Στο σενάριο πρέπει να οριστούν όλες οι απαραίτητες πληροφορίες έτσι ώστε να είναι εύκολη η άντληση των στοιχείων. Με ένα σενάριο προϋπολογισμού παρέχεται η δυνατότητα απεικόνισης στοιχείων για συγκεκριμένο υποκατάστημα εταιρίας και ημερομηνιακό διάστημα με τη συμπλήρωση των αντίστοιχων επιλογών (Εταιρία, Υποκατάστημα, Ημερομηνία από - έως).
Πρωταρχικό ρόλο στο σχεδιασμό του σεναρίου παίζουν ο τύπος προϋπολογισμού, η επιλογή Διαστάσεων και Αξιών.
Ο τύπος προϋπολογισμού αποτελεί ουσιώδη πληροφορία για ένα σενάριο προϋπολογισμού. Συγκεντρώνει όλα εκείνα τα στοιχεία, σταθερά και αξιακά, που απαιτούνται για την ομαλή σύνταξη ενός προϋπολογισμού. Περιλαμβάνει τα πιθανά κριτήρια βάσει των οποίων θα γίνουν οι συγκρίσεις των προϋπολογιστικών – απολογιστικών αξιών, τα σταθερά στοιχεία και τα πεδία των αξιών.
Ανατρέξτε στον Τύπο Προϋπολογισμού για λεπτομέρειες.
Οι Διαστάσεις αποτελούν τα σταθερά στοιχεία βάσει των οποίων γίνεται ο έλεγχος του προϋπολογισμού π.χ. για τον προϋπολογισμό πελατών κατά κατηγορία είδους και κατηγορία πελάτη, ως διαστάσεις πρέπει να δηλωθούν η κατηγορία είδους και η κατηγορία πελάτη.
Κατά την επιλογή Διαστάσεων σε ένα σενάριο, πρέπει να δηλωθούν και επιπλέον στοιχεία ανάλογα με την οντότητα της κάθε διάστασης.
Όταν επιλεγεί διάσταση που αναφέρεται σε Κατηγορία μιας οντότητας, πρέπει επιπλέον να επιλεγεί και η ρίζα της κατηγορίας στην οποία αναφέρεται η διάσταση. Ειδικότερα για τα είδη, η κατηγορία που λαμβάνεται υπόψη είναι αυτή που έχει επιλεγεί υπερεταιρικά.
Όταν επιλεγεί διάσταση που αναφέρεται σε οντότητα προϋπολογισμού τύπος ρόλου ενδιάμεσου, πρέπει επιπλέον να επιλεγεί και ο Τύπος ρόλου στον οποίο αναφέρεται η διάσταση (Συνεργάτης, Πωλητής, Εισπράκτορας κ.ά.).
Κατ' αντιστοιχία στην περίπτωση επιλογής διάστασης που αναφέρεται σε Ιεραρχική διάσταση, πρέπει να γίνει επιλογή της Διάστασης.
Παράδειγμα ορισμού διαστάσεων σε ένα σενάριο: αν η επιχείρηση θελήσει να καταρτίσει προϋπολογισμό ανά "κατηγορία είδους" και ανά "κατηγορία πελάτη", στο σενάριο χρειάζεται να οριστούν διαστάσεις που "φέρουν" τις οντότητες "κατηγορία είδους" και "κατηγορία πελάτη" αντίστοιχα.
Ως Αξίες εμφανίζονται τα αξιακά πεδία των οντοτήτων για τα οποία γίνονται οι συγκρίσεις προϋπολογισμού – απολογισμού π.χ. ποσότητες, τιμές, αξίες χρέωσης κ.λπ. ανάλογα με την επιλογή της βασικής οντότητας (πωλήσεις, αγορές, έξοδα, έσοδα και λογιστικής).
Ο Επιμερισμός χρησιμοποιείται για το "σπάσιμο" των ποσών προϋπολογισμού όταν δηλώνονται σε επί μέρους περιόδους. Άρα η Μονάδα χρόνου σε συνδυασμό με το πλήθος υποδηλώνουν το εύρος και το πλήθος των περιόδων εξέτασης του προϋπολογισμού π.χ. Μονάδα Μήνας και Πλήθος 12 για τον ορισμό ετήσιου ανά μήνα σεναρίου προϋπολογισμού.
Τύπος Προϋπολογισμού
Το Σύστημα προσφέρει έτοιμους τύπους προϋπολογισμών, οι οποίοι δυνάνται να χρησιμοποιηθούν για πληθώρα σεναρίων. Οι τύποι αυτοί καλύπτουν ανάγκες για προϋπολογισμούς αγορών, πωλήσεων, λογαριασμών λογιστικής, οικονομικών λογαριασμών εσόδων και εξόδων. Ενημερώνονται με τον αρχικό συγχρονισμό και ο χρήστης τους επιλέγει ως έχουν στα σενάρια που δημιουργεί.
Στους αρχικά ορισμένους από την SingularLogic τύπους, δεν είναι εφικτή η διαγραφή ή η τροποποίηση των στοιχείων τους. Είναι εφικτή όμως η προσθήκη νέων διαστάσεων και αξιών. Ο χρήστης μπορεί να διαχειριστεί μόνο τα στοιχεία που έχει προσθέσει ο ίδιος και όχι αυτά που προϋπάρχουν.
Ορίζοντας τα στοιχεία σε ένα τύπο προϋπολογισμού αρχικά πρέπει να επιλεγεί η Προβολή που αναλαμβάνει να στοχεύσει στις κατάλληλες οντότητες και να δώσει τη δυνατότητα εμφάνισης των στοιχείων. Προς επιλογή εμφανίζονται οι προβολές SQL της βάσης δεδομένων. Η εφαρμογή συνοδεύεται από έτοιμες προβολές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στους τύπους προϋπολογισμού.
Τα στοιχεία των προβολών αυτών δεν πρέπει να τροποποιούνται από το χρήστη, διότι οι αλλαγές ενδέχεται να αναιρεθούν κατά τη διάρκεια επόμενου συγχρονισμού της βάσης σε νεότερη έκδοση της εφαρμογής. Ο χρήστης όμως μπορεί να φτιάξει και δικές του.
Για να είναι εφικτός ο σωστός υπολογισμός των στοιχείων το σύστημα επιπλέον χρειάζεται να γνωρίζει ποια πεδία από την προβολή αντιπροσωπεύουν την ημερομηνία, την εταιρία και το υποκατάστημα εταιρίας εάν υπάρχουν. Από τα πεδία αυτά, μόνο η ημερομηνία είναι υποχρεωτικό να δηλωθεί.
Στον Τύπο προϋπολογισμού πρέπει να δηλωθούν όλες οι Διαστάσεις, οι Αξίες και οι Επεκτάσεις που αναφέρονται στην προβολή.
Πιο αναλυτικά:
Διαστάσεις
Οι διαστάσεις προϋπολογισμού, όπως προαναφέραμε, αποτελούν τα “σταθερά” στοιχεία του. Σε κάθε διάσταση πρέπει να οριστεί ποια θα είναι η οντότητα του προϋπολογισμού από τις διαθέσιμες καθώς και σε ποιο πίνακα της βάσης αντιστοιχεί. Οι διαθέσιμοι πίνακες μπορεί να έχουν αντικείμενο επεξεργασίας "Πίνακα τιμών", "Κύριο πίνακα", "Δενδρικό πίνακα" και "Λίστα τιμών". Η εφαρμογή ελέγχει αν ο αναγραφόμενος ορισμός δεδομένων υφίσταται στην εγκατάσταση ως αντικείμενο επεξεργασίας και "όχι" αν υπάρχει στην οντότητα προϋπολογισμού.
Για κάθε διάσταση που επιλέγεται σε ένα Τύπο, γίνεται επίσης και ορισμός του ψευδώνυμου αυτής με το οποίο έχει δηλωθεί στην προβολή. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει στον τύπο όσες διαστάσεις, από τις οριζόμενες στην προβολή, επιθυμεί. Στο σενάριο προϋπολογισμού όμως όπου θα δηλωθεί ο τύπος, μπορούν να επιλεγούν μόνο μέχρι επτά (7).
Αξίες
Στη σελίδα αυτή ορίζονται οι αξίες που θα αποτελέσουν το αντικείμενο μελέτης του προϋπολογισμού. Ως αξία θεωρείται οποιοδήποτε “ποσό” χρειάζεται να προϋπολογισθεί π.χ. ποσότητα πώλησης, αξία πώλησης κ.λπ. για κάθε αξία που επιλέγεται γίνεται επίσης και ορισμός του ψευδώνυμου αυτής με το οποίο θα ανευρεθεί στην προβολή. Δεν μπορούν να υπάρξουν δύο αξίες με το ίδιο ψευδώνυμο, πεδίο και ίδια μέθοδο ενημέρωσης. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει όσες αξίες από τις διαθέσιμες στην προβολή επιθυμεί. Στο σενάριο προϋπολογισμού όμως μπορούν να επιλεγούν μόνο έως δώδεκα (12).
Επεκτάσεις
Οι επεκτάσεις δύνανται να χρησιμοποιηθούν για την απεικόνιση των δεδομένων ενός τύπου προϋπολογισμού με τη χρήση των στοιχείων επιπλέον οριζόμενων προβολών, πέραν της κύριας. Στους εξ ορισμού προσφερόμενους τύπους προϋπολογισμού το σημείο αυτό χρησιμοποιήθηκε για τη δήλωση επιπλέον προβολής που φέρει τα στοιχεία που απαιτούνται για την εμφάνιση προϋπολογιστικών δεδομένων κατά Ιεραρχική διάσταση και Έργο. Επιπλέον προϋπόθεση αποτελεί να έχετε φροντίσει να ορίσετε, στη σελίδα “Διαστάσεις”, διάσταση που να συνδέεται, με την επιθυμητή Επέκταση.
Μοντέλο επιμερισμού
Το μοντέλο επιμερισμού αναλαμβάνει να “σπάσει” το ποσό προϋπολογισμού ενός σεναρίου προϋπολογισμού σε διαστήματα. Τα διαστήματα αυτά μπορεί να είναι έτος, μήνας ή μέρα και πάντα σε συνάρτηση με το αντίστοιχο πλήθος μονάδων. Επίσης, ο χρήστης ορίζει αν το επιμερισμένο ποσό θα εμφανισθεί στην αρχή, στη μέση ή στο τέλος του χρονικού διαστήματος. Αν η μονάδα χρόνου είναι μέρα, τότε η “εισαγωγή σε” είναι απενεργοποιημένη.
Στον επιμερισμό θα ληφθεί υπόψη και η εποχικότητα που θα οριστεί στο μοντέλο. Η εποχικότητα ορίζεται μόνο στην περίπτωση που υπάρχει η ανάγκη διαφοροποίησης κάποιου χρονικού διαστήματος κατά τον επιμερισμό των ποσών προϋπολογισμού. Δηλαδή να μην επιμερίζονται τα ποσά στις περιόδους ισόποσα, αλλά για μια ή περισσότερες περιόδους να προσδιορίζεται σε αντιστοιχία της μονάδας χρόνου και του πλήθους μονάδων.
Με άλλα λόγια αν π.χ. η μονάδα χρόνου είναι χρόνος, τότε ο ορισμός του διαστήματος (ημερομηνία έναρξης – ημερομηνία λήξης) πρέπει να είναι ετήσιος, όταν η μονάδα χρόνου είναι μήνας τότε ο ορισμός του διαστήματος πρέπει να είναι μηνιαίος και τέλος όταν η μονάδα χρόνου είναι μέρα τότε ο ορισμός του διαστήματος πρέπει να είναι ημερήσιος. Για τον ορισμό των ημερομηνιών έναρξης και λήξης αρκεί η ημέρα και ο μήνας. Στην περίπτωση όμως που το χρονικό διάστημα του μοντέλου υπερβαίνει το ένα ημερολογιακό έτος (δηλαδή παραπάνω από 12 μήνες ή 1 έτος ή 365 μέρες) τότε οι ημερομηνίες της εποχικότητας ορίζονται με την πλήρη τους μορφή δηλαδή ημέρα/μήνας/έτος.
Οι ενέργειες του σεναρίου που αναλύονται παρακάτω χρησιμοποιούνται στις περιπτώσεις:
Κατάρτιση προϋπολογισμού Επεξεργασία στοιχείων
Τα στοιχεία προϋπολογισμού αρχικά χρησιμοποιούνται για να συμπληρώσει ο χρήστης τις αξίες προϋπολογισμού σύμφωνα με τις διαστάσεις που έχουν δηλωθεί στο σενάριο. Ο ορισμός θα γίνει υποχρεωτικά σε όλες τις διαστάσεις του σεναρίου. Τα χρονικά διαστήματα και ο επιμερισμός μιας αξίας σε αυτά πραγματοποιείται βάσει του μοντέλου επιμερισμού του σεναρίου.
Οι αξίες μπορούν να δηλωθούν είτε συγκεντρωτικά είτε αναλυτικά στα διαστήματα. Όταν ο χρήστης ορίζει το συγκεντρωτικό ποσό προϋπολογισμού, το Σύστημα υπολογίζει τα επιμέρους, ενώ αν ορίσει τα επιμέρους υπολογίζεται το συγκεντρωτικό. Από την ίδια φόρμα ενεργοποιώντας το “Εμφάνιση πραγματικών αξιών” για κάθε αξία προϋπολογισμού εμφανίζεται δίπλα της και την αντίστοιχη αξία που υπολογίσθηκε από τις εγγραφές. Οι πραγματικές αξίες δεν είναι διαχειρίσιμες από το χρήστη και υπολογίζονται βάσει των στοιχείων του σεναρίου με ενέργεια του που αναλύεται παρακάτω.
Αν κατά την τροποποίηση ποσών προϋπολογισμού είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Επιμερισμός όλου του εύρους, τότε το νέο ποσό θα επιμερίζεται σε όλο το εύρος των περιόδων και όχι μόνο σε αυτές που είχαν αξίες διαφορετικές του μηδενός .
Πατώντας τα σύμβολα + / - στο τίτλο κάθε αξίας εμφανίζεται ή αποκρύβεται η ανάλυση της αξίας στα επιμέρους διαστήματα.
Εισαγωγή στοιχείων από excel Εξαγωγή & Εισαγωγή δεδομένων από excel
Ενέργειες που μπορούν να εκτελεστούν μέσα από τη φόρμα των στοιχείων προϋπολογισμού. Αφορούν στη διαχείριση των στοιχείων προϋπολογισμού μέσω του excel. Για να πραγματοποιηθεί η εισαγωγή θα πρέπει το φύλλο του excel να έχει την ίδια γραμμογράφηση με αυτή που εξάγεται από τα στοιχεία προϋπολογισμού. Πρακτικά μπορεί ο χρήστης να εξάγει τα δεδομένα δημιουργώντας ένα αρχείο excel, να τα διαχειριστεί και τέλος να τα εισάγει πάλι.
Αυτόματη δημιουργία στοιχείων προϋπολογισμού Ενημέρωση στοιχείων προϋπολογισμού
Μέσω του οδηγού αυτού είναι εφικτή η δημιουργία ή η μεταβολή στοιχείων ενός προϋπολογισμού. Παρέχεται η δυνατότητα άντλησης στοιχείων από τον ίδιο τον προϋπολογισμό, λαμβάνοντας υπόψη τις πραγματικές του αξίες, αλλά και από ένα άλλο σενάριο λαμβάνοντας υπόψη τις προϋπολογιστικές ή τις πραγματικές του αξίες. Για να αντιγραφούν στοιχεία από άλλο προϋπολογισμό πρέπει τα δύο σενάρια να έχουν ίδιο περιεχόμενο στα πεδία: Τύπος προϋπολογισμού, Εταιρία, Υποκατάστημα, Διαστάσεις και Αξίες.
Υπολογισμός αξιών από κινήσεις (πραγματικές αξίες) Υπολογισμός πραγματικών στοιχείων
Γίνεται ενημέρωση των στοιχείων προϋπολογισμού με τις πραγματικές αξίες. Δηλαδή τις αξίες που προκύπτουν από τις εγγραφές που έχουν καταχωριστεί στο Σύστημα. Εφαρμόζονται ως κριτήρια υπολογισμού οι διαστάσεις των στοιχείων και το ημερομηνιακό διάστημα του σεναρίου.
Διαγραφή στοιχείων προϋπολογισμού Καθαρισμός στοιχείων
Ο Καθαρισμός στοιχείων διαγράφει όλα τα δεδομένα προϋπολογισμού, προϋπολογιστικά και πραγματικά του σεναρίου. Η επιλογή αυτή μπορεί να κληθεί και μέσα από τη φόρμα των στοιχείων προϋπολογισμού.
Δημιουργία εκτύπωσης MIS Δημιουργία MIS
Μέσω της Δημιουργίας MIS παράγεται μια νέα εκτύπωση MIS στις εκτυπώσεις προϋπολογισμού. Παρέχεται η δυνατότητα συγκέντρωσης των αξιών στο χρονικό διάστημα. Για παράδειγμα σε μηνιαίο σενάριο μπορεί να δημιουργηθεί εκτύπωση MIS που εμφανίζει τα ποσά ανά εξάμηνο.
