Η “Διαχείριση πληρωμών” διαμορφώνεται από διάφορα στοιχεία του συστήματος, ξεκινώντας από τις ημερομηνίες του παραστατικού/εγγραφής και τον όρο πληρωμής του .
Οι ημερομηνίες στη Διαχείριση πληρωμών υπολογίζονται ως εξής:
- Ημερομηνία δημιουργίας : Η ημερομηνία που δημιουργήθηκε η κίνηση.
- Ημερομηνία έκδοσης : Ο υπολογισμός ξεκινά από τον όρο πληρωμής της κίνησης και συγκεκριμένα από τις συμφωνίες πληρωμής του. Στη συμφωνία πληρωμής καθορίζεται το πλήθος ημερών που θα μεσολαβήσει από την έκδοση του παραστατικού μέχρι από την αποπληρωμή του (πεδίο Ημέρες). Όταν καταχωρίζεται ένα παραστατικό εφαρμόζεται το πλήθος αυτό των ημερών στην ημερομηνία που υποδεικνύει το πεδίο “Ημερομηνία εγγραφής” της συμφωνίας.
Να σημειωθεί ότι στη “Διαχείριση πληρωμών” εμφανίζονται τόσες γραμμές όσες και τα επί μέρους ποσά πληρωμής όπως διαμορφώνονται από τις Συμφωνίες πληρωμής.
- Ημερομηνία λήξης : Η ημερομηνία αυτή δηλώνει την ημερομηνία λήξης του αξιόγραφου που θα διακινηθεί . Αν δεν αναφέρεται αξιόγραφο, αλλά άλλου τύπου χρηματικός λογαριασμός, τότε η ημερομηνία λήξης είναι ίδια με την ημερομηνία έκδοσης.
Αν οι πληρωμές του πελάτη ή της επιχείρησης διενεργούνται συγκεκριμένες ημέρες, για παράδειγμα, κάθε Παρασκευή, μπορεί να χρησιμοποιηθεί το χρονικό πλάνο για τη μετακύλιση της ημερομηνίας έκδοσης στην επιθυμητή ημέρα .
Παραδείγματα
Για παραστατικό με καθαρή αξία 5.500,00 €, ΦΠΑ 1.320,00 € και ημερομηνία 1/3/2017, συμφωνείται ότι θα πληρωθεί η αξία ΦΠΑ στο τέλος του μήνα έκδοσης και το υπόλοιπο στο τέλος του επόμενου μήνα (30/4/2017) με τετράμηνη επιταγή από την ημερομηνία λήξεως 28/8/2017.
Παραμετροποίηση : Ο όρος πληρωμής του παραστατικού πρέπει να έχει δηλωμένη συμφωνία και για το ΦΠΑ. Η πρώτη συμφωνία που αφορά στην καθαρή αξία του παραστατικού έχει ορισμένες 60 ημέρες από την “Αρχή του μήνα” στην “Ημερομηνία εγγραφής”. Ο υπολογισμός της ημερομηνίας λήξης γίνεται “Από την ημερομηνία έκδοσης” και με λήξη μετά από 120 ημέρες. Ο Υπολογισμός ημερομηνίας λήξης δηλώνεται “Από ημερομηνία έκδοσης” και 120 ημέρες.
Όσον αφορά στη συμφωνία για το ποσό του ΦΠΑ, η “Ημερομηνία εγγραφής” δηλώνεται ως “Τέλος του μήνα” και με “0” ημέρες.
Στο προαναφερόμενο παράδειγμα η ημερομηνία πληρωμής της καθαρής αξίας του παραστατικού είναι η Κυριακή 30/4/2017. Κατά συνέπεια, ως μη εργάσιμη μέρα, η πληρωμή πρέπει να μετατεθεί για την Παρασκευή 28/4/2017.
Όρος πληρωμής
Ο όρος πληρωμής χρησιμοποιείται ώστε να δημιουργηθεί η “Διαχείριση πληρωμών” του παραστατικού . Υποδεικνύει τον τρόπο που συμφωνήθηκε να εξοφληθεί το παραστατικό. Βάσει αυτών των πληροφοριών και της αντιστοίχισης υπολογίζονται ημέρες εξόφλησης, καθυστέρησης εξόφλησης κλπ.
- Επιβεβαίωση χρήστη : Κατά την αποθήκευση του παραστατικού εμφανίζεται η οθόνη “Διαχείριση πληρωμών”. Άρα ο χρήστης μπορεί να προβεί σε μεταβολές της τελευταίας στιγμής.
- Διατήρηση μεταβολών χρήστη : Όταν ενεργοποιηθεί, τότε μετά από αλλαγές ποσών επιμερίζει τις νέες αξίες βάσει του υπάρχοντος επιμερισμού, όπως αυτός διαμορφώθηκε τη στιγμή της αλλαγής. Διαφορετικά η “κατάτμηση” των αξιών γίνεται βάσει της συμφωνίας του όρου . Η λειτουργικότητα αυτή γίνεται εμφανής αν ο χρήστης έχει επέμβει στα προτεινόμενα από τις συμφωνίες της “Διαχείρισης πληρωμών” και μετά προβεί σε αλλαγές του παραστατικού .
Το σημαντικότερο σημείο ενός όρου είναι οι δύο συμφωνίες πληρωμής του. Μια για το Φ.Π.Α. και μια για την υπόλοιπη αξία. Αν η εξόφληση όλου του ποσού της κίνησης καλύπτεται από μια συμφωνία, τότε δεν χρειάζεται η συμπλήρωση και της αντίστοιχης συμφωνίας ΦΠΑ. Η συμφωνία πληρωμής είναι αυτή που περιέχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία για τον υπολογισμό των ημερομηνιών έκδοσης και λήξης της “Διαχείρισης πληρωμών” της κίνησης.
Μια Συμφωνία πληρωμής εκτός από τον κωδικό και την περιγραφή αποτελείται από :
την Επικεφαλίδα (Ορισμός)
- Ημερομηνία εγγραφής : Αρχικά πρέπει να δηλώσετε ποια από τις ημερομηνίες της κίνησης θα χρησιμοποιηθεί ως βάση για τον υπολογισμό των ημερομηνιών. Υπάρχουν διαθέσιμες οι : ημερομηνία, ημερομηνία ενημέρωσης, ημερομηνία εκτέλεσης, πεδία ημερομηνιών 1 – 4 από τα οριζόμενα της επικεφαλίδας και τέλος η ημερομηνία αρχής μήνα και η ημερομηνία τέλους μήνα της “Ημερομηνίας” του παραστατικού.
την Περιοχή των Γραμμών
- Ημέρες : Ο ορισμός μιας γραμμής συμφωνίας ξεκινάει με τον ορισμό του πλήθους ημερών που θα εφαρμοστούν στην ημερομηνία εγγραφής για να βρεθεί η επιθυμητή ημερομηνία εξόφλησης. Η ημερομηνία που θα προκύψει θα ενημερώσει την “Ημερομηνία έκδοσης” της Διαχείρισης πληρωμών.
Αντιστοιχεί στη χρονική απόσταση που θα μεσολαβήσει από την έκδοση του παραστατικού συναλλαγής μέχρι την πληρωμή του. Για παράδειγμα αν το παραστατικό εκδόθηκε την πρώτη ημέρα του τρέχοντος μήνα και στο πεδίο “Ημέρες” έχετε, για παράδειγμα, πληκτρολογήσει στην πρώτη γραμμή του πλέγματος τον αριθμό “15” ενώ στη δεύτερη τον αριθμό “25”, οι αριθμοί αυτοί θα καθορίσουν με ακρίβεια ότι η πρώτη δόση θα γίνει απαιτητή σε 15 ημέρες, μετά την έκδοση του παραστατικού συναλλαγής, ενώ η δεύτερη μετά από 25 ημέρες.
- Τύπος : Από το πεδίο τύπος μπορείτε να λάβετε μια λίστα με τρεις διαθέσιμους τύπους προκειμένου να δηλωθεί ο τρόπος υπολογισμού του ποσού. Μπορεί να οριστεί ένα “Σταθερό ποσό”, ένα “Ποσοστό” της αξίας της κίνησης ή το “Υπόλοιπο” (η αξία δηλαδή που υπολείπεται για να συμπληρωθεί η συνολική αξία της κίνησης). To σύνολο των ποσοστών μιας συμφωνίας πληρωμής, όταν αυτή εμπεριέχει μόνο ποσοστά, πρέπει να είναι 100.
- Χρηματικός λογαριασμός : Επιλογή του λογαριασμού χρηματικών διαθεσίμων που θα χρησιμοποιηθεί για αυτή τη γραμμή στη “Διαχείριση πληρωμών”.
- Ποσό : Αποτελεί την αριθμητική έκφραση του “Τύπου”. Δηλαδή αν στο πεδίο του τύπου έχει επιλεγεί σταθερό ποσό, τότε θα πρέπει να συμπληρωθεί το ποσό, ενώ αν έχει επιλεγεί ποσοστό πρέπει να συμπληρωθεί το ποσοστό κοκ. Στην περίπτωση επιλογής υπόλοιπο δεν απαιτείται η επιλογή ποσού διότι η εφαρμογή θα προβεί στον υπολογισμό της αξίας που υπολείπεται προκειμένου να καλυφθεί το συνολικό ποσό της κίνησης.
- Υπολογισμός ημερομηνίας λήξης : Η ημερομηνία λήξης βρίσκεται στη διαχείριση πληρωμών της κίνησης και αποτελεί τη πιθανή ημερομηνία λήξης του αξιόγραφου στην περίπτωση που δηλωθεί ότι η εξόφληση θα γίνει με χρηματικό λογαριασμό του τύπου αυτού. Έτσι εάν στη γραμμή της συμφωνίας δηλώσετε χρηματικό λογαριασμό κατηγορίας αξιόγραφο εισπρακτέο ή αξιόγραφο πληρωτέο, στη συνέχεια θα ορίσετε από ποια ημερομηνία να ξεκινήσει ο υπολογισμός της ημερομηνίας λήξης του. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι να ξεκινήσει από την ημερομηνία της κίνησης που δηλώσατε παραπάνω ή να ξεκινήσει από την ημερομηνία έκδοσης όπως αυτή θα προκύψει στην αντίστοιχη γραμμή της διαχείρισης πληρωμών. Στην περίπτωση ο χρηματικός λογαριασμός δεν είναι αξιόγραφο τότε, προτείνεται ίδια με την ημερομηνία έκδοσης.
- Λήξη μετά από : Λειτουργεί συνδυαστικά με τον “Υπολογισμό ημερομηνίας λήξης” για τον προσδιορισμό της ημερομηνίας λήξης του αξιογράφου (μετά από πόσες μέρες θα λήξει).
Στην ημερομηνία που προκύπτει από τους υπολογισμούς του όρου πληρωμής, εφαρμόζεται το χρονικό πλάνο του πελάτη, αν υπάρχει.
Χρονικό πλάνο
Για είναι πιο παραμετρικός ο ορισμός της ημερομηνίας της κάθε εγγραφής προκειμένου να μπορεί να γίνεται συσχετισμός με τις ημέρες που πραγματοποιεί τις πληρωμές του ο συναλλασσόμενος αλλά και τις ημέρες που καταβάλλει το πληρωτέο αντίστοιχα η εταιρία προς τους προμηθευτές της, χρησιμοποιείται το χρονικό πλάνο.
Το Χρονικό πλάνο ενσωματώνεται στην ενότητα της βασικής δομής (Βασική δομή Οργάνωση Πίνακες (1)) και εκχωρείται σε πελάτες και προμηθευτές (ρόλος πελάτης και προμηθευτής ανά εταιρία) .
Με τη χρήση του χρονικού πλάνου η ημερομηνία αποπληρωμής υπολογίζεται από την ημερομηνία που προκύπτει όταν εφαρμοστεί ο όρος πληρωμής στην ημερομηνία του παραστατικού. Το χρονικό πλάνο τίθεται σε ισχύ μόνο όταν εφόσον δηλωθεί στον πελάτη/ προμηθευτή του παραστατικού. Με τη λογική αυτή το πλάνο πρέπει να δηλωθεί σε όποιους πελάτες και προμηθευτές χρειάζεται να υπολογίζεται η προσδοκώμενη ημερομηνία πληρωμής των κινήσεων τους με αυτό τον τρόπο.
Παραδείγματα χρήσης:
- Έστω ότι υπάρχει τιμολόγιο πώλησης με ημερομηνία Δευτέρα 06/06/2016. Η συμφωνία πληρωμής που έχει γίνει με το πελάτη προβλέπει εξόφληση σε 30 ημέρες με αποδοχή επιταγής, άρα το χρονικό διάστημα είναι “30” ημέρες. Στη “Διαχείριση πληρωμών” του παραστατικού, θα προτείνεται (σύμφωνα με τον όρο πληρωμής) η Τετάρτη 06/07/2016, ως ημερομηνία πιθανής εξόφλησης. Επειδή όμως ο πελάτης του τιμολογίου πραγματοποιεί πληρωμές προς τους Πιστωτές του κάθε Παρασκευή, η εξόφληση του τιμολογίου θα γίνει στις 08/07/2016.
- Έστω τώρα ότι ο πελάτης (του παραδείγματος) πραγματοποιεί τις πληρωμές προς τους Πιστωτές του μόνο την τελευταία Παρασκευή κάθε μήνα. Ενώ λοιπόν στο τιμολόγιο θα προτείνεται βάσει του όρου πληρωμής ως ημερομηνία πιθανής εξόφλησης η Παρασκευή 08/07/2016 στην πραγματικότητα το τιμολόγιο θα είναι απαιτητό την Παρασκευή 29/07/2016.
Για την κάλυψη αυτών των αναγκών υπάρχει ο ορισμός για εβδομαδιαίο ή μηνιαίο υπολογισμό της προσδοκώμενης ημερομηνίας εξόφλησης ως εξής:
Εβδομαδιαίος υπολογισμός (τύπος πλάνου Εβδομαδιαίος)
- Περιθώριο πίστωσης : Αριθμητικό πεδίο που σκοπό έχει να προσθέσει εβδομάδες “χάριτος” στην ημερομηνία του παραστατικού. Με τον τρόπο αυτό προσδιορίζει το χρονικό διάστημα που μεσολαβεί από την ημερομηνία του παραστατικού μέχρι την εξόφληση π.χ. θα εξοφληθεί μετά από 3 εβδομάδες. Μπορεί να μείνει κενό στην περίπτωση που δεν υπάρχει τέτοια απαίτηση.
- Κάθε : Απεικονίζονται οι μέρες της εβδομάδας για τον ορισμό συγκεκριμένων ημερών, δηλαδή Δευτέρα και Πέμπτη κ.ο.κ.
- Μετατόπιση αργιών : Το πεδίο αυτό αναλαμβάνει να μετατοπίσει την ημερομηνία που προκύπτει στην περίπτωση που συμπίπτει με ημέρα αργία. Οι τιμές του πεδίου είναι “Όχι”, “Στην επόμενη εργάσιμη”, “Στην προηγούμενη εργάσιμη”. Η μετατόπιση γίνεται στην επόμενη ή προηγούμενη εργάσιμη ημερολογιακά και στην ημερομηνία που προκύπτει δεν εφαρμόζεται ξανά το χρονικό πλάνο.
- Το Σύστημα βρίσκει τις αργίες από το ημερολόγιο που είναι συνδεδεμένο με το υποκατάστημα εταιρίας της κίνησης σε συνδυασμό με το κωδικολόγιο “Αργίες”.
Μηνιαίος υπολογισμός (τύπος πλάνου μηνιαίος)
- Περιθώριο πίστωσης : Αριθμητικό πεδίο που σκοπό έχει να προσθέσει μήνες “χάριτος” στην ημερομηνία του παραστατικού. Με τον τρόπο αυτό προσδιορίζει το χρονικό διάστημα που μεσολαβεί από την ημερομηνία του παραστατικού μέχρι την εξόφληση π.χ. θα εξοφληθεί μετά από 1 μήνα. Μπορεί να μείνει κενό στην περίπτωση που δεν υπάρχει τέτοια απαίτηση.
- Μήνες : Ορισμός συγκεκριμένων μηνών, δηλαδή Ιανουάριος, Φεβρουάριος κ.ο.κ. Συμπληρώνεται μόνο στην περίπτωση που η εξόφληση πρέπει να πραγματοποιηθεί σε συγκεκριμένους μήνες τους έτους.
- Διάστημα με επιλογές Μέρες μήνα & Εβδομάδες μήνα : Πεδίο για την επιλογή ορισμού ημερών ή εβδομάδων μέσα στο μήνα. Δηλώνει πιο από τα δύο παρακάτω πεδία Μέρες μήνα και Εβδομάδες μήνα θα ενεργοποιηθεί.
- Μέρες μήνα : Πεδία με τις ημέρες ενός μήνα αριθμητικά, δηλαδή από 1 έως και 31 με επιπλέον την επιλογή “Τελευταία”.
- Εβδομάδες μήνα : Όπως και στις μέρες μήνα, χρησιμοποιείται για να δηλώσει την εβδομάδα του μήνα που αναμένεται να γίνει η εξόφληση. Περιέχει τις τιμές πρώτη, δεύτερη, τρίτη, τέταρτη και τελευταία.
- Κάθε : Ενεργοποιείται όταν στο διάστημα έχει οριστεί εβδομάδες μήνα. Χρησιμοποιείται για γίνει επιλογή των ημερών της εβδομάδας αν υπάρχει η απαίτηση για τον ορισμό συγκεκριμένης μέρας για τη πληρωμή.
- Μετατόπιση αργιών : Το πεδίο αυτό αναλαμβάνει να μετατοπίσει την ημερομηνία που προκύπτει στη περίπτωση που συμπίπτει με αργία. Το Σύστημα βρίσκει τις αργίες από το ημερολόγιο που είναι συνδεδεμένο με το υποκατάστημα εταιρίας της κίνησης. Εξετάζεται η ένδειξη “Αργία” και η ύπαρξη πληροφορίας στο “Εορτολόγιο ανά πόλη”.
Οι τιμές του πεδίου είναι “Όχι”, “Στην επόμενη εργάσιμη”, “Στην προηγούμενη εργάσιμη”. Η μετατόπιση γίνεται στην επόμενη ή προηγούμενη εργάσιμη ημερολογιακά και στην ημερομηνία που προκύπτει δεν εφαρμόζεται ξανά το χρονικό πλάνο.
Υπολογισμός Αργιών
Ελέγχεται το ημερολόγιο που έχει δηλωθεί στο υποκατάστημα εταιρίας. Oι έλεγχοι που γίνονται για να βρεθεί αν η ημερομηνία που προκύπτει είναι εργάσιμη ή όχι, είναι:
- Έλεγχος αν η ημερομηνία υπάρχει στις “Εξαιρέσεις” του Ημερολογίου είτε ως “αργία” είτε “όχι”
- Έλεγχος αν η ημερομηνία έχει δηλωθεί ως “Αργία” στο Εορτολόγιο
- Έλεγχος αν η μέρα που βρέθηκε ανήκει στις μέρες της σελίδας “Ανάλυση” του ημερολογίου
