Το πλάνο διαθεσιμότητας αποτελεί ένα άριστο εργαλείο για τη γρήγορη εκτίμηση της διαθεσιμότητας ενός ή περισσότερων ξενοδοχείων.
Σχεδιάστηκε ώστε να μπορεί να διαβάζεται εύκολα από οποιονδήποτε υλοποιεί κρατήσεις, και να είναι εύχρηστο.
Υπάρχουν πολλές διαφορετικές απεικονίσεις στο διάγραμμα διαθεσιμότητας ανάλογα τις τιμές (π.χ. %, κρατήσεις, διαθέσιμα δωμάτια, μη επικυρωμένες κρατήσεις) που θα δηλωθούν στα κριτήρια του ενσωματωμένου φίλτρου.
Κάποια πεδία του φίλτρου (ξενοδοχείο, ημ/νία από – έως, τύποι δωματίων) έρχονται συμπληρωμένα και αν πατήσετε απευθείας το πλήκτρο “Εφαρμογή” το Σύστημα θα προχωρήσει στη διαγραμματική παρουσίαση, των στοιχείων διαθεσιμότητας της ξενοδοχειακής μονάδας, που ικανοποιούν τα κριτήρια αυτά. Φυσικά, μπορείτε να αλλάξετε τις προτεινόμενες τιμές .
Με βάση λοιπόν τις τιμές του φίλτρου, το Σύστημα θα εμφανίσει τη διαθεσιμότητα (ελεύθερα δωμάτια) του ξενοδοχείου σε συγκεκριμένες χρονικές περιόδους, ταξινομημένη ανά τύπο δωματίου και ημέρα .
Αν επιλέξετε να εμφανίζονται “Κρατήσεις” μπορείτε μέσω του φίλτρου “Χρεώστες” να εξειδικεύσετε ακόμα περισσότερο το αποτέλεσμα δηλώνοντας τους χρεώστες (έναν ή περισσότερους) των οποίων οι κρατήσεις θέλετε να εμφανίζονται .
Ενεργοποιώντας το πλήκτρο 
, το παράθυρο θα γεμίσει με βάση τις κρατήσεις των επιλεγμένων χρεωστών που έγιναν μέσα στα δεδομένα χρονικά όρια .
Ειδικότερα:
Με την κλήση της επιλογής “Διαθεσιμότητα” ανοίγει η ομότιτλη οθόνη, με περιεχόμενο,
Στο πρώτο τμήμα της, τα κριτήρια του φίλτρου τα οποία καλείστε να συμπληρώσετε.
- Επιλέξτε το Ξενοδοχείο και τα ημερομηνιακά κριτήρια. Οι προτεινόμενες από το Σύστημα ημερομηνίες αφορούν στην ημερομηνία του ξενοδοχείου (ημ/νία από π.χ. 15/11) και ένα μήνα προς τα εμπρός (ημ/νία έως π.χ. 15/12) του τρέχοντος έτους.
Μπορείτε άμεσα να λάβετε συγκεντρωτικά στοιχεία (επί των κρατήσεων) αν στα κριτήρια του φίλτρου επιλέξετε περισσότερα από ένα ξενοδοχεία .
- Επιλέξτε τους τύπους δωματίων (έναν ή περισσότερους του ενός) βάσει των οποίων το Σύστημα θα εμφανίσει τις διαθεσιμότητες ή κρατήσεις δωματίων που αντιστοιχούν σε αυτούς (π.χ. δίκλινο, τρίκλινο), συγκεκριμένη ημερομηνία .
Στο δεύτερο τμήμα της, εμφανίζεται ένας πίνακας με :
- γραμμές,
- τους “τύπους δωματίων” (π.χ. suite, xx-back) του επιλεγμένου ξενοδοχείου
και
- στήλες
- τις “ημερομηνίες”
Το τμήμα του διαγράμματος, για κάθε τύπο δωματίου και ημέρα, αποτελείται από μικρά πλαίσια (κελιά), όπου στο εσωτερικό του καθενός αναγράφεται ένας αριθμός ο οποίος αποτυπώνει, (ανάλογα τις επιλεγμένες στο ενεργό φίλτρο τιμές):
- τις κρατήσεις ή τα διαθέσιμα δωμάτια (για κάθε τύπο δωματίου και σε καθημερινή βάση)
- το % των κατειλημμένων δωματίων ή το % διαθεσιμότητας δωματίων του ξενοδοχείου
- τις μη επικυρωμένες κρατήσεις
Επιπλέον για κάθε ημέρα από το επιλεγμένο στο διάστημα φίλτρα, προβάλλει ανά τύπο δωματίου του επιλεγμένου ξενοδοχείου, πληροφορίες για :
- Allotment- Commitment,
- Booking Position
Στη γραμμή του διαγράμματος “Σύνολο” τα επιμέρους μεγέθη π.χ. κρατήσεις, αθροίζονται για να εξαχθούν το σύνολο των κρατήσεων της ημέρας .
To χρώμα “πορτοκαλί” διαχωρίζει τα Σαββατοκύριακα από τις υπόλοιπες ημέρες της εβδομάδας.
Ενώ το χρώμα “κόκκινο” δηλώνει την ύπαρξη υπεράριθμων κρατήσεων στο ξενοδοχείο (overbooking)
Κάνοντας διπλό κλικ πάνω σε οποιοδήποτε κελί του διαγράμματος ανοίγει λίστα η οποία αποτυπώνει όλες τις κρατήσεις του επιλεγμένου τύπου δωματίου της ημερομηνίας αυτής . Μπορείτε άμεσα να δείτε τα στοιχεία της κράτησης (αριθμός κράτησης, ημερομηνία άφιξης, ημερομηνία αναχώρησης, όνομα πελάτη, χρεώστης, αριθμός ενηλίκων κ.λπ.)
Με διπλό κλικ πάνω σε οποιονδήποτε τύπο δωματίου π.χ. 
εμφανίζεται λίστα με τις κρατήσεις του επιλεγμένου τύπου δωματίου, που βρίσκονται σε κατάσταση Checked in .
Επιλέγοντας κάποια από τις κρατήσεις της λίστας και με διπλό κλικ πάνω της μεταφέρεστε στην επιμέρους φόρμα της .
Επιπλέον,
: Μέσω του συμβόλου αυτού έχετε τη δυνατότητα να εμφανίσετε την περιοχή του διαγράμματος, στο μεγαλύτερο δυνατό μέγεθος, αποκρύπτοντας κάποιο τμήμα των φίλτρων. Για να επαναφέρετε την οθόνη στην αρχική της μορφή κάντε και πάλι κλικ στο σύμβολο .
