Galaxy ERP - Σχεδιασμός Μαζικής Πληρωμής

Σελίδα “Μαζικές πληρωμές”

Η οθόνη σχεδιασμού μαζικής πληρωμής χωρίζεται σε επιμέρους τμήματα :

1. Ορισμός συγκέντρωσης υποχρεώσεων
2. Λίστα στοιχείων συναλλασσομένων (προμηθευτών ή πιστωτών) με τα οικονομικά στοιχεία που αφορούν στα επιλεγμένα υποκαταστήματα στη δηλωμένη στο πεδίο “Οφειλές έως” ημερομηνία
3. Λίστα υποχρεώσεων

1. Ορισμός συγκέντρωσης υποχρεώσεων

Οι τιμές που θα αποδώσετε στα πεδία του πρώτου τμήματος της πρότασης εξόφλησης των προμηθευτών/πιστωτών θα “ευθύνονται” για τις πληροφορίες (δεδομένα) που θα εμφανιστούν στα λοιπά τμήματά του (στοιχεία προμηθευτών και υποχρεώσεις έναντι αυτών).

Τα πεδία συνοψίζονται ως εξής :

• Κωδικός/περιγραφή : Πρόκειται για τον κωδικό και την περιγραφή του σχεδιασμού μαζικής πληρωμής (π.χ. πληρωμές μηνός Φεβρουαρίου)
• Εταιρία : Αφορά στην εταιρία του σχεδιασμού μαζικής πληρωμής . Τίθεται αυτόματα από το Σύστημα με βάση την καθορισμένη στο “Προφίλ Χρήστη”. Επιδέχεται αλλαγή από το χρήστη
• Υποκατάστημα : Το υποκατάστημα της επιλεγμένης εταιρίας στο οποίο θα εκδοθεί το παραστατικό πληρωμής
• Οφειλές έως : Με το κριτήριο της ημερομηνίας μπορείτε να συμπεριλάβετε συγκεκριμένες οφειλές στο σχεδιασμό μαζικής πληρωμής (μέχρι ποια ημερομηνία θα συγκεντρωθούν οι οφειλές και από ποια υποκαταστήματα)
• Ημερομηνία πληρωμής : Επιλέγεται η ακριβής ημερομηνία πληρωμής των οφειλών
• Νόμισμα : Το νόμισμα των παραστατικών (π.χ. €)
• Οφειλές υποκαταστημάτων : Οι οφειλές που θα συγκεντρωθούν ποια υποκαταστήματα θα αφορούν
• Τύπος πληρωμής : Χρήσιμος στη δημιουργία των εγγραφών πληρωμών (στη φάση της εκτέλεσης του σχεδιασμού μαζικής πληρωμής) . Συμπληρώνεται υποχρεωτικά
• Κατάσταση : Προϋπόθεση για την εκτέλεση του σχεδιασμού μαζικής πληρωμής και τη δημιουργία χρηματοοικονομικών παραστατικών αποτελεί ο σχεδιασμός πληρωμής να έχει περιέλθει από “Πρόχειρο” σε “Εκτέλεση”

2. Λίστα στοιχείων προμηθευτών ή πιστωτών με τα οικονομικά στοιχεία τους

Πριν την ενεργοποίηση του πλήκτρου “Προσθήκη πληρωμών” η λίστα του παραθύρου με τους προμηθευτές / πιστωτές καθώς και η λίστα με τις υποχρεώσεις της εταιρίας προς αυτούς είναι αρχικά κενές (όπως αυτές της παρακάτω εικόνας).

Με την ενεργοποίηση του πλήκτρου “Προσθήκη πληρωμών”,

εμφανίζονται οι προμηθευτές/πιστωτές με τα οικονομικά τους στοιχεία πρώτο τμήμα και οι υποχρεώσεις της εταιρίας προς αυτούς, σύμφωνα πάντα με τις επιλογές σας – φίλτρα .

Συγκεκριμένα :

Η περιοχή των γραμμών του πρώτου τμήματος του παραθύρου γεμίζει με τους προμηθευτές ή πιστωτές (κωδικός, ονομασία οντότητας) και τα οικονομικά στοιχεία τους . Τα ποσά που θα εμφανιστούν στις στήλες υπόλοιπο υποκαταστημάτων, οφειλόμενο ποσό, αξία πληρωμής αντιστοιχούν σε όσα υποκαταστήματα δηλώσατε στο πεδίο “Οφειλές υποκ/των” στη δοσμένη στο πεδίο “Οφειλές έως” ημερομηνία .

Σημείωση : Η λίστα προβάλλει στα αριστερά της οντότητας το σύμβολο του φακού , η ενεργοποίηση του οποίου θα εμφανίσει αυτούσια την καρτέλα του επιλεγμένου προμηθευτή για να δείτε αναλυτικά τα στοιχεία του.

Στο κάτω τμήμα της λίστας των στοιχείων μια σειρά πλήκτρα ενεργειών σας δίνουν τη δυνατότητα :

• της επιλεκτικής πληρωμής προμηθευτών ή πιστωτών από το σύνολο των εμφανιζόμενων στη λίστα. Σε αυτή την περίπτωση αρχίστε να μαρκάρετε τους προμηθευτές τα παραστατικά των οποίων θέλετε να εξοφλήσετε (μετακινηθείτε πάνω στον καθένα και θέστε κατάλληλη ένδειξη) και πατήστε το πλήκτρο “Προς πληρωμή”

Παρατηρήστε ότι :

Πριν την εντολή “Προς πληρωμή”

• μόνο οι στήλες των υπολοίπων υποκ/των και οφειλόμενων ποσών (στα στοιχεία συναλλασσομένων) εμφανίζουν ποσά . Η τελευταία στήλη, των αξιών, εμφανίζεται μηδενική
• η στήλη “Ενέργεια” (στη λίστα των υποχρεώσεων) έχει τιμή “Σε εκκρεμότητα”, ενώ η στήλη “Αξία πληρωμής” δείχνει “μηδέν”. Το σύμβολο δε “κύκλος” (στην περιοχή των ανεξόφλητων παραστατικών) έχει τη μορφή 

Η οθόνη σας θα πρέπει να μοιάζει με την παρακάτω :

Μετά την εντολή “Προς πληρωμή” ανάλογα διαμορφώνεται :

• η στήλη “αξία πληρωμής” στα στοιχεία συναλλασσόμενων, όπου αποκτά συνολικό ποσό πληρωμής
• η στήλη “αξία πληρωμής” στη λίστα των ανεξόφλητων παραστατικών από μηδενική ενημερώνεται με τη συνολική αξία πληρωμής του παραστατικού
• η στήλη “ενέργεια” στις υποχρεώσεις ενημερώνεται κατάλληλα με την τιμή “προς πληρωμή”
• ο κύκλος στα αριστερά της λίστας παραστατικών διαφοροποιείται χρωματικά (γίνεται πράσινος)  προσφέροντας την πληροφορία της εντολής πληρωμής με την πρώτη ματιά

Σημείωση : Το πάτημα του πλήκτρου “Προς πληρωμή” δεν έχει κανένα απολύτως νόημα αν δεν επιλέξετε συναλλασσόμενο/ους από τη λίστα. Σε αυτή την περίπτωση, (μη επιλογής) εμφανίζεται ανενεργό

• της εφαρμογής πρότασης πληρωμής στους επιλεγμένους συναλλασσόμενους : Η επιλογή αυτή λαμβάνει υπόψη τις τιμές των πεδίων “Κατηγορία χρημ. λογ/σμού”, “Χρηματικός λογαριασμός”, “Ενέργεια” και τις εφαρμόζει πάνω σε όλα τα δεδομένα του επιλεγμένου συναλλασσόμενου.

              Συμβουλή : Το πάτημα του πλήκτρου “Εφαρμογή πρότασης” γίνεται μετά τη συμπλήρωση των επιθυμητών τιμών στα πεδία : 

• Κατηγορία χρημ. λογ/σμού
• Χρηματικός λογαριασμός
• Ενέργεια

• της απευθείας διαγραφής όσων συναλλασσόμενων (και κατ’ επέκταση των παραστατικών που τους αφορούν) δεν θέλετε να συμπεριληφθούν στο σχεδιασμό πληρωμής : αν χρειαστεί να εξαιρέσετε από την πρόταση μαζικής πληρωμής έναν ή περισσότερους προμηθευτές ή πιστωτές και τα στοιχεία τους κάλλιστα μπορείτε με το πλήκτρο της διαγραφής . Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει να τους επιλέξετε, πατώντας πάνω τους και θέτοντας την κατάλληλη ένδειξη, και στη συνέχεια να πατήσετε “Διαγραφή”

3. Λίστα υποχρεώσεων της εταιρίας έναντι των προμηθευτών ή πιστωτών

Στην περιοχή των γραμμών του δεύτερου τμήματος της οθόνης σχεδιασμού μαζικών πληρωμών αποτυπώνονται οι υποχρεώσεις (ανεξόφλητα παραστατικά) της επιχείρησης έναντι των προμηθευτών ή πιστωτών της .

Έχετε διαθέσιμα μια σειρά από πεδία, που σας δίνουν πληροφορίες όπως π.χ. ημερομηνία έκδοσης του παραστατικού, τρόπος πληρωμής του, ποσό οφειλής, αξία πληρωμής, αν βρίσκεται σε εκκρεμότητα ή έχει δοθεί εντολή πληρωμής κ.λπ. .

Τρόπος πληρωμής Προμηθευτών/Πιστωτών

Στο πεδίο “Κατηγορία χρημ. λογ/σμού” καθορίζεται ο τρόπος πληρωμής που θα ακολουθήσει η εταιρία για την εξόφληση των οφειλών της στους επιλεγμένους προμηθευτές/πιστωτές. Έτσι μπορείτε να επιλέξετε την “τοις μετρητοίς” αποπληρωμή των υποχρεώσεών της ή την αποπληρωμή μέσω “τραπεζικού λογαριασμού” ή “αξιόγραφου”.

Αν η επιχείρηση προγραμματίσει η εξόφληση προμηθευτή να γίνει με “αξιόγραφο”, στο πεδίο “χρηματικός λογαριασμός” επιλέγεται λογαριασμός στον οποίο έχει υποχρεωτικά δηλωθεί “κατηγορία” υπάγεται το αξιόγραφο (π.χ. πληρωτέο), “είδος” (π.χ. επιταγή), “τραπεζικός οργανισμός” από τον οποίο θα γίνει η διαχείρισή του κ.λπ .

Αν ο τρόπος πληρωμής αφορά σε “τραπεζικό λογαριασμό” στο πεδίο “χρηματικός λογαριασμός” επιλέγεται λογαριασμός στον οποίο έχει ως κατηγορία δηλωθεί “τραπεζικός λογαριασμός” καθώς και τράπεζα μέσω της οποίας θα γίνει η αποπληρωμή .

Συγκέντρωση πληρωμών ανά συναλλασσόμενο ή Διαχείριση όλων

Η λίστα πληρωμών προς προμηθευτές ή πιστωτές μπορεί :

• να συγκεντρώσει τις οφειλές συγκεκριμένου συναλλασσόμενου (προμηθευτή ή πιστωτή), αρκεί να πατήσετε το πλήκτρο   ή 

• να περιλάβει τις οφειλές όλων ανεξαρτήτως των συναλλασσόμενων, πατώντας το πλήκτρο 

Σημείωση : οποιαδήποτε στιγμή μπορείτε να αλλάζετε την τρέχουσα προβολή από “προβολή ανά συναλλασσόμενο” σε “διαχείριση όλων”

Πλήκτρα ενεργειών στη λίστα υποχρεώσεων προς προμηθευτές

Τα πλήκτρα “Προς πληρωμή”, “Εφαρμογή πρότασης” (στο δεύτερο τμήμα της φόρμας) λειτουργούν με τη λογική που ήδη εξηγήσαμε (στο πρώτο τμήμα). Εφαρμόζουν την πρόταση πληρωμής στα επιλεγμένα παραστατικά, ενημερώνοντας ταυτόχρονα τις στήλες της κατηγορίας χρημ. λογ/σμού, του χρηματικού λογαριασμού, του τραπεζικού λογ/σμού, της ενέργειας, με τις δηλωμένες τιμές στα σχετικά πεδία .

Κατάσταση σχεδιασμού μαζικής πληρωμής

Όταν η κατάσταση του σχεδιασμού μαζικής πληρωμής από “Πρόχειρο” περιέλθει σε “Εκτέλεση” και ο σχεδιασμός αποθηκευτεί, στο πλέγμα των πληρωμών παραμένουν μόνο τα παραστατικά προς πληρωμή. Μπορείτε να επιλέξετε κάποιο και να ζητήσετε τα πλήρη στοιχεία του.

Πως ;

• πατήστε επάνω του, μόλις εμφανιστεί ο δείκτης  ενεργοποιήστε το σύμβολο του φακού 
• εμφανίζεται το παραστατικό (αγοράς) από το οποίο προέκυψε η οφειλή 

• από τις “Ενέργειες” του παραστατικού μεταβείτε στην οθόνη της “Διαχείρισης πληρωμών”, όπου θα παρατηρήσετε εξ’ αρχής ότι το προς πληρωμή παραστατικό μαρκάρεται με το σύμβολο της δέσμευσης

Σημείωση :

1. Όσο το πλάνο είναι σε φάση σχεδιασμού μπορείτε να το επεξεργαστείτε

2. Κατά την αποθήκευση του πλάνου πληρωμής σε κατάσταση "εκτέλεσης" αν υπάρχουν εγγραφές “σε εκκρεμότητα”, (δεν έχουν επιλεγεί “προς πληρωμή”) εμφανίζει το παρακάτω μήνυμα . Αν απαντήσετε “Ναι” θα αφαιρεθούν αυτόματα από τις περιοχές των γραμμών οι προμηθευτές/πιστωτές με τις οφειλόμενες πληρωμές

3. Μετά την αποθήκευση του σχεδιασμού μαζικής πληρωμής, ο σχεδιασμός θα εμφανίζεται προς επιλογή στην οθόνη της “Εκτέλεσης μαζικής πληρωμής” (εφόσον είναι σε κατάσταση προς εκτέλεση) .

Λοιπές δυνατότητες στο σχεδιασμό μαζικής πληρωμής

• Εμφάνιση/απόκρυψη φίλτρων : Η απόκρυψη των φίλτρων στην οθόνη του σχεδιασμού μαζικής πληρωμής επιτυγχάνεται μέσω του πλήκτρου  . Πατήστε το ίδιο πλήκτρο αν θέλετε την επανεμφάνισή τους .

• Εμφάνιση/απόκρυψη συνόλου συναλ/νου : Μέσω του πλήκτρου  έχετε τη δυνατότητα να αποκρύψετε το τμήμα των συναλλασσόμενων της οθόνης και να εμφανίσετε την περιοχή των γραμμών των υποχρεώσεων (ανοικτών κινήσεων), στο μεγαλύτερο δυνατό μέγεθος. Για να αποκαταστήσετε την οθόνη στην αρχική της μορφή χρειάζεται να κάνετε και πάλι κλικ στο σύμβολο αυτό.

Σελίδα “Λοιπές Πληροφορίες”

Η καταχώριση σχολίων/παρατηρήσεων επί του σχεδιασμού είναι προαιρετική .

Σελίδα “Φίλτρα”

Η οθόνη σχεδιασμού μαζικής πληρωμής διαθέτει επιπλέον φίλτρα επιλεκτικής συγκέντρωσης υποχρεώσεων προμηθευτών/πιστωτών . Πρόκειται για ένα σύνολο από πεδία που είτε τα επιλέγετε είτε τα συμπληρώνετε είτε θέτετε όρια (ανώτερα - κατώτερα) προαιρετικά, προκειμένου να συλλέγονται υποχρεώσεις εντός των ορίων .

Άρα μπορείτε να αποφασίσετε τη συγκέντρωση ανοικτών κινήσεων, τη συγκέντρωση πληρωμών σε προμηθευτές, τη συγκέντρωση πληρωμών σε πιστωτές (θέτοντας ένδειξη στα αντίστοιχα πεδία). Από το σύνολο των ανοικτών κινήσεων μπορείτε να επιλέξετε τη συγκέντρωση ορισμένων αν συμπληρώσετε με κατάλληλες τιμές τα κριτήρια του τμήματος “Ανοικτό υπόλοιπο” (ημερομηνία έκδοσης παραστατικού, λήξης, τρόπος πληρωμής, χρηματικός λογαριασμός, κριτήρια έργου & brand κ.λπ.) .

Επίσης μπορείτε να δηλώσετε τρόπο αντιστοίχισης : Όχι (αντιστοίχιση), Ναι FIFO : αυτοματοποιημένος τρόπος ακολουθώντας τη λογική της FIFO, Ναι FIFO (όχι αυτόματα), Ναι, από το χρήστη - για επιλεκτική αντιστοίχιση.

Να επιλέξετε ένα προμηθευτή/πιστωτή ή ομάδα προμηθευτών/πιστωτών . Να συμπεριλάβετε όσους παρουσιάζουν μηδενικό υπόλοιπο .

Πλήκτρο "Ενέργειες" στο Σχεδιασμό Μαζικής πληρωμής

Προσθήκη πληρωμών σε προμηθευτή/πιστωτή από τις “Ενέργειες” του σχεδιασμού

Ένας εναλλακτικός τρόπος προσθήκης πληρωμών σε προμηθευτές /πιστωτές, παρέχεται μέσω σχετικής επιλογής, ενσωματωμένης στις “Ενέργειες” του σχεδιασμού.

Με τη δυνατότητα αυτή μπορείτε να πληρώσετε προμηθευτές για τους οποίους δεν υπάρχει προηγούμενη υποχρέωση .

Η διαδικασία έχει ως εξής :

• επιλέξτε “Προσθήκη Προμηθευτή” ή “Προσθήκη Πιστωτή”
• εμφανίζεται λίστα με όλους τους προμηθευτές ή πιστωτές
• επιλέξτε με το συνδυασμό ALT+mouse όσους θέλετε να εισάγετε στον πίνακα συναλλασσομένων του σχεδιασμού πληρωμής και κάντε διπλό κλικ
• με την εμφάνισή τους στον πίνακα, τσεκάρετε κάποιον και μεταβείτε στον πίνακα πληρωμών για να πληκτρολογήσετε στη στήλη “αξία πληρωμής”, ποσό πληρωμής (ως προκαταβολή για παράδειγμα)