Λειτουργικότητα Πλάνου Δωματίων Galaxy Hotel

Το πλάνο δωματίων αποτελεί την απεικόνιση των κρατήσεων ανά δωμάτιο με μορφή ημερολογίου. Από το πλάνο μπορεί να γίνει όλη η διαχείριση των κρατήσεων του ξενοδοχείου.

Στη φόρμα του πλάνου εμφανίζονται οι κρατήσεις όλων των δωματίων όλων των τύπων. Όταν την ανοίγει ο χρήστης εκτείνεται για ένα μήνα ξεκινώντας από την ημέρα ξενοδοχείου.

Αναλυτικά η λειτουργικότητα του πλάνου είναι:

  • Στο αριστερό μέρος της φόρμας παρέχονται φίλτρα για την εύκολη αναζήτηση επιμέρους πληροφορίας . Έτσι μπορεί να γίνει αναζήτηση βάσει συγκεκριμένου ημερομηνιακού διαστήματος, τύπου δωματίου, δωματίου, θέας και χαρακτηριστικού. Μπορείτε να αποκρύψετε τα φίλτρα ή να τα εμφανίσετε με την επιλογή .

Η γραμμή ενεργειών περιλαμβάνει:

  • Λειτουργίες πλάνου: Ενέργειες για την αλλαγή εμφάνισης του πλάνου με κυριότερη την “Οργάνωση πλάνου”. Στην Οργάνωση ο χρήστης μπορεί να διαχειριστεί εκτός από το πόσα δωμάτια θα εμφανίζονται σε μια σελίδα του πλάνου και τις πληροφορίες που θα βλέπει πάνω στην κράτηση αλλά και στο bubble της. Τέλος μπορεί να διαμορφώσει τη γραμματοσειρά και το μέγεθος για τις κρατήσεις και τα δωμάτια.
  • Ημέρα ξενοδοχείου: επανεκκινεί το Πλάνο δωματίων ξεκινώντας από την τρέχουσα ημέρα ξενοδοχείου.
  • Έξυπνη αναζήτηση: δίνοντας μια λέξη – φράση κλειδί το Σύστημα μπορεί να αναζητήσει κρατήσεις, ψάχνοντας όχι μόνο ταύτιση αλλά και μέρος του περιεχόμενου. Η αναζήτηση γίνεται με πεδία της κράτησης όπως όνομα κύριου πελάτη και επιπλέον, αναφορά, χρεώστη, πηγή, προέλευση κα. Τα υπόλοιπα κριτήρια αφορούν στο ξενοδοχείο, ημερομηνιακό διάστημα και κατάσταση κράτησης. Αφού βρεθούν η / οι κρατήσεις που ταιριάζουν στην αναζήτηση.
  • Η απεικόνιση των δωματίων γίνεται ανά ξενοδοχείο . Στην περίπτωση που στην εγκατάσταση υπάρχουν παραπάνω από ένα ξενοδοχεία, τότε μπορεί μέσω της εναλλαγής ξενοδοχείου να διαχειρίζεται τις κρατήσεις κάθε ξενοδοχείου ξεχωριστά. Εναλλακτικά, θα μπορούσε να είναι ανοιχτή η φόρμα του πλάνου πολλές φορές σε διαφορετικό ξενοδοχείο κάθε φορά.
  • Στο κάτω μέρος του πλάνου απεικονίζεται πίνακας με το πλήθος των διαθέσιμων δωματίων ανά τύπο δωματίου. Ο πίνακας αυτός μπορεί να κρυφθεί ή να εμφανισθεί, πατώντας την ομώνυμη επιλογή στο κάτω μέρος του πλάνου. Τα διαθέσιμα δωμάτια υπολογίζονται λαμβάνοντας υπόψη τα δωμάτια και τις κρατήσεις που υπάρχουν καταχωρισμένες στο Σύστημα. Μια κράτηση λογίζεται στη διαθεσιμότητα από την ημερομηνία άφιξης της έως και την προηγούμενη της αναχώρησης μέρα. Οι ημερήσιες κρατήσεις δεν λαμβάνονται υπόψη στον πίνακα διαθεσιμότητας.
  • Το Πλάνο δωματίων δεν χρησιμοποιείται μόνο για την απεικόνιση των κρατήσεων σε μορφή ημερολογίου, αλλά και για τη διαχείρισή τους. Προκειμένου να ανοίξει η φόρμα της κράτησης για περεταίρω διαχείριση, αρκεί το διπλό πάτημα του αριστερού πλήκτρου του ποντικιού. Ενώ για να δημιουργηθεί μια νέα κράτηση αρκούν οι κινήσεις: Επιλογή του χρονικού διαστήματος της κράτησης έχοντας πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Έπειτα πατώντας το δεξί πλήκτρο του ποντικιού από το menu επιλογών που εμφανίζεται να επιλεγεί “Νέα κράτηση”.
  • Επιπροσθέτως, οι επιλογές του menu που εμφανίζεται με δεξί πλήκτρο του ποντικιού είναι :
    • Στοιχεία δωματίου : εμφάνιση πληροφοριών σχετικά με το δωμάτιο της γραμμής π.χ. τύπος, θέα, όροφος χαρακτηριστικά κ.λπ. .
    • Ιστορικό δωματίου : λίστα με τις κρατήσεις του δωματίου της γραμμής.
    • Dirty/Clean : ενέργεια για την γρήγορη εναλλαγή της κατάστασης του δωματίου από “Καθαρό” σε “Βρώμικο”.
    • Ημέρα ξενοδοχείου : μετάβαση στην ημέρα ξενοδοχείου.
    • Κάνοντας δεξί κλικ πάνω σε μια κράτηση εμφανίζεται φόρμα με επιπλέον στοιχεία της κράτησης.

Τα στοιχεία αυτά χωρίζονται στις σελίδες:

Γενικά όπου παρουσιάζονται γενικά στοιχεία της κράτησης,
Κινήσεις Χρεώστη με την εμφάνιση συγκεντρωτικά των κινήσεων του χρεώστη της κράτησης και

Κινήσεις πελάτη με τη συγκεντρωτική εμφάνιση των κινήσεων των πελατών της κράτησης.

Οι σελίδες αυτές εμφανίζονται μόνο όταν υπάρχουν δεδομένα προς εμφάνιση, αλλιώς ορατή στο χρήστη είναι μόνο η σελίδα Γενικά.

Επιπλέον στη φόρμα αυτή δίνεται η δυνατότητα εκτέλεσης των ενεργειών:

  • Άφιξη ή Αναχώρηση κράτησης ανάλογα με την κατάστασή της.
  • Μετάβαση στο Λογαριασμό της κράτησης.
  • Διάσπαση κράτησης έτσι ώστε να σπάσει η κράτηση και σε ένα επί πλέον δωμάτιο.
  • Αποκοπή / Αντιγραφή κράτησης, έχουν την ίδια λειτουργικότητα με την αντίστοιχη αποκοπή (cut) και αντιγραφή (copy) κράτησης των windows.
  • Προβολή κράτησης, εμφανίζει τη φόρμα της κράτησης για περαιτέρω διαχείριση.
  • Στοιχεία δωματίου, εμφάνιση πληροφοριών σχετικά με το δωμάτιο της κράτησης.
  • Προφίλ πελάτη, μετάβαση στη φόρμα διαχείρισης του πελάτη.
  • Υπενθυμίσεις, απεικόνιση λίστας με τις υπενθυμίσεις που έχουν οριστεί στην κράτηση.
  • Ιστορικό δωματίου, λίστα με τις κρατήσεις του δωματίου της κράτησης.

  • Όταν τα χρονικά όρια μιας κράτησης πρέπει να αλλάξουν, αυτό μπορεί να γίνει από το πλάνο δωματίων χωρίς να χρειάζεται το άνοιγμα της φόρμας της κράτησης. Αρκεί με drag ‘n’ drop να γίνει επέκταση των ορίων της. Απαραίτητη προϋπόθεση για να γίνει η μετακίνηση είναι να είναι πατημένο το πλήκτρο shift.
  • Με τη χρήση του drag ‘n’ drop δίνεται επιπλέον η δυνατότητα μετακίνησης μιας κράτησης σε διαφορετικό δωμάτιο αλλά ακόμα και σε διαφορετικό ημερομηνιακό διάστημα. Αρκεί να είναι πατημένο το πλήκτρο shift κατά τη μετακίνηση.
  • Πολύ σημαντική είναι και η δυνατότητα διάσπασης κράτησης από το πλάνο με τη χρήση του ποντικιού. Αυτό γίνεται αν έχοντας πατημένο το πλήκτρο Alt και με τη λογική του drag ‘n’ drop από την ημέρα που πρέπει να γίνει η διάσπαση και μετά, μετακινηθεί το “κομμάτι” της κράτησης σε άλλο δωμάτιο .

Σημείωση : Η αλλαγή των χρονικών ορίων της κράτησης, η μετακίνηση της σε άλλο χρονικό διάστημα ή δωμάτιο αλλά και η διάσπαση διέπονται από τους κανόνες καταχώρισης της κράτησης. Για παράδειγμα δεν επιτρέπεται η μετακίνηση της άφιξης μιας κράτησης σε ημερομηνία παλαιότερη της ημερομηνίας ξενοδοχείου ή η μετακίνηση σε άλλο δωμάτιο και ημερομηνιακό διάστημα μιας κράτησης που βρίσκεται σε κατάσταση Αναχώρηση”.

  • Συνήθης πρακτική αποτελεί να καταχωρίζονται κρατήσεις χωρίς να τους οριστεί δωμάτιο παρά μόνο τύπος δωματίου (δίκλινο, τρίκλινο κ.λπ.). Επειδή στο πλάνο δωματίων τέτοιες κρατήσεις δεν εμφανίζονται, προβάλλεται σχετική ένδειξη στις ημέρες που υπάρχει άφιξη κράτησης χωρίς δωμάτιο κάτω από την αντίστοιχη ημερομηνία. Ενεργοποιώντας την, εμφανίζεται η λίστα αφίξεων της σχετικής ημερομηνίας με όλη τη λειτουργικότητα που αυτή διαθέτει.

  • Το Κλείσιμο ημέρας είναι μια διαδικασία που “οριστικοποιεί” όλες τις κινήσεις των κρατήσεων και μεταθέτει την ημέρα ξενοδοχείου στην επόμενη ημερομηνία. Η ενέργεια αυτή μπορεί να εκτελεστεί και από τις Λειτουργίες του πλάνου δωματίων. Κλείνοντας την ημέρα από το πλάνο εκτός από τις ενέργειες που εκτελούνται μετατίθεται και η τρέχουσα ημερομηνία ξενοδοχείου επί του πλάνου.

Χρωματικός κώδικας – Σύμβολα Πλάνου Δωματίων

Στο Πλάνο δωματίων οι διαφορετικές χρωματικές ενδείξεις χρησιμοποιούνται ώστε να παρέχονται πολλές πληροφορίες με μια ματιά.

Πιο αναλυτικά οι χρωματικός κώδικας που χρησιμοποιείται είναι:

  • Η στήλη της ημέρας του ξενοδοχείου έχει πράσινο χρώμα.
  • Οι στήλες των Σαββατοκύριακων εμφανίζονται με πιο σκούρα απόχρωση.
  • Πιο σκούρες από τα Σαββατοκύριακα εμφανίζονται και οι στήλες των αργιών.

Σημείωση : Το Σύστημα γνωρίζει τις ισχύουσες αργίες από τους πίνακες Εορτολόγιο και Ετήσιο ημερολόγιο (Οργάνωση Hospitality – Ημερολόγια). Εκτός από τις γενικώς ισχύουσες αργίες, ο χρήστης μπορεί να ενημερώσει τους παραπάνω πίνακες με επιπλέον ημερομηνίες αργιών. Πρακτικά παραδείγματα: τοπικές αργίες, αργίες άλλων χωρών κ.λπ. .

  • Οι κρατήσεις αποκτούν διαφορετικό χρώμα ανάλογα με την κατάσταση στην οποία βρίσκονται τη δεδομένη στιγμή. Στο κάτω μέρος του Πλάνου δίδεται επεξήγηση του χρώματος κάθε κατάστασης.
  • Αν ενεργοποιηθεί η επιλογή “Πλάνο – Χρήση χρώματος χρεώστη” των παραμέτρων ξενοδοχείου, τότε οι κρατήσεις εμφανίζονται με το χρώμα που έχει δηλωθεί στον χρεώστη της κράτησης. Στην περίπτωση που δεν έχει δηλωθεί ιδιαίτερο χρώμα στον χρεώστη ή η κράτηση δεν περιέχει χρεώστη, τότε εμφανίζεται με το χρώμα που αντιστοιχεί στην κατάστασή της.
  • Αν κατά τη διάρκεια που ο χρήστης έχει ανοιχτό το πλάνο, αλλάξουν τα στοιχεία των κρατήσεων π.χ. προστεθούν νέες από άλλο χρήστη της εφαρμογής, τότε εμφανίζεται χρωματική ένδειξη για την ανάγκη ανανέωσης του πλάνου με μια πορτοκαλί γραμμή κάτω από τη γραμμή των ημερομηνιών.
  • Χρώμα επίσης μπορούν να αποκτήσουν και τα δωμάτια ανάλογα με τον τύπο δωματίου στον οποίο ανήκουν. Αυτό επιτυγχάνεται αν σε κάθε ένα από τους τύπους δηλωθεί διαφορετικό χρώμα.
  • Όταν έχει προηγηθεί σύναψη συμβολαίου commitment για τη δέσμευση δωματίων σε κάποιο χρεώστη τότε το αντίστοιχο χρονικό διάστημα του δωματίου στο πλάνο εμφανίζεται με χρωματισμένο γαλάζιο. Αν έχει συμπληρωθεί ο χρεώστης με ιδιαίτερο χρώμα και είναι ενεργοποιημένη η παράμετρος ξενοδοχείου “Χρήση χρώματος χρεωστών στο πλάνο δωματίων”, τότε η γραμμή του δωματίου έχει πλέον τον χρωματισμό του χρεώστη.
  • Ο πίνακας με τη διαθεσιμότητα στο κάτω μέρος του Πλάνου δωματίων απεικονίζεται με πράσινο χρώμα στα κελιά όταν υπάρχουν διαθέσιμα δωμάτια του αντίστοιχου τύπου και με κόκκινο χρώμα όταν έχουν καταχωριστεί περισσότερες κρατήσεις από τα διαθέσιμα δωμάτια.
  • Αν κάποιο δωμάτιο έχει τεθεί ως “Εκτός λειτουργίας” τότε για κάθε μέρα του ημερομηνιακού διαστήματος αυτού εμφανίζεται στο Πλάνο δωματίων η ένδειξη . Η λειτουργικότητα αυτή είναι διαθέσιμη όταν στην εγκατάσταση έχει ενεργοποιηθεί η Οροφοκομία.
  • Τέλος και η Κατάσταση δωματίου που εξαρτάται από την Οροφοκομία μπορεί να επηρεάσει χρωματικά το πλάνο δωματίων. Πιο συγκεκριμένα δίνεται η δυνατότητα προσθήκης εικόνας επιλογής του χρήστη για κάθε κατάσταση (Οργάνωση Hospitality – Οροφοκομία).