Ο σκοπός του Πλάνου εκχώρησης δωματίων είναι μέσα από αυτόματες διαδικασίες να βοηθήσει το χρήστη με πρόταση βέλτιστης τοποθέτησης των κρατήσεων, που πρόκειται να έρθουν στο ξενοδοχείο, σε δωμάτια έτσι ώστε να υπάρχουν όσο το δυνατόν λιγότερες κενές μέρες μεταξύ τους. Το σημαντικότερο είναι ότι στο πλάνο εκχώρησης τα δωμάτια και οι μετακινήσεις των κρατήσεων καταχωρίζονται μόνο αν ζητηθεί η Αποθήκευση εκχωρήσεων (Αυτόματη εκχώρηση).
Για να ξεχωρίζει από το κανονικό πλάνο δωματίων, το πλάνο εκχώρησης έχει διαφορετικό χρώμα στις στήλες των ημερών.
Αυτόματη εκχώρηση
Για να γίνει η πρόταση από το Σύστημα του δωματίου αυτόματα πρέπει ο χρήστης να δώσει την εντολή για την έναρξη της διαδικασίας.
Από τις ενέργειες του πλάνου όταν καλείται η Αυτόματη εκχώρηση πρέπει να πρώτα να συμπληρωθούν οι παρακάτω παράμετροι :
- Εκχώρηση μόνο κρατήσεων με άφιξη μέσα στο ημερ/νιακό διάστημα : όταν είναι ενεργοποιημένο, τότε το Σύστημα λαμβάνει υπόψη μόνο όσες κρατήσεις έχουν ημερομηνία άφιξης στο εξεταζόμενο ημερομηνιακό διάστημα.
- Αγνόηση κρατήσεων που υπερβαίνουν το ημερολογιακό διάστημα: να αγνοηθούν οι κρατήσεις που η ημερομηνία αναχώρησής τους εκτείνεται εκτός του εξεταζόμενου ημερομηνιακού διαστήματος.
- Αγνόηση κρατήσεων με προτιμώμενα δωμάτιο: παράμετρος για να αγνοηθούν οι κρατήσεις πελατών που έχουν προτιμώμενο δωμάτιο.
- Αγνόηση εκχωρημένων κρατήσεων: εξέταση ή όχι και των κρατήσεων που έχουν ορισμένο δωμάτιο.
- Χρήση δωματίων εκτός λειτουργίας: να ληφθούν υπόψη ή όχι τα δωμάτια που βρίσκονται εκτός λειτουργίας.
- Εκχώρηση μόνο κρατήσεων με άφιξη μέσα στο ημερομηνιακό διάστημα: το σύστημα θα διαχειριστεί μόνο τις κρατήσεις με ημερομηνία άφιξης μέσα στο εξεταζόμενο διάστημα.
Αν μετά το τέλος της διαδικασίας εξακολουθούν να υπάρχουν κρατήσεις που δεν κατέστη δυνατό να εκχωρηθούν σε δωμάτιο, εμφανίζεται σχετικό ενημερωτικό μήνυμα. Τις κρατήσεις αυτές ο χρήστης μπορεί να τις δει συγκεντρωμένες ή να μεταβεί σε κάποια από αυτές, αν ενεργοποιήσει τη λίστα Μη εκχωρημένων μέσω της επιλογής “Εμφάνιση μη εκχωρημένων” που βρίσκεται στο κάτω αριστερό σημείο των φίλτρων.
Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία, οι κρατήσεις εμφανίζονται στο πλάνο, οπότε ο χρήστης έχει τη δυνατότητα μετακίνησης τους, όπως ισχύει και στο πλάνο δωματίων.
Το σημαντικό στο πλάνο εκχώρησης δωματίων είναι ότι οι κρατήσεις που τοποθετούνται σε δωμάτια, αποτελούν πρόταση της εφαρμογής και δεν καταχωρίζονται μέχρι ο χρήστης να δώσει την τελική επιβεβαίωση μέσω της επιλογής “Αποθήκευση εκχωρήσεων” που βρίσκεται ενσωματωμένη στην “Αυτόματη εκχώρηση”.
