοιχίσεις που έχουν ανά αποστολέα (αναγνωριστικό) και οντότητα SEn.

Παρατηρήσεις επί της εισαγωγής παραστατικού myGalaxy

Πριν την καταχώριση του ηλεκτρονικού τιμολογίου στο SEn θα πρέπει να αποκαταστήσετε την αντιστοίχιση μεταξύ των τιμών των πεδίων προέλευσης (ηλεκτρονικά στοιχεία) και των αντίστοιχων που τηρούνται με διαφορετική κωδικοποίηση στο “SEn”.

Ποια σημεία πρέπει να προσέξετε :

• Αν το είδος στις γραμμές του προς εισαγωγή παραστατικού (στο SEn) είναι είδος “συλλογής” δεν πρέπει να αντιστοιχίζεται με είδος, χαρακτηρισμένο ως “ΚΙΤ”.
• H καταχώριση των προσδιοριστικών χαρακτηριστικών του είδους στο προς εισαγωγή παραστατικό προτείνεται να γίνεται μέσω “Ανάλυσης Γραμμής” (F6) Σελίδα “Στοιχεία εφοδιαστικής”, και όχι από τις λοιπές εργασίες .

• Αν το είδος στις γραμμές ειδών του προς καταχώριση παραστατικού, διαχειρίζεται Serial Number, η καταχώριση του SN προτείνεται να γίνεται από τη σχετική φόρμα καταχώρισης (Serial Number Γραμμής Ειδών) μέσω του εικονιδίου με σύμβολο τον “κεραυνό” (προϋπόθεση αποτελεί να έχετε πρωτίστως καταχωρίσει το SN στο αρχείο Serial Number).
• Είναι πιθανό η μονάδα μέτρησης του είδους που αναγράφεται στο παραστατικό που σας αποστέλλεται να είναι διαφορετική από τη μονάδα μέτρησης Α του είδους που έχετε επιλέξει κατά την αντιστοίχιση. Για να καταχωριστεί ορθά το παραστατικό θα πρέπει να υπάρχει συσχέτιση μεταξύ των μονάδων μέτρησης.

Σημείωση:Αποφύγετε την καταχώριση Serial Number μέσω του εικονιδίου “Πρόταση S.N.” αφού με τον τρόπο αυτό διαγράφονται οι αξίες (προέλευσης) στο προς καταχώριση παραστατικό.

• Για την αντιστοίχιση των επιβαρύνσεων απαιτείται να παραμετροποιηθεί κατάλληλα η σελίδα “Υπολογισμός” επιβαρύνσεων στο SEn.

Για το λόγο αυτό τσεκάρετε τα πεδία :

• Καθορίζεται από το χρήστη ώστε η επιβάρυνση να καταχωρίζεται από το χρήστη και να μην υπολογίζεται αυτόματα από την εφαρμογή .
• Αλλαγή αξίας από το χρήστη ώστε ο υπολογισμός της τιμής της επιβάρυνσης να μην γίνεται αυτόματα από την εφαρμογή .

• Κατ’ αντιστοιχία παραμετροποιήστε κατάλληλα τους φόρους/κρατήσεις που επιβαρύνουν τα είδη σας. Αφήστε το πεδίο “Ποσοστό” κενό.