Αμέσως μετά την αλλαγή της “Κατάστασης” του Σχεδιασμού μαζικής πληρωμής σε “Εκτέλεση” και την αποθήκευσή του, μπορείτε να προχωρήσετε στη διαδικασία της εκτέλεσης του σχεδιασμού μαζικής πληρωμής μέσω της οποίας δημιουργούνται τα ενδεδειγμένα χρηματοοικονομικά παραστατικά που κλείνουν τις υποχρεώσεις των προμηθευτών .
Σημείωση : Στη λίστα “Μαζικές Πληρωμές” έρχονται προς επιλογή, οι σχεδιασμοί μαζικών πληρωμών που έχουν κατάσταση είτε “πρόχειρο” είτε “σε εκτέλεση”. Ωστόσο, μόνο οι προς εκτέλεση μπορούν να εκτελεστούν στη φάση της εκτέλεσης .
Για να ξεκινήσετε τη διαδικασία, επιλέξτε από το παράθυρο της εκτέλεσης μαζικής πληρωμής “Εύρεση” .
Στη συνέχεια ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται :
- Από τη λίστα των Μαζικών πληρωμών (έρχονται προς επιλογή όλοι οι σχεδιασμοί μαζικής πληρωμής που έχετε σχεδιάσει) επιλέξτε τον επιθυμητό, με κατάσταση “εκτέλεση”
-
Η οθόνη που ανοίγει ενσωματώνει :
- τη σελίδα “Οντότητα” στην οποία εμφανίζονται όσα ορίστηκαν στο σχεδιασμό μαζικής πληρωμής (προμηθευτές/πιστωτές με τα οικονομικά τους στοιχεία και τις υποχρεώσεις προς αυτούς)
-
τις σελίδες
- Μετρητά
- Τραπεζικός λογαριασμός
- Αξιόγραφο
(οι πληροφορίες στις παραπάνω σελίδες είναι ανάλογα με τι δηλώθηκε στον τρόπο πληρωμής του σχεδιασμού)
Αν ο τρόπος πληρωμής προμηθευτή προβλέπει εξόφληση με μετρητά
Στη σελίδα “Μετρητά”, στο πάνω τμήμα της, εμφανίζονται τα σύνολα ανά λογαριασμό πληρωμής, ενώ στο κάτω οι υποχρεώσεις έναντι των προμηθευτών οι οποίες θα εξοφληθούν μετρητοίς .
Αν ο τρόπος πληρωμής προμηθευτή προβλέπει εξόφληση μέσω τραπεζικού λογαριασμού
Στη σελίδα “Τραπεζικός λογαριασμός”, στο πάνω τμήμα της, εμφανίζονται τα σύνολα ανά λογαριασμό και ο τραπεζικός λογαριασμός, ενώ στο κάτω οι υποχρεώσεις έναντι των προμηθευτών οι οποίες θα εξοφληθούν μέσω τραπέζης .
Αν ο τρόπος πληρωμή προμηθευτή προβλέπει εξόφληση με αξιόγραφα
Στο εσωτερικό της σελίδας “Αξιόγραφα”, στο πάνω τμήμα της, παρατίθενται τα σύνολα ανά λογαριασμό και το αξιόγραφο, ενώ στο κάτω οι υποχρεώσεις προς τους προμηθευτές που κάθε αξιόγραφο θα κλείσει.
Υπάρχει η δυνατότητα :
- είτε να συμπληρωθεί η στήλη του αξιόγραφου με ένα εκ των υφιστάμενων αξιογράφων . Πατώντας το σύμβολο […], θα εμφανιστεί λίστα με όλα τα αξιόγραφα που έχετε δηλώσει στο Σύστημα μέσω της “Οικονομικής διαχείρισης” για να επιλέξετε αυτό που θα αναλάβει τελικά την πληρωμή της υποχρέωσης της επιχείρησης έναντι του προμηθευτή της. Ένα σημείο που πρέπει να προσεχτεί είναι ότι η αξία του αξιογράφου και η συνολική αξία πληρωμής της υποχρέωσης πρέπει να είναι ισόποσες.
- είτε να δημιουργηθούν αξιόγραφα βάσει κριτηρίων.
Πώς να δημιουργήσετε αξιόγραφα
Στη σελίδα “Πληρωμές/Αξιόγραφο”,
- έρχονται όλες οι οφειλές όλων των συναλλασσομένων από το “Σχεδιασμό μαζικής πληρωμής”
- τσεκάρετε τις επιθυμητές & πατήστε “Δημιουργία αξιογράφων”
-
Στο νέο παράθυρο που θα εμφανιστεί δηλώστε :
- αν θα δημιουργηθεί ένα αξιόγραφο ανά προμηθευτή : όλες οι οφειλές στο όνομα του ιδίου προμηθευτή θα πληρωθούν από έναν αξιόγραφο
- αν θα δημιουργηθεί ένα αξιόγραφο ανά εγγραφή πληρωμής : κάθε υποχρέωση θα πληρωθεί από ξεχωριστό αξιόγραφο (μία πληρωμή ανά υποχρέωση)
- αν η πληρωμή της υποχρέωσης θα γίνει στην ημερομηνία λήξης του σχεδιασμού μαζικής πληρωμής ή στην ημερομηνία λήξης της υποχρέωσης ή στο μέσο χρόνο αποπληρωμής των υποχρεώσεων
- το είδος του αξιόγραφου (π.χ. επιταγή, συναλλαγματική, γραμμάτιο)
- το μπλοκ επιταγών έκδοσης του αξιόγραφου
- την ημερομηνία έκδοσης του αξιόγραφου
- τον τραπεζικό οργανισμό μέσω του οποίου θα γίνει η διαχείριση του αξιόγραφου
- το πλήθος αξιόγραφων (αποδίδεται αυτόματα από την εφαρμογή)
-
πατήστε “Δημιουργία”
- στη λίστα του παραθύρου θα εμφανιστούν τα υποψήφια προς δημιουργία αξιόγραφα, στα οποία μπορείτε αν θέλετε να μεταβάλετε την ημερομηνία λήξης τους
-
πατήστε “Αποδοχή”
- το Σύστημα θα προχωρήσει στην αυτόματη δημιουργία τους
Εναλλακτικά,
η δημιουργία αξιογράφων γίνεται και από το τμήμα των πληρωμών αξιογράφου της σελίδας “Αξιόγραφο”
- μεταφερθείτε στο τμήμα των πληρωμών αξιογράφων
- τσεκάρετε τις υποχρεώσεις τα ποσά των οποίων θα καλυφθούν με το αξιόγραφο
πατήστε “Δημιουργία αξιογράφων” για την απευθείας μετάβασή σας στην οθόνη στοιχείων αξιογράφων με σκοπό τον καθορισμό κριτηρίων που θα παίξουν ρόλο στη διαδικασία δημιουργίας
Πώς να δημιουργήσετε χρηματοοικονομικό παραστατικό
Βήματα για τη δημιουργία χρηματοοικονομικού παραστατικού
1. επιλέξτε τον προμηθευτή τα παραστατικά του οποίου θέλετε να εξοφλήσετε
2. επιλέξτε τα προς εξόφληση παραστατικά του (ελέγχοντας την ύπαρξη τιμών στα πεδία της “κατηγορίας χρημ. λογ/σμού”, “τραπεζικού λογαριασμού”, “ενέργειας”)
Υποχρεωτικά :
- το παραστατικό πρέπει να είναι σε κατάσταση “Εκτέλεση”
3. Πατήστε το πλήκτρο “Δημιουργία εγγραφών” για τη δημιουργία τους μέσω Wizard
Οδηγός Δημιουργίας εγγραφών πληρωμής
1η οθόνη “Προσδιορίστε τα απαραίτητα στοιχεία για τη δημιουργία εγγραφών”
Από την πρώτη οθόνη, που θα εμφανιστεί, δύναστε να εισάγετε τα κριτήρια επιλογής των χρηματοοικονομικών παραστατικών που θα δημιουργηθούν (τύπος οικονομικής εγγραφής, βήμα σεναρίου του τύπου, σειρά αρίθμησης).
Οι τιμές κάποιων κριτηρίων (εταιρία, υποκατάστημα εταιρίας, ημερομηνία κίνησης κ.λπ.) ενημερώνονται αυτόματα από το Σύστημα σύμφωνα με τις καθορισμένες στο σχεδιασμό μαζικής πληρωμής .
2η οθόνη “Σύνοψη”
Στη 2η οθόνη πατώντας “Finish” εκτελείται η διαδικασία δημιουργίας χρηματοοικονομικών παραστατικών που ικανοποιούν τα κριτήρια του φίλτρου, ασύγχρονα.
Όταν η διαδικασία λάβει τέλος, στο μενού “Ειδοποιήσεις” δημιουργείται μια ειδοποίηση μέσω της οποίας είστε σε θέση να αντλήσετε πληροφορίες που αφορούν στα αποτελέσματα δημιουργίας εγγραφών πληρωμής
Μετά την εκτέλεση του σχεδιασμού μαζικής πληρωμής και τη δημιουργία χρηματοοικονομικού παραστατικού προχωρήστε :
- Σε αλλαγή της κατάστασης σε “Ολοκληρώθηκε”
- Σε “Αποθήκευση”
- Επιβεβαιώστε με “Ναι” στο μήνυμα που εμφανίζεται
στο πλέγμα πληρωμών :
- εμφανίζονται μόνο οι εξοφλημένες κινήσεις. Οι ανεκτέλεστες πληρωμές - δεν έγιναν χρηματοοικονομικά παραστατικά - αποδεσμεύονται ώστε να εξοφληθούν σε άλλο χρόνο
- όσες εξοφλήθηκαν λαμβάνουν ένδειξη εξόφλησης
- η κατάσταση της “ενέργειας” αλλάζει από “προς πληρωμή” σε “εξοφλήθη”
-
πατώντας στην οικονομική εγγραφή που δημιουργήθηκε μπορείτε να δείτε τα πλήρη στοιχεία της
- Όταν ο τρόπος πληρωμής είναι μετρητά ή αξιόγραφα στην επικεφαλίδα της οικονομικής εγγραφής κινείται ο συναλλασσόμενος πληρωμής, ενώ στην περιοχή των γραμμών της εγγραφής εμφανίζονται είτε τα μετρητά είτε τα αξιόγραφα -εισπρακτέα ή πληρωτέα.
- Όταν ο τρόπος πληρωμής είναι τραπεζικός λογαριασμός στην επικεφαλίδα κινείται η τράπεζα της εταιρίας που θα πληρώσει ενώ στις γραμμές οι προμηθευτές με τους τραπεζικούς λογαριασμούς που θα πιστωθούν .
Τα χρηματοοικονομικά παραστατικά που η διαδικασία παρήγαγε μπορείτε να τα δείτε και από τη σελίδα “Λοιπές πληροφορίες” της “Εκτέλεσης μαζικής πληρωμών”.
