Παραμετροποίηση της εφαρμογής για διαδικασίες που σχετίζονται με το myGalaxy eInvoice

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση (myGalaxyeInvoice), μια ιδιαίτερα σημαντική υπηρεσία της SingularLogic, έντονα προσανατολισμένη στην πλήρως αυτοματοποιημένη τιμολόγηση (σύμφωνα με ό,τι προβλέπει ο νόμος) έρχεται να καλύψει με μεγάλη ευκολία τις απαιτήσεις κάθε εταιρίας, ανεξαρτήτως μεγέθους, κλάδου δραστηριότητας, που θα την χρησιμοποιήσει.

Η αποστολή παραστατικού πώλησης σε έναν ή περισσότερους παραλήπτες με ψηφιακή μορφή απαιτεί τη συμμετοχή :

• της εμπορικής εφαρμογής
• του SFP
• του myGalaxy

Η εφαρμογή αποστέλλει τις πληροφορίες στον SFP, όπου τις μεταβιβάζει στο myGalaxy . Το myGalaxy αναλαμβάνει τόσο τη λήψη των στοιχείων τιμολόγησης όσο και τη διαχείριση τους, δίνοντας τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με την πορεία “απεσταλμένων” προς όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη.

Λεπτομέρειες σχετικά με την ηλεκτρονική τιμολόγηση (τι είναι, τι προσφέρει, πως την αποκτάτε πως τη λειτουργείτε) μπορείτε να αντλήσετε από την “Ηλεκτρονική τιμολόγηση/eInvoice” .

Ροή εργασιών

• Εγκατάσταση της νέας έκδοσης του φορολογικού συστήματος SFP
• Παραμετροποίηση του Φορολογικού Συστήματος SFP
• Παραμετροποίηση στην Εφαρμογή
  • Παραμετροποίηση Πελάτη
  • Παραμετροποίηση Τύπων Παραστατικών
  • Λειτουργία eInvoice
    • Κατάσταση αποστολών παραστατικού από το myGalaxy

Παραμετροποίηση στην Εφαρμογή

Παραμετροποίηση Πελάτη

Αρχεία Λογαριασμοί Πελάτες

Στη σελίδα “Συναλλασσόμενος” της καρτέλας του πελάτη προστέθηκε ένα νέο πεδίο eInvoice για την ηλεκτρονική αποστολή του παραστατικού στον πελάτη . Με την επιλογή του πεδίου ενεργοποιείται το πεδίο “Διεύθυνση eInvoice” προκειμένου να πληκτρολογηθεί το eInvoice του πελάτη στον οποίο θα αποσταλεί το παραστατικό ηλεκτρονικά .

Αν έχει δηλωθεί eInvoice υποκαταστήματος στη σελίδα Διευθύνσεις – Υποκαταστήματα Ανάλυση Διεύθυνσης Υποκαταστήματος, η εφαρμογή αγνοεί το eInvoice του πελάτη για να αποστείλει το παραστατικό ηλεκτρονικά .

Παραμετροποίηση Τύπων Παραστατικών

Γενική Παραμετροοποίηση Γενικοί Πίνακες Επιλογή Πίνακα 41 (Τύποι Παραστατικών Πωλήσεων)

Για την αποστολή του παραστατικού στον πελάτη θα πρέπει εκτός της ηλεκτρονικής διεύθυνσής του ή του υποκαταστήματος να παραμετροποιηθεί κατάλληλα και ο τύπος παραστατικού πώλησης (Δελτίο Αποστολής-Τιμολόγιο, Τιμολόγιο, Πιστωτικό) που θα χρησιμοποιηθεί στην ηλεκτρονική τιμολόγηση :

• Θέτοντας ένδειξη στο νέο πεδίο eInvoice
• Συμπληρώνοντας κωδικό myGalaxy στο αντίστοιχο πεδίο

Λειτουργία eInvoice

• Κατάσταση αποστολών παραστατικού από το myGalaxy

H διαδικασία απαιτεί να επιλέξετε από τη λίστα των παραστατικών πωλήσεων το επιθυμητό παραστατικό και να πραγματοποιήσετε είσοδο . Όπως θα παρατηρήσετε το δεξί άνω τμήμα του “φέρει” το νέο πλήκτρο “Ενημέρωση Κατάστασης myGalaxy”. Ενεργοποιώντας το εμφανίζεται σχετική οθόνη η οποία καταγράφει την πορεία των αποστολών του επιλεγμένου παραστατικού στο myGalaxy .

Η Κατάσταση αποστολών παραστατικού από το myGalaxy, είναι μια λίστα όπου προβάλλει τις αποστολές του παραστατικού στο myGalaxy, τη διεύθυνση παραλήπτη, την κατάσταση του παραστατικού. Αν η κατάσταση του παραστατικού είναι “έχει εκτυπωθεί” στη λίστα εμφανίζεται και η ημερομηνία εκτύπωσης. Ομοίως συμβαίνει και για την ημερομηνία παράδοσής του.

Νέα πεδία στα “Στοιχεία Εταιρίας” για σύνδεση της εφαρμογής με τις διαθέσιμες υπηρεσίες του myGalaxy

Παραμετροποίηση εταιρίας Στοιχεία εταιρίας

Στη σελίδα “Ηλεκτρονικές υπηρεσίες” των “Παραμέτρων Εταιρίας” προστέθηκε το τμήμα “Στοιχεία χρήστη myGalaxy” με περιεχόμενο σε αυτό το email, τον “κωδικό” (πρόσβασης στο myGalaxy), τον “Αποστολέα” και το “email Αποστολέα” (απαιτείται να είναι ίδια με εκείνη του ανακτηθέντα λογαριασμού Galaxy στον SFP).

Στα πεδία αυτά αποθηκεύονται στοιχεία που θα χρησιμοποιηθούν για τη σύνδεση της εφαρμογής με τις διαθέσιμες υπηρεσίες του myGalaxy (e-Invoice) .

Νέο μενού myGalaxy

Για πρόσβαση στις “Ηλεκτρονικές υπηρεσίες” του myGalaxy ενσωματώθηκε ένα νέο μενού το “myGalaxy” με τις κάτωθι επιλογές :

• Αρχικοποίηση λογαριασμού

Προϋπόθεση για την απόκτηση υπηρεσίας myGalaxy είναι η εκτέλεση της εργασίας της αρχικοποίησης. Με την αρχικοποίηση υλοποιείται η ενεργοποίηση της υπηρεσίας, αλλά και η μεταφορά των στοιχείων της εταιρίας σας (ΑΦΜ, επωνυμία, ΔΟΥ) στην υπηρεσία .

Η διαδικασία εκτελείται μέσω διαδοχικών οθονών (wizard) .

Στην πρώτη οθόνη της διαδικασίας ενημερώνεστε ότι για τη χρήση της υπηρεσίας απαιτείται να καθορίσετε ένα μοναδικό email/username/κωδικό πρόσβασης. Τα στοιχεία αυτά θα αποτελέσουν την ταυτότητά σας, θα λειτουργήσουν δηλαδή ως κύρια στοιχεία αναγνώρισης όταν θα χρησιμοποιήσετε τις διαθέσιμες υπηρεσίες του myGalaxy .

Στη δεύτερη οθόνη, δηλώνοντας τις ενδεδειγμένες τιμές στα διαθέσιμα πεδία και πατώντας το πλήκτρο “Εκτέλεση” ενεργοποιείται ένας λογαριασμός στο myGalaxy, ενώ μεταφέρονται και τα βασικά στοιχεία της εταιρίας που διαχειρίζεστε .

Η ενεργοποίηση του πλήκτρου “εμφάνιση πληροφοριών σύνδεσης” εμφανίζει πληροφορίες από το myGalaxy . Η ύπαρξή τους (στο σημείο αυτό) εξυπηρετεί το σκοπό του ελέγχου σε περίπτωση λάθους στην επικοινωνία .

• Μετάβαση στο myGalaxy

Συμπληρώνοντας κατάλληλα το email/username/password (σε περίπτωση που δεν το έχετε αποθηκεύσει), επιλέγοντας από το σύνολο των διαθέσιμων επιλογών μια και πατώντας το πλήκτρο “Μετάβαση στο myGalaxy” μπορείτε να μεταβείτε στην επιλεγμένη ενέργεια myGalaxy. Κάθε μια από τις διαθέσιμες επιλογές αντιπροσωπεύει και μια ενέργεια στο myGalaxy .

Έτσι για πρόσβαση :

• στην Κεντρική σελίδα του myGalaxy επιλέγετε “Είσοδος στο myGalaxy”
• στις Εταιρίες που κάνατε αρχικοποίηση επιλέγετε “Εταιρίες”
• στα Εισερχόμενα παραστατικά eInvoice επιλέγετε “eInvoice Εισερχόμενα”
• στα Απεσταλμένα παραστατικά eInvoice, επιλέγετε “eInvoice Απεσταλμένα”

Τον ίδιο ακριβώς σκοπό (όπως και στην αρχικοποίηση λογαριασμού) εξυπηρετεί το πλήκτρο “Εμφάνιση πληροφοριών σύνδεσης” .

Νέα σελίδα “Πληροφορίες SFP”

Με τη σύνδεσή σας στην εφαρμογή εμφανίζεται νέα σελίδα “Πληροφορίες SFP” με τα κάτωθι πεδία :

• Διακομιστής SFP : Συμπληρώνεται ο υπολογιστής στον οποίο έχει εγκατασταθεί ο SFP
• Θύρα SFP : Επιλέγεται η “409”. Η καθορισμένη στον SFP είναι η “410”, δηλαδή +1 από τη θύρα της εφαρμογής .

Αποστολή πωλήσεων ηλεκτρονικά στον Ε.Ο.Φ.

Για τις επιχειρήσεις που είναι υποχρεωμένες να αποστέλλουν τις πωλήσεις τους ηλεκτρονικά στον Ε.Ο.Φ., η εφαρμογή μέσω του “myGalaxy” διαθέτει αυτή τη δυνατότητα, αρκεί να συμπληρώσετε στη σελίδα “Αποστολή Ε.Ο.Φ.” των “Παραμέτρων Εταιρίας” τα στοιχεία χρήστη αλλά και τον τρόπο εξαγωγής των δεδομένων στον Ε.Ο.Φ. .

Συγκεκριμένα :

• Όνομα/κωδικός χρήστη : Συμπληρώστε τα στοιχεία του χρήστη που έχετε δημιουργήσει στην ιστοσελίδα του Ε.Ο.Φ. .
• Αποστολή ειδών βάσει : Επιλέξτε το πεδίο του πίνακα ειδών που θα διαβάσει η εφαρμογή για να αποστείλει στον Ε.Ο.Φ. ως κωδικό είδους (κωδικός είδους, κωδικός εργοστασίου ή βοηθητικό κλειδί) . Ο Ε.Ο.Φ. απαιτεί την αποστολή barcode 13 ψηφίων που αρχίζουν από “280”.
• Μάσκα κωδικού ειδών προς αποστολή : Πληκτρολογήστε την τιμή “280%” για την αποστολή μόνο των συγκεκριμένων κωδικών .
• Πεδίο του αριθμού σύμβασης : Αν δεν παρακολουθείτε συμβάσεις, αποθηκεύστε σε κάποια πεδία (π.χ. παρατηρήσεις, αιτιολογία) τον αριθμό της σύμβασης για την αποστολή τους στον Ε.Ο.Φ. .
• Τύποι παραστατικών που περιλαμβάνονται : Επιλέξτε τους τύπους παραστατικών πωλήσεων που θα διαβάσει η εφαρμογή για αποστολή. Προσοχή, ακόμα και η επιλογή σας αφορά σε παραγγελίες ή σε προσφορές ή οτιδήποτε άλλο, η εφαρμογή θα αποστείλει στον Ε.Ο.Φ. μόνο όσα από τα παραστατικά αυτά ενημερώνουν και ποσότητα .
• Τύποι παραστατικών που αλλάζουν πρόσημο : Δηλώστε όσους τύπους παραστατικών, θέλετε να εμφανίζονται, κατά την αποστολή δεδομένων στον Ε.Ο.Φ., με αντίθετο πρόσημο. Έστω για παράδειγμα ότι δημιουργήθηκε μια κίνηση πώλησης, η οποία απεικονίζεται στην εφαρμογή με θετικό αριθμό, κατά την αποστολή στοιχείων στον E.Ο.Φ. να εμφανίζεται με πρόσημο πλην για να φανεί ότι πρόκειται για πιστωτικό (ή το αντίστροφο) .

Στη συνέχεια θα πρέπει να εκτελέσετε τη διαδικασία “Διαχείριση δεδομένων προς Ε.Ο.Φ.” (από το μενού myGalaxy), συμπληρώνοντας κατάλληλα το φίλτρο :

• Από ημερομηνία – Έως ημερομηνία : Καθορίστε στα πεδία ημερομηνίας το επιθυμητό διάστημα αποστολής ή διαγραφής των δεδομένων για τον Ε.Ο.Φ.
• Αποστολή δεδομένων : Τσεκάρετε το πεδίο αν επιθυμείτε την αποστολή δεδομένων
• Διαγραφή δεδομένων : Τσεκάρετε το πεδίο αν επιθυμείτε τη διαγραφή των ήδη απεσταλμένων

Όλα τα λοιπά πεδία του φίλτρου “Στοιχεία σύνδεσης στον Ε.Ο.Φ.” καθώς και “Στοιχεία σύνδεσης στο myGalaxy” έρχονται ήδη συμπληρωμένα από τις παραμέτρους .

Αν η διαδικασία ολοκληρωθεί επιτυχώς εμφανίζεται, προς ενημέρωσή σας, σχετικό μήνυμα (η αποστολή στον Ε.Ο.Φ. έχει ολοκληρωθεί). Διαφορετικά, η εφαρμογή του Ε.Ο.Φ. επιστρέφει μήνυμα σφάλματος για κάθε γραμμή πώλησης που έχει πρόβλημα .